Archiv für den Monat: April 2007

Plädoyer für das Studienfach "Projektmanagement"

fhv_lkh_bregenz.jpgDie Fachhochschule Vorarlberg ist der Vorreiter der Fachhochschul-Landschaft in Österreich. Bereits 1989 wurde der Verein „Technikum Vorarlberg“ gegründet, 1992 startete dann der erste Studienversuch „Fertigungsautomatisierung“. Seitdem hat sich die FH Vorarlberg zu einer kleinen aber feinen Hochschule mit knapp 1000 Studierenden entwickelt.

Das didaktische Konzept der Hochschule sah von Beginn an ein stark praxis- und projektorientiertes Studium vor. In allen Studienrichtungen (Technik, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen, Mediengestaltung, Informatik und Soziale Arbeit) werden auch die Grundlagen eines professionellen Projektmanagements gelehrt und trainiert. Dadurch erhalten die Studierenden ein gutes Rüstzeug für projektorientiertes Vorgehen in der späteren beruflichen Praxis.

Aus meiner Sicht sollte Projektmanagement als Pflichtfach in zumindest allen technischen und betriebswirtschaftlichen Studienzweigen eingeführt werden. Denn im Rahmen von Projekten können die Studierenden und späteren Absolvent/innen ihr (theoretisches) Wissen weitaus besser in die Praxis transferieren als mit anderen Methoden. Diese These gründet unter anderem auf der Tatsache, dass beispielsweise etliche meiner ehemaligen Kommiliton/innen über diverse Projektleitungsaufgaben nunmehr in Management- und Führungspositionen aufgestiegen sind. Ihr Know-How im Projektmanagement war somit ein wesentliches „Sprungbrett“ für die weitere berufliche Karriere.

Bereits seit einigen Jahren unterrichte ich „Projektmanagement“ als externer Hochschullehrer an der FH Vorarlberg. Als aktuelles Beispiel für das projektorientierte Studium möchte ich auf einen aktuellen Presseartikel verweisen, in dem über einen „Projektmarktplatz“ berichtet wird, welcher letzte Woche an der FH Vorarlberg abgehalten wurde.

Professionelle Lasten- und Pflichtenhefte erstellen

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Die Qualität und Messbarkeit der Zieldefinition ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Projekten. In technischen Projekten (insbesondere auch IT-Projekte) werden häufig Lasten- und Pflichtenhefte erstellt, um die Anforderungen des/der Kunden (intern oder extern) in technische Spezifikationen zu übersetzen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Begriffe Lasten- und Pflichtenheft in der Praxis häufig unscharf, missverständlich und auch falsch verwendet werden. Deshalb erst einmal eine DIN-konforme Definition (Quelle: PM-Glossar des Projektmagazins):

  • Das Lastenheft beschreibt ergebnisorientiert die „Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers“ (DIN 69905). Grundsätzlich sollte der Auftraggeber das Lastenheft formulieren. Es dient dann als Grundlage zur Einholung von Angeboten (Angebotsanfragen). Insbesondere bei Bauprojekten wird das Lastenheft auch als Leistungsverzeichnis (LV) bezeichnet.
  • Im Pflichtenheft sind nach DIN 69905 die vom „Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben“ niedergelegt.
    Diese beschreiben die „Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts„. Weitergehende Vorgaben werden von der DIN nicht gemacht.
  • Während das Lastenheft als Kernbestandteil die Spezifikation des Produkts und den Produktstrukturplan enthält, beschreibt das Pflichtenheft, WIE der Auftragnehmer die Leistung zu erbringen gedenkt. Ein ausführliches Pflichtenheft kann auch die vollständige Projektplanung umfassen, einschließlich Termin- und Ressourcenplänen.

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Häufige Stolpersteine und Fehler in der Praxis sind:

  • Der Vertrieb dokumentiert die Kundenanforderungen im Lastenheft eher „grob“ – man möchte den Kunden ja nicht übermäßig „quälen“.
  • Das interne Projektteam, das mit der Realisierung beauftragt wird, muss diese schlampige Aufnahme von Spezifikationen und Anforderungen dann oft ausbaden.
  • Zudem erfolgt oft kein sauberer Übergang von Verantwortlichkeiten (Vertrieb – Projektteam). Dadurch gehen wertvolle Informationen verloren – „Ehrenrunden“ und hohe Änderungskosten sind oft die logische Konsequenz.

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Ich möchte Ihnen folgende – aus meiner Sicht praktikable – Quellen zur Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften ans Herz legen:

  • Das Wasserfallmodell (inkl. Lasten- und Pflichtenheft) kurz und knapp erklärt (von Stefan Baur).
  • www.Pflichtenheft.de: Umfangreiches Lexikon zur Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften (inkl. Vorlagen).
  • PDF-Anleitung zur Erstellung von Pflichtenheften.

