Mein Grazer Blogger-Kollege Thomas Mathoi hat gestern auf Google Plus einen Testbericht zu Wunderlist / Wunderkit verlinkt. Marcus Raitner hat den Beitrag prompt kritisch kommentiert. Da ich Wunderkit bereits seit einigen Wochen im Produktiveinsatz habe, möchte ich unsere Erfahrungswerte mit dem Tool hier kurz darlegen.

6Wunderkinder

Die Tools Wunderlist (“easy-to-use task manager“) und Wunderkit (collaborative task management, simple project management) sind jeweils für Windows, Mac, iPhone, iPad, Android und als Web-Applikation verfügbar. Auf den ersten Blick denkt man sofort an ein weiteres Start-Up aus Silicon Valley, doch erfreulicherweise kommen die “6Wunderkinder” aus Berlin. Die ganze Story (inkl. Testbericht) können Sie HIER nachlesen.

Soviel vorab: Die Technologie und vor allem die professionelle grafische Umsetzung kann es mit den Besten der Branche aufnehmen. Absolut top!

Wunderkit: Pros & Cons

Die Grundfunktionalitäten sind denkbar einfach:

• Teammitglieder anlegen / einladen
• Projekte / Workspaces anlegen
• Aufgaben anlegen
• Aufgaben taggen
• Verantwortlichkeiten zuordnen
• Prioritäten verteilen
• Deadlines vergeben
• Kurzinformationen im Team verteilen (im Twitter-Style)
• Notizen schreiben

Wunderkit bietet alles, was man für pragmatisches, modernes Projekt- und Teammanagement braucht. Fast alles: Die Dokumentenfunktion geht mir persönlich ab, aber da kann man sich mit Google Drive (ehemalig Google Docs) oder Dropbox leicht behelfen.

Positiv hervorzuheben sind folgende Aspekte:

• Wunderkit ist sofort einsetzbar. Dies ist gerade für verteilte Teams ein großer Vorteil.
• Wunderkit ist (noch) kostenlos.
• Wunderkit ist einfach anwendbar und leicht verständlich.
• Wunderkit ist für Mac, iPhone, iPad und als Web-Applikation verfügbar. (derzeit allerdings noch nicht als Windows-Client bzw. Android App)
• Wunderkit konzentriert sich auf die “DNA” erfolgreicher Projekte: Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten, Kommunikation. That’s it!

Hier die negativen Punkte bzw. die Einschränkungen:

• Wunderkit eignet sich vor allem für kleine und mittlere Projektvorhaben.
• Wunderkit bietet keine Multiprojekt-Funktionalitäten.
• Wunderkit kennt keine Dokumenten-Funktionalitäten.

Fazit: Ich mag Wunderkit, da es sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriert, technologisch “up to date” ist und optisch sehr ansprechend ist. Zugegebenermaßen habe ich es bislang aber nur für kleinere Projektvorhaben eingesetzt. Den Einsatz als unternehmensweites PM-Tool kann ich mir derzeit noch nicht vorstellen.

Ich freue mich, wenn Sie Ihre Erfahrungswerte hier teilen.

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Ich versuche, die täglichen 1-2 Stunden im Auto möglichst sinnvoll zu nützen. Deshalb habe ich bereits vor Jahren damit begonnen, beim Autofahren Podcasts zu hören. Mittlerweile bin ich auf viele “Podcast-Perlen” gestoßen. Der “Manager Tools Podcast” (iTunes Link) von Mark Horstman and Mike Auzenne (Foto) ist eine dieser Perlen.

Mit erfrischender Klarheit und Praxisorientierung geben Horstman/Auzenne ihre Ansichten und Erfahrungen aus der Managementpraxis zum Besten. Zugegebenermaßen wird diese Form nicht Jedem/Jeder gefallen – meinen Geschmack treffen die beiden voll und ganz. Aber Achtung: Die deutschsprachige Version der Manager Tools ist meines Erachtens katastrophal schlecht übersetzt. Deshalb: Finger weg davon!

Nun aber zum Thema.

