Kategorie-Archiv: MindMapping

10 Gründe für den Einsatz von Mindmapping

Die für mich wichtigste Methode für das Selbst-, Team- und Projektmanagement ist Mindmapping. Es vergeht kaum ein Tag, an dem ich Mindmapping nicht für das Sammeln und Strukturieren von Gedanken, das Moderieren von Sitzungen oder die Planung von Projekten verwende. Mein Kollege und Freund Dr. Stephan List hat auf dem Toolblog einen interessanten Artikel von Chuck Frey kuratiert: “10 reasons why mind mapping software should be the foundation of your personal productivity system”.

Dies möchte ich gerne zum Anlass nehmen, meine persönlichen Top-10-Gründe für den Einsatz von Mindmapping (genauer: Business Mapping, nämlich Mindmapping mit dem Computer) zu präsentieren.  Weiterlesen

Auf dem Weg in eine bessere Zukunft

Auf diesem Blog geht es um die Frage, wie Projekte als Arbeits- und Organisationsform gelingen können. In den letzten 10 Jahren, in denen ich als Projektmanagement- und Organisationsberater tätig war, ist in mir die Überzeugung immer mehr gereift, dass die meisten Probleme im PM (und auch überall sonst) nicht auf derselben Ebene gelöst werden können, auf der sie entstanden sind (vgl. Einstein).

Für das Projektmanagement heißt das, dass die wirksamsten Ansatzpunkte häufig in der Systemgestaltung und -architektur des Projekts und dessen Umfeldes liegen. Konkret meine ich die Organisationsstruktur, -prozesse und -kultur, in der das jeweilige Projekt stattfindet.

Heute möchte ich aber noch etwas weiter über den Tellerrand hinaus schauen und die Frage stellen:

Hat der Mensch Zukunft? – Schritte in ein neues Zeitalter

Dies war der Titel eines Vortrages von Prof. Dr. Claus Eurich, den er in der Probstei St. Gerold in Vorarlberg gehalten hat. Gehört habe ich den Vortrag (wie immer) beim Autofahren in Form eines Podcasts (Focus Sendung von ORF Vorarlberg | Podcast | Archiv).

In dem Vortrag kommen etliche Aspekte vor, die ich für die Lösung der Probleme unserer Zeit in allen Bereichen sehr wesentlich halte. Deshalb habe ich mich entschlossen, hierzu einen kurzen Blogbeitrag zu schreiben, den Vortrag (ca. 60 Min.) zu verlinken (“Hat der Mensch Zukunft?“) und als besonderen Service sozusagen noch ein “kleines” Mindmap (PDF) anzufertigen:

Das Mindmap ist aufgrund der Fülle der Punkte leider nur am Bildschirm (vergrößert) bzw. auf einem A3 Druck gut lesbar.

Ich hoffe, Ihnen gefallen Prof. Eurichs Anregungen auch so gut wie mir. 

Nutzung von Mindmapping-Software

Vor knapp zwei Wochen war die Frage der Blitzumfrage 32 auf dem PM Blog:

Nutzen Sie Mindmapping-Software im Projektmanagement? Wenn ja, welche?

Hier das vorläufige Ergebnis:

Diese Tools wurden unter “Sonstige” genannt:

Novamind 3
MindNode Pro (Mac) 3
iThought HD (iPad) 2
iToughtsHD 1
Popplet 1
Agilian 1
Mind42.com 1
iMindMap 1
Mindjet Connect 1
TheBrain 1
InfoRapid Knowledge Map 1
Curio 1
Visio 1

Für mich persönlich sind Mindmapping-Tools aus dem Business-Alltag nicht mehr wegzudenken. Es gibt für mich kaum eine keine effektivere und effizientere Methode, um große Stoffmengen zu (einzeln oder im Team) zu sammeln, zu strukturieren, zu analysieren und weiter zu verwerten.

Blitzumfrage 32: Nutzung von Mindmapping-Software

In eigener Sache

Meines Wissens ist Mindjet mit seinen Produkten nach wie vor klarer Marktführer im Bereich der Mindmapping Tools. Ich selbst nutze schon seit vielen Jahren den Mindmanager (for Mac). Seit dem Update auf OS X v10.7 (Lion) habe ich aber leider ständig Probleme mit der Software. Zuerst stürzte das Programm laufend ab, und Mindjet löste das Problem erst nach mehreren Wochen. Immer noch sind einzelne Funktionen fehlerhaft, und seit dem letzten Update auf OS X v10.8 (Mountain Lion) erscheint diese Meldung:

Schön langsam kommt man sich als Mac-Kunde von Mindjet wirklich vergaukelt vor. Haben andere Leser/innen dieses Blogs dasselbe Problem? Wenn ja, sollen wir – wie heute früh von Marcus in Twitter vorgeschlagen – mal eine konzentrierte Aktion starten, um das Problembewusstsein bei Mindjet etwas zu steigern?

