"Sitzungs-Un-Kultur" bekämpfen

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pronect0041.jpgAls ProjektmanagerIn sind Sie auch dafür verantwortlich, dass die Projektsitzungen möglichst zielführend, zeit- und ressourcenschonend abgehalten werden. Von diesem Anspruch ist die Realität aber oft meilenweit entfernt.

Wie sieht die Realität in vielen Unternehmen aus?

  • Sitzungen dauern fast immer länger als geplant.
  • Die meisten Meetings laufen nach einem ähnlichen Schema ab: Der Projektleiter liest die Tagesordnungspunkte vor, dann wird wild diskutiert, Meinungen und Standpunkte werden ausgetauscht, man verliert sich im Detail, dann müssen die ersten TeilnehmerInnen gehen, da sie schon zum nächsten Termin hetzen, und am Ende ist niemandem so richtig klar, was nun das genau Ergebnis der Sitzung ist.
  • Zu den Projektsitzungen werden immer alle Teammitglieder eingeladen. Schlussendlich soll sich ja niemand ausgeschlossen fühlen. Dann werden aber Themen diskutiert, die nur 2-3 Teammitglieder betreffen. Die restlichen Beteiligten sitzen desinteressiert da, sind gelangweilt oder diskutieren (unnötigerweise) mit.
  • Bei den ersten 3-5 Sitzungen sind noch die Mehrzahl der Eingeladenen anwesend. Danach nimmt die Teilnahme rapide ab.
  • Protokolle werden in den ersten Phasen des Projekts noch geschrieben, im Verlauf des Projekts wird aber immer häufiger darauf verzichtet. Es waren ja alle da und alle sind informiert…

Diese Liste der Unzulänglichkeiten könnte noch beliebig lang fortgeführt werden. Wie könnten nun aber Auswege aus dieser „Sitzungs-Un-Kultur“ aussehen? Ich lehne mich mit meinen Vorschlägen übrigens auch an einige Aussagen des bekannten PM-Buchautors und Beraters Tom DeMarco an, den ich vor einigen Wochen „live“ in Wien erleben durfte:

  1. Jede Sitzung braucht ein klar definiertes Ziel (im Sinne eines messbaren Ergebnisses). „Mit welcher Entscheidung oder mit welchem Ergebnis möchten wir aus der Sitzung gehen?
  2. Gemeinsame Projektsitzungen sind nicht notwendigerweise auch „Arbeitssitzungen“. Im Gegenteil! Die Erarbeitung von Lösungen kann viel effizienter in Einzelarbeit oder kleinen (Arbeits)Teams zu 2-3 Personen erledigt werden!
  3. Gemeinsame Projektsitzungen (mit 8 oder mehr TeilnehmerInnen) sollten auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Sie dienen ausschließlich der Entscheidungsfindung und der Projektkommunikation. Sie sollten sich aber vorher fragen: „Betrifft das Thema wirklich ALLE Projektmitglieder?“
  4. Der Informationszweck einer Projektsitzung kann oft viel effizienter über andere Medien (Telefonat, Skype, Projektwebseite, Projektblog, e-Mail etc.) erreicht werden.
  5. Sitzungen, die länger als 1 Stunde dauern, sollten wenn möglich vermieden werden.
  6. Die Sitzungsform „Workshop“ sollte insbesondere am Beginn des Projekts und zu wesentlichen Zeitpunkten während der Durchführung eingesetzt werden. Workshops müssen unbedingt ausreichend vorbereitet und geplant werden.
  7. Versuchen Sie, möglichst viele Themen zu visualisieren. Mindmapping (+Beamer) eignet sich beispielsweise zum Sammeln von Ideen und Vorschlägen in den frühen Projektphasen, MS PowerPoint zum Präsentieren von Zwischenergebnissen und Konzepten (wenn Möglich nicht mehr als 10 Folien pro Sitzung).
  8. Bevor Sie eine Sitzung einberufen: Fragen Sie sich jedes Mal, ob die Sitzung wirklich notwendig ist und wer anwesend sein muss. Weniger ist mehr!
  9. Legen Sie die Sitzungsregeln am Beginn eines Projekts mit allen Projektbeteiligten fest.
  10. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Sitzung (z.B. in Form eines Ergebnisprotokolls). Diese Dokumentation sollten nach Möglichkeit 1-2 Seiten nicht überschreiten. Die Dokumentation beinhaltet auch, wer was bis wann zu liefern hat.

Ich gebe zu, auch ich verstoße in meinen Projekten oft gegen die oben genannten Regeln eines effizienten und effektiven Sitzungsmanagements. Nichts desto trotz oder gerade deswegen sollte man sich diese Punkte immer wieder bewusst machen und versuchen, sie tagtäglich zu leben.

Ihr Stefan Hagen

PS: Vorab wünsche ich Ihnen ein schönes Wochenende! Im Gegensatz zum letzten Wochenende gibt’s bei uns nun tagsächlich 30-40 cm (und mehr) Neuschnee in den Schigebieten.

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