Die DNS des Projektmanagements

In der hervorragenden 4-teiligen Episode von Horstman/Auzenne zum Thema “Project Management” (1 | 2 | 3 | 4) wird die “DNA des Projektmanagements” – wie ich es bezeichnen möchte – beschrieben (“Who does what by when?“):

• Wer macht
• was
• bis wann?

Ok, diese Erkenntnis ist nun überaus trivial und altbekannt, aber genau deshalb finde ich die Formel so genial. Horstman/Auzenne beschreiben vor allem in der ersten der 4 Episoden sehr treffend, dass es in Projekten im Kern nur um eines geht: Die richtigen Aufgaben müssen von den richtigen Menschen in der vorgegebenen Zeit (richtig) gelöst werden.

Denn all die Pläne, Konzepte, Meetings etc. sind vollkommen nutzlos, wenn die Aufgaben, die uns dem Ziel näher bringen, nicht zeitgerecht und inhaltlich richtig bewältigt werden. Darauf sollten sich Projektmanager/innen konzentrieren, und (fast) nur darauf!

Ich würde mir wünschen, dass alle Projektmanager/innen da draußen diesen Podcast zumindest einmal angehört haben. Ich habe ihn mir bereits 3 oder 4 mal gegönnt. Und für mich ist er immer wieder erfrischend.

Was ist Ihre Meinung dazu?

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Ein historischer Tag!

Ohne Übertreibung: Der heutige Tag könnt in die PM Geschichte eingehen. Warum? openPM ist online gegangen!

All diejenigen, die von dieser Initiative noch nie etwas gehört haben, können auf Marcus Raitners Blog die Entstehungsgeschichte von openPM nachlesen. Marcus hat openPM initiiert und mit einem Team an erfahrenden Projektleiter/innen und PM Expert/innen ins Leben gerufen.

Ich freue mich außerordentlich, dass openPM heute “das Licht der Welt” erblickt hat und hoffe, dass alle PM Praktiker/innen und Expert/innen da draußen auf openPM ihr Wissen teilen! Im gleichen Zuge möchte ich Marcus und dem openPM Kernteam herzlich für Ihr leidenschaftliches Engagement danken. Es braucht Leute wie Euch, damit im Projektmanagement (und in vielen anderen Themenbereichen) etwas weiter geht.

Mission

Die Mission von openPM kann nicht oft genug wiederholt werden:

“openPM (#openpm) ist eine offene, frei zugängliche, unabhängige und nicht kommerzielle Plattform für Projektmanagement und alle, die an Projekten arbeiten. Aus der Praxis für die Praxis werden qualitativ hochwertige, interdisziplinäre, vielfältige und unter einer freien Lizenz nutzbare Tools und Prozesse als zentral verfügbares Know-How gesammelt, bereitgestellt und gemeinsam weiter entwickelt.”

Nachtrag 20:55 Uhr: Witziges Info-Video zu openPM

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“A fool with a tool is still a fool” – schon klar. Aber ein/e professionell agierende/r (Projekt)Manager/in kann mit dem gezielten Einsatz der richtigen Tools in der gleichen Zeit mehr erreichen.

Heute möchte ich Ihnen deshalb meine persönlichen Top-Software-Tools für den Einsatz in Projekten vorstellen.

1) Mindmapping

Der eindeutige Spitzenreiter in meiner Liste sind Mindmapping-Tools. Ich verwende Mindmapping vor allem für folgende PM Aufgaben:

• Sitzungsmoderation und -dokumentation
• Brainstorming und Strukturierung von Ideen, Informationen etc.
• Projektplanung (Kontextanalysen, Projektzieleplanung, Projektorganisation, Projektstrukturplanung…)
• Aufgaben- und Terminmanagement (Wer macht was bis wann?)

Ich verwende den Marktführer unter den Mindmapping Tools: MindManager von Mindjet. Obwohl die Software auf dem Mac seit dem letzten Update immer noch fehlerhaft ist (das hat mich schon einige graue Haare gekostet ***grrr*** und der Service bei Mindjet ist echt grottenschlecht), liebe ich das Tool nach wie vor. Ich hab’s nicht geschafft, auf ein anderes Mindmapping Tool umzusteigen.

