Anleitung zum kostenlosen Projektplan

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Im Beitrag vom 25. Jänner 2013 wurde die neueste Version eines kostenlosen Projektplans vorgestellt. Tim Kautz, Heiko Weyen und alle anderen „Mithelfer“ haben diese Excel-Vorlage allen Leser/innen des PM-Blog’s zur Verfügung gestellt.

In den Kommentaren zum Beitrag ist mir aufgefallen, dass immer wieder nach einer Anleitung gefragt wurde. Auch die Möglichkeit längere Zeiträume abbilden zu können, wurde vermehrt gewünscht. Meine Beraterkollegen Thomas und Julia haben deshalb folgende Anleitung für Sie erstellt: 

1. Neue Wochen hinzufügen

  1. Spalten der letzten verfügbaren Woche kopieren
  2. Rechtsklick in die Spaltenbezeichnung der nächsten leeren Spalte (nicht in die Arbeitsmappe!)
  3. „Einfügen“ auswählen
  4. Die neue Woche ist nun eingefügt und bereit, verwendet zu werden.
  5. Schritte für beliebig viele Wochen wiederholen
  6. Orientierungslinie um die hinzugefügten Wochen mit der Maus verlängern

2. Projektstrukturplan eintragen

Der gewünschte Projektstrukturplan muss nach der Logik Thema, Hauptpunkt und Punkt abgebildet werden. Das hier beschriebene Vorgehen hilft dabei, die Formatierungen einheitlich zu halten und Formeln „mitzunehmen“.

  1. An der gewünschten Stelle eine leere Zeile einfügen
  2. Eine gewünschte Zeile (Thema, Hauptpunkt, Punkt) kopieren
  3. Die leere Zeile damit überschreiben
  4. Die Formeln für die Fortschritts-Anzeige müssen händisch angepasst werden:
    1. Beim Fortschritt von Themen müssen alle zugehörigen Hauptpunkte in die Formel aufgenommen werden.
    2. Beim Fortschritt von Hauptpunkten müssen alle zugehörigen Punkte in die Formel aufgenommen werden.
    3. Beim Projektstatus müssen alle Themen in die Formel aufgenommen werden.

3. Sonstige Bemerkungen

  1. Anleitung getestet für Mac Excel 2011
  2. Die Versionsnummer soll bei jeder Änderung des Projektplans erhöht werden. Zusätzlich kann die Datei auch die Versionsnummer im Dateinamen tragen, damit alte Versionen einfacher zugänglich sind.
  3. Die grün- und gelb-transparenten Balken dienen zur Orientierung im Projektplan und können mit der Maus verschoben werden.
  4. Vorhandene beispielhafte Kürzel und Farbmarkierungen (Legende beachten!) können beliebig entfernt und  wieder hinzugefügt werden.
    Achtung: Die Fortschritts-Balken machen die Kürzel schlecht lesbar.
  5. Alle Zeilen mit dem Inhalt „Tätigkeit hier eintragen“ sollten entfernt werden.
  6. Start und Ende von Thema, Hauptpunkt und Punkt werden vorab geplant. Die Dauer wird in Arbeitstagen angegeben und entspricht dem tatsächlichen Aufwand.

Projektplan Download

48 Gedanken zu „Anleitung zum kostenlosen Projektplan

  1. Pingback: Projektplan zum kostenlosen Download (2013) › Projektmanagement Blog

  2. torenia

    Super. Vielen Dank!