MindMapping

mindmap-sm.jpgQuelle: www.creativeeducationfoundation.org

Heutzutage geht es immer stärker darum, Komplexität zu reduzieren, dadurch mehr Klarheit zu schaffen und Zusammenarbeit systematisch zu koordinieren. Dies sind nur einige der Herausforderungen, die durch die MindMapping Technik hervorragend unterstützt werden können.

Es wurde bereits viel über MindMapping geschrieben. Wenn Sie sich dazu einlesen möchten, empfehle ich folgende zwei „Specials“ auf zeitzuleben.de und 4Managers.de.

Am besten nehmen Sie Papier und einen Stift (oder bessern noch mehrere bunte Stifte), und schreiben/malen Sie Ihre Gedanken, Ideen, Fragen, Assoziationen etc. zu einem Thema auf.

Oder Sie laden sich die kostenlose FreeMind Software herunter und probieren drauf los. Hier einige Screenshots:

freemind_dragdrop_small.gif mindmapexample.png

Die zwei wichtigsten Tasten, die Sie hier benötigen sind die „Return-Taste“ zum Einfügen eines Astes auf gleicher Ebene und die „Einfügen-Taste“ zum Einfügen eines untergeordneten Astes.

Hier meine persönliche Hitliste, wann und wie ich die MindMapping Technik anwende:

  • (Grob)Planung von Projekten
  • Moderation von Projektteams (mit Beamer und Software)
  • gemeinsames Ausarbeiten kreativer Lösungsansätze, Ideen…
  • Sammeln von Informationen zur Beschreibung von komplexen Situationen, Problemen…
  • Gedanken, Ideen zu Papier/auf den Bildschirm bringen und weiter strukturieren
  • Zusammenfassungen von Büchern, als Lernhilfe

Die MindMapping Technik ist eine zeitsparende, qualitätsverbessernde und universell einsetzbare Arbeitsmethode.

Kostenlose PM Plattform

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Das Beratungsunternehmen Robbins Gioia LLC betreibt die kostenlose PM Plattform „PM Boulevard„. Ich empfehle Projektmanager/innen und PM-Interessierten, sich dort kostenlos zu registrieren. Dann erhalten Sie Zugriff auf unzählige Artikel, White Papers und PM Templates, und auf Wunsch werden Sie wöchentlich über die neuen Beiträge informiert.

Absolut empfehlenswert.

Strategien im Umgang mit Komplexität

him1590.jpgPixelQuelle.de

Projekte sind (in der Regel) komplexe soziale Systeme. Komplexitätsfördernde Faktoren können sein:

  • Anzahl der beteiligten Personen und Personengruppen (Stakeholders)
  • unterschiedliche Interessen und Ziele
  • schwieriges zu lösendes technisches Problem
  • vielschichtige, intransparente Problemsituation (z.B. Wettbewerbssituation), die beachtet werden muss
  • rechtliche Rahmenbedingungen, Vorgaben

Komplexe Situationen sind häufig nur durch ganzheitlich-vernetztes Denken zu bewältigen. Hilfreiche Strategien sind in diesem Zusammenhang:

1) Komplexitätsgenerierung – dem Problem auf den Grund gehen
Ashby: „Only Variety can destroy Variety“

  • detaillierte Situationsanalyse mittels MindMapping, Brainstorming, Internetrecherche etc.
  • Expertendiskussionen
  • Einbindung von Betroffenen
  • Recherche von Fachliteratur, Studien

2) Komplexitätsreduktion – das Wesentliche erkennen
Einstein: „Probleme so einfach wie möglich machen, aber nicht einfacher.“

  • Vereinfachung, Reduktion auf zentrale (System)Faktoren
  • Visualisierung
  • Metaphern, Bilder, Geschichten
  • Methode des vernetzten Denkens, systemische Modellierung
  • vereinfachende Modelle der Realität

Ein erfolgsversprechendes Vorgehen in der Praxis besteht oft aus einem Wechselspiel zwischen komplexitätsgenerierenden und -reduzierenden Methoden.

W-Fragen im Schul-Qualitätsmanagement

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Ich bin gerade auf eine interessante Variante der Anwendung von W-Fragen gestoßen – nämlich im Qualitätsmanagement an Schulen (QIS.at ist übrigens generell eine sehr gute Seite, nicht nur für Lehrer/innen sondern für alle Bereiche, wo viele verschiedene Personen an einer gemeinsamen Weiterentwicklung und Qualitätsverbesserung arbeiten – z.B. auch in der Hochschul- oder Unternehmensentwicklung).

W-Fragen sind zur Schaffung von Transparenz und Klarheit ein sehr gutes und äußerst pragmatisches Instrument – sowohl im Selbst- als auch im Team- und Projektmanagement.