Schlankes Projektmanagement: Zurück zum Wesentlichen.

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Ich weiß, ich wiederhole mich. Aber ich finde, man kann es nicht genug betonen. Die DNA eines pragmatischen, funktionierenden Projektmanagements lautet: „Was? Wer? Bis wann?“ Denn am Ende des Tages geht es nur um eines: Die Arbeit zu erledigen. Getting Projects Done.

Aus der Praxis

Einige Praktiken, die sich bei Hagen Management in diesem Zusammenhang bewährt haben, habe ich in einer kurzen PPT zusammen gefasst:

Aufgabentransparenz

Wer die Selbstmanagement Methode „Getting Things Done“ anwendet, der weiß, dass folgende 5 GTD Prinzipien höchst wirkungsvoll sind:

  1. Capture: Sammle alle (möglichen) Aufgaben in einem vertrauenswürdigen System.
  2. Clarify: Was ist der nächste (sinnvolle) Schritt?
  3. Organize: Ordne, priorisiere, fokussiere.
  4. Reflect: Was tue ich als nächstes?
  5. Engage: Tu’s einfach! Get it done!

Diese Prinzipien können 1:1 auf das unternehmensweite Projekt- und Aufgabenmanagement übertragen werden. Für mich einer der Schlüssel, um Projekte wirklich auf den Boden zu bringen.

Schlankes Projektmanagement mit JIRA

In meinem Unternehmen nutzen wir seit einigen Jahren die Tools von Atlassian, speziell JIRA, Confluence und HipChat. Und diese implementieren wir mittlerweile auch bei den meisten unserer Kunden.

Alle Aufgaben im Blick: Individuelle Dashboards

01_dashboard

Klare Aufgaben: Was? Wer? Bis wann?

02_vorgang

Was steht diese Woche an? Was muss ich jetzt tun?

03_ueberblick

Fazit: Wir sollten uns – gerade in der Komplexität und Dynamik der heutigen Wirtschaftswelt – noch stärker auf das Wesentliche konzentrieren. Was muss getan werden? Wer macht’s? Bis wann?

9 Gedanken zu „Schlankes Projektmanagement: Zurück zum Wesentlichen.

  1. Francisc Simon

    Hi,

    es gibt sicherlich noch Projekte, die man so abwickeln kann, gar keine Frage.
    Ich hab die Erfahrung gemacht das es in der IT zu 80% nicht funktioniert.
    Das mag ein wenig verrückt klingen, aber in den meisten IT Projekten steht zunächst, wenn man es genau betrachtet nur das „BIS WANN“ fest.
    Sonst kann man vorher so gut wie Nichts genau bestimmen.
    „WAS“ muss erst noch erarbeitet werden, weil es in den meisten Fällen entweder ein „WAS WIR GERNE HÄTTEN“ gibt oder ein „SO IN ETWA“.
    Dann wird es aber schon spannend, denn ohne das „WAS“ ist die Frage nach „WER“ sehr ungenau zu beantworten. Somit ist das „WER“ vom „WAS“ abhängig. Damit hat man dann super gute Aussichten das „BIS WANN“ zu erfüllen, wenn das „WAS“ und das „WER“ überhaupt nicht genau definierbar sind.
    Meistens weiss man genau „WAS“ und „WER“ nachdem das Projekt schon zu Ende ist.
    Eigentlich sollte man alle Projekte die das „WAS“ nicht genau definieren können erst gar nicht anfangen, nur dann würde man so gut wie Nichts machen zumindest in der IT ist es nach meinen Erfahrungen so.

    VG Frank 😉

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    1. Carsten Hellweg

      Ich habe im IT Umfeld sehr gute Erfahrungen mit agilen Ansätzen gemacht. Dabei ist die Fachabteilung in der Pflicht und es wird inkrementel gearbeitet. Dies ermöglicht allen Beteiligten, neue Erkenntnisse( „WAS“ ) schnell in das laufende Projekt einzubauen.
      Dies erfordert allerdings zumindest am Anfang eine relativ grobe Zielvorstellung seitens der Fachabteilung, wohin es mit dem Projekt denn gehen soll.