    Eines kann ich mir aber nicht verkneifen… *hüstel*:

    „einen Bärendienst erweisen“ heisst, dass jemand etwas gut meint – aber dass diese Handlung für andere dennoch unbeabsichtigt schlechte Folgen hat…

    SO war das ja sicher nicht gemeint 😉

    *klugscheissmodus off*

    Antworten
  3. Alexander Kuhn

    Hallo und vielen Dank für die Anleitung!

    zu großen Teilen kann ich sehr gut folgen nur die zeitliche Erweiterung ist mir nicht möglich. Ich bekomme folgende Fehlermeldung „Die Informationen können nicht eingefügt werden, da der Bereich kopieren und der Bereich zum Einfügen unterschiedliche Form und Größe haben.“

    Hat jemand eine Idee dazu – Gruß Alex…

    Antworten
    1. Thomas Egger

      Hallo Herr Kuhn,

      ich finde keinen Weg, Ihre Fehlermeldung zu reproduzieren. Ich könnte mir vorstellen, dass sich Excel unter Windows (wir verwenden Mac) anders verhält.
      Vielleicht haben Sie die Möglichkeit Ihren Bildschirm aufzuzeichnen und uns die Aufnahme zukommen zu lassen. Ansonsten kann ich Ihnen nur empfehlen, die Anleitung genau zu befolgen.

      Vielen Dank jedenfalls für Ihr Feedback!

      Beste Grüße,
      Thomas Egger

      Antworten
    2. Gert Seler

      Die obere Projekttabelle von „Januar“ bis einschließlich „Juni“.
      Die komplette Tabelle kopieren und unter der oberen einfügen.
      Diese geht von „Juli“ bis Ende „Januar“ des Folgejahres.
      Denn bis „xls2003“ stehen nur 256 Spalten zur Verfügung.

      mfg
      Gert

      Antworten
    3. Christian Dietrich

      Vielen Dank für die Antworten, zum Erweitern unter WIN10 und Excel >97 als Binärdatei speichern, dann sind mehr als 256 Spalten möglich.

      TOLLES TEIL mit vielen Möglichkeiten für eigene Erweiterungen. Gruß aus Murnau

      Antworten
  4. Jörg

    Der Grund für die Probleme mit der Erweiterung dürfte in der verwendeten excel-Version liegen, bzw dem Arbeiten im Kompatibilitätsmodus. Erst ab excel 2007 sind mehr Spalten möglich. Wird diese Version oder höher verwendet, die Ursprungsdatei nicht (!) im Kompatibilitätsmodus (=Arbeitsmappe 97-2003), sondern als „Neue“ excel-Arbeitsmappe speichern, alles schließen und wieder neu öffnen und nun sollte es funktionieren.

    Antworten
  5. Alex

    Erstmal Vielen Dank, super Arbeit.
    Ich hab versucht den Plan etwas abzuändern, komme aber noch nicht ganz dahinter, ich habe vor statt die Projektschritte viele Projekte hinzufügen und die auftauchenden Balken sollen pro KW einen bestimmten Zahlenwert haben. Ist dies überhaupt möglich ? Oder müsste ich damit die gesamte Struktur abändern?
    Vielen Dank
    LG

    Antworten
  6. Volker Höpfner

    Hallo Herr Hagen,
    habe mich über die Eintragungen bei dem Status gewundert, Verzug etc. und dann in der Formel gesehen das dort als Rechengröße der Starttag + die Arbeitstage genommen wird, das ist aber nicht identisch mit dem Endtag den es werden alle Tage gezählt… die Formel müsste sich auf den Endtag beziehen… also statt D123+E123 müsste es F123 sein, dann passt es auch wieder…oder?
    Schöne Grüße
    Volker Höpfner

    Antworten
  7. Georg

    Hallo, vielen Dank für die Vorlage! Ich möcgte Sie nutzen für die Planung von Ausstellungen, die natürlich auch über Wochenenden gehen. Ich zähle also nicht mit Arbeitstagen, sondern mit ganz gewöhnlichen Tagen (ob Wochentag, Wochenende oder Feiertag) alles wird mitgezählt.
    Gibt es eine einfache Möglichkeit die Vorlage dahingehend zu ändern?
    Über eine Antwort würde ich mich freuen. Vorab herzlichen Dank.
    Georg

    Antworten
    1. Thomas Egger

      Hallo Georg,

      ich weiß leider aktuell nicht, wie das realisiert wurde. Kontaktieren Sie doch einfach den Ersteller, Heiko Weyen.

