Projektmanagement Tools zum Nulltarif

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Prof. Dr. Brigitte Mayer von der Fachhochschule Vorarlberg hat mich gefragt, welche kostenlosen Tools zur Planung und Abwicklung von Projekten ich ihr empfehlen könnte. Hier meine spontane Liste:

a) Mindmapping

MindMapping ist eine Methode, die ich beinahe tagtäglich einsetze. In Projekten kann man damit verschiedenste Elemente des Projekts analysieren und planen (Anforderungen, Ziele, Aufgaben, Termine…). Zudem können die MindMaps, die mit dem kostenlosen Tool XMind erstellt worden sind, auch problemlos online zur Verfügung gestellt werden.

Beispiel:

xmind_example

b) Kommunikation & Collaboration

Klar ist, dass der Erfolg von Projekten wesentlich vom Informations- und Kommunikationsfluss abhängt. Hier bieten moderne „Collaboration“ Plattformen eine große Chance. Hier findet Ihr eine Liste mit kostenlosen Collaboration Tools, die ich persönlich zum größten Teil auch nütze. Meine Favoriten sind die Google-Tools:

  • Google Docs zum Anlegen, gemeinsamen Bearbeiten und verteilen von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen etc. – wirklich cool.
  • Google Groups – zum Diskutieren, Nachrichten verschicken etc.
  • Google Calendar – alle relevanten Projekttermine an einem Platz

Zugegeben: Man muss sich ein bisschen mit den Tools beschäftigen, um sie wirklich zu beherrschen. Ich bin aber davon überzeugt, dass sie wirklich gut sind, um Informationen und Dokumente im Team auszutauschen.

Ein kleines Tutorial:

google_tutorial

c) Termin- und Balkenplan

Nach wie vor ein Klassiker im Projektmanagement ist die Zeitplanung mittels Balkenplan. Hier empfehle ich die kostenlose Variante OpenProj. Aber auch hier gilt: Man muss sich schon etwas mit dem Tool beschäftigen, bis man einen einigermaßen brauchbaren Terminplan raus bekommt.

Fazit: Wenn man sich mit der Thematik ein wenig beschäftigt und vor allem ein bisschen versiert im Umgang mit Web 2.0 Lösungen ist, dann gibt’s im Internet nichts, das es nicht gibt. Sogar kostenlos. Aber man darf dabei niemals den Faktor MENSCH vergessen. Denn ich habe in den letzten Jahren schon verschiedene Versuche mit Blogs oder sonstigen (oben zitierten) Tools gemacht. Mit technisch versierten Teams funktioniert das super. Sobald man aber Teammitglieder dabei hat, für die e-Mail schon eine gewisse Herausforderung darstellt, kann man sich mit solchen Tools „brausen gehen“. 🙂

Und zum Abschluss nochmal eine Präsentation, in der verschiedene Web 2.0 Tools vorgestellt werden (habe sie schon mal in einem älteren Blogbeitrag eingebettet):


25 Gedanken zu „Projektmanagement Tools zum Nulltarif

  1. recipient

    Na, da muss ich doch gleich noch mal ran … 😉

    Die Bedeutung des Faktors Mensch kann ich nur unterstreichen. Zugang und Bedienung solcher Tools gar nicht einfach genug sein. Gerade unter diesem Aspekt hätte ich jedoch das an anderer Stelle schon lobend erwähnte Mindmeister erwartet (ja ja, das von den Ösis ;-). Kein Download, keine Installation, keine (möglichen) Inkompatibilitäten – einfach loslegen.

    Und zu Punkt b) möchte ich ergänzen: Es muss nicht immer Google sein. Die Business-Suite auf zoho.com beispielsweise ist den Google Apps in Funktion und Integration m. E. sogar ein Stück voraus. Und bis zu 10 Benutzern ebenfalls kostenlos. Dazu gibt es noch diverse weitere Anwendungen, unter anderem ein (wie ich finde) durchaus gelungenes Projektmanagement-Tool.