Nachtrag vom 1.8.2012: Der Leiter der Mindjet Abteilungen Pre-Sales, Consulting und Trainings in der Region EMEA hat sich bei mir gemeldet. Er wird sich der Probleme annehmen. Ich bin gespannt.

Mindjet Service & Support – Es gibt ihn ja doch!

Ich bin ein intensiver, ja sogar passionierter Mindmapping-Anwender. Das Tool meiner Wahl war schon immer der Mindmanager von Mindjet. Leider hat mich die Software seit dem letzten Update auf die Version 9 (for Mac) aber einige Nerven gekostet. Diverse Funktionen sind seit dem Update “buggy”, was wohl auch mit dem neuen Mac OS Lion zusammen hängt.

Auch die bisherigen Erfahrungen mit dem Mindjet Support waren alles andere als berauschend. Meine Beschwerden wurden entweder gar nicht, verspätet oder mit lapidaren Argumenten beantwortet. Doch nun ein Lichtblick! Heute habe ich auf mein abermaliges “Meckern” folgende Antwort erhalten:

Sehr geehrter Herr Hagen,

vielen Dank für Ihre Email.

Es tut uns leid zu hören, dass Sie solch negative Erfahrungen machen mussten.

In der Tat gibt es in MindManager 9 einige Probleme, an deren Behebung wir derzeit arbeiten. Wir planen Anfang Juni MindManager 9.5 herauszubringen, was ein kostenfreies Update für MindManager 9-Kunden ist und was die meisten Probleme beheben sollte. Derzeit laufen noch einige interne Tests, weswegen ich Ihnen noch kein genaues Releasedatum sagen.

Generell ist es zur Behebung mancher Probleme hilfreich, MindManager vollständig zu deinstallieren und anschließend neu zu installieren.

Um den MindManager Mac vollständig zu entfernen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Ziehen Sie das MindManager Programm-Symbol aus dem Programme Ordner in den Papierkorb.

2. Zur Deinstallation der Bibliothek und Löschung der Plists laden Sie bitte folgendes CleanUp Tool herunter und führen Sie es aus:
www1.mindjet.de/downloads/support/MM_Mac_Cleanup.zip

3. Entleeren Sie den Papierkorb.
Ihr MindManager für Mac ist ist nun vollständig deinstalliert.

4. Downloaden und installieren Sie MindManager erneut

Wenn Sie weitere Unterstützung zu diesem Fall benötigen, antworten Sie bitte einfach auf diese Email. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Mit freundlichen Grüßen,
XXX
Mindjet

Yesss, mit solchen Antworten kann ich was anfangen! Denn mir ist ja grundsätzlich klar, dass diverse Softwareprobleme nicht einfach zu lösen sind. Aber Mindjet hat mich in der Vergangenheit doch mehr als einmal enttäuscht. Gerade als Nutzer der Mac-Version kam man sich vor wie das 5. Rad am Wagen.

Hoffentlich ist das ein erstes Anzeichen einer Besserung. Ich bin optimistisch.

Denn eines möchte ich abschließend sagen: Trotz aller Schwierigkeiten ist der MindManager nach wie vor das “Mindmapping Tool meiner Wahl“. Und wenn sich Mindjet nicht ganz blöd anstellt und die Probleme endlich behebt, dann werde ich auch ein treuer Kunde bleiben und das Tool bei jeder Gelegenheit weiter empfehlen (trotz der aktuellen Schwächen der Mac-Version).

5 Visualisierungs-Tipps zum Wochenende

Team- und Projektarbeit kann nur gelingen, wenn die Kommunikation zwischen Menschen erfolgreich gestaltet wird. In diesem Zusammenhang ist es auffallend, wie wenig in vielen Unternehmen visualisiert wird. Besprechungen finden häufig ohne irgendwelche Methoden zur Visualisierung statt. Ich behaupte:

  • Mangelhafte Visualisierung in Teams und Projekten führt zu
  • Missverständnissen, Unklarheiten, ineffizienten Meetings etc. führt zu
  • Kostenüberschreitungen, Terminverzögerungen und schlechten Teamergebnissen.

Dabei wäre es doch so einfach. Hier 5 konkrete Visualisierungs-Tipps, die wir in unserem Unternehmen regelmäßig anwenden.

1) Mindmapping

Ich halte die Mindmapping Methode für eines der wichtigsten Werkzeuge, um Kommunikations- und Arbeitsprozesse in Teams zu dokumentieren und zu moderieren. Mir ist bewusst, dass ich auf diesem Blog immer wieder darauf hinweise (z.B. hier, hier und hier). Dies tue ich deshalb, weil ich die Kombination Mindmapping-Software + Beamer für unschlagbar effektiv halte.

Die Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich mit dem Tool wohl fühlen und die geäußerten Gedanken einigermaßen “speedy” auf die Leinwand bringen.

2) Notizen / Visual Facilitation

Foto

Ich habe in Gesprächen oder Besprechungen immer schon ein Schreibgerät und einen Block gebraucht, um meine Gedanken zu visualisieren. Daraus ist in den letzten Jahren eine für mich sehr effektive Visualisierungsmethode entstanden, die ich (einfach mal großspurig) “visual facilitation” nenne.

