Das richtige PM Tool finden

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Gerade bin ich über Twitter auf einen Artikel aufmerksam geworden, der eine Übersicht über 10 PM Tools gibt:

Wenn man Traffic auf seinen Blog bringen will, dann muss man nur viele solcher Listen produzieren. Allerdings halte ich solche Übersichten nur für wenig sinnvoll oder nachhaltig. Warum?

1) A fool with a tool is still a fool

Wenn die Grundlagen und Rahmenbedingungen für erfolgreiches Projektmanagement nicht geschaffen sind, nützt der Einsatz eines Tools gar nichts.

2) Anforderungen

Es gibt nicht „das passende“ PM Tool. Sehr wohl aber gibt es spezifische Anforderungen von Unternehmen, die durch Tools abgedeckt werden können (oder eben nicht). In diesem Zusammenhang ist vor allem auch wichtig, welche „PM Philosophie“ im jeweiligen Unternehmen gelebt wird. Beispielsweise macht es einen großen Unterschied, ob Projektmanagement sehr „klassisch“ interpretiert wird oder ob agile Prinzipien und Praktiken zur Anwendung kommen.

3) IT Strategie

Und nicht zuletzt sollte das jeweilige PM Tool in die übergeordnete IT Strategie des Unternehmens passen. Daran scheitern aber viele Unternehmen, weil es so etwas wie IT Strategie bei ihnen nicht gibt.

Darüber hinaus halte ich die Vorstellung, eine hochintegrierte Gesamtlösung für alle Anwendungsbereiche zu haben oder zu kreieren, in den meisten Bereichen für eine absolute Illusion. Vielmehr ist meiner Einschätzung nach eine „Best of Breed Strategie“ in vielen Fällen die richtige. Gerade auch dann, wenn das Unternehmen auf Web-Technologie setzt.

Fazit

Rezepthafte „PM-Tools-Übersichten“ verleiten häufig zu Aktionismus. Dieser endet häufig in einer Sackgasse. Sehr wohl für sinnvoll erachte ich die Vorgehensweise, möglicherweise passende PM Tools auszuprobieren und eingehend zu testen (durchaus auch an realen Projekten).

In jedem Fall sollte nicht unterschätzt werden, dass die Implementierung eines geeigneten PM Tools eine saubere Vorbereitung und Planung erfordert. In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen die Methodik „selectPPM“ der Parameta Projektberatung ans Herz legen:

6 Gedanken zu „Das richtige PM Tool finden

  1. Christian Henner-Fehr

    Wenn ein Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitern auf diese Weise seine PM-Software sucht, dann hätte ich damit auch ein Problem. Handelt es sich aber Einzelunternehmer, kleine Unternehmen oder virtuelle Teams, dann finde ich diese Listen nicht so dumm.

    In der Praxis ist es halt leider häufig so, dass es die Grundlagen und Rahmenbedingungen gar nicht gibt. Da kann es dann durchaus ein Vorteil sein, wenn es erst die Software gibt und die dann für Strukturen sorgt. 😉

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  2. S. Hagen Beitragsautor

    @Christian: OK, für Freelancer und Kleinstunternehmen können die Listen hilfreich sein. Ebenso stimme ich Dir zu, dass das Tool in bestimmten Fällen auch eine gewisse Struktur in die Abwicklung bringen kann.

    Im Regelfall gilt aber meines Erachtens:

    1) Management Commitment sicher stellen.
    2) Organisation, Prozesse und Methodik definieren (Mindeststandards).
    3) Anforderungen definieren
    4) Tools suchen, evaluieren.
    5) Entscheidung und Einführung.

    Viele Grüße nach Wien!

    Stefan

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  3. Christian Henner-Fehr

    Ja, das sehe ich auch so. Kennst Du Studien, die sich mit der Frage beschäftigt haben, ob das in den Unternehmen auch wirklich so gelebt wird, denn mich erinnert das Thema an eine ähnliche Problematik bei der Abbildung von Geschäftsprozessen durch Software. Auch hier sollten eigentlich erst die Prozesse existieren, die dann softwareseitig abgebildet werden. In der Praxis aber haben sich viele Unternehmen so das erste Mal ernsthaft mit ihren Prozessen beschäftigt.

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  4. Michael Jug

    Unsere Erfahrungen sind hier sehr ähnlich, 80% unserer Arbeit liegt in Lösungen von Organisationsfragen (Verantwortlichkeiten, Weisungsbefugnisse, Organigram), … daraus folgen dann klare Prozesse, die dann vom Team – auch abseits von Verträgen – getragen werden.

    Die restlichen 20% sind das Umsetzen oder Aussuchen geeigneter Tools bzw. Einstellen von Schnittstellen.

    Viele Gespräche fangen umgekehrt an: Was kann die SW? Könnten wir dieses Feature nicht auch brauchen? Welche Schwachstelle würde man damit ausmerzen?

    Tools lösen keine Organisationsschwächen, aber interessanterweise werden meist die Schwächen sichtbar bei der Einführung der neuen Tools. Vor allem bei unüberlegten oder nicht ganz passenden Tools.

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  5. kiss86

    also wir verwenden InLoox PM und sind damit sehr zufrieden. Die Software ist in Microsoft Outlook integriert, einfach von der Handhabung und der Service ist sehr gut.

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