    Nur der Ausgewogenheit halber. 😉

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  2. beta

    Bei google Anwendungen so schön wie diese auch sind, möchte ich doch auf die Gefahren hinweisen.

    1. Die Daten sind im Netz und somit auch für dritte Verfügbar, gerade bei Web-Projekten die erstmal intern bleiben sollen doch eine nicht zu unterschätzende Gefahr, da man nicht weiss was US-Regierung / FBI und google Selber mit den Daten machen!

    2. Es keine 100%ige Garantie für 24/7 Verfügbarkeit der Daten (Szenario- wichtiges Projekt geht dem Ende zu Google ist mal Temp. nicht erreichbar bei Umbauten (muss zugeben das es ein Szenario ist kann aber passieren!)

    3. Datenverlust – Es kann sein das die Daten bei Google verschwinden und dann ist das Geschreie groß wenn kein Backup vorhanden ist (Kann bei eigener IT Infrastruktur nicht passieren wenn man nen ordentlichen Cronjob für Backups hat)

    4. Und letztendlich kann google alles mit den Daten machen was es will und man wird als Firma/Projekt „gläsern“

    Sind tolle Tools ohne Zweifel – aber das muss man sich vor Augen halten. Es sind viele Firmengeheimnisse die man einfach so Preisgibt!

    Gruß aus Hannover

    Sven

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  3. Matthias Schwenk

    Die Angst vor Google würde ich nicht so hoch hängen wie „beta“ in Kommentar Nr. 6. Aber zugegeben: Software as a Service (SaaS) ist nicht jedermanns Sache.

    Wer sich aber doch damit anfreunden kann, sollte neben Google unbedingt auch einen Blick auf Zoho werfen. Das Portfolio an Software ist dort noch wesentlich größer, es gibt u. a. auch ein Wiki und seit jüngster Zeit auch ein Tool zum Projektmanagement (Zoho Projects).

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  4. beta

    Moin Moin Freunde des Projektmanagement,
    ich hab das gestern auf Tür und Schwelle in die Tasten geklopppt im „Mozart-Style“ 😉
    Das sollte nicht so klingen als wäre ich „Verschwörer“ *lach*.

    Es ging mir eher darum zu sagen das man die Daten möglichst lieber so nah wie möglich bei sich behalten sollte. Root-Server bei Hetzner kosten ab 50 Euro im Monat und eine IT Infrastruktur (FTP/ MAIL/APACHE etc… wenn einmal angelegt) ist permanent und langfristig sinnvoll nutzbar. z.B. WIKI install 10-30 Minuten max. mit ein paar Namensräumen anlegen, was man ja leider wirklich noch auf der Shell machen muss.

    Wenn man im Netz Dienste komplett nutzen will, muss man auch schnell 100 Euro und mehr bezahlen im Monat

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  5. Jozef Hradicky

    Interessante Diskussion. Also ich würde meine Daten, erst recht die Projektmanagementdaten, auch nur ungerne außer Haus geben!

    Noch ein Tipp zum Thema: Ich bin Fan von Mindmeister (http://www.mindmeister.com). Dies ist eine kollaborative Online Mindmapping-Lösung bei der man die Maps gleichzeitig gemeinsam berarbeiten kann (bis zu 3 Maps sind kostenlos)

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  6. Peter Müller-Hofen

    Kostenlos ist nicht gleich kostenlos!

    Obwohl ich grundsätzlich Fan von Open Source bin, muss ich trotzdem feststellen, dass in einigen Fällen kostengünstige Lösungen sogar noch günstiger sein können als kostenlose… 😉

    Je nach Anwendungsgebiet, gibt es sicherlich viele gute Open Source Lösungen – das ist mir bekannt.

    Jedoch durfte ich in meiner beruflichen Vergangenheit selbst desöfteren erfahren, dass vermeintlich kostenlose Lösungen im Nachhinein nicht gerade wenig kosteten.