(Teilweise kostenlose) Alternativen sind z.B. XMind, Freemind oder Mindmeister.

2) Office Applikationen

Ganz klar sind Office-Tools in Projekten natürlich nach wie vor unverzichtbar. Wichtige PM-Anwendungsbereiche sind:

• Berichte, Konzepte, Planungsdokumente
• Präsentationen
• Kalkulationen, Projektcontrolling, Kennzahlen

Der Marktführer in dem Bereich ist natürlich nach wie vor ganz klar Microsoft mit den Office-Paketen. Bei Mac-Usern sind’s äquivalent Pages, Keynote, Numbers etc.

Stark an Bedeutung zugenommen hat aber in meiner Wahrnehmung auch Google Docs, um Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleich online und/oder kollaborativ zu erstellen.

Kostenlose Alternativen sind Open Office oder Neo Office. Damit habe ich persönlich aber noch keine Erfahrungen gemacht.

3) Vernetztes Denken

Projekte sind komplexe, soziale Systeme. Komplexität kann man zwar nicht verstehen, aber trotzdem hilft eine vereinfachende, vernetzte Betrachtungsweise in vielen Projektsituationen, um die wichtigen Wirkungskreisläufe und Einflussfaktoren gemeinsam zu identifizieren und in weiterer Folge gezielt zu bearbeiten.

Ich verwende in diesem Zusammenhang vor allem 2 Tools:

• CMap ist ein geniales, kostenloses Tool, mit dem Zusammenhänge und Wirkungsketten modelliert werden können. CMap eignet sich vor allem für den konzeptiven Einsatz. Geniale CMaps finden Sie z.B. auf Paul Beyers Wandelweb.de.
• Consideo Modeler bzw. iModeler ist ein Top-Tool zur qualitativen Modellierung und/oder quantitativen Simulation von Systemen und Wirkungszusammenhängen. Die Modellierung mit Consideo ist etwas “organischer” als mit CMap, deshalb verwende ich dieses Tool in der Praxis auch eher für “weiche Themen”.

Beide Tools kann ich nur wärmstens empfehlen.

4) Gantt Charts / Balkenplanung

Klar braucht man als professionelle/r Projektleiter/in auch eine PM Software, mit der man strukturierte Balken- und Ressourcenpläne erstellen und in weiterer Folge überwachen kann. Ich verwende hierzu Merlin (für den Mac) von ProjectWizards – das PC-Pendent ist natürlich MS Project.

Kostenlose Tools sind  OpenProj, GanttProject oder ]project-open[. Allerdings kann ich mit diesen Tools kaum Erfahrungswerte vorweisen, da ich wie gesagt die professionelle (und kostenpflichtige) Version verwende.

5) Kommunikation und Kollaboration

Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass gute Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams auch stark von der strukturellen und methodischen Dimension in Projekten abhängt. Konkret werden diese “weichen Faktoren” eher funktionieren, wenn das “harte Projektmanagement” drum herum einen verbindlichen und gut strukturierten Rahmen bietet.

Neben persönlichen Gesprächen, Telefon, Workshops und Sitzungen verwende ich hauptsächlich folgende folgende Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Kollaboration:

• Skype: Abstimmungen, Projektstatus-Meetings, one-on-one Video-Konferenzen
• Google Plus / Google Hangouts: Video-Konferenzen mit mehreren Mitgliedern / ganzen Teams
• Confluence Wiki: umfassendes Informations-, Kommunikations-, Team- und Dokumentenmanagement
• Jira Taskmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Zeiterfassung, agiles Projektmanagement
• Wunderkit: das Tool teste ich erst seit einigen Wochen, aber es macht einen sehr guten Eindruck (social task + time management)

Fazit

Neben der Fähigkeit, effektiv, authentisch und empathisch mit Menschen zu kommunizieren halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend. Allerdings muss der/die Projektleiter/in ein Gespür für den ausgewogenen Einsatz dieser Tools entwickeln.

