7 W-Fragen des Projektmanagements

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Oftmals habe ich den Eindruck, dass vermeintliche Projektmanagement-Expert/innen das Thema komplizierter machen, als es eigentlich ist. Denn gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine pragmatische und einfache Methodik, um Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Ich bin davon überzeugt, dass in vielen Projekten mit einem sauberen Planen und Überwachen der 7 W-FRAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS bereits ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg gemacht werden kann:

  • Wo stehen wir?
  • Warum machen wir das Projekt?
  • Was soll konkret erreicht werden?
  • Wer ist involviert?
  • Wie strukturieren wir das Projekt?
  • Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
  • Wie viel kostet das Projekt?

Diese pragmatischen W-Fragen sollten von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts immer wieder durchgegangen werden – am besten WÖCHENTLICH. So kann sicher gestellt werden, dass die Kommunikation im Projektteam regelmäßig stattfindet und dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht wird.

Ich behaupte: Mit der einfachen Formel der „7 W-Fragen des Projektmanagements“ können – frei nach Pareto – mit 20 % des Aufwands 80 % des Nutzens von Projektmanagement erreicht werden.

PS: Wenn Ihr auf das Bild klickt, könnt Ihr das MindMap mit den 7 W-Fragen als Mindjet-Datei herunter laden (kleines Icon am rechten oberen Rand). Wenn Ihr nicht mit dem Mindmanager arbeitet, habe ich hier das PDF-File für Euch.

26 Gedanken zu „7 W-Fragen des Projektmanagements

  1. Eberhard Huber

    oder noch kompakter 😉

    Wer macht wann, was und warum?

    Deiner Behauptung stimme ich 100% zu. Ich habe zu oft große methodisch überfrachtete Projekte erlebt, bei denen nicht einmal das „was“ und „warum“ klar waren.

    Antworten
  2. Damian

    P.S.: Für diejenige die ohne Mindjet arbeiten müssen, Xmind kann Mindjet Files ohne weiteres öffnen und weitervearbeiten: http://www.Xmind.net.

    Ansonsten kann ich es auch nur befürworten, wobei ich aktuell im neuen Job den Ansatz suche, dies ordentlich durchzuführen.

    Grüße,
    Damian

    Antworten
  3. Nina Braschler

    Dem stimme ich 100% zu. Allerdings gilt das aus meiner Sicht nicht nur für kleinere Unternehmen, sondern auch für die grossen: Bevor komplexe Methoden und Strategien angewandt werden soll, müssen sich auch grössere Unternehmen diese Frage stellen. Oftmals steht nämlich die Methodik fest, ohne aber dass jemand die 7W’s (oder 4W’s) beantworten kann.

    Antworten
  4. achim gauger

    ich schließe mich den kommentaren an. auch ich habe in vielen jahren praxis immer wieder überfrachtete systeme erlebt, die theoretisch wahnsinnig viel können, in der praxis aber nicht gelebt werden.
    unsere kunden sind immer wieder überrasch, wenn wir mit einem einfachen ansatz kommen und gauben zu beginn oft, das noch irgend was fehlen müsste.
    oft liegt es an den beratern, die zu komplexe systeme verkaufen, um auf ihren schnitt zu kommen. damit will ich nicht sagen, dass diese komplexen systeme in sich schlecht oder gar fachlich falsch sind, sie haben nur mit den realen anforderungen nichts zu tun. weniger ist eben oft mehr.

    Antworten
  5. Jan A. Poczynek | menschen teams organisationen

    das ist balsam Stefan!
    gratuliere zu dem posting – knackig!

    ich hab leider zuviele projekte gesehen, die den „s w W w m“
    ansatz verfolgten… „so wenige W’s wie möglich“ ;o)
    und dann entsteht verwunderung, dass man z.b. durch exzessive wiederkehrende terminplanung, kombiniert mit druckaufbau nicht zur lösung kommt. schade.

    das große ganze im fokus zu behalten und zwar regelmäßig, finde ich einen der besten tipps, den man projektmanagern geben kann. die nötige eindringtiefe durch die „7 Ws“ ist dafür sicher eine gute landkarte.

    sunshine!
    Jan A. Poczynek

    Antworten
  6. Dr. Frank Schmelz

    Hallo Stefan, vielen Dank für diese klare Aussage. Ich habe zu dem gleichen Ansatz in einem Artikel mal folgendes Bild verwendet:

    „Projektmanagement ist kein Universalfahrplan oder Strickmuster, sondern ein Werkzeugkoffer, der für jedes Projekt die notwendigen (und nur die!) Werkzeuge bereithält, die wir für erfolgreiche Projekte brauchen.“

    zu finden in http://www.ram-germany.de/blog/projektmanagement/die-5-haufigsten-fehler-des-projektmanagements-in-kleinprojekten/

    Viele Grüße, Frank Schmelz
    PMP

    Antworten
  7. Bernd

    Naja, wenn alle so „konform“ gehen, versuche ich mal nen „Ausbruch“ und stelle unkonforme Fragen 🙂

    Kann es sein, dass es in manchen Projekten SINN macht, wenn nicht transparent ist, wer wann was und warum macht??

    (Ich Kürze bewusst mal ab…)

    Woran liegt es, dass es evtl. manchmal Sinn macht 😉 ?

