Situationserfassung und -strukturierung

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swot_syp.jpgAlbert Einstein hat einmal gesagt: „Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“

Ein Projekt beginnt immer mit einer spezifischen Situation, die durch Probleme, Ideen und Zielvorstellungen gekennzeichnet ist.

Eine sehr effektive und auch effiziente Methode zur Situationserfassung und -strukturierung ist die Mindmapping-Technik. Das Design könnte wie folgt aussehen:

– Titel: Ideen- und Analyseworkshop
– Dauer: 2-4 Stunden
– TeilnehmerInnen: AuftraggeberIn, ProjektmanagerIn, Projektteam, Experten, Führungskräfte
– optimale Anzahl der TeilnehmerInnen: 3-12
– Technische Ausstattung: Laptop, Beamer, Mindmapping-Software (Mindjet, Freemind [kostenlos!])
– mögliche Fragestellungen: Wie sieht die relevante Situation aus? Welche Informationen stehen zur Verfügung? Durch welche Probleme ist die Situation gekennzeichnet? Wie äußern sich diese Probleme (Ursache/Wirkung)? Welche Ziele könnte das Projekt verfolgen? Was möchte der Auftraggeber? Wie kann das mögliche Projektergebnis gemessen werden? Laufen derzeit andere Projekte, die einen Teilaspekt dieses Themas bearbeiten?
– Voraussetzung: der/die ModeratorIn sollte im Umgang mit der Mindmapping-Software einigermaßen geübt sein; zudem sind natürlich die Regeln einer effizienten Moderation und Sitzungsgestaltung zu beachten!

Die Mindmapping-Technik hat folgende Vorteile:

– perfekte, „gehirngerechte“ Visualisierung
– schnelle Reduktion von Komplexität
– Brainstorming und gleichzeitiges Strukturieren ist möglich
– die Ergebnisse können sofort im Anschluss an das Meeting an die TeilnehmerInnen verschickt werden (z.B. als PDF)

Ich persönlich bin ein absoluter Fan der Mindmapping-Technik. Die Freeware „Freemind“ eignet sich, um die ersten Erfahrungen zu sammeln. Für Profi-Nutzer empfiehlt sich aber in jedem Fall die Anschaffung eines professionellen Tools (z.B. von Mindjet). Diese Investition von ca.

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