Business Mapping als universelle Methode im Projektmanagement

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Projekte sind komplexe, soziotechnische Systeme. Sie setzen sich in der Regel aus einer Vielzahl von Menschen, Meinungen, organisatorischen, inhaltlichen und technischen Herausforderungen zusammen. Es ist bekannt, dass transparente und gezielte Kommunikation in Projekten einer der ZENTRALEN Erfolgsfaktoren ist. Denn nur durch effektive Kommunikation ist es m√∂glich, die vielf√§ltigen Informationen √ľber Anforderungen, Ziele, Risiken, Aufgaben, Termine etc. zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort zu bringen.

Daraus ergibt sich, dass gutes Projektmanagement wesentlich auch mit der Fähigkeit verbunden ist, relevante Informationen

  • rechtzeitig zu identifizieren und zu sammeln,
  • zu strukturieren und aufzubereiten,
  • mit den Betroffenen zu diskutieren und gemeinsam zu entwickeln und
  • Informationen gezielt weiter zu leiten.

Business Mapping ist in diesem Zusammenhang eine HAMMER-METHODE. Ich habe mich in diesem Blog ja schon √∂fters als MindMapping (bzw. korrekter Business Mapping) Fan „ge-outet“. Denn die Methode erm√∂glicht es wie kaum eine andere, Transparenz und Struktur in den oft hektischen Projektalltag zu bekommen. Ich m√∂chte dies anhand 5 konkreter Anwendungsf√§lle erl√§utern.

1) Business Mapping im Sitzungsmanagement

Ich bereite Sitzungen mit Business Maps vor, indem ich die Punkte der Agenda in eine Map √ľbertrage. In den meisten F√§llen schreibe ich noch einige relevante Unterpunkte dazu und erg√§nze die Punkte bei Bedarf mit zus√§tzlichen Informationen wie Statusberichten etc., die bei der Sitzung dann direkt verteilt werden. Die Besprechung selbst wird dann mittels Beamer und Business Mapping Software (ich verwende den Mindmanager von Mindjet) moderiert. Die diskutierten Punkte werden m√∂glichst 1:1 (!) erfasst, in Stichworten nat√ľrlich. Dies hat den Vorteil, dass keine Informationen verloren gehen, und die Diskussionen verlaufen in der Regel wesentlich strukturierter.

Voraussetzung f√ľr diese Anwendung ist jedoch, dass der/die Moderator/in die Technik, sprich das Business Mapping Tool, recht gut „im Griff haben“ sollte. Denn Sitzungsmoderation mittels Business Mapping funktioniert nur dann gut, wenn die Technik kein Hindernis darstellt und die Punkte rasch in die Map eingepflegt werden.

Bei gr√∂√üeren Sitzungen oder Workshops macht es nat√ľrlich Sinn, nicht die gesamte Besprechung mit dieser Methode zu moderieren. Alternativ kann man den Beamer ausgeschaltet lassen. F√ľr k√ľrzere Besprechungen (wie z.B. Projektcontrolling-Meetings), bei denen es um einen effizienten und m√∂glichst vollst√§ndigen Informationsaustausch geht, eignet sich die Methode aber hervorragend.

2) Business Mapping zur Anforderungsdokumentation

Projekten liegen h√§ufig Anforderungen zu Grunde, die in weiterer Folge in Ziele, Projektinhalte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten √ľbertragen werden. Je besser und vollst√§ndiger Anforderungen erhoben und √ľber den Projektverlauf aktualisiert werden, umso besser f√ľr’s Projekt.

Mit der Business Mapping Methode können in gemeinsamen Workshops und Gesprächsterminen Anforderungen komfortabel und vollständig erhoben und dokumentiert werden. Dieses Vorgehen kann und sollte durch weitere Methoden wie z.B. Storytelling, User Stories oder auch Prozessanalysen oder sonstige grafische Modellierungen ergänzt werden.

3) Business Mapping zur Projektplanung

Eine Projektplanung besteht aus verschiedenen Teilpl√§nen, gerade bei gro√üen, komplexen Projekten. (Hier habe ich vor l√§ngerer Zeit mal einen Blogpost dazu verfasst.) Klar ist, dass diese Pl√§ne auf verschiedenste Arten erstellt und gepflegt werden. Projektmanagement-Software, Projekthandb√ľcher, einzelne Dokumente und Tabellenkalkulationen etc. Business Mapping eignet sich in der Regel hervorragend zur Planung einzelner Schritte im Team. Diese Ergebnisse werden dann in strukturierte Pl√§ne √ľbertragen. Bei kleinen Projekten ist es aber durchaus auch m√∂glich, diese ausschlie√ülich mit der Business Mapping Methode zu planen und zu √ľberwachen. Anregungen hierzu k√∂nnen die 7-W-Fragen bieten, mit denen es m√∂glich ist, kleine Projekte in ca. 30 Minuten in einem ersten Durchgang zu planen (und diese Planung nat√ľrlich danach Schritt f√ľr Schritt zu verfeinern).