    Auch von mir viele Grüsse…

    Antworten
  8. Bernd

    @Stefan
    Ich komme ursprünglich aus dem sozialen Bereich und dort gibt es eine (ungeschriebene) Regel, die man wie folgt beschreiben könnte:

    Jedes Verhalten verfolgt einen Sinn…

    Bei meinen Fragen geht es also nicht zwangsläufig ums PM 🙂

    …Danke übrigens für Dein Feedback
    Bernd

    Antworten
  9. Bernd

    😀 Jupp *Aber sollte man es deswegen einfach sein lassen?*

    …und nein, hier soll niemand zu philosophischen Diskussionen „gezwungen“ werden…

    Antworten
  10. SH Beitragsautor

    Es mag sein, dass Verhalten aus der ganz persönlichen Perspektive immer „Sinn“ macht. Für den Rest der Welt kann dieses Verhalten aber sehr „unsinnig“ sein.

    Deshalb: Im hier diskutierten Kontext ist es aus meiner Sicht definitiv von Vorteil, dass Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine und alle anderen W-Fragen transparent geplant, diskutiert, dokumentiert und verfolgt werden.

    Eine philosophische Sinn-Diskussion mag ganz spannend sein, allerdings steht sie nur sehr bedingt im Zusammenhang mit dem hier diskutierten Thema. Oder täusche ich mich?

    Antworten
  11. Bernd

    Mir ging es nicht um die „philosophische Diskussion“.

    Ich bin der Meinung das manche (insbesondere unpopuläre) Projekte nur deswegen erfolgreich sein können, weil eine gewisse Untransparenz vorhanden ist.

    Untransparenz kann Teammitglieder schützen…

    Ob das zu dem diskutierten Thema passt kann ich nicht beurteilen. Nach dem ersten Lesen, fand ich es passend…

    Antworten
  12. SH Beitragsautor

    OK, jetzt verstehe ich.

    Grundsätzlich stimme ich Dir zu, wenngleich ich persönlich versuche, diese Situationen so weit es irgendwie geht zu vermeiden. Denn ich denke, dass man so auch recht schnell an Glaubwürdigkeit und Integrität verlieren kann. In 99 % der Fälle gilt meines Erachtens: Durch Transparenz, offene Kommunikation und Verbindlichkeit sind Projekte signifikant erfolgreicher.

    Antworten
  13. Bernd

    Da sind wir 100% einer Meinung 🙂

    Es gibt allerdings noch weitere Fälle, die man bei den 3-7 W’s überbedenken kann:

    ZB: Manche Projekte sind „unplanbar“. Die Arbeitspakete etc. stellen sich erst im Verlauf des Projektes herraus…

    Antworten
  14. Fritz Horsthemke

    Auch von mir mal Gegenfragen, sonst wird es doch langweilig ;-:
    1. Und wer ist mit den 7 W´s stets erfolgreich?
    2. Wenn es so einfach wie oben beschrieben ist, warum wird es nicht stets so gemacht?
    3. Wer hat was dagegen, dass es so gemacht wird und warum?

    Antworten
  15. S. Hagen Beitragsautor

    @Fritz:

    1. Nein. Gegenfrage: Gibt es in der heutigen Welt überhaupt noch „Patentrezepte“, die immer erfolgreich sind?

    2. Weil die gelebte Kultur in den Unternehmen eine andere ist. Und die steckt gaaanz tief drinnen…

    3. Die Träger/innen der gelebten Kultur haben was dagegen – bewusst oder unbewusst. Und wie wir wissen, sind alle Organisationsmitglieder Träger/innen einer Organisationskultur.

    Antworten
  16. Bernd Schmidt

    Netter Beitrag! Insbesondere die Gestaltung als Mind Map (ups! soll heissen „Business Map“) ist gut zur Ergänzung eigener Punkte. Danke!

    Spontan fallen mir zwei Punkte auf (die auch einfach übersehen haben könnte, die Auflösung meines Displays ist einfach zu niedrig):

    1. Verantwortlichkeiten. Wer ist genau für was zuständig. (Und natürlich wann, aber dass ist enthalten). Ein Knackpunkt in vielen mir bekannten Projekten.
    2. Reporting. Dazu zählt für mich auch das Projekt-Tagebuch. Ein, zumindest in meiner Sicht, unglaublich wichtiges und oftmals unglaublich vernachlässigtes Thema. Das natürlich in Kombination mit 1.

    Persönlich würde ich auch die Risikoanalyse bzw. -management(was kann schiefgehen) mit aufnehmen. Das kann natürlich auch in der SWOT-Analyse teilweise integriert werden.

    Natürlich kann nicht alles innerhalb der 7 Ws abgebildet werden…

    Antworten
  17. Dr. Frank Schmelz

    @Fritz+ S.Hagen: Genau das ist das Problem! In der Theorie können fast alle alles, aber es ist nicht in der Kultur verankert, die Dinge auch umzusetzen. Typische Antwort: das haben wir schon immer so gemacht!

    Vicki Smith Daniels von der Arizona state university hat es auf den Punkt gebracht: „A lot of execcutives say their companies know how to do project management, but in the end they just weren´t doing it“…[PM network January 2010]

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  21. PM

    ich denke, die Projektmanagement Methode hängt immer vom Unternehmen ab – wie groß ist es, wie organisiert und wie komplex ist das Projekt. die gefahr sehe ich darin, dass zu viel über die Struktur diskutiert wird – und dann in Relation zum Aufwand zu wenig dabei rauskommt.

    Antworten
  22. Joer

    Leider find ich den Link zum Download der 7-W-MindMap nicht. Wenn ich auf das bild klicken, versucht er immer MindMap zu downloaden! 🙁

    Antworten

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