Ein Beispiel: Ich verwende Mindmapping in ca. 75 % aller Sitzungen und Workshops (oder in Teilen davon) zur Moderation und Dokumentation. Ich habe in den vergangenen 10 Jahren fast ausschließlich positives Feedback hierzu erhalten. Trotzdem ist mir natürlich sehr wohl bewusst, dass dieses Tool in den restlichen 25 % der Besprechungen völlig ungeeignet wäre.

In diesem Sinne: Viel Spaß beim Ausprobieren der Tools. Über weitere Tipps oder auch Kritik zu den Tipps würde ich mich freuen!

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• “Wir müssen wieder näher an unsere Leute.”
• “Unsere Führungskräfte und Projektleiter sollten wieder einen stärkeren Fokus auf die Beziehung zu ihren Mitarbeitern und Teammitgliedern legen.”
• “Beziehung geht vor.”
• “Menschen kommen zu Unternehmen, aber sie verlassen Führungskräfte.”

Es kann kein Zufall sein, dass gerade heute ein Angebot für ein kostenloses Webinar von Fr. Dr. Berta C. Schreckeneder eingelangt ist:

„Projektmanagement heißt Beziehungen gestalten“ am 04. April, von 18:00 bis 19:30 Uhr
Anmeldung kostenfreies DUW-Webinar per E-Mail: event@duw-berlin.de

• Details dazu finden Sie in dieser Pressemitteilung der DUW
• Für die Teilnahme am Webinar benötigen Sie eine stabile Internetverbindung sowie einen aktuellen Browser mit Flash-Plugin; ein Headset ist zu empfehlen.
• Der Link zum Webinar sowie eine kurze Anleitung werden Ihnen nach Eingang Ihrer Anmeldung per E-Mail zugeschickt.

Auch auf die Gefahr hin, dass Sie das als aufdringliche Werbung empfinden: Ich möchte Ihnen noch einmal das Buch von Berta C. Schreckeneder ans Herz legen. Es ist eines der besten PM Bücher, das ich in letzter Zeit in die Hände bekommen habe.

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InfoQ ist eine der größten und populärsten Plattformen zur Verbreitung von Wissen und Erfahrungen aus den Bereichen

• Softwareentwicklung,
• Innovation und
• agiles Management.

Dort bin ich auf einen tollen Vortrag von James Sutton gestoßen: “Go With The Flow: Why Lean Ideas Like Kanban Work So Well In Software“. Inhalte sind u.a.:

• lean principles / lean paradigm
• craft paradigm
• failure of traditional management
• people come first
• lean-friendly organizational environments
• trust (creditibility, consistency, alignment, reputation, contribution, references)

Besonders interessant finde ich auch, dass er sich auch recht kritisch gegenüber der agilen Softwareentwicklung / dem agilen Projektmanagement äußert. Seiner Ansicht nach setzt man sich in der “agilen Welt” zu wenig intensiv mit der Vision und dem Business Case des Kunden auseinander.

Dies mag in seinem Bereich stimmen – ich konnte das bislang nicht feststellen. Wo ich Suttons Meinung aber zu 100% teile ist, dass die Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen, Zielen und auch dem Kontext des Kunden ein zentraler Erfolgsfaktor für (Entwicklung)Projekte ist. Egal, mit welchem PM Ansatz man die Entwicklung gestaltet und koordiniert.

PS: Die Folien zum Vortrag können parallel angezeigt werden:

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3. agile journal

Individuelles Lernen / Future of Work:

• Gunter Dueck: Professionelle Intelligenz
• Gerald Hüther: Was wir sind und was wir sein könnten
• Herbert Pietschmann: Die Atomisierung der Gesellschaft
• Fried/Hansson: Rework
• Stephen R. Covey: Die 7 Wege zur Effektivität

Organisationales Lernen / Organisationsentwicklung:

• Völkel/Wallner: Das Lila Management Prinzip
• C. Otto Scharmer: Theorie U
• Constantin Sander: Change! Bewegung im Kopf
• Walter Häfele: OE-Prozesse initiieren und gestalten
• Peter Kruse: next practice: Erfolgreiches Management von Instabilität