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  2. Andreas Habicht

    Es ist gut uns immer wieder an das Wesentliche im PM zu erinnern. Um diese Regeln aber auch konsequent und angemessen umsetzen zu können, braucht es Menschen, die das können und die das wollen. Bei agilen Projekten soll es so mit PM nicht gehen. Ich stimme nicht zu. Mit dem agilen Ansatz scheitern genau so viele Projekte wie die mit PM-GTD etc. Wir haben es jetzt wieder belegt wie es mit gutem PM funktionieren kann. Wenn kreativ gearbeitet werden soll und trotzdem Termine und Kosten eingehalten werden müssen, dann benötigen wir von allen „Ansätzen“ das Wesentliche. Die Herausforderung besteht darin einzelne Phasen zu planen und darin agil zu sein. Zusätzlich müssen die Planungen realistische sein. Unsere „agilen“ Programmierer überschätzen sich ständig. Wir rechnen bei ihren Schätzungen immer den Faktor phi, alles mal 3,414…. Wir müssen lernen auch das WAS richtig zu beschreiben und zu quantifizieren, dann lässt es sich auch managen wie sich das gehört, basierend auf dem Wesentlichen….

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  3. Christian Bachler

    Danke für den Artikel! Als Ergänzung – ich habe gute Erfahrungen gemacht, nicht mit „WAS“-Aufgaben sammeln zu beginnen. Gerade bei komplexen Projekten – bei der klassischen Überforderung und Frust zu Beginn – habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, zuerst die zu beantwortenden Fragen zu sammeln, die geklärt werden müssen, damit das Projekt ein Erfolg wird. Die Fragen kennt jeder, die Antworten (scheinbar) keiner. Man sammelt, dann strukturiert man und danach erst definiert man to-do´s, um die Fragen zu beantworten. Das funktioniert sehr gut. Wer will, ich habe ein Formular dafür entwickelt. lg

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    1. Johannes Moser

      Für mich ist das eine Frage der Definition des „Was“. Hinter einem Was kann eine Unsicherheit stehen, die erst irgendwann im Projektverlauf beantwortet werden kann.
      Ein klar strukturiertes Was bringt die zu beantwortenden Fragen in Form von unsicheren Bereichen hervor. Diese werden dann zu einem neuen Was.

      Zum Zeitpunkt X muss Y die Frage Z auf Basis der bis dorthin gemachten Erfahrung beantworten.
      Von dem her auch eine einfache Aufgabe in der beschriebenen Form.

      Diese Vereinfachung ist befreiend.

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  4. Hannes

    Danke für den Artikel, dem ich nur zustimmen kann. Letztendlich basiert die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes auf der Kernfrage „Wer macht was bis wann?“
    Ich nutze dafür gerne eine Excel-Tabelle mit wenigen Spalten, die auch einfach nach Namen oder Terminen gefiltert werden kann. Wichtig dabei ist: Das „Was“ muss ein klar definiertes Ergebnis sein, das eindeutig als erledigt gekennzeichnet werden kann.
    Zu Beginn des Projektes stehen in der Tabelle hauptsächlich die Meilensteine und Arbeitspakete mit Termin und verantwortlichen Personen. Im Laufe des Projektes kommen viele neue „Was“ dazu, für die dann schnell ein „Wer“ gefunden werden muss.
    So wird die Liste immer länger und die Hauptaufgabe des Projektleiters ist es eben, dafür zu sorgen, dass die Punkte auch verlässlich und termingerecht abgearbeitet werden.
    Um mit Jack Welch zu sprechen: „In real life, strategy is actually very straightforward. You pick a general direction and implement like hell.“

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    1. Andreas Habicht

      genauso machen wir das auch, eine einfache GTD Liste mit der Excel, Omi-Focus, Mantis oder xyz, das hängt von der Ausstattung der anderen Leute im Projekt ab. Und Du hast auch recht, dass es dann darum geht die richtigen Leute zu haben. Leider sind im Unternehmen immer die gleichen Leute in Projekten verantwortlich und deshalb sehr oft überlastet. Projekte scheitern, wenn wir den richtigen Leuten nicht die nötige Zeit geben um kreativ arbeiten zu können. Ich denke hier liegt ein Schlüssel für mehr Erfolg in Projekten, wir müssen die fähigen Leuten einbinden und Ihnen genügend Zeit geben, um intensiv arbeiten zu können. Die Lösung dafür ist, dass wir nur noch Dinge mit Priorität 1 machen, die zu 100% dem momentanen Ziel dienen. „first things first second things never“.

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  5. Sebastian Prohaska

    Hey,

    zurück zum Wesentlichen gefällt mir sehr gut. Vor allem spannend umso größer die Teams werden. Wir verwenden eine simple Excel Liste mit allen offenen Punkten. (Obwohl wir tausende Tools dafür hätten) In dieser offenen Punkteliste führen wir folgende Spalten: Thema, Verantwortlich, Termin entstanden, Termin Historie (Wie oft wurde das Erledigt Datum schon verschoben), Erledigt bis, Entstanden wo, Historie.

    Liebe Grüße

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