      Beste Grüße,
      Thomas Egger

      Antworten
  8. michael

    Hallo,
    der Projektplan ist ja super.
    Ich habe ihn gleich mal ausprobiert. Leidr habe ich mit dr Anweisung ein Problem.
    Ich kann die wochen nicht Kopieren und damit ist mein Versuch gescheitert.
    Hat da jemand eine Idee.
    danke für eure Hilfe
    Michael

    Antworten
      1. Lisa Geiger

        Hallo Bastian,
        Es handelt sich hier um eine Projektvorlage , die jemand anderer entwickelt hat und dem PM-Blog zur Verfügung stellt. Der Projektplan kann zum Teil verlängert werden, allerdings nicht beliebig weit. In der Anleitung findest du unter dem Punkt „Neue Woche hinzufügen“ wie es geht.
        Beste Grüße,
        Lisa Geiger

    1. Harry

      Soweit ich das überblicke, ist das Arbeitsblatt bereits zu Ende mit Spalte „IV“. Das wirft bei mir auch gerade das Problem auf, dass das Projekt nicht länger als ein halbes Jahr dauern darf. Das kann ich mir eigentlich kaum vorstellen. Wo liegt der Fehler? Danke.

      Antworten
    1. Thomas Egger

      Hallo Sandro,

      ich habe die gesamte Zeile 5 markiert und einen anderen Hintergrund (Füllfarbe) zugewiesen – alles ohne Probleme. Office für Mac Version 14.4.3

      Beste Grüße,
      Thomas

      Antworten
      1. sandro

        Hi Thomas
        Danke für die schnelle Antwort.
        Mit Zeile 5 meinst du schon auch die blaue Fläche in welcher «Projektplan für XXXXXXXX Kunde Projekt/Stadt» steht, oder?

        Bei mir steht diese Zeile/Farbe in keinem Zusammenhang mit den von mir gemeinten dunkelgrauen Zeitbalken (Excel 2011 für Mac)

        Danke fürs Feedback

      2. Thomas Egger

        Hallo Sandro,

        ja du hast Recht, ich habe den falschen Balken erwischt. Über Format -> Bedingte Formatierung kannst du die unterschiedlich langen Balken nach deinen Wünschen gestalten.

        Beste Grüße,
        Thomas

    2. Carl Morck

      Hallo,

      bei mir tut sich gar nichts, wenn ich die Farbe über „bedingte Formatierung“ änder. Kann bitte jemand nochmal genau beschreiben, wie sich die Balken Farben (im Moment blau und grau) ändern lassen?

      Beste Grüße

      Antworten
  9. Moni

    Hallo,
    kann mir jemand sagen was in der ausgeblendenten Zeile 12 steht? Ich muss mir den Plan ein wenig umbauen und es wäre sehr hilfreich zu wissen was dort für Daten stehen würden um die Logik wirklich zu verstehen.
    Vielen Dank
    Moni

    Antworten
  10. Carl Morck

    Guten Tag,

    bezüglich der unter „sonstige Bemerkung“ Punkt 3 genannten Balken:

    Ist es möglich, dass der Datumsbalken automatisch am heutigen Datum ist? Oder muss man diesen immer mit der Maus verschieben?

    Beste Grüße

    Antworten
    1. Lisa Geiger

      Guten Morgen,
      Es handelt sich hier um eine Projektvorlage , die jemand anderer entwickelt hat und dem PM-Blog zur Verfügung stellt. Der grüne und gelbe Balken ist daher zur Orientierung und muss selbst, mit der Maus, verschoben werden.
      Beste Grüße,
      Lisa Geiger

      Antworten
  11. Jürgen S.

