PROJEKTMANAGEMENT BLOG

“Top-10-Listen” sind im Projektmanagement und auch in anderen Managementdisziplinen sehr beliebt. Häufig gilt: 1000-mal gehört, 1000 mal ist nichts passiert…

Trotzdem möchte ich Ihnen heute eine weitere Top-10-Aufzählung in Englisch mit charmantem indischem Akzent präsentieren (denn die genannten Punkte sind wirklich gut!):

Das Project Management Institute® hat Janice Thomas, Ph.D., und Mark Mullaly, PMP damit beauftragt, den Nutzen von Projektmanagement wissenschaftlich untersuchen zu lassen. Die Beantwortung der Frage, ob Investitionen in das Projektmanagement einen entsprechenden ROI bringen, ist für das PMI® natürlich von Bedeutung. Denn sollte heraus kommen, dass sich Investitionen in ein professionelles Projektmanagement nicht rentieren, wäre ja auch eine solche Organisation obsolet.

Eigentlich sagt einem schon der gesunde Menschenverstand, dass ein entsprechend systematisches Projektmanagement bei komplexen, neuartigen Vorhaben von Vorteil ist. Egal, was bei derartigen, recht groß angelegten Untersuchungen raus kommt.

Trotzdem geben derartige Studien auch immer Grund zu (häufig berechtigter) Kritik. Beispielsweise kann man sich fragen, ob ein solches Forscherteam überhaupt zu einem objektiven und aussagekräftigen Ergebnis kommen kann, wenn der Auftraggeber der Studie auch gleichzeitig ein großes Interesse an einem ganz bestimmten Ergebnis hat. In diesem Fall, dass heraus kommt, dass Projektmanagement doch soooo viel Nutzen für ein Unternehmen bring.

Cornelius Fichtner, PMP, der ThePMPodcast.com betreibt, hat kürzlich mit einem der Studienersteller, nämlich Mark Mullay, ein Interview geführt. Unter anderem sind sie dabei auch genau auf die kritischen Punkte der Studie eingegangen. Ich finde, dass Mark dazu sehr überzeugend und authentisch Stellung bezogen hat. Dies hat mein persönliches Vertrauen in diese Untersuchung wesentlich erhöht.

Zurück zur Studie. Ich muss zugeben, dass ich mir die 365 Seiten (ohne Anhang) noch nicht gänzlich “rein gezogen” habe. (Die Studie kann übrigens von PMI Mitgliedern kostenlos unter www.pmi.org herunter geladen werden.) Auf den ersten Blick sieht die Studie aber sehr professionell, fundiert und gut gemacht aus. Die Autoren haben sich auch wirklich Mühe gegeben, ein solides Forschungsdesign zu entwickeln, welches ein hohes Maß an Objektivität und Aussagekraft der Ergebnisse zum Ziel hat.

Was mir besonders gut gefällt (angelehnt an die einzelnen Kapitel der Studie):

• Die gesamte Studie basiert auf einer umfangreichen Recherche relevanter Literatur. Daraus leiten die Autoren ein so genanntes “Conceptual Model” ab (Sensibilisierendes Modell). Das Modell ist insofern sehr überzeugend, da es einerseits auf die spezifischen Faktoren der PM Implementierung eingeht, andererseits aber auch besonders auf den organisatorischen Kontext, in dem Projektmanagement implementiert und eingesetzt wird. Es wird also nicht angenommen, dass es EIN Projektmanagement gibt und EINEN organisatorischen Rahmen. Vielmehr plädieren die Autoren für eine differenzierte Betrachtungsweise, was meines Erachtens unablässig ist. Denn andere Studien haben genau hier ihre größten Schwächen.
• Weiters wird das Forschungsdesign “Methodology and Methods” sehr transparent offen gelegt und auch begründet.
• Zudem kommen nicht nur quantitative sondern auch qualitative Methoden zum Einsatz. Auch dies ist meines Erachtens im vorliegenden Thema notwendig, um zu aussagekräftigen Daten und Ergebnissen zu kommen.
• Weiters wird der “Value of Project Management” in “tangible” (messbare) und “intangible” (immaterielle) Faktoren unterteilt:
  • Level 1: Satisfaction (Zufriedenheit)
  • Level 2: Alignment (Kontinuität und Systematik, man könnte den Punkt inhaltlich sogar mit “PM Kultur” übersetzen)
  • Level 3: Process Outcomes (Effizienz und Effektivität von Projekten)
  • Level 4: Business Outcomes (Geschäftsergebnisse)
  • Level 5: Return on Investment (Kosten-Nutzen-Verhältnis von PM)

Fazit: Wenn Sie sich mit der Wirksamkeit von Projektmanagement auseinander setzen möchten, dann ist diese aktuelle PMI Studie meines Erachtens ein echtes “Must have”!