    Warum?
    1. Durch das Fehlen von eigentlich benötigten Funktionen (man findet ja schon einen anderen Weg – ist dann jedoch oftmals viel zeitaufwändiger)
    2. Wenn man sich mehr mit der Software als mit der Lösung beschäftigen muss (da mal ein Bug, hier ein Update einspielen oder zeitaufwändige Installationen und Tests von Add-ons)
    3. Einschränkungen die man durch kostenlose Varianten von kommerzieller Software in Kauf nimmt.

    Meine persönliche Erfahrung hat gezeigt, dass es oftmals besser ist, eine kostengünstige Alternative zu suchen, die dann aber auch meine Anforderungen größtenteils abdeckt. Außerdem hat man dann auch in der Regel einen vernünftigen Support bei Problemen.

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  7. Pingback: Thorsten Ulmer – Dialog, Design, Datendrang, Webdesign, Screendesign, Blogger, Social Media » Rundflug vom 11.02.2010

  8. Jan

    Hallo Hr. Hagen,

    vielen Dank für Ihre interessanten Artikel über openproj. Ich nutze das Programm gelegentlich und möchte es nun zur Planung eines Projekts nutzen, dass ein Jahr läuft. Da es sich um eine Roadshow handelt, gibt es kein Wochenende zu berücksichtigen und alles ist auf 24/7 angelegt.
    Leider bekomme ich es beim besten Willen nicht hin, dass ich Start- und Endzeiten vor 8 bzw. nach 17:00 eintrage. Wenn ich als Endzeit 19:30 eingebe, korrigiert das Programm automatisch auf 17:00.
    Dabei habe ich alle Wochentage mit 24 Stunden von 0:00 bis 0:00 eingestellt und die Arbeitszeit auf 24h/Tag, 168h/Woche, 31 Tage/Monat.

    Ich bin mir nicht sicher, ob ich mit meiner Frage hier richtig bin, da ich aber selbst nach stundenlanger Suche nichts im Netz gefunden habe, wäre ich für einen Tip sehr dankbar.

    Besten Dank und Gruß,
    Jan V.

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  9. Martin

    Thema Sicherheit der Daten:

    Was meint ihr? Wie sicher ist mein Gedankengut, das ich bei irgend welchen online Anbietern hinterlasse, gerade wenn der Server in Amerika steht? Konkretes Beispiel wäre das relativ neue aber für meine Begriffe geniale Tool „Trello“ (trello.com). Ich habe es eine Weile benutzt und bin begeistert. Was mich aber stört ist die Tatsache, dass alle Daten, Ideen usw. was man damit sammelt für jemanden ausser mir zugänglich sind.

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    1. Jan Schulz-Hofen, Planio GmbH

      Vor dem Hintergrund von NSA-Affäre und der Annulierung von Safe Harbor wird das Thema relevanter denn je. Ich habe fast täglich Gespräche mit Interessenten und Kunden, die sich (zurecht) um Datenschutz und Datensicherheit Gedanken machen.

      Wir haben vor 7 Jahren die Planio GmbH (https://Planio.de) gegründet und bieten eine Projektmanagement-Software, die alle gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit erfüllt. Vom Funktionsumfang steht es den anderen Optionen in nichts nach: Es gibt ein Ticketsystem zur Aufgabenverwaltung, Boards für agile Projekte und Gantt-Charts für traditionelles Projektmanagement, sowie einen integrierten Team Chat, Wikis und ein Helpdesk-System für die Kommunikation mit Kunden.

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  10. Diarmuid Daltún

    Um das Thema SaaS Lösung und Datensicherheit aufzugreifen. Die OrganisedMinds GmbH bietet eine kostenlose SaaS Version an, bei welcher die Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert werden. Darüberhinaus gibt es auch die Managed und Enterprise Varianten, bei welchen die Software Lösung auf den kundeneigenen Servern laufen. Bei OrganisedMinds handelt es sich um eine Business Collaboration & Management Lösung, welche sich beispielsweise auch ideal für die Steuerung von Scrum Projekten handelt, wie das Anwendungsbeispiel „Agile Projekte“ unter http://organisedminds.com/agiles-projektmanagement/ zeigt.

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