GTD im Projektmanagement?
Geschrieben von S. Hagen am 22. Juli, 2009
Vor einiger Zeit habe ich darüber geschrieben, wie traditionelle und agile PM Methoden und Prinzipien kombiniert werden sollten. Diesen Gedanken möchte ich heute weiter führen.
Projekte finden häufig immer im Spannungfeld Planung vs. Improvisation statt. Übertragen auf die grundsätzlichen “PM Paradigmen” (traditionell vs. agil) bedeutet das, dass ein klarer Rahmen und eine solide Planung zwar wichtig sind, innerhalb dieses Rahmens kommen aber iterative und agile Vorgehensweisen zum Tragen. Wenn man diese These auf ein Modell mit mehreren Ebenen überträgt, so könnte es wie folgt aussehen:
1) Mit traditionellen PM Methoden wie der Zieleplanung, Meilensteinplanung, Projektstrukturplanung, Balkenplanung, Kostenplanung etc. wird der Rahmen des Projekts definiert und ggf. aktualisiert. Diese Planungs- und Controlling-Ebene stellt die Top-Level-Planung dar.
2) Auf dieser Basis kommen agile Prinzipien und Methoden (wie SCRUM) zum Einsatz. Hier stimmt sich das Team laufend ab, Zielvorgaben und Arbeitspakete werden konkretisiert und deren Umsetzung wird vorbereitet. (Wer macht was bis wann?) Auf dieser Ebene hört übrigens der Job des/der Projektmanager/in auf!
3) Die tatsächliche Wertschöpfung wird idR erst auf der letzten Ebene generiert, nämlich auf Ebene der einzelnen Projektbeteiligten. Grundsätzlich sollte Jede/r selbst darüber entscheiden dürfen, welche Tools zum Selbst- und Zeitmanagement er oder sie anwendet (Prinzip der Selbstorganisation). Entscheidend ist, dass die Arbeit rechtzeitig und in der geforderten Qualität fertig wird! Eine aus meiner Sicht sehr leistungsfähige und pragmatische Methode ist Getting Things Done (GTD). Natürlich ist dieses Konzept aber nur eines von vielen möglichen. (Tipp: Beitrag von Frank Westphal zu GTD)
Fazit: Wenn ein Projektmanagement-System nicht bis auf den Boden hinunter durchdacht und praktiziert wird, so besteht die Gefahr, dass es langfristig wirkungslos bleibt. Dann werdet Ihr zwar schöne Pläne aufstellen, nette Meetings machen und viel kommunizieren – die Arbeit wird aber nicht, zu spät oder gar nicht erledigt! Und wie wir alle wissen: Prokrastination ist auch bei uns weit verbreitet.
Nachtrag 1: Als GTD Tool empfehle ich übrigens Things (leider nur für Mac User). Aber in Kombination mit dem iPhone App ist dieses Tool wirklich der HAMMER.
Nachtrag 2: “GTD ist nicht Projektmanagement!” (via MacPM)
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23. Juli 2009:
Danke für den Beitrag, das Missverständnis GTD=Projektmanagement begegnet mir immer wieder.
Zwei Ergänzungen hätte ich noch: Ich sehe GTD gewissermaßen als “Arbeitsstil” der für den Einzelnen sich quais senkrecht durch die Ebenen ziehen kann. Und auf ein mögliches neues Missverständnis möchte ich hinweisen. “Agil” bedeutet nicht Improvisation. So wird z.B. in Scrum sehr viel geplant, der Unterschied zum klassichen PM liegt eher darin “Wann und Wer die Planung macht”.