Für Schnell-Leser/innen: Eine kurze Zusammenfassung der Studieergebnisse finden Sie übrigens in diesem Beitrag der FinancialPost vom 4. November.

Und die Unterlagen zu einer Präsentation von “Value of Project Management” anlässlich der diesjährigen “PMI Research Conference” in Warschau finden Sie HIER.

Projekte sind komplexe Systeme. Komplexe Systeme verfügen über viele Elemente oder Variablen, die ihre Verbindungen gleichzeitig dynamisch verändern. 

Komplexe System zu planen, zu steuern und schlussendlich zu beherrschen (wenn man in diesem Zusammenhang überhaupt von “beherrschen” sprechen darf) ist eine große Herausforderung für einen Projektmanager und sein Team. Ich meine, dass Wissen über Systemtheorie, Komplexität und Managementkybernetik zur Grundausstattung eines jeden Projektmanagers gehören sollte. Zumindest ab einer gewissen Projektgröße und Komplexität.

Wie aber reagieren Menschen überhaupt auf Komplexität? Der geniale Prof. Dr. Kruse beschreibt in diesem Zusammenhang 5 typische Verhaltensmuster:

Und, erkennen Sie Ihr eigenes Verhalten teilweise wieder? Also ich schon…

Was mir an Prof. Kruse besonders gefällt: Er kommentiert und beschreibt Themen mit großer intellektueller Schärfe und trotzdem sehr verständlich und praxisnah.

Hier noch einige Buchtipps zu den Themen Systemtheorie, systemisches Management und Managementkybernetik:

David J. Krieger: Einführung in die allgemeine Systemtheorie (Schnäppchen für EUR 3,90)

Fredmund Malik: Strategie des Managements komplexer Systeme

Fritz B. Simon: Einführung in die systemische Organisationstheorie

Fritz B. Simon: Einführung in Systemtheorie und Konstruktivismus

Ich habe es bislang vermieden, den US Wahlkampf in irgendeiner Form hier zu erwähnen oder zu kommentieren. Doch nun ist es so weit.

Klar hat mit Obama auch für mich der richtige Kandidat gewonnen. So, wie für die meisten Europäer. Obama ist in vielerlei Hinsicht ein Hoffnungsträger. Sein Motto “CHANGE” trifft gerade in der aktuellen Zeit voll ins Schwarze. Denn der globale Wandel ist radikal, vielfach beängstigend radikal und er vollzieht sich mit rasender Geschwindigkeit. 

Auch im Zusammenhang mit der aktuellen Finanzkrise fordern einige EU Politiker nun einen fundamentalen Wandel in den USA:

Aber ich denke, dass wir es uns zu leicht machen, wenn wir den Wandel nur von den anderen - in diesem Fall von den Amerikanern - fordern. Wir sollten bei uns selbst beginnen. In unseren Regierungen, Verwaltungen, Industrieunternehmen und KMU’s. Und vor allem, jede/r einzelne sollte bei sich selbst beginnen. 

Aber wie? Ich denke, es geht insbesondere um zwei zentrale Punkte:

1. Wir müssen schneller, effektiver und nachhaltiger LERNEN, als wir es vielleicht bisher getan haben. Damit meine ich sowohl individuelles Lernen wie auch kollektives und organisationales Lernen.
2. Wir müssen gleichzeitig noch mehr auf unsere GESUNDHEIT achten. Denn die Herausforderungen der Zukunft sind nur von gesunden und (physisch wie psychisch) fitten Menschen zu bewältigen.

Ich hatte übrigens vor einigen Wochen schon mal über dieses Thema geschrieben.

Und was hat das mit Projektmanagement zu tun? Sehr viel. Denn Projektmanagement ist ein Synonym für flexible, temporäre, netzwerkartige und häufig hochkomplexe Arbeitsorganisation. Und genau diese Organisationsform wird zwangsläufig stark zunehmen.

• Hierarchien werden zu projektorientierten Netzen.
• Stabilität wird abgelöst durch Dynamik und permanenten Wandel.
• Evolutionäre Veränderung wird abgelöst durch revolutionäre Veränderung.

Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen.

JUST DO IT! CHANGE. LEARN. LIVE.

Arbeit wird sich in den nächsten Jahren und Jahrzehnten grundlegend ändern -  flexibler, schneller, örtlich ungebundener, projektorientierter.

