Archiv für den Monat: Dezember 2006

Mindmapping

swot_syp.jpgProjekte sind komplex. Aber was bedeutet eigentlich Komplexität? Und noch wichtiger: Wie bekommen wir Komplexität in den Griff?

Eine Situation ist immer dann komplex, wenn nicht von vorn herein klar ist, wie die Lösung aussehen könnte und welche Wege zu der Lösung führen könnten. Metaphorisch ausgedrückt ist Komplexität wie eine Nebelwand, die man durchschreiten muss, um die wesentlichen Punkte (Risiken, Ziele, Lösungswege…) klar zu sehen.

Der Job einer Projektmanagerin / eines Projektmanagers besteht auch darin, Komplexität und dadurch verbundene Unsicherheiten gemeinsam mit dem Team zu reduzieren. Risikomanagement ist unter anderem eine wirksame Methode hierzu.

Für mich persönlich ist die Mindmapping-Technik eine der wichtigsten im Projektmanagement – insbesondere zur Komplexitätsreduktion (= klarer sehen). Mindmaps machen es möglich,

  • Ideen, Informationen und Fakten im Team schnell und transparent zu sammeln,
  • diese in weiterer Folge zu strukturieren und mit Symbolen zu versehen (linke / rechte Gehirnhälfte),
  • dadurch Teamsitzungen höchst effizient und auch kreativitätsfördernd zu moderieren und auch
  • Sachverhalte im Projekt (Ziele, Risiken, Aufgaben, Meilensteine etc.) transparent und komprimiert (auf einer DIN A4 Seite) zu dokumentieren.

Mindmaps können sowohl manuell (Block, Flipchart…) als auch computergestützt erstellt werden. Ich bin ein „Fan“ letzterer Methode, da nur mit einem entsprechenden IT-Tool die obigen Vorteile zur Gänze ausgeschöpft werden können. Zu empfehlen ist der Marktführer „MindManager“ von Mindjet. Aber auch kostenlose Open Source Tools wie Freemind verfügen oft über ausreichende Funktionalität.

Ihr Stefan Hagen

Risikomanagement Prozesse

rmf-cgr03_e.gifViele Unternehmen vernachlässigen auf sträfliche Art und Weise das Management von Risiken – insbesondere auch in Projekten. Dieser kurze Beitrag soll einige Ansätze und Best Practices aufzeigen, wie man Risiken begegnen kann.

Was sind Risiken?

Das PMBOK von PMI (Project Management Institute) definiert ein Risiko wie folgt:

Project risk is an uncertain event or condition that, if it occurs, has a positive or negative effect on at least one project objective, such as time, cost, scope, or quality.“

Wie sieht professionelles Risikomanagement aus?

Das PMBOK definiert folgende RM-Teilprozesse:

1) Risk Management Planning: Es wird auf der Basis der internen Standards, Richtlinien und Erfahrungswerte entschieden, wie das Risikomanagement im jeweiligen Projekt organisiert wird (z.B. Wie viel RM ist nötig? Wer ist für das RM zuständig? Haben wir Erfahrungswerte in dieser Projektart? Gibt es Risiko-Checklisten?)

2) Risk Identification: Die Identifikation von Risiken ist ein permanenter Prozess in Projekten. Potenzielle Risiken können über Dokumentenanalyse, Brainstorming, SWOT-Analyse oder auch spezifische Techniken wie Ursache-Wirkungs-Analysen (Cause-and-effect diagrams) identifiziert werden. Der Output dieses Teilprozesses sind Checklisten, Mindmaps und Ähnliches mit den identifizierten Risiken.

3) Qualitative Risk Analysis: Die identifizierten Risiken werden hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit (Probability) und ihrer Auswirkung (Impact) untersucht. Auf dieser Basis kann eine Priorisierung der Risiken vorgenommen werden (z.B. A, B und C-Risiken).

4) Quantitative Risk Analysis: Eine quantiative Risikoanalyse wird in der Regel nur bei hoch priorisierten Risiken durchgeführt. Es wird versucht, die Risiken näher zu spezifizieren, Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit im Detail zu berechnen und verschiedene Szenarien zu simulieren.

5) Risk Response Planning: Geeignete Gegenmaßnahmen werden festgelegt, um Gefahren / negative Risiken auszuschließen, zu übertragen oder zu verringern und Chancen / positive Risiken herbeizuführen, mit den Beteiligten zu teilen oder auszubauen.

6) Risk Monitoring and Control: Das Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Potenzielle oder eingetretene Risiken sollten laufend idenfiziert und proaktiv gelöst werden.

Die hier kurz beschriebenen RM-Teilprozesse sind in dieser Form natürlich theoretisch. Wenn sie aber konsequent angewendet und vor allem pragmatisch an die jeweiligen Situationen und Rahmenbedingungen angepasst werden, sind deutlich bessere Projektergebnisse möglich (on scope, on budget, on time).

Ihr Stefan Hagen

Problemlösungszyklus

Folgender Problemlösungszyklus ist ein einfaches und trotzdem wirkungsvolles Hilfsmittel in Projekten, Sitzungen, Verhandlungen oder sonstigen problembehafteten Situationen:

  1. Wo stehen wir? –> aktuelle Situation, Probleme, Status…
  2. Wohin wollen wir? –> Ziele, angestrebte Ergebnisse
  3. Welche Wege gibt es? –> mögliche Lösungswege / -szenarien
  4. Welches ist der beste Weg? –> die effizienteste und/oder effektivste Lösung

Ihr Stefan Hagen

Risikomanagement

risky-business.jpgJedes Projekt beinhaltet Risiken – sonst wäre das Vorhaben nicht projektwürdig. Die Art und Weise, wie Auftraggeber, Kunde, Projektmanager und Projektteam mit Risiken umgehen, kann den Projekterfolg wesentlich beeinflussen. Einige grundlegende Aussagen zum Thema Risiken erscheinen mir in diesem Zusammenhang für sehr wichtig:

1) In unserem Sprachraum wird der Begriff „Risiko“ häufig mit etwas Negativem verbunden. Risiken sind aber nichts anderes als Unsicherheiten, die sowohl Gefahren als auch Chancen berken können – ähnlich eines Pendels, das in beide Richtungen ausschlagen kann.

2) Risiken sind nichts, vor dem man Angst haben muss. Aber man muss sie identifizieren, bewerten und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Oder anders ausgedrückt: „If you don’t attack risks, they’ll attack you.“

3) Die kritische Auseinandersetzung mit Risiken heißt nicht, nur noch Gefahren im Fokus zu haben und dadurch Projekte „schlecht zu machen“. Frei nach dem Motto: „You might be an optimist, but in all projects you can hope for the best, but you should prepare for the worst„.

4) Für viele Unternehmen ist es überlebenswichtig, von Zeit zu Zeit (kalkulierte) Risiken einzugehen – beispielsweise in Form von Innovationsprojekten, F&E-Projekten, neuartigen Kundenprojekten etc. Der Job des Projektmanagers besteht hauptsächlich darin, durch eine systematische und professionelle Projektvorbereitung, -planung und -steuerung die Unsicherheiten (= Risiken) des Projekts so schnell wie möglich zu reduzieren oder ganz auszuschließen.

Fortsetzung folgt…

Ihr Stefan Hagen