Routinen & Kontinuität im Projektgeschäft
In vielen Unternehmen lässt sich das Projektgeschäft wie folgt charakterisieren:
- permanente Änderungen (Inhalte, Ziele, Kundenspezifikationen, Umfeldfaktoren…)
- Projektleiter/innen und Mitarbeiter/innen arbeiten in mehreren Projekten gleichzeitig (häufig 5 oder mehr) - dazu noch Linien- und Routinetätigkeiten
- Murphy’s Gesetz schlägt immer wieder zu: “Alles was schief gehen kann, geht auch schief.”
- Es vergehen teilweise Tage oder sogar Wochen, an denen im Projekt nichts (oder nur wenig) weiter geht. Denn häufig nehmen sich die Beteiligten nur dann Zeit für das Projekt, wenn “der Hut brennt”.
- Termine und Deadlines werden so immer wieder nach hinten verschoben.
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Und was können Sie dagegen tun? Ich habe die Erfahrung gemacht, dass in solchen Situationen nur eines hilft: Routinen und Kontinuität! Was meine ich damit?
- Legen Sie Rituale fest, die Sie permanent wiederholen. Beispiele: Jour Fixe (à la SCRUM Sprints), regelmäßige Projektsitzungen, 14-tägige Statusberichte (z.B. via Blogging) etc.
- Der/die Projektleiter/in hat dafür zu sorgen, dass der “Dampf” im Projekt bleibt –> permanent kommunizieren, informieren, nachfragen, rückfragen, von Zeit zu Zeit auch mal zurecht weisen …
- Wenn Sie viele Projekte parallel bearbeiten: Blockieren Sie für jedes Einzelne Projekt möglichst häufig möglichst viel Zeit im Kalender, um konzentriert und ungestört daran weiter zu arbeiten.
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Oder etwas abstrakter ausgedrückt: Legen Sie iterative Prozesse fest, die Struktur und Kontinuität in den hektischen und dynamischen Projektalltag bringen. So steigern Sie die Effektivität und Effizienz Ihrer Projekte um ein Vielfaches!
Blanke Theorie? Mag sein. Aber vergessen Sie nicht: “Es gibt nichts Praktischeres, als eine gute Theorie.”
PS: Auch wenn ich Ihnen oben empfehle, u.a. regelmäßige Projektsitzungen abzuhalten, soll dies natürlich nicht zu einer sinnlosen Flut von Meetings führen. Ich spreche hier von hoch-produktiven Meetings. Further Readings:
