Archiv für den Monat: Januar 2007

Power Teams

163242.jpgBilderquelle: Yahoo Deutschland Sport

Zum Thema Sitzungs- und Teammanagement in Projekten möchte ich einen Punkt nochmals ganz besonders heraus heben.

„Power Teams“ (wie ich sie gerne bezeichne) mit 2-3 Personen sind eine höchst effiziente und gleichermaßen effektive Arbeitsform, um Projektpläne aufzusetzen, kreative Lösungen zu erarbeiten, Inhalte weiter zu entwickeln etc. Ich würde sogar soweit gehen und behaupten, dass in Projekten 20-30 % der Arbeitszeit sinnvollerweise in Power Teams gearbeitet werden sollte.

Ihr Stefan Hagen

Humor als Weltanschauung

lachen.jpgBilderquelle: www.movimento.co.at

Humor ist, wenn man trotzdem lacht. Schönes Sprichwort. Aber kann man auch danach leben, wenn einen der (manchmal trübe) Alltag wieder mal voll im Griff hat?

Ich habe mich vor einigen Wochen über eine Sache sehr geärgert. Beim Nachhausefahren sind mir etliche (negative) Gedanken durch den Kopf gegangen – flaues Gefühl im Magen, feuchte Hände und aggressiver Fahrstil. Ich war auf dem besten Weg, mir den Abend zu vermiesen.

Doch dann habe ich mich bewusst dazu gezwungen, an etwas Positives zu denken und den genannten Vorfall innerlich abzuhaken. Und siehe da, nach ca. 2 Minuten der fokussierten „Selbstbeeinflussung“ waren alle negativen Gedanken weg und ich ließ den Tag gemütlich mit meiner Frau und unseren Kindern ausklingen.

Und was ist die Moral von der Geschichte? Wir können zu einem erheblichen Teil selbst bestimmen, ob wir ein glückliches Leben führen oder eben nicht. Positives Denken, Humor und eine gewisse Portion Selbstironie sollten den Alltag bestimmen. Wie hat schon Ludwig Wittgenstein gesagt:

„Humor ist keine Stimmung, sondern eine Weltanschauung.“

In diesem Sinne wünsche ich allen LeserInnen einen humorvollen, glücklichen und erfolgreichen Tag.

Ihr Stefan Hagen

"Ganzhirnig" präsentieren

head.gifBilderquelle: http://sethgodin.typepad.com

Ich bin gerade auf einen interessanten Beitrag von Seth Godin zum Thema PowerPoint Präsentationen gestoßen. Seth beschreibt sehr treffend, wie PowerPoint in der Praxis „misshandelt“ und falsch angewandt wird. Ich habe ein PDF des Beitrags erstellt, damit Sie ihn einfacher herunterladen und ausdrucken können: really_bad_powerpoint.pdf

Folgende seiner Aussagen gefallen mir besonders:

  • „Communication is the transfer of emotion.“
  • „Logic is not enough.“
  • „…the reason we do presentations is to make a point, to sell one or more ideas.“

Das klingt in der Theorie so einfach und ist in der Praxis doch manchmal soooo schwierig. Mit Bildern emotionalisieren, auf das Wesentliche beschränken oder geschriebene, detaillierte Handouts verteilen – eh klar. Nur das erfordert viel Zeit, die man in der Praxis – insbesondere in Projekten – oft nicht hat.

Trotzdem: Seth hat absolut Recht wenn er sagt, dass PowerPoint oft „missbraucht“ wird. Das Programm sollte in der Tat viel bewusster und „ganzhirniger“ eingesetzt werden.

Ihr Stefan Hagen

"Sitzungs-Un-Kultur" bekämpfen

pronect0041.jpgAls ProjektmanagerIn sind Sie auch dafür verantwortlich, dass die Projektsitzungen möglichst zielführend, zeit- und ressourcenschonend abgehalten werden. Von diesem Anspruch ist die Realität aber oft meilenweit entfernt.

Wie sieht die Realität in vielen Unternehmen aus?