Auch die Zukunfts- und Trendforschung widmet dem Thema Arbeit immer wieder viel Energie. Nun habe ich bei Z_punkt - einer meiner favorisierten Zukunftsagenturen - folgenden Artikel gefunden:

BÜROKONZEPTE MIT ZUKUNFT

Ein Auszug:

“Unter dem Motto “stylish, erschwinglich und hochflexibel” haben junge Kreative aus den Niederlanden eine Geschäftsidee entwickelt, die zwei Zukunftstrends verknüpft: Leerstehende Gebäude in urbanen Räumen und der Trend hin zu einer flexiblen und projektbezogenen Arbeitsweise. Warum nicht solche Brachflächen in Büros auf Zeit verwandeln – mit einer flexiblen Komplettausstattung, die über Nacht auf- und abgebaut werden kann.“

Cool!

Ich denke, es werden noch einige Jahre vergehen, bis sich derartige Konzepte wirklich etabliert haben. Aber es ist sicher nur eine Frage der Zeit. “Business Incubation 2.0″

Gefunden bei Dr. Lists Toolblog

I like it…

Falls Sie den Speaker Guy Kawasaki noch nicht kennen sollten, hier einige Links (denn Guy müssen Sie kennen):

Guy’s official website

Guy’s blog: How to change the world

Gerade habe ich in der Zeitung des Vorarlberger Wirtschaftsbundes einen interessanten Artikel mit dem Titel “Authentizität ist im Job gar nicht gefragt” gelesen. Der Autor geht auf ein aktuelles Buch von Rainer Niermeyer, seines Zeichens Wirtschaftspsychologe, ein. “Mythos Authentizität: Die Kunst, die richtigen Führungsrollen zu spielen” heißt das Werk, das im Sept. 2008 im Campus Verlag erschienen ist.

Die Kernthese ist durchaus provokant und kontrovers: Hr. Niermeyer ist davon überzeugt, dass insbesondere Manager/innen dafür bezahlt werden, eine Rolle (überzeugend) zu spielen. Dadurch vermitteln sie Sicherheit und Stabilität, auch in unsicheren Zeiten. Der weit verbreiteten Meinung, dass gerade Authentizität ein Allheilmittel gegen Frust, Führungsprobleme und stockende Change-Prozesse ist, erteilt Niermeyer eine klare Absage.

Obwohl ich Authentizität und Ehrlichkeit für unabdingbare Eigenschaften in allen Lebenslagen halte, kann ich dieser “Anti-These” durchaus etwas abgewinnen. Denn bedingungslose Authentizität kann vom Umfeld sehr wohl als Schwäche interpretiert werden - gerade in Führungsetagen. Und man kann behaupten, was man will: Schwäche zu zeigen ist in Managementpositionen langfristig sicherlich nicht karriereförderlich!

Abschließend denke ich, dass die “Wahrheit” - wie so oft - in der Mitte liegt. Wenn Authentizität als Ehrlichkeit (oder etwas hochtrabender als “Wirtschaftsethik”) interpretiert wird, so ist dies ein elementar wichtiger Wert in der Wirtschaft aber auch in der Gesellschaft allgemein. MEHR DENN JE! Gleichzeitig suchen Menschen in schwierigen, dynamischen und risikobehafteten Zeiten aber auch nach starken Führungspersönlichkeiten, die eine klare Richtung und damit Stabilität und Vertrauen vermitteln. Allzu menschliche Schwächen passen dazu nicht. Die logische Konsequenz ist, dass Manager/innen auch an vermeintlich schlechten Tagen diese Stabilität und Sicherheit vermitteln müssen und sollen.

Gestern Abend hatte ich mit einem Kunden ein Intensiv-Seminar zum Thema “Sitzungsmanagement”. Die Situation bei diesem und auch bei vielen Kunden lässt sich wie folgt charakterisieren:

• Immer höherer (häufig fachübergreifender) Informations- und Abstimmungsaufwand.
• Immer mehr Meetings, Besprechungen, Sitzungen.
• Immer mehr ineffiziente Meetings.
• Immer mehr Frustration aufgrund ineffizienter Meetings.

Fazit: Wir müssen an unserer Sitzungskultur etwas ändern!

