GTD im Projektmanagement?

Vor einiger Zeit habe ich darüber geschrieben, wie traditionelle und agile PM Methoden und Prinzipien kombiniert werden sollten. Diesen Gedanken möchte ich heute weiter führen.

Projekte finden häufig immer im Spannungfeld Planung vs. Improvisation statt. Übertragen auf die grundsätzlichen “PM Paradigmen” (traditionell vs. agil) bedeutet das, dass ein klarer Rahmen und eine solide Planung zwar wichtig sind, innerhalb dieses Rahmens kommen aber iterative und agile Vorgehensweisen zum Tragen. Wenn man diese These auf ein Modell mit mehreren Ebenen überträgt, so könnte es wie folgt aussehen:

PM_GTD

1) Mit traditionellen PM Methoden wie der Zieleplanung, Meilensteinplanung, Projektstrukturplanung, Balkenplanung, Kostenplanung etc. wird der Rahmen des Projekts definiert und ggf. aktualisiert. Diese Planungs- und Controlling-Ebene stellt die Top-Level-Planung dar.

2) Auf dieser Basis kommen agile Prinzipien und Methoden (wie SCRUM) zum Einsatz. Hier stimmt sich das Team laufend ab, Zielvorgaben und Arbeitspakete werden konkretisiert und deren Umsetzung wird vorbereitet. (Wer macht was bis wann?) Auf dieser Ebene hört übrigens der Job des/der Projektmanager/in auf!

3) Die tatsächliche Wertschöpfung wird idR erst auf der letzten Ebene generiert, nämlich auf Ebene der einzelnen Projektbeteiligten. Grundsätzlich sollte Jede/r selbst darüber entscheiden dürfen, welche Tools zum Selbst- und Zeitmanagement er oder sie anwendet (Prinzip der Selbstorganisation). Entscheidend ist, dass die Arbeit rechtzeitig und in der geforderten Qualität fertig wird! Eine aus meiner Sicht sehr leistungsfähige und pragmatische Methode ist Getting Things Done (GTD). Natürlich ist dieses Konzept aber nur eines von vielen möglichen. (Tipp: Beitrag von Frank Westphal zu GTD)

Fazit: Wenn ein Projektmanagement-System nicht bis auf den Boden hinunter durchdacht und praktiziert wird, so besteht die Gefahr, dass es langfristig wirkungslos bleibt. Dann werdet Ihr zwar schöne Pläne aufstellen, nette Meetings machen und viel kommunizieren – die Arbeit wird aber nicht, zu spät oder gar nicht erledigt! Und wie wir alle wissen: Prokrastination ist auch bei uns weit verbreitet.

Nachtrag 1: Als GTD Tool empfehle ich übrigens Things (leider nur für Mac User). Aber in Kombination mit dem iPhone App ist dieses Tool wirklich der HAMMER.

Nachtrag 2: “GTD ist nicht Projektmanagement!” (via MacPM)

15 Gedanken zu „GTD im Projektmanagement?

  1. Eberhard Huber

    Danke für den Beitrag, das Missverständnis GTD=Projektmanagement begegnet mir immer wieder.

    Zwei Ergänzungen hätte ich noch: Ich sehe GTD gewissermaßen als “Arbeitsstil” der für den Einzelnen sich quais senkrecht durch die Ebenen ziehen kann. Und auf ein mögliches neues Missverständnis möchte ich hinweisen. “Agil” bedeutet nicht Improvisation. So wird z.B. in Scrum sehr viel geplant, der Unterschied zum klassichen PM liegt eher darin “Wann und Wer die Planung macht”.

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  2. Stephan List

    Nein, GTD ist nicht Projektmanagement, sondern Projekte sind Teil von GTD. Das ist verwirrend, denn David Allen definiert Projekte anders als im Projektmanagement üblich.
    Demnach sind Projekte Aufgaben, die aus mehr als einem Handlungsschritt bestehen und innerhalb eines Jahres zu erledigen sind. Eine Bezeichnung für zwei verschiedenen Dinge also. Das sollte man nicht durcheinander bringen. Insofern stimme ich dem Inhalt des Artikel aus Nachtrag 2 voll und ganz zu.
    BTW: Wenn man tiefer gräbt, ist GTD weit mehr als eine pragmatische Methode zur Erledigung von Aufgaben. Dies wird dann deutlich, wenn man sich intensiver mit den verschiedenen Flughögen beschäftigt. Wie GTD als “Big Picture” funktioniert, kann man in “Making It All Work” nachlesen. Da gab es bei mir einige Aha-Erlebnisse.