Derzeit habe ich folgende Tools zum Business Mapping im Einsatz:

  • MindManager 8 f√ľr Mac von Mindjet
  • Mindmeister.com (f√ľr kollaboratives Mapping)
  • Freemind, das ich als kostenlose Alternative empfehle
  • Xmind: ebenfalls kostenlos, sehr gute Funktionalit√§t, allerdings kleinere technisch M√§ngel (zumindest vor einem Jahr, als ich das Tool das letzte Mal verwendet habe)

3 Gedanken zu „Business Mapping als universelle Methode im Projektmanagement

  1. Frank Arndt

    Die Wirkung von MindMaps sich durch die grafische Darstellung komplexe Sachverhalte deutlicher klar machen zu k√∂nnen als wenn wir hunderte Seiten Text oder komplexe (nicht durchschaubare) Excel-Monster bem√ľhen ist unbestritten. Dies wird in heutigen Zeiten von Multiprojektmanagement, Krise und einer immer st√§rker werdenden Beschleunigung von Ver√§nderungsprozessen deutlicher denn je.
    Aber! Die Prozesse in unserer Arbeitswelt und die komplexen Ursache-Wirkungszusammenh√§nge sind selbst hoch dynamisch, zeitabh√§ngig und unterliegen selbst st√§ndigen Ver√§nderungsprozessen. Dem werden statische MindMaps heute nicht mehr gerecht. Was Kaplan und Norton versuchten als sie die (statische) Balanced Scorecard in dynamische Strategy Maps weiter entwickelten folgt genau dieser Erkenntnis. Was aber meines erachtens dabei notwendig ist damit Menschen adhoc davon Gebrauch machen k√∂nnen, genau in dem Moment wenn sie es ben√∂tigen, ohne gro√ües Investment in Zeit, Geld, Lernen und Infrastruktur zum erfolgreichen Betrieb ist Einfachheit und intuitives bedienen + Erkenntnisgewinn. Das hat heute seine Grenzen in gro√üen tief verschachtelten MindMaps sowie in den Startegy Maps. Die Methode Business Mapping ist richtig, eine Erweiterung um die Perspektiven Dynamik und Simulation √ľber eine Zeitachse aber zunehmend notwendig. Als eine Weiterentwicklung die genau diese Perspektiven erfasst und dabei trotzdem intuitiv in Bedienbarkeit und Erkenntnisgewinn bleibt ist die KnowWhy Methodik und die Technologien aus dem Bereich des vernetzten Denkens und dem Bereich der Entscheidungsunterst√ľtzung meines Partners Consideo. Hier wurde auf den M√∂glichkeiten von MindMap aufgesetzt und der Ber√ľcksichtigung dynamischer Ver√§nderungen bis dahin das man diese zur √úberpr√ľfung auch simulieren kann, inkl. der Anbindung nahezu beliebiger Datenquellen, Rechnung getragen. Damit ist der Anwender wieder in der Lage sich auf seine wesentlichen Denk- und Arbeitsthemen zu konzentrieren und kann diese Werkzeuge und Methodiken einfach (sofort) benutzen um sich sofort den notwendigen Erkenntnisgewinn zu verschaffen, ohne das er abgelenkt wird oder seine Energie an „Nebenkriegsschaupl√§tzen“ vergeuden muss. Ich setze diese Methodik und Werkzeuge heute √ľbergreifend von Analyse √ľber Coaching- und Beratungsprozesse bis hin zur Strategieentwicklung ein. Als besonders wertvoll hat es sich in Situationen erwiesen in denen nur wenig Zeit, eine hohe Komplexit√§t und/oder Ansprechpartner welche aus unterschiedlichsten Fachgebieten / Kulturen oder Firmen (Abteilungen) kommen. Mehr dazu finden sie auch auf meinem Portal unter www-Management-Innovator.DE Strategie/vernetztes Denken
    Vielen Dank f√ľr ihren Beitrag, herzlichst Frank Arndt

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  2. Pingback: schlossBlog » #325 Mindmaps aus Wikipedia

  3. Pingback: Webschau Wirtschaftsblogs 17.02.2010 « Blick Log

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