Effiziente Besprechungen MÜSSEN vorbereitet werden!

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Gestern Abend hatte ich mit einem Kunden ein Intensiv-Seminar zum Thema „Sitzungsmanagement“. Die Situation bei diesem und auch bei vielen Kunden lässt sich wie folgt charakterisieren:

  • Immer höherer (häufig fachübergreifender) Informations- und Abstimmungsaufwand.
  • Immer mehr Meetings, Besprechungen, Sitzungen.
  • Immer mehr ineffiziente Meetings.
  • Immer mehr Frustration aufgrund ineffizienter Meetings.

Fazit: Wir müssen an unserer Sitzungskultur etwas ändern!

Meine These ist, dass sehr viele Unternehmen mit diesem Problem zu kämpfen haben. Lösungsansätze:

  1. JEDE Sitzung benötigt eine entsprechende Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung – JEDE!
  2. Hinterfragen Sie immer VOR der Einberufung einer Sitzung, ob es die Sitzung wirklich braucht. Gibt’s nicht auch andere Wege, um das Ziel zu erreichen?
  3. Was ist überhaupt der Zweck der Sitzung? Meiner Erfahrung nach gibt’s hier insbesondere 3 Sitzungs-Typen: a) Information, Abstimmung b) Arbeiten, Lösungen, Kreativität c) Entscheidungen
  4. Visualisieren Sie so viel wie möglich! Versuchen Sie auch mal kreative Methoden aus. Trauen Sie sich was!
  5. Versuchen Sie immer das Einfache! Bleiben Sie pragmatisch.
  6. BITTE keine PowerPoint Schlachten, bei denen alle nach der 5. vollgeschriebenen Folie einschlafen.

Auch ich kämpfe immer wieder mit der Herausforderung, jeden Termin vor- und nachzubereiten. Wenn Sie dieses Prinzip aber mal ohne Ausnahme einhalten, dann funktioniert die Vorbereitung teilweise auch in nur wenigen Minuten. Sie muss aber in jedem Fall sein.

JUST DO IT!

13 Gedanken zu „Effiziente Besprechungen MÜSSEN vorbereitet werden!

  1. Tom Gob

    Sehe ich auch so! Ich hasse es auf Sitzungen eingeladen zu werden wo nichts, aber auch nichts vorbereitet ist. Unter dem Motto: Lasst uns mal über irgendwas reden.
    Was hilft: Alle drauf ansprechen, Ziel der Sitzung festlegen oder auseinander gehen mit einem neuen, vorbereiteten Termin.

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  2. SH

    @Tom: Sehe ich auch so. Man sollte eine schlechte Sitzungskultur nicht akzeptieren, sondern Agenda, Sitzungsziele, Moderation und Nachbereitung einfordern und auch selbst vorleben.

    Dann tut sich in Organisationen häufig was. Zumindest, wenn eine „kritische Masse“ an Mitarbeitern so vorgehen.

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  3. Reka

    Eine gründliche Vorbereitung zeigt oft, dass die ganze Besprechung überflüssig ist. Z. B.: Nur eine Person hat klare Vorstellungen im Thema, und die anderen werden sie gern akzeptieren. Oder: Viele haben noch überhaupt keine Information; sie sollen das Thema kennenlernen, bevor sie beginnen, heftig darüber zu diskutieren.

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  4. Reka

    […]Stefan Hagen denkt darüber nach, wie ein Meeting effektiv wird. Wer das Gegenteil schon erlebt hat, weiß, warum die Frage immergrün ist.[…]

    Dieser Eintrag wurde als

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  5. Christoph

    Die Vorbereitung ist tatsächlich das Wesentliche. Wenn die Teilnehmer eine klare Agenda vorgegeben haben dann ist die Motivation für die Teilnahme höher und es kommt auch mehr Input.

    „Weiterentwicklung unseres Webauftritts“ ist damit ein TOP, der zum passiven Verhalten geradezu einlädt. Wenn man das Ganze mit Unterpunkten wie „Brainstorming: Welche neuen Module kann man einsetzen“?, „Möglichkeiten zur attraktiveren optischen Gestaltung“, „Neue Möglichkeiten des Usertracking“ u.ä. unterfüttert wird ganz anderes Feedback von den Teilnehmern kommen.

    Für die Protokollierung ist eine Mindmapping-Software oft ein ganz brauchbares Tool. Damit hat man die Nachbereitung oft schon zu 3/4 erschlagen. Entweder man muss nur noch die Map aufhübschen und versenden, oder man destilliert aus dieser die Arbeitsaufträge heraus und schreibt das Ganze stichpunktartig zusammen. Viele Mindmapper bieten für solche Zwecke ja auch eine Office-Anbindung, die man ganz gut einsetzen kann.

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  6. Pingback: Meetings vorbereiten | ArmerKater.de

  7. Danny

    Sehe ich auch so! Es ist allerdings erstaunlich wie selten eine genaue Vorbereitung erfolgt. Ich erlebe es selbst immer wieder, wie positiv überrascht die Menschen sind, wenn sie eine Agenda erhalten, an die man sich auch hält. Anschließend noch ein Feedback zur Besprechung (Ergebnisprotokoll etc.) und alle sind zufrieden. Ich selbst habe mir deinen Beitrag http://pm-blog.com/2008/09/23/mit-routine-zum-projekterfolg/ zu Herzen genommen und fahre damit gut.
    Interessant, wie man mit wenig Aufwand viel erreichen kann und (wie in diesem Beitrag beschrieben) mit viel Aufwand – wenig erreicht 😉
    Gruß Danny

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  8. Stefan Lesser

    Sitzungen vor- und nachbereiten klingt immer so nach Arbeit. Und haben wir nicht alle, wenn wir das hören, sofort komplizierte Formulare für Agenda und Protokoll vor Augen? Kein Wunder, dass es um die Vorbereitung meistens nicht so gut steht.

    Meistens hat es die Besprechungskultur einfach noch nicht ins digitale Zeitalter geschafft. Da reicht oft eine kurze, formlose Email aus, solange das Ziel und ein grober Ablauf der Besprechung drin stehen. Drei bis fünf Stichpunkte. Fertig.

    Und statt Protokoll reicht es völlig, im Meeting klar Aufgaben an Teilnehmer zu verteilen, und die Verantwortung kurz in einer Liste festzuhalten, die nach dem Meeting per Mail an alle geht.

    Bonus: Während des Meetings am Flipchart fleißig visualisieren. Dann mit Digitalkamera oder Mobiltelefon abfotografieren. Und schon hat man nach dem Meeting ein Fotoprotokoll der wichtigsten Ergebnisse – fast ohne Aufwand.

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  9. Christoph

    Hallo,
    ich stimme völlig zu. Effektive Meetings benötigen Vorarbeit und demnach Vorbereitung. Ein Punkt, den ich interessanterweise selten finde im Rahmen von Fragen rund um Meetingseffizienz: Welchen Entscheidungsmodus in Meetings oder Workshops kann man einsetzen? Welcher Modus hat welche Vor- und Nachteile?

    Diesen Fragen geht der Artikel unter folgendem Link nach:
    http://tinyurl.com/32kt27l

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