Effektivität UND Effizienz in Projekten (und auch anderswo)

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Peter F. Drucker war ein genialer Management-Vordenker, der das heutige Verständnis von gutem Management und guter Führung wesentlich geprägt hat. Drucker hat die Begriffe Effizienz und Effektivität für alle verständlich definiert, nämlich:

  • Effektivität = Do the right things.
  • Effizienz = Do things right.

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Diese beiden grundlegenden betriebswirtschaftlichen Maximen werden in der Praxis immer wieder falsch angewendet oder vertauscht. Effektivität ist vergleichbar mit Qualität und Wirksamkeit, Effizienz kann auch als Produktivität bezeichnet werden.

In jedem Unternehmen geht es darum, größtmögliche Effektivität und Effizienz sicher zu stellen. Ich erlebe aber – besonders in Projekten – dass dem Effizienzgedanken oft alles untergeordnet wird, auch die Effektivität. Folglich läuft man höchst effizient in die falsche Richtung, wickelt höchst effizient die falschen Projekte ab, stellt sehr effizient die falschen Mitarbeiter/innen ein etc.

Effektives Handeln und effektive Führung setzen ein ganzheitlich-systemisches Verständnis der aktuellen und zukünftigen Realität voraus (Realität = z.B. Probleme, Spannungsfelder, unterschiedliche Menschen und Charaktere, relevantes Wissen etc.). Zudem erfordert effektives Handeln – am Beginn – oft mehr Energie als ein kollektives „jetzt-krempeln-wir-mal-die-Ärmel-hoch-und-fangen-an“.

Und wie können wir diese Erkenntnisse für das Projektgeschäft nutzen? Hier meine These:

  • Am Beginn eines Projekts (= initiating & planning processes) sollte effektives Vorgehen im Vordergrund stehen. Dies bedeutet, dass die Ausgangssituation möglichst ganzheitlich erfasst und analysiert wird, Kundenanforderungen klar dokumentiert werden, Ziele möglichst klar und messbar festgehalten werden. Ganz nach dem Motto: „Wenn es schnell gehen soll, werde langsam.“
  • Nur so ist in den Abwicklungsphasen des Projekts (= executing processes) effizientes, sprich ressourcenschonendes und zügiges Agieren möglich.
  • Gegen Ende des Projekts (= closing processes) ist dann wieder Effektivität gefragt, nämlich bei der Auswertung der Lessons Learned für zukünftige Projekte.

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Effektivität + Effizienz = Erfolg!

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