Effiziente Besprechungen MÜSSEN vorbereitet werden!

Geschrieben von S. Hagen am 23. Oktober, 2008

Gestern Abend hatte ich mit einem Kunden ein Intensiv-Seminar zum Thema “Sitzungsmanagement”. Die Situation bei diesem und auch bei vielen Kunden lässt sich wie folgt charakterisieren:

Immer höherer (häufig fachübergreifender) Informations- und Abstimmungsaufwand.
Immer mehr Meetings, Besprechungen, Sitzungen.
Immer mehr ineffiziente Meetings.
Immer mehr Frustration aufgrund ineffizienter Meetings.

Fazit: Wir müssen an unserer Sitzungskultur etwas ändern!

Meine These ist, dass sehr viele Unternehmen mit diesem Problem zu kämpfen haben. Lösungsansätze:

JEDE Sitzung benötigt eine entsprechende Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung – JEDE!
Hinterfragen Sie immer VOR der Einberufung einer Sitzung, ob es die Sitzung wirklich braucht. Gibt’s nicht auch andere Wege, um das Ziel zu erreichen?
Was ist überhaupt der Zweck der Sitzung? Meiner Erfahrung nach gibt’s hier insbesondere 3 Sitzungs-Typen: a) Information, Abstimmung b) Arbeiten, Lösungen, Kreativität c) Entscheidungen
Visualisieren Sie so viel wie möglich! Versuchen Sie auch mal kreative Methoden aus. Trauen Sie sich was!
Versuchen Sie immer das Einfache! Bleiben Sie pragmatisch.
BITTE keine PowerPoint Schlachten, bei denen alle nach der 5. vollgeschriebenen Folie einschlafen.

Auch ich kämpfe immer wieder mit der Herausforderung, jeden Termin vor- und nachzubereiten. Wenn Sie dieses Prinzip aber mal ohne Ausnahme einhalten, dann funktioniert die Vorbereitung teilweise auch in nur wenigen Minuten. Sie muss aber in jedem Fall sein.

JUST DO IT!

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13 Kommentare zum Thema
“Effiziente Besprechungen MÜSSEN vorbereitet werden!”

Tom Gob
24. Oktober 2008:

Sehe ich auch so! Ich hasse es auf Sitzungen eingeladen zu werden wo nichts, aber auch nichts vorbereitet ist. Unter dem Motto: Lasst uns mal über irgendwas reden.
Was hilft: Alle drauf ansprechen, Ziel der Sitzung festlegen oder auseinander gehen mit einem neuen, vorbereiteten Termin.

SH
24. Oktober 2008:

@Tom: Sehe ich auch so. Man sollte eine schlechte Sitzungskultur nicht akzeptieren, sondern Agenda, Sitzungsziele, Moderation und Nachbereitung einfordern und auch selbst vorleben.

Dann tut sich in Organisationen häufig was. Zumindest, wenn eine “kritische Masse” an Mitarbeitern so vorgehen.

Reka
24. Oktober 2008:

Eine gründliche Vorbereitung zeigt oft, dass die ganze Besprechung überflüssig ist. Z. B.: Nur eine Person hat klare Vorstellungen im Thema, und die anderen werden sie gern akzeptieren. Oder: Viele haben noch überhaupt keine Information; sie sollen das Thema kennenlernen, bevor sie beginnen, heftig darüber zu diskutieren.

Reka
24. Oktober 2008:

[...]Stefan Hagen denkt darüber nach, wie ein Meeting effektiv wird. Wer das Gegenteil schon erlebt hat, weiß, warum die Frage immergrün ist.[...]

Dieser Eintrag wurde als

Christoph
24. Oktober 2008:

Die Vorbereitung ist tatsächlich das Wesentliche. Wenn die Teilnehmer eine klare Agenda vorgegeben haben dann ist die Motivation für die Teilnahme höher und es kommt auch mehr Input.

“Weiterentwicklung unseres Webauftritts” ist damit ein TOP, der zum passiven Verhalten geradezu einlädt. Wenn man das Ganze mit Unterpunkten wie “Brainstorming: Welche neuen Module kann man einsetzen”?, “Möglichkeiten zur attraktiveren optischen Gestaltung”, “Neue Möglichkeiten des Usertracking” u.ä. unterfüttert wird ganz anderes Feedback von den Teilnehmern kommen.

Für die Protokollierung ist eine Mindmapping-Software oft ein ganz brauchbares Tool. Damit hat man die Nachbereitung oft schon zu 3/4 erschlagen. Entweder man muss nur noch die Map aufhübschen und versenden, oder man destilliert aus dieser die Arbeitsaufträge heraus und schreibt das Ganze stichpunktartig zusammen. Viele Mindmapper bieten für solche Zwecke ja auch eine Office-Anbindung, die man ganz gut einsetzen kann.