    Verbesserungsvorschlag: Anleitung statt als getrennten download gleich in exel-Datei integrieren – in ein Textfeld in einem zweiten Tabellenblatt.

    Antworten
  12. Stefan

    Hi,
    ist hier jmd so fit in VBA und kann mir sagen, ob ich die gelblich-transparente Zeitachse mit dem aktuellen Datum mitwandern lassen kann?

    Viele Grüße,
    Stefan

    Antworten
  13. Daniel

    Hallo,

    kann mir jemand sagen durch welche Formel (Zelle) sich die Balken in den Kalenderwochen ziehen bzw. einfärben?
    Bei mir sind die Startzeitpunkt (grauer Balken) zwar korrekt, allerdings ziehen sich die prozentualen (blauen) Anteile nicht korrekt oder die Endpunkte gehen ins „unendliche“.

    Danke und viele Grüße!

    Daniel

    Antworten
    1. Lisa Geiger

      Hallo Daniel.

      Für dein Projekt gibts du ja immer das Start-Datum und End-Datum ein, dadurch ändert sich der graue Balken. Gleichzeitig musst du bei Dauer AT entsprechend die Tage eingeben. Wenn du nun bei Fortschritt bspw. 100% eingibst, dann färbt sich der Balken blau.
      Der blaue Balken (%) hängt zusammen mit Dauer AT.

      Ich hoffe ich konnte dir weiterhelfen.
      Viele Grüße,
      Lisa

      Antworten
  14. Patricia

    Hallo zusammen,
    erstmal lieben Dank für dieses tolle Werkzeug.
    Ich würde gern auch zurückrechnen können, formeltechnisch funktioniert das auch (z.B. wenn ich -10AT eingebe) aber der graue Balken verschwindet dann komplett. Wo muss ich was anpassen, damit das funktioniert?

    Liebe Grüße
    Patricia

    Antworten
  15. Paul Caster

    Hallo,

    leider funktioniert bei mir der Download-Link für die Anleitung nicht. Wie bekomme ich auf anderen Wegen die Anleitung?
    Vielen Dank

    Antworten
  16. Sebastian

    Hallo,

    danke erstmal für die gute Vorlage! Eine Frage hätte ich zur bedingten Formatierung der Fortschrittsbalken. Diese bezieht sich in irgendeiner Form auf Zeile 11. Darin werden anscheinend irgendwelche Datumsangaben bezüglich WOCHENTAG gelistet. Aber wozu genau dient diese Zeile?

    Mein Ziel: für unterschiedliche Projektphasen unterschiedliche Farben der Balken festzulegen, die dann alle von Balken der gleichen Farbe (je nach Erledigungszustand) abgedeckt werden (also quasi Fortschrittsbalken).

    Die richtige prozentuale Einstellung konnte ich mir schon zurechtbasteln, so das sich fixe Abläufe im Prinzip von allein fortschreiben (also der farbige blaue Balken bis zum heutigen Tag automatisch den unterliegenden grünen Balken überdeckt), sobald ich aber versuche die Farben der bedingten Formatierung für einen Teilbereich anzupassen, entstehen doppelte Balken in einer Zeile, was ich mir nicht erklären kann.

    Hierzu wäre eine kurze Erläuterung der verwandten Mechaniken für die bedingte Formatierung (worauf bezieht sich die dort vorhandene Formel?) hilfreich!

    Danke schonmal!

    Sebastian

    Antworten
  17. Christoph

    Hallo 🙂

    Erstmal vielen Dank für die nützliche Vorlage.
    Gibt es eine Möglichkeit den Fortschrittsbalken farblich anders zu gestalten?
    Bzw. für verschiedene Aufgaben verscheidene Farben.
    Mit Zellenformatierung und farblich Füllen geht es nicht…

    Antworten
    1. Sebastian

      Hallo Christoph,

      also: grundlegend funktioniert eine farblich andere Gestaltung über das Anpassen der bedingten Formatierung des gewünschten Zellenbereiches. Da aber der komplette Kalenderbereich gleich formatiert ist, würde eine Farbänderung auch die Farben des gesamten Planes ändern. Um dem zu entgehen habe ich einfach eine Zeile markiert und per „Format übertragen“ auf de gewünschte Zielzeile übertragen. Wird dort jetzt die bedingte Formatierung geändert, ändert sich nur in der Zielzeile die Farbe des Forschrittsbalkens.