  • Sitzungen dauern fast immer länger als geplant.
  • Die meisten Meetings laufen nach einem ähnlichen Schema ab: Der Projektleiter liest die Tagesordnungspunkte vor, dann wird wild diskutiert, Meinungen und Standpunkte werden ausgetauscht, man verliert sich im Detail, dann müssen die ersten TeilnehmerInnen gehen, da sie schon zum nächsten Termin hetzen, und am Ende ist niemandem so richtig klar, was nun das genau Ergebnis der Sitzung ist.
  • Zu den Projektsitzungen werden immer alle Teammitglieder eingeladen. Schlussendlich soll sich ja niemand ausgeschlossen fühlen. Dann werden aber Themen diskutiert, die nur 2-3 Teammitglieder betreffen. Die restlichen Beteiligten sitzen desinteressiert da, sind gelangweilt oder diskutieren (unnötigerweise) mit.
  • Bei den ersten 3-5 Sitzungen sind noch die Mehrzahl der Eingeladenen anwesend. Danach nimmt die Teilnahme rapide ab.
  • Protokolle werden in den ersten Phasen des Projekts noch geschrieben, im Verlauf des Projekts wird aber immer häufiger darauf verzichtet. Es waren ja alle da und alle sind informiert…

Diese Liste der Unzulänglichkeiten könnte noch beliebig lang fortgeführt werden. Wie könnten nun aber Auswege aus dieser „Sitzungs-Un-Kultur“ aussehen? Ich lehne mich mit meinen Vorschlägen übrigens auch an einige Aussagen des bekannten PM-Buchautors und Beraters Tom DeMarco an, den ich vor einigen Wochen „live“ in Wien erleben durfte:

  1. Jede Sitzung braucht ein klar definiertes Ziel (im Sinne eines messbaren Ergebnisses). „Mit welcher Entscheidung oder mit welchem Ergebnis möchten wir aus der Sitzung gehen?
  2. Gemeinsame Projektsitzungen sind nicht notwendigerweise auch „Arbeitssitzungen“. Im Gegenteil! Die Erarbeitung von Lösungen kann viel effizienter in Einzelarbeit oder kleinen (Arbeits)Teams zu 2-3 Personen erledigt werden!
  3. Gemeinsame Projektsitzungen (mit 8 oder mehr TeilnehmerInnen) sollten auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Sie dienen ausschließlich der Entscheidungsfindung und der Projektkommunikation. Sie sollten sich aber vorher fragen: „Betrifft das Thema wirklich ALLE Projektmitglieder?“
  4. Der Informationszweck einer Projektsitzung kann oft viel effizienter über andere Medien (Telefonat, Skype, Projektwebseite, Projektblog, e-Mail etc.) erreicht werden.
  5. Sitzungen, die länger als 1 Stunde dauern, sollten wenn möglich vermieden werden.
  6. Die Sitzungsform „Workshop“ sollte insbesondere am Beginn des Projekts und zu wesentlichen Zeitpunkten während der Durchführung eingesetzt werden. Workshops müssen unbedingt ausreichend vorbereitet und geplant werden.
  7. Versuchen Sie, möglichst viele Themen zu visualisieren. Mindmapping (+Beamer) eignet sich beispielsweise zum Sammeln von Ideen und Vorschlägen in den frühen Projektphasen, MS PowerPoint zum Präsentieren von Zwischenergebnissen und Konzepten (wenn Möglich nicht mehr als 10 Folien pro Sitzung).
  8. Bevor Sie eine Sitzung einberufen: Fragen Sie sich jedes Mal, ob die Sitzung wirklich notwendig ist und wer anwesend sein muss. Weniger ist mehr!
  9. Legen Sie die Sitzungsregeln am Beginn eines Projekts mit allen Projektbeteiligten fest.
  10. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Sitzung (z.B. in Form eines Ergebnisprotokolls). Diese Dokumentation sollten nach Möglichkeit 1-2 Seiten nicht überschreiten. Die Dokumentation beinhaltet auch, wer was bis wann zu liefern hat.

Ich gebe zu, auch ich verstoße in meinen Projekten oft gegen die oben genannten Regeln eines effizienten und effektiven Sitzungsmanagements. Nichts desto trotz oder gerade deswegen sollte man sich diese Punkte immer wieder bewusst machen und versuchen, sie tagtäglich zu leben.

