PM Systeme gestalten, implementieren und entwickeln

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Der Begriff „Managementsystem“ wird häufig im Zusammenhang mit Qualitätsmanagement oder auch der Integrierten Managementlehre verwendet. Ich bevorzuge die englischen Definitionen:

„A management system is the framework of processes and procedures used to ensure that an organization can fulfill all tasks required to achieve its objectives.“ (Quelle: Wikipedia) Oder auch:

„Set of policies, practices, procedures, and processes used in developing and deploying strategies, their execution, and all associated management activity.“ (Quelle: Business Dictionary)

Um eines vorweg klarzustellen:

  • (Dokumentierte) Managementsysteme (wie z.B. nach EN ISO 9001) können in Unternehmen ein Schattendasein führen und dadurch mehr oder weniger wirkungslos sein (oder sogar zu Frustration und Demotivation führen).
  • Aber Managementsysteme können auch – wenn sie richtig gestaltet und eingeführt sind – die Unternehmensführung erheblich erleichtern, systematisieren und so einen wichtigen Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens leisten.

In weiterer Folge spreche ich von Managementsystemen, die letztgenannte Kriterien erfüllen.

Und ACHTUNG: Wir sprechen hier natürlich nicht nur von PM-Software-Systemen!

Isolierte Betrachtung von PM in der Praxis

In der Praxis erlebe ich immer wieder, dass Projektmanagement isoliert betrachtet und angegangen wird. Einige Indikatoren hierfür sind:

  • Unternehmen beharren auf ihren funktionalen Linienstrukturen / Führungsstrukturen (!) und gehen davon aus, dass sich der Projekterfolg trotzdem einstellt.
  • Unternehmen schicken ihre Projektmanager/innen auf einige Kurse, Trainings oder Zertifizierungslehrgänge und denken, damit würden alle Probleme gelöst.
  • Unternehmen beauftragen Mitarbeiter/innen mit der Leitung komplexer Projekte, die sie „so nebenbei“ erfüllen sollen.
  • Unternehmen definieren eine PM Methodik und verschiedene PM Vorlagen, passen die IT Strategie und in weiterer Folge die IT Systeme aber nicht an.
  • Unternehmen versuchen, ein übergeordnetes Multiprojekt- und Ressourcenmanagement aufzubauen, ohne „die Hausaufgaben“ auf operativer Ebene gemacht zu haben.

Zusammengefasst heißt das: Viele Unternehmen drehen an verschiedenen Rädchen, ohne das große Ganze (nämlich die „gelebte Projektkultur“) zu betrachten und zu gestalten.

Projektmanagementsysteme (PM Systeme)

„Ein Projektmanagementsystem stellt die Gesamtheit an Prinzipien und Werten, Organisationsstrukturen und -rollen, Prozessen und Vorgehensweisen sowie Methoden und Tools dar, um Projekte in Organisationen nachhaltig erfolgreich zu initiieren, zu planen, zu steuern und abzuschließen.“ (Hagen, 2011)

Der übergeordnete Zweck eines PM Systems ist es, eine professionelle Projektkultur zu etablieren. Wenn man (Unternehmens)Kultur als die Summe aller Gewohnheiten in einem Unternehmen versteht, dann bemerkt man eine reife Projektkultur daran, dass Projektbeteiligte effektiv und wirkungsvoll handeln, ohne lange darüber nachzudenken. Effektives Vorgehen wird als „völlig normal“ empfunden.

In den nächsten Tagen werde ich ein Beispiel aus der Beratungspraxis aufarbeiten und hier zur Diskussion stellen.

To be continued…

PS: Hier ein kleiner Vorgeschmack:

13 Gedanken zu „PM Systeme gestalten, implementieren und entwickeln

  1. Nattl

    Vor allem glauben Unternehmen, dass das Einstellen eines Projektmanagers ausreicht, um den Projekterfolg zu sichern. Und dann fährt der Projektmanager brav als Beiwagerl ohne Entscheidungsbefugnis mit und darf zum Spaß ein bisserl Erbsen zählen.

    Soweit so gut… werden wir on-topic: die Beschreibung von den Managementsystemen ist mir ehrlich gesagt etwas zu abstrakt. Ich harre den Beispielen aus der Praxis 🙂

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  2. S. Hagen Beitragsautor

    @Nattl: Zu: „Die Beschreibung von den Managementsystemen ist mir ehrlich gesagt etwas zu abstrakt.“

    Meine These ist, dass uns gerade dieser Anspruch („OK, nette Theorie. Aber nun lasst uns doch endlich konkret werden.“) häufig in eine Sackgasse führt. Zumindest dann, wenn wir von Beginn an nach pragmatischen, schnellen und vermeintlich einfachen Lösungen suchen.

    Nicht, dass wir uns falsch verstehen: Ich bin ein großer Fan von Pragmatik und Einfachheit. Gleichzeitig dürfen wir aber nicht vergessen, dass man mit (allzu) einfachen Lösungen bei wirklich komplexen Problemen nicht weiter kommt.

    Berater, die ihre vermeintlich einfachen, standardisierten und „geschliffenen“ Lösungen zur Implementierung / Optimierung von PM (= Schaffung einer Projektkultur) anpreisen, kommen zweifelsfrei bei vielen Kunden gut an. Ob diese Lösungen „von der Stange“ aber wirklich eine dauerhafte Verbesserung mit sich bringen, wage ich zu bezweifeln.

    Denn: Die Implementierung / Optimierung von Projektmanagement ist ein (oftmals tiefgreifender) Veränderungsprozess. Die „hard facts“ sind dabei wie so oft nicht die große Herausforderung. Es sind vielmehr die 7/8 des Eisbergs, die unter der Oberfläche schwimmen.