Meetings vorbereiten | ArmerKater.de
26. Oktober 2008:

[...] hat Recht, wenn er darauf hinweist, dass Besprechungen vor- und nachbereitet werden [...]

Danny
27. Oktober 2008:

Sehe ich auch so! Es ist allerdings erstaunlich wie selten eine genaue Vorbereitung erfolgt. Ich erlebe es selbst immer wieder, wie positiv überrascht die Menschen sind, wenn sie eine Agenda erhalten, an die man sich auch hält. Anschließend noch ein Feedback zur Besprechung (Ergebnisprotokoll etc.) und alle sind zufrieden. Ich selbst habe mir deinen Beitrag http://pm-blog.com/2008/09/23/mit-routine-zum-projekterfolg/ zu Herzen genommen und fahre damit gut.
Interessant, wie man mit wenig Aufwand viel erreichen kann und (wie in diesem Beitrag beschrieben) mit viel Aufwand – wenig erreicht
Gruß Danny

Stefan Lesser
17. Juni 2009:

Sitzungen vor- und nachbereiten klingt immer so nach Arbeit. Und haben wir nicht alle, wenn wir das hören, sofort komplizierte Formulare für Agenda und Protokoll vor Augen? Kein Wunder, dass es um die Vorbereitung meistens nicht so gut steht.

Meistens hat es die Besprechungskultur einfach noch nicht ins digitale Zeitalter geschafft. Da reicht oft eine kurze, formlose Email aus, solange das Ziel und ein grober Ablauf der Besprechung drin stehen. Drei bis fünf Stichpunkte. Fertig.

Und statt Protokoll reicht es völlig, im Meeting klar Aufgaben an Teilnehmer zu verteilen, und die Verantwortung kurz in einer Liste festzuhalten, die nach dem Meeting per Mail an alle geht.

Bonus: Während des Meetings am Flipchart fleißig visualisieren. Dann mit Digitalkamera oder Mobiltelefon abfotografieren. Und schon hat man nach dem Meeting ein Fotoprotokoll der wichtigsten Ergebnisse – fast ohne Aufwand.

Stefan Hagen
18. Juni 2009:

@Stefan,

mit den meisten Deiner Punkte gehe ich konform. Hier meine Ergänzungen / Erfahrungen:

Protokolle: Bei vielen Projekten ist es meines Erachtens wichtig, neben den nächsten Schritten (Was? Wer? Bis wann?) auch sonstige Entscheidungen und Ergebnisse zu dokumentieren. Denn allzu oft müssen solche Informationen sauber dokumentiert sein, damit es später nicht zu Missverständnissen oder Streitigkeiten kommt. Dies gilt insbesondere dann, wenn es um große Budgets geht und/oder wenn externe Lieferanten mit im Spiel sind.

Visualisierung ist enorm wichtig – da bin ich voll bei Dir. Meine Erfahrung mit Fotoprotokollen ist aber eher nicht sooo positiv. Ich persönlich bin eher ein Fan von Visualisierung und Dokumentation über elektronische Medien und Tools (z.B. MindMapping, PowerPoint etc.). Hierzu muss man aber recht “fit” mit diesen Tools sein, sonst ist’s kontraproduktiv.

Fazit: Schlussendlich muss jeder seinen persönlichen “Stil” finden, wie Besprechungen und Meetings zu organisieren sind. Entscheidend ist: EFFEKTIVITÄT der eingesetzten Methoden und Prinzipien (und daraus ergibt sich dann zwangsläufig auch die Effizienz).

Grüße,

Stefan

Frank
31. August 2009:

@Stefan: Gerade in größeren Unternehmen ist aber auch etwas mehr Verbindlichkeit gefragt. Das muss nicht kompliziert sein, Besprechungen lassen sich z.B. mit Outlook und SharePoint Besprechungsarbeitsbereichen sehr erfolgreich organisieren. Will man außerdem noch Protokolle automatisch erstellen und versenden kann man den SharePoint Meeting Manager verwenden:

http://www.layer2.de/de/produkte/Seiten/SharePoint-Meeting-Manager.aspx

Ich denke, die Bilder / Screens sagen mehr als Worte.

Grüße, Frank

Stefan Hagen
31. August 2009:

Danke für den Tipp.

Christoph
15. Juni 2010:

Hallo,
ich stimme völlig zu. Effektive Meetings benötigen Vorarbeit und demnach Vorbereitung. Ein Punkt, den ich interessanterweise selten finde im Rahmen von Fragen rund um Meetingseffizienz: Welchen Entscheidungsmodus in Meetings oder Workshops kann man einsetzen? Welcher Modus hat welche Vor- und Nachteile?

Diesen Fragen geht der Artikel unter folgendem Link nach:
http://tinyurl.com/32kt27l