Kommentare zu: Effiziente Besprechungen MÜSSEN vorbereitet werden!

Von: Christoph

Christoph — Tue, 15 Jun 2010 11:45:08 +0000

Hallo,
ich stimme völlig zu. Effektive Meetings benötigen Vorarbeit und demnach Vorbereitung. Ein Punkt, den ich interessanterweise selten finde im Rahmen von Fragen rund um Meetingseffizienz: Welchen Entscheidungsmodus in Meetings oder Workshops kann man einsetzen? Welcher Modus hat welche Vor- und Nachteile?

Diesen Fragen geht der Artikel unter folgendem Link nach:
http://tinyurl.com/32kt27l

Von: Stefan Hagen

Stefan Hagen — Mon, 31 Aug 2009 10:56:50 +0000

Danke für den Tipp.

Von: Frank

Frank — Mon, 31 Aug 2009 10:45:45 +0000

@Stefan: Gerade in größeren Unternehmen ist aber auch etwas mehr Verbindlichkeit gefragt. Das muss nicht kompliziert sein, Besprechungen lassen sich z.B. mit Outlook und SharePoint Besprechungsarbeitsbereichen sehr erfolgreich organisieren. Will man außerdem noch Protokolle automatisch erstellen und versenden kann man den SharePoint Meeting Manager verwenden:

http://www.layer2.de/de/produkte/Seiten/SharePoint-Meeting-Manager.aspx

Ich denke, die Bilder / Screens sagen mehr als Worte.

Grüße, Frank

Von: Stefan Hagen

Stefan Hagen — Thu, 18 Jun 2009 16:18:22 +0000

@Stefan,

mit den meisten Deiner Punkte gehe ich konform. Hier meine Ergänzungen / Erfahrungen:

Protokolle: Bei vielen Projekten ist es meines Erachtens wichtig, neben den nächsten Schritten (Was? Wer? Bis wann?) auch sonstige Entscheidungen und Ergebnisse zu dokumentieren. Denn allzu oft müssen solche Informationen sauber dokumentiert sein, damit es später nicht zu Missverständnissen oder Streitigkeiten kommt. Dies gilt insbesondere dann, wenn es um große Budgets geht und/oder wenn externe Lieferanten mit im Spiel sind.

Visualisierung ist enorm wichtig – da bin ich voll bei Dir. Meine Erfahrung mit Fotoprotokollen ist aber eher nicht sooo positiv. Ich persönlich bin eher ein Fan von Visualisierung und Dokumentation über elektronische Medien und Tools (z.B. MindMapping, PowerPoint etc.). Hierzu muss man aber recht “fit” mit diesen Tools sein, sonst ist’s kontraproduktiv.

Fazit: Schlussendlich muss jeder seinen persönlichen “Stil” finden, wie Besprechungen und Meetings zu organisieren sind. Entscheidend ist: EFFEKTIVITÄT der eingesetzten Methoden und Prinzipien (und daraus ergibt sich dann zwangsläufig auch die Effizienz).

Grüße,

Stefan

Von: Stefan Lesser

Stefan Lesser — Wed, 17 Jun 2009 15:16:23 +0000

Sitzungen vor- und nachbereiten klingt immer so nach Arbeit. Und haben wir nicht alle, wenn wir das hören, sofort komplizierte Formulare für Agenda und Protokoll vor Augen? Kein Wunder, dass es um die Vorbereitung meistens nicht so gut steht.

Meistens hat es die Besprechungskultur einfach noch nicht ins digitale Zeitalter geschafft. Da reicht oft eine kurze, formlose Email aus, solange das Ziel und ein grober Ablauf der Besprechung drin stehen. Drei bis fünf Stichpunkte. Fertig.

Und statt Protokoll reicht es völlig, im Meeting klar Aufgaben an Teilnehmer zu verteilen, und die Verantwortung kurz in einer Liste festzuhalten, die nach dem Meeting per Mail an alle geht.

Bonus: Während des Meetings am Flipchart fleißig visualisieren. Dann mit Digitalkamera oder Mobiltelefon abfotografieren. Und schon hat man nach dem Meeting ein Fotoprotokoll der wichtigsten Ergebnisse – fast ohne Aufwand.

Von: Danny

Danny — Mon, 27 Oct 2008 10:34:43 +0000

Sehe ich auch so! Es ist allerdings erstaunlich wie selten eine genaue Vorbereitung erfolgt. Ich erlebe es selbst immer wieder, wie positiv überrascht die Menschen sind, wenn sie eine Agenda erhalten, an die man sich auch hält. Anschließend noch ein Feedback zur Besprechung (Ergebnisprotokoll etc.) und alle sind zufrieden. Ich selbst habe mir deinen Beitrag http://pm-blog.com/2008/09/23/mit-routine-zum-projekterfolg/ zu Herzen genommen und fahre damit gut.
Interessant, wie man mit wenig Aufwand viel erreichen kann und (wie in diesem Beitrag beschrieben) mit viel Aufwand – wenig erreicht
Gruß Danny

Von: Meetings vorbereiten | ArmerKater.de

Meetings vorbereiten | ArmerKater.de — Sun, 26 Oct 2008 15:06:23 +0000

[...] hat Recht, wenn er darauf hinweist, dass Besprechungen vor- und nachbereitet werden [...]

Von: Frank Calberg

Frank Calberg — Fri, 24 Oct 2008 12:55:14 +0000

Sehr interessantes Posting. Hier sind noch einige Inputs:

http://www.slideshare.net/frankcalberg/facilitationmoderation-of-meetings

Von: Christoph

Christoph — Fri, 24 Oct 2008 09:36:38 +0000

Die Vorbereitung ist tatsächlich das Wesentliche. Wenn die Teilnehmer eine klare Agenda vorgegeben haben dann ist die Motivation für die Teilnahme höher und es kommt auch mehr Input.

“Weiterentwicklung unseres Webauftritts” ist damit ein TOP, der zum passiven Verhalten geradezu einlädt. Wenn man das Ganze mit Unterpunkten wie “Brainstorming: Welche neuen Module kann man einsetzen”?, “Möglichkeiten zur attraktiveren optischen Gestaltung”, “Neue Möglichkeiten des Usertracking” u.ä. unterfüttert wird ganz anderes Feedback von den Teilnehmern kommen.

Für die Protokollierung ist eine Mindmapping-Software oft ein ganz brauchbares Tool. Damit hat man die Nachbereitung oft schon zu 3/4 erschlagen. Entweder man muss nur noch die Map aufhübschen und versenden, oder man destilliert aus dieser die Arbeitsaufträge heraus und schreibt das Ganze stichpunktartig zusammen. Viele Mindmapper bieten für solche Zwecke ja auch eine Office-Anbindung, die man ganz gut einsetzen kann.

Von: Reka

Reka — Fri, 24 Oct 2008 07:39:24 +0000

[...]Stefan Hagen denkt darüber nach, wie ein Meeting effektiv wird. Wer das Gegenteil schon erlebt hat, weiß, warum die Frage immergrün ist.[...]

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