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  3. Nina Braschler

    Hallo Stefan

    Das ist wirklich ein sehr interessanter Ansatz und ich bin gespannt auf die weiteren Ausführungen.
    Darf man das „Management-Modell“ weiterverwenden? (Selbstverständlich mit Quellenangabe). Wenn ja, gibt es eine offizielle Quellenangabe (Buch, Aufsatz) oder soll man da auf Deinen Blog verweisen?

    Gruss, Nina

    Antworten
  4. nattl

    @ S. Hagen: ich hab ja nicht gesagt, dass der Ansatz schlecht ist. Mir fehlt im Moment noch ein bisserl die Information, wie das in der Praxis umgesetzt werden kann. Nach fast 10 Jahren im IT PM habe ich meine eigenen Instrumente entwickelt, wie ich Projekte zum Erfolg führe. Und die bestehen meist aus den besten Ansätzen von den verschiedensten PM Methoden. Letztlich zählt ja das Ergebnis und nicht der Schulbuch-Faktor.

    Was leider stimmt, ist sicherlich die Tatsache, dass man mit Lösungen von der Stange viel eher einen Auftrag bekommt, da man ja indirekt Bestätigung von anderen, die selbe Methode Praktizierenden, bekommt.

    Antworten
  5. Knut

    Meine Meinungen:
    1.) „Lösungen von der Stange“ taugen nichts in größeren (etablierten) Unternehmen, da diese bereits eine eigene Kultur haben.
    2.) „Eine professionelle Projektkultur“ – genau das ist DIE Herausforderung für ein PMO

    Antworten
  6. S. Hagen Beitragsautor

    @Nattl: „Letztlich zählt ja das Ergebnis und nicht der Schulbuch-Faktor.“ –> Genau.

    „Was leider stimmt, ist sicherlich die Tatsache, dass man mit Lösungen von der Stange viel eher einen Auftrag bekommt, da man ja indirekt Bestätigung von anderen, die selbe Methode Praktizierenden, bekommt.“ –> Ja, leider.

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  7. Pingback: schlossBlog » #460 PM-Reader

  8. Christian Henner-Fehr

    Ich finde es interessant, dass wir immer häufiger zu der Erkenntis gelangen, dass die Unternehmenskultur die Voraussetzung ist, um erfolgreich Projekte zu managen oder auch Social Media zu implemetieren. Wem es nicht gelingt, einen ganzheitlichen Ansatz zu entwickeln, wird mit großer Wahrscheinlichkeit scheitern.

    Mit der Definition des Projektmanagementsystems habe ich ein Problem, denn im Grund genommen geht es auch in einem Managementsystem um die von Dir angeführten Kennzeichen. Oder ist das die Vorwegnahme, dass Managementsysteme mittel- und langfristig nur als Projektmanagementsysteme überleben können? 😉

    Antworten
  9. S. Hagen Beitragsautor

    @Christian: Den Satz „…denn im Grund genommen geht es auch in einem Managementsystem um die von Dir angeführten Kennzeichen“ habe ich nicht ganz verstanden.

    Ob Managementsysteme nur mit PM-Systemen überleben können? Nein, ich denke nicht. Hängt ganz vom jeweiligen Unternehmen ab.

    Mein Punkt ist folgender: Wir brauchen Landkarten, Orientierungshilfe und einen Rahmen, um komplexe Themen überhaupt fassen zu können. Nichts anderes ist für mich ein Managementsystem. Und nochmals: Wir sind uns einig, dass es nicht um die trivialen Prozessbeschreibungen und Methoden geht, sondern um die „Kultur der Zusammenarbeit“, die in einem Unternehmen vorgelebt und gelebt wird.

    Dieses Thema ist natürlich alles andere als trivial. Trotzdem trete ich dafür ein, dass wir das Projektmanagement (und auch verschiedene andere Disziplinen in Organisationen) zuerst oberflächlich (er)fassen müssen, um in die Tiefe gehen zu können.

    Antworten
  10. Christian Henner-Fehr

    Sorry, wenn ich mich unverständlich ausgedrückt habe. Ich wollte sagen, dass Deine Definition von Projektmanagementsystem mit einer kleinen Umwandlung auch auf Managementsysteme zutrifft:
    „Ein Managementsystem stellt die Gesamtheit an Prinzipien und Werten, Organisationsstrukturen und -rollen, Prozessen und Vorgehensweisen sowie Methoden und Tools dar, um Arbeitssabläufe in Organisationen nachhaltig erfolgreich zu initiieren, zu planen und zu steuern.”

    Der Unterschied: ich spreche nicht von Projekten, sondern von Arbeitsabläufen, die ich im Unterschied zu Projekten nicht abschließe.

    Beide Definitionen sind in meinen Augen so ähnlich, dass ich mir die Frage stelle, ob sie mir weiterhelfen, wenn es darum, zu differenzieren. Ansonsten sind wir einer Meinung, die Unternehmenskultur ist nicht nur im Projektmanagement das A und O. 🙂

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  11. S. Hagen Beitragsautor

    @Christian: Ja, die beiden Definitionen (Managementsystem / Projektmanagementsystem) sind natürlich ähnlich, denn es ist ja auch dasselbe gemeint. Im einen Fall geht es um die gesamte Organisation, im letzteren Fall um den Teilbereich der Projekte.

    Ich denke, dass es durchaus legitim und auch sinnvoll ist, Managementsysteme auch im Projektmanagement zu gestalten. Aber nochmals: Wirklich nützlich ist das Ganze nur dann, wenn es wesentlich mehr ist, als dokumentierte Beschreibungen, Prozesse, Methoden, Prinzipien etc.

    Wir sind uns einig: Es geht schlussendlich um die gelebte Unternehmens- und Projektkultur. Daran kann der wahre Erfolg gemessen werden.

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