• Kambiz Poostchi: Spuren der Zukunft
• Gumin/Meier: Einführung in den Konstruktivismus
• Fritz B. Simon: Einführung in die systemische Organisationstheorie

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Marcus Raitner, Initiator von openPM, und ich haben heute Abend ein kurzes Gespräch geführt und aufgezeichnet, in dem Marcus über den aktuellen Umsetzungsstand berichtet hat. Zur Erinnerung:

Mission von openPM

“Open-PM (#openpm) ist eine offene, frei zugängliche, unabhängige und nicht kommerzielle Plattform für Projektmanagement und alle, die an Projekten arbeiten. Aus der Praxis für die Praxis werden qualitativ hochwertige, interdisziplinäre, vielfältige und unter einer freien Lizenz nutzbare Tools und Prozesse als zentral verfügbares Know-How gesammelt, bereitgestellt und gemeinsam weiter entwickelt.”

Umsetzungsstand

Das Wesentliche in kürze:

• Die openPM Plattform wird in wenigen Wochen online gehen.
• Der Name wurde rechtlich abgeklärt – es bleibt bei “openPM”.
• Die Gründung eines gemeinnützigen Vereins läuft.
• Die openPM Plattform wird ein Confluence Wiki von Atlassian sein.
• Das Kernteam arbeitet bereits an den ersten Inhalten, damit die Plattform nicht ganz “nackt” online geht.
• Wichtig wird sein, von Beginn an eine kritische Masse für diese “Crowdsourcing Initiative” zu erreichen und zum Mitmachen zu bewegen.

Angesichts der vielen Mitzeichner sowie der bisherigen Stimmen und der Resonanz zu openPM bin ich sehr optimistisch, dass es ein Erfolg werden wird.

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Wir leben in einer organisierten Welt. Genauer gesagt spielt sich unser Leben von der Geburt bis zum Tod in (mehr oder weniger komplexen) sozialen Systemen ab. Umso erstaunlicher ist es, dass sich bei weitem nicht alle Menschen mit den Mechanismen und Funktionsprinzipien von sozialen Systemen auseinander setzen. Mit Hilfe der Systemtheorie und der gelebten Systempraxis können wir “die Welt um uns herum” wesentlich besser verstehen. Dies wiederum ist die Grundlage für wirksames und “Menschen-orientiertes” Denken und Handeln.

Der Carl-Auer Verlag ist im Bereich der systemischen Therapie, Beratung und des systemischen Managements im deutschsprachigen Raum führend. Namhafte Systemdenker wie Fritz B. Simon, Rolf Arnold oder Rudolf Wimmer publizieren seit vielen Jahren bei Carl-Auer.

Deshalb habe ich mich über die Ankündigung, dass Carl-Auer nun auch ein Systemisches Wiki anbietet und schrittweise aufbaut, sehr gefreut.

Ergänzend dazu (und unabhängig von der “Carl-Auer-Wiki-Initiative”) möchte ich Ihnen auch noch den hervorragenden “Systemtheorie-Crashkurs” von Rolf Todesco ans Herz legen. Optisch ist die Seite zwar etwas “gewöhnungsbedürftig“, aber inhaltlich allemal interessant. Und darauf kommt’s an!

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Unser Partnerunternehmen “ProjectWizards” verlost bereits seit einiger Zeit VIP-Tickets für die Spiele des BVB Dortmund. Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie die Tickets erhalten können:

1. Senden Sie ProjectWizards einen Projektplan, von dem Sie der Meinung sind, dass er als Projektvorlage in Merlin besonders gut geeignet ist.
2. Senden Sie ProjectWizards einen aussagekräftigen Projektbericht, den Sie gestaltet haben und wir ihn als Vorlage verwenden dürfen.
3. Schreiben und veröffentlichen Sie einen Artikel über Merlin oder Ihr Projekt und senden uns die URL oder den Bericht in gedruckter Form.

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