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  4. Stephan List

    Ach, ich hab noch was vergessen. Und zwar zu Stefans “Nachtrag 1″.
    Die Auswahl an Software für Windows-Nutzer sieht tatsächlich mau aus. Ich selber benutze ein modifiziertes Outlook und bin überaus zufrieden mit dieser Lösung. Outlook-Nutzer können unter verschiedenen Erweiterungen wählen, wie Jello Dashboard oder Categorize Plus. Diese helfen, Outlook in Richtung GTD anzupassen.
    Als Stand-alone-Anwendung kann ich My Life Organized empfehlen, das bei mir in Gebrauch war, bevor ich zu Outlook wechselte.
    Allerdings: Auf elegante Lösungen wie Things, Omnifocus oder Hotlist wartet die Windows-Gemeinde bislang vergeblich. Vielleicht portiert der eine oder andere Hersteller seine Lösung, lukrativ wäre das allemal.

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  6. Jürgen Rohr

    Vielen Dank für diese übersichtliche Darstellung. Ich halte es für unbedingt erforderlich, dass sich die Projektbeteiligten zu Beginn und während eines Projekts ganz bewusst darüber unterhalten, welche Methoden sie für welchen Zweck einsetzen wollen. Dabei könnte eine solche übersichtliche Darstellung als Ergebnis herauskommen.

    Ich würde jedoch davon abraten, ein solches Bild unreflektiert zu übernehmen. Jedes Projekt ist anders und setzt auf anderen Voraussetzungen auf. Um die richtigen Entscheidungen zu treffen, sollten im Projekt daher Lernschleifen etabliert werden (siehe auch http://www.vedanova.de/die-pm-schleife-lernen-und-lernen-lassen/ ).

    Beste Grüße,

    Jürgen

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  7. Tom Kubach

    Hallo,

    sehr interessanter Beitrag, danke!
    Das Bild veranschaulicht sehr gut, wie ich auch schon unsere Projekte und meine Arbeit organisiere. Die Mitte fehlt mir gefühlt schon lange.
    GTD verwende ich um meine Arbeit zu organisieren und meine Lebensziele und das Jahr. Ich kombiniere es etwas mit Steven R. Covey. Im Projekt kann ja wirklich jeder Mitarbeiter seine Arbeit organisieren wie er möchte.
    Unter Windows verwende ich das GTD Plugin für Outlook.

    Irgendwie verdeutlich mir die Mitte, was mir teils unbewusst immer fehlte. Ich muss mir mal diese agilen Methoden genauer ansehen. Hat jemand eine Buchempfehlung für mich.

    Eine Frage stellt sich mir, wo genau hört die Aufgabe für dem PM unter 2 auf? Ich versuche schon die Teams bei Ihrer Arbeitsplanung zu unterstützen. Es hängt sicherlich auch von der Art und Größe des Projektes ab.

    Ciao Tom!

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  9. Stefan Hagen

    Unreflektiertes Übernehmen ist NIE anzuraten ;-)

    Zum Thema Lernen / Lernschleifen: Ungemein wichtig, nicht nur in Projekten, keine Frage.

    Nur bei diesem Beitrag wollte ich eigentlich nicht auf diesen Aspekt eingehen, sondern auf verschiedene Planungs- und Steuerungssystematiken auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen (vom Gesamtprojekt über die Teamkoordination bis hin zum Selbstmanagement eines einzelnen Projektteammitglieds).

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  10. Stefan Hagen

    Du hast vollkommen Recht – der Begriff “Improvisation” ist wirklich nicht sehr gut gewählt. Ich wollte damit ausdrücken, dass die agilen Methoden doch sehr viel flexibler, freier und kreativer mit dem Thema Planung und Steuerung von Projekten umgehen. Aber es stimmt selbstverständlich, dass Agiles Projektmanagement NICHT mit Improvisation gleichgesetzt werden soll und darf.

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  11. Stephan

    Ich hätte vielleicht schreiben sollen: “GTD ist nicht Projektmanagement, sondern Projekte im Sinn von David Allen sind Teil von GTD. Ich kann also die “anderherumene” Formulierung durchaus mittragen. Stimmt, eine Frage der Perspektive.

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