Die WWW-Frage: Ein mächtiges Instrument

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www-frage

Ich bin zutiefst davon überzeugt, dass erfolgreiches Projektmanagement in den allermeisten Fällen auch pragmatisch und einfach ist. Diese These möchte ich heute anhand eines essenziellen Satzes im Projektmanagement etwas näher ausführen:

„WER macht WAS bis WANN?“ (Die WWW-Frage)

Die WWW-Frage ist eine die zentrale Frage, die Ihr in Projekten immer wieder beantworten müsst. Denn:

  • Planen und managen sind nicht-wertschöpfende Tätigkeiten. Ein Plan löst keine Probleme. Wertschöpfung entsteht einzig und allein durch HANDELN und TUN.
  • Aber: Handlungen müssen stets auf ein gemeinsames Projektziel ausgerichtet sein. Dadurch macht es Sinn, zuerst nachzudenken, zu planen, zu diskutieren, gemeinsame Bilder zu schaffen, Risiken zu analysieren etc. (sprich zu planen) und dann konsequent zu handeln.
  • Denn ohne ausreichende Planung im Projekt arbeitet ein Team vielleicht kurzfristig effizient, aber sicher nicht effektiv! Und in Projekten kommt es primär auf die Effektivität (= Qualität) der Projektergebnisse an.
  • These: Durch pragmatisches, einfaches und umsetzungsorientiertes Projektmanagement sind Projekte sowohl effizient als auch effektiv!

Wie kann die WWW-Frage in der Praxis umgesetzt werden?

  1. Wöchentliche Routinen: Ich bin ein Fan von Routinen. Denn wenn Routinen sinnvoll eingesetzt werden, sind sie enorm wirkungsvoll. Stelle Dir und Deinen Teammitgliedern mindestens einmal wöchentlich die WWW-Frage.
  2. Keine Besprechung ohne die abschließende WWW-Frage!
  3. Keine Aufgabe (Was?) ohne ein klar definiertes Ergebnis (= Output, Deliverable)!
  4. Keine Aufgabe (Was?) ohne eine klare Deadline! Fordern Sie Deadlines konsequent ein! Wer eine Deadline nicht halten kann, hat dies frühzeitig zu melden – sonst raucht’s.
  5. Keine Aufgabe (Was?) ohne EINE verantwortliche Person.

Projektmanagement ist ja soooo einfach! Du musst es nur TUN.

6 Gedanken zu „Die WWW-Frage: Ein mächtiges Instrument

  1. SH

    @Frank: Da verweise ich gerne auf den 30-Minuten-Projektplan, der aus 7-W-Fragen besteht: Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Bis wann? Wie viel?

    Ernsthaft: Mir ist schon klar, dass ich das W-Fragen-Konzept hier bis zur Schmerzgrenze ausreize. Wie ich aber immer wieder erwähne bin ich davon überzeugt, dass wir häufig genau diesen Pragmatismus brauchen.

    Um ein Projekt einigermaßen zu PLANEN, brauchen wir zumindest die 7-W-Fragen. Um es aber konsequent UMZUSETZEN, reichen die 3-W’s.

    Und ich denke wir sind uns einig, dass sich Planung und Umsetzung in Projekten immer wieder überlappen.

    Letzter Gedanke: Ich glaube, dass wir in vielen Bereichen ein Umsetzungsproblem (und weniger ein Planungsproblem) haben. Durch die WWW-Frage erhöht sich die Chance, „die PS auf den Boden zu bringen“.

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  2. sevenjobs

    Mir immer wichtig:
    WAS passiert, wenn WER bis WANN WAS nicht erledigt hat?
    DAs Planen ist sinnvoll, aber wenn das ‚aus dem Plan ausbrechen‘ keinerlei Konsequenzen hat, dann manage ich nur um des Managen willen und bin unglaubwürdig.
    Das geht soweit, dass man als PM überlegen muss, ab welchem Status im projekt man auch einen Auftrag zurückgeben wird.

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  3. Eberhard Huber

    3, 5 oder 7 Fragen ist doch eigentlioch sekundär ;-). Ich denke im Wiederholen liegt der Knackpukt, zum einen hilft das für das Umsetzen des großen Planes, zum anderen erleichtert es das Ausjustieren der Ungenauigkeiten des ursprünglichen Planes. Um nochmal auf die Fragenzahl zurück zu kommen. Das „Wieso“ halte ich ebenfalls für sehr wichtig, die Antwort hierauf liefert die notwendige Entscheidungsgrundlage zum Weiterarbeiten falls sich zwischen zwei Besprechungen herausstellt, dass ein „Was“ nicht genau genug formuliert wurde.

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  4. Frank Blome

    @sevenjobs: Das Planen ohne ein Ziel (= das „wieso“ oder von mir aus auch das „warum“) zu haben, ist für mich purer Reaktionismus.

    Ich komme in solchen Fällen immer mal gerne mit einem dummen Witz; Der Chef sagt zum Entwickler: „Heute kommt der Kunde. Fang schon mal an zu programmieren, ich frage ihn dann was er haben will.“

    Oder mit anderen Worten: Ohne eine klare Zielvorgabe oder Begründung für einen Auftrag passiert nix.

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  5. SH

    Das „WAS?“ in der WWW-Frage beinhaltet für mich immer ein klares Ziel (also somit auch das Warum? oder Wieso?) UND eine Aufgabe. Denn ich gehe davon aus, dass Aufgaben nicht zum Selbstzweck durchgeführt werden (sondern zur Erreichung eines konkreten Ziels, Outputs, Deliverables, Produkts…).

    Dass die Praxis häufig anders aussieht, brauche ich hier wohl nicht zu erwähnen.

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