      Ich hoffe das ist einigermaßen verständlich ausgedrückt 😀

      Antworten
  18. Sandra Semmler

    Hallo,
    ich hätte mal eine Frage. Wie kann ich denn den Plan in der Spalten-ABC Richtung erweitern?
    Da kommt bei mir immer nur
    Ausgefüllte Zellen können nicht über das Arbeitsblatt hinaus verschoben werden, um einen Datenverlust zu verhindern. Wählen Sie einen anderen Ort aus an dem Sie neue Zellen einfügen möchten, oder löschen Sie Daten vom Ende des Arbeitsblatts.

    Im Grunde würde ich gerne eine weitere Start, Dauer AT, Ende Spalte einfügen um im gleichen Balken zwei unterschiedliche abschnitte zu zeigen anstatt untereinander.

    Vielen Dank für die Antwort.
    Liebe Grüße
    Sunny

    Antworten
  19. Martin

    Also ich versteh die Funktion nicht ganz. Hab mir das leere Template geladen – eine Fortschrittsanzeige sehe ich leider nicht und diese funktioniert im Template nicht.
    Kann mir jemand erklären wie ich diese „aktiviere“?

    Antworten
    1. Lukas

      Hallo Martin,

      Grundsätzlich gibt es die Fortschrittsanzeige in der Spalte „G“ wo die Teilfortschritte in Prozent angegeben sind. Zusätzlich befindet sich in der Spalte E10 der kumulierte Projektstatus, also zu wie viel Prozent das Gesamtprojekt abgeschlossen wurde.
      Das Template an sich muss nicht aktiviert werden. Hast du schon überprüft ob deine Excel-Version mit dem Template kompatibel ist?
      Du kannst uns gerne ein Screenshot deines Bildschirms schicken, vielleicht kommen wir dem Problem dann auf die Spur.

      Vielen Dank für dein Feedback,

      Schöne Grüße,
      Lukas

      Antworten
  20. Pingback: 7 W-Fragen im Projektmanagement - der 30-Minuten-Projektplan

  21. Katja

    Hey!
    Erstmal vielen Dank für die tolle Vorlage! Ich habe Sie mir umgestrickt, um den Zeitplan für meine Bachelorarbeit zu visualisieren.
    Leider wird in einigen Zeilen der Zeitraum-Balken falsch angezeigt. Vielleicht habe ich einen Verweis gelöscht. Wo genau sind denn die Anweisungen, nach der Excel die grauen Zeitraum-Balken anzeigt? Kann gerne auch mal einen Screenshot verschicken.
    Außerdem sind die „Signal-Punkte“, also diese grauen Punkte, die je nach Erfüllungsgrad die Farbe wechseln total verpixelt.
    Vielleicht hat ja jemand hier Zeit, sich mal damit zu beschäftigen.
    Ganz liebe Grüße 🙂

    Antworten
  22. Levin

    Hallo,

    hat jemand ein Beispielvideo hochgeladen wie man den Projektplan richtig ausfüllt? Die Datumsangaben kommen bei mir immer durcheinander. Wahrscheinlich überschreibe ich etwas..

    Danke und viele Grüße

    Antworten
  23. Sven

    Hallo,
    eine Frage. Ist es möglich auch halbe Tage zu planen? Also 0,5 AT? bei allen versuchen springt das „Ende Datum“ auf den Tag davor.
    Über eine Rückmeldung bin ich froh.

    Antworten

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