Ihr Stefan Hagen

PS: Vorab wünsche ich Ihnen ein schönes Wochenende! Im Gegensatz zum letzten Wochenende gibt’s bei uns nun tagsächlich 30-40 cm (und mehr) Neuschnee in den Schigebieten.

Der ideale Projektmanager

eierlegendewollmilchsau.jpgBilderquelle: www.eierlegendewollmilchsau.com

Über welche Qualifikationen und Fähigkeiten verfügt ein idealer Projektmanager? (natürlich sind mit dieser Frage gleichermaßen weibliche und männliche ProjektmanagerInnen gemeint)

Diese Frage lässt sich so nicht beantworten. Mehr noch, sie kann und sollte so nicht gestellt werden. Denn, den oder die ideale ProjektmanagerIn gibt es nicht! Genausowenig, wie es den/die ideale Führungskraft gibt (vgl. Prof. Dr. Fredmund Malik).

Trotzdem oder gerade deswegen möchte ich den Versuch wagen, eine Liste von Kompetenzen, Persönlichkeitsmerkmalen und Fähigkeiten aufzustellen, die eine(n) erfolgreiche(n) ProjektmanagerIn ausmachen könnten:

Team Development & Leadership Skills (Soft Skills):

  • unternehmerischer Führungsstil
  • offene, direkte Kommunikation
  • Vermeidung von Demotivation, denn extrinsisch motivieren funktioniert auf Dauer eh nicht
  • Konfliktlösungsfähigkeit
  • empathische Fähigkeiten („Antennen“)

Persönlichkeitsmerkmale:

  • handlungsorientiert, unternehmerisch denkend
  • Durchhaltevermögen
  • Hat das Wort „Nein“ in seinem/ihrem Vokabular und wendet es auch an.
  • positives Denken
  • flexibel, pragmatisch, vereinfachend

Project Management Skills:

  • Fähigkeit, PM Methoden / PM Handwerkszeug flexibel und gezielt anzuwenden (Komplexitätsreduktion, Moderation, Projektplanung und -steuerung…)
  • IT-spezifische Kompetenzen (PM-relevante Software)
  • ganzheitliches, systemisches Denken

Business Skills (Hard Skills):

  • jeweiliges technisches Fachgebiet
  • Betriebswirtschaft
  • Marketing
  • Verhandlungsmanagement
  • rechtliches Grundlagenwissen

Zugegebenermaßen ist diese Liste weder vollständig, noch wissenschaftlich validiert. Ich wehre mich auch dagegen, dieses Thema zu „verwissenschaftlichen“. Schlussendlich wird ein(e) ProjektmanagerIn am Projekterfolg gemessen. Erfolg darf aber nicht nur an den Parametern des magischen Dreiecks (on scope – on budget – on time) gemessen werden. Ein erfolgreiches Projekt beinhaltet aus meiner Sicht drei Ebenen:

  1. Die Geschäftsleitung bzw. das Controlling ist zufrieden.
  2. Der Kunde ist zufrieden.
  3. Die beteiligten MitarbeiterInnen (das Projektteam) ist zufrieden.

Noch ein abschließender Gedanke: Der beste Fachexperte ist nicht automatisch auch der beste Projektmanager. Ein Projektmanager muss managen können. Aber selbstverständlich gilt auch: „You can only manage what you understand.“ Aber es gilt auch: „Je größer und komplexer ein Projekt, umso unwichtiger ist die Fachkompetenz des Projektleiters oder der Projektleiterin.

Ihr Stefan Hagen

Wozu haben wir zwei Gehirnhälften?

Damit wir beide benutzen!

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Habe ich bereits erwähnt, dass ich ein großer Anhänger der MindMapping-Technik bin. Ja, ich glaube, das habe ich 😉 Als Kreativitätsmethode, Moderationsinstrument, Stoffsammlung oder zum Selbstmanagement eignet sich MindMapping hervorragend.

Auf der kostenlosen Management-Plattform 4Managers.de bin ich auf einen aktuellen Artikel zum Thema MindMapping gestoßen. Unbedingt lesen!

Ihr Stefan Hagen