Meine These ist, dass sehr viele Unternehmen mit diesem Problem zu kämpfen haben. Lösungsansätze:

1. JEDE Sitzung benötigt eine entsprechende Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung - JEDE!
2. Hinterfragen Sie immer VOR der Einberufung einer Sitzung, ob es die Sitzung wirklich braucht. Gibt’s nicht auch andere Wege, um das Ziel zu erreichen?
3. Was ist überhaupt der Zweck der Sitzung? Meiner Erfahrung nach gibt’s hier insbesondere 3 Sitzungs-Typen: a) Information, Abstimmung b) Arbeiten, Lösungen, Kreativität c) Entscheidungen
4. Visualisieren Sie so viel wie möglich! Versuchen Sie auch mal kreative Methoden aus. Trauen Sie sich was!
5. Versuchen Sie immer das Einfache! Bleiben Sie pragmatisch.
6. BITTE keine PowerPoint Schlachten, bei denen alle nach der 5. vollgeschriebenen Folie einschlafen.

Auch ich kämpfe immer wieder mit der Herausforderung, jeden Termin vor- und nachzubereiten. Wenn Sie dieses Prinzip aber mal ohne Ausnahme einhalten, dann funktioniert die Vorbereitung teilweise auch in nur wenigen Minuten. Sie muss aber in jedem Fall sein.

JUST DO IT!

Der geniale Winfried Berner schreibt auf seiner Seite umsetzungsberatung.de zum Thema Unternehmenskultur folgendes:

“Kultur macht einen Unterschied – nicht nur für das Wohlbefinden, sondern auch in harten betriebswirtschaftlichen Zahlen.“

Sollte da was Wahres dran sein - und ich bin davon überzeugt - dann ist die Kultur natürlich auch im Projektmanagement von Bedeutung. Ich würde sogar sagen, im Begriff der Projektkultur (oder auch Projektmanagementkultur) konzentrieren sich alle zentralen Erfolgsfaktoren des Projektmanagements.

Was könnte das konkret bedeuten? Woran kann man erkennen, wenn ein Unternehmen über eine “reife” Projektkultur verfügt? Ich wage mal einige Ansätze. Die Projektkultur eines Unternehmens ist gut, wenn…

• nur die wirklich wichtigen und richtigen Projekte gemacht werden,
• die Geschäftsleitung auch voll und ganz hinter diesen wirklich wichtigen Projekten (und ihren Leiter/innen) steht,
• Projekte auch mal abgebrochen oder zurück gestellt werden, wenn sich herausstellt, dass sie aus irgendwelchen Gründen derzeit nicht umsetzbar sind,
• Projektleiter/innen im Rahmen des Projektauftrags selbständig entscheiden können,
• es attraktiv und karriereförderlich ist, sich als Projektleiter/in zu bewähren, 
• neben den Projektleiter/innen und den Teammitgliedern auch das Management regelmäßige Trainingsmaßnahmen durchläuft,
• auch mal Fehler gemacht werden dürfen (oder sogar sollen),
• gemachte Fehler aber ausreichend reflektiert werden (Lessons Learned),
• in den frühen Projektphasen ausreichend Energie, Geld und Zeit in die Planung von Projekten investiert wird,
• Besprechungen nur dann gemacht werden, wenn sie auch wirklich Sinn machen,
• Besprechungen ausreichend vorbereitet, professionell moderiert und auch nachbereitet werden UND
• wenn all die oben genannten Punkte eine absolute Selbstverständlichkeit für alle Beteiligten darstellen.

Die Liste ließe sich beliebig erweitern.

Nochmal: Solche Projektkulturen wirken sich nicht nur positiv auf das “Klima” sprich die weichen Faktoren aus, sondern sie sind auch die Grundlage für langfristigen Projekt- und Unternehmenserfolg, also für die harten Faktoren.

Beim BWL 2.0 Blog von Matthias Schwenk bin ich grad auf ein super-cooles Video von Gary Vaynerchuk gestoßen. Gary ist mit seinem Wein-Videoblog ziemlich bekannt geworden, vor allem in den USA.

In diesem Video erklärt Gary (auf seine sehr erfrischende Art und Weise), warum Online Marketing zukünftig noch mehr an Bedeutung gewinnen wird:

Mir geht’s gar nicht so sehr um den Inhalt des Videos, sondern um den “Typen” Gary Vaynerchuk. Denn: Genau solche Typen brauchen wir in unseren Unternehmen, an den Schulen und Hochschulen, in der Politik etc. etc.!

Typen (damit sind natürlich Frauen und Männer gleichermaßen gemeint), die

• neue Wege gehen,
• die sich etwas trauen,
• die anpacken, anstatt nur zu quatschen,
• die etwas auf dem Kasten haben (fachlich, meine ich) und vor allem,
• die mit HERZ bei der Sache sind.

Sind sie so ein Typ? Nein? Dann sollten sie einer werden