Projektkommunikation: Ein zentraler Erfolgsfaktor

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Diverse Studien belegen, was jedem/jeder erfahrenen Projektmanager/in klar sein sollte:

Die Projektkommunikation ist ein zentraler Erfolgsfaktor (wenn nicht DER zentrale Erfolgsfaktor).

Wenn Informationen im Projekt nur schleppend oder gar nicht fließen, passieren Fehler, die Beteiligten arbeiten unkoordiniert in verschiedene Richtungen, dies wiederum führt fast zwangsläufig zu Konflikten und zu Demotivation. Deshalb hier meine Kommunikations-Tipps für den Projektalltag:

  1. Persönliche Gespräche: Sind durch nichts zu ersetzen. Besonders wichtig und wertvoll: Auch mal abseits des Alltags gemeinsam auf ein Feierabend-Bierchen gehen.
  2. Telefon: Angesichts der modernen, elektronischen Medien sind wir verleitet, das Telefon als Kommunikationsmedium zu vernachlässigen. Trotzdem ist der regelmäßige telefonische Kontakt mit den Projektmitgliedern sehr wichtig, um beispielsweise den Status der Aufgabenerledigung abzufragen, möglichen Problemen auf den Grund zu gehen oder einfach mal ein direktes Feedback zur letzten Sitzung einzuholen. Wenn Sie (zumindest) regelmäßigen telefonischen Kontakt mit Ihren Teammitgliedern und Stakeholdern halten, bleiben Sie als Projektleiter/in „am Ball“.
  3. Projektsitzungen: Müssen unbedingt gut vor- und nachbereitet werden! Keine Sitzung ohne klare Ziele und Agenda. Zudem müssen Sitzungen entsprechend moderiert und die Ergebnisse prägnant protokolliert werden.
  4. Power-Teams: Intensive Team- und Arbeitssitzungen zu Zweit oder zu Dritt, in denen gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird. Optimale Dauer: 30 Minuten – 2 Stunden.
  5. Projekt-Blog: Hervorragende Möglichkeit, um Informationen nach dem Pull-Prinzip zu verteilen (anstatt Push wie beispielsweise e-Mail). Dies erfordert allerdings grundlegende Kenntnisse, wie ein Blog eingerichtet und gepflegt wird. Vorteile: Die einzelnen Teammitglieder finden immer den aktuellen Status im Blog – außerdem sind die wichtigsten Ereignisse, Dokumente und Informationen wie in einem Tagebuch gesichert.
  6. e-Mail / Aktennotizen / Briefverkehr: Eignet sich insbesondere für jenen Teil der Informationen, die schriftlich dokumentiert sein sollten (Anweisungen, Freigaben, Kundenkommunikation etc.).
  7. Internet-Konferenzen: Auch eine sehr interessante und wirkungsvolle Möglichkeit der Kommunikation – gerade bei räumlich getrennten Projektteams. Voraussetzung: Die Teammitglieder müssen technisch versiert sein.

Ich persönlich bin ein „Fan“ der direkten, persönlichen Kommunikation. Nur bleiben Sie als Projektmanager/in wirklich auf dem Laufenden. Zudem signalisieren Sie allen Projektbeteiligten, dass Sie die Zügel in der Hand halten und dass Ihnen der Projekterfolg am Herzen liegt. Weiterer Vorteil: Bestimmte Probleme oder Konflikte treten erst in persönlichen Gesprächen zutage.

Weitere Blogeinträge, in denen das Thema (direkt oder indirekt) Projektkommunikation behandelt wird:

Ein Gedanke zu „Projektkommunikation: Ein zentraler Erfolgsfaktor

  1. Pingback: FastBill Blog » Blog Archive » Gezielte Kundenkommunikation

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