Gemeint ist das bildhafte skizzieren von Gedanken während eines Gesprächs. Ich verwende derzeit folgende Formen:

Das “Kritzeln” mit dem iPad habe ich in den letzten Wochen besonders lieb gewonnen. Die Vorteile sind:

  • einfaches Löschen, wechseln von Schreibgeräten, Farben etc.
  • Skizzen können einfach als PDF oder in Bildformaten verschickt werden
  • alle Skizzen sind übersichtlich in einem Gerät gespeichert

Nachteile:

  • Die Methode kann nur in kleinen Runden (mit max. 3-4 Personen) angewendet werden.
  • Es kann ein gewisses Ungleichgewicht zwischen dem/der “Kritzelnden” und den anderen Sitzungsteilnehmer/innen entstehen.

3) Flipchart / Visualisierungs-Board

Der “Visualisierungs-Klassiker” ist natürlich das Flipchart. In unserem Büro verwenden wir neben dem Flipchart auch unsere Stahl-Holz-Möbel (von Alexander Dür). als “Visualisierungs-Board” (siehe Foto 2 oben). Diese Form der Visualisierung eignet sich vor allem für gemeinsame “Kreativ- und Nachdenk-Sessions”.

4) Aufgaben-Board

Ein konsequentes Aufgabenmanagement ist einer DER Schlüsselerfolgsfaktoren in Teams und Projekten. Zusätzlich zu den elektronischen Tools (Jira, Things, Wunderkit…) verwenden wir in unserem Büro (vor allem in zeitkritischen Projekten) auch Aufgaben-Boards mit Stattys.

Meine Überzeugung: Aufgaben sollten viel häufiger auf diese Art und Weise visualisiert werden! Auch dann, wenn Sie in Ihren Projekten nicht rein agile Vorgehensweisen anwenden. Erst durch diese Form der Visualisierung sind Teams immer wieder mit den zu erledigenden Aufgaben konfrontiert. Zudem steigt das Bewusstsein bei den Beteiligten, dass das Projekt nur gemeinsam bewältigt werden kann.

5) Arbeitsergebnisse visualisieren

Letzter Visualisierungs-Tipp: Die vielleicht trivialste Methode besteht darin, Zwischenergebnisse, Konzepte, Screenshots etc. für alle sichtbar aufzuhängen. Dies gilt natürlich im Besonderen für die Dauer von Meetings, aber auch auch vor und nach Besprechungen sollten wichtige Informationen für alle sichtbar sein. Dadurch bleiben die Informationen im Bewusstsein, und Ideen können auf den ausdrucken auch zwischendurch notiert werden (direkt auf das Blatt oder mittels Post-It’s / Stattys).

Fazit

Visualisieren, visualisieren, visualisieren!

PS: Ein Eindruck aus unserem Büro:

Tool Tipps zum Wochenende

A fool with a tool is still a fool” – schon klar. Aber ein/e professionell agierende/r (Projekt)Manager/in kann mit dem gezielten Einsatz der richtigen Tools in der gleichen Zeit mehr erreichen.

Heute möchte ich Ihnen deshalb meine persönlichen Top-Software-Tools für den Einsatz in Projekten vorstellen.

1) Mindmapping

Der eindeutige Spitzenreiter in meiner Liste sind Mindmapping-Tools. Ich verwende Mindmapping vor allem für folgende PM Aufgaben:

  • Sitzungsmoderation und -dokumentation
  • Brainstorming und Strukturierung von Ideen, Informationen etc.
  • Projektplanung (Kontextanalysen, Projektzieleplanung, Projektorganisation, Projektstrukturplanung…)
  • Aufgaben- und Terminmanagement (Wer macht was bis wann?)

Ich verwende den Marktführer unter den Mindmapping Tools: MindManager von Mindjet. Obwohl die Software auf dem Mac seit dem letzten Update immer noch fehlerhaft ist (das hat mich schon einige graue Haare gekostet ***grrr*** und der Service bei Mindjet ist echt grottenschlecht), liebe ich das Tool nach wie vor. Ich hab’s nicht geschafft, auf ein anderes Mindmapping Tool umzusteigen.

(Teilweise kostenlose) Alternativen sind z.B. XMind, Freemind oder Mindmeister.

2) Office Applikationen

Ganz klar sind Office-Tools in Projekten natürlich nach wie vor unverzichtbar. Wichtige PM-Anwendungsbereiche sind:

  • Berichte, Konzepte, Planungsdokumente
  • Präsentationen
  • Kalkulationen, Projektcontrolling, Kennzahlen

Der Marktführer in dem Bereich ist natürlich nach wie vor ganz klar Microsoft mit den Office-Paketen. Bei Mac-Usern sind’s äquivalent Pages, Keynote, Numbers etc.

Stark an Bedeutung zugenommen hat aber in meiner Wahrnehmung auch Google Docs, um Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleich online und/oder kollaborativ zu erstellen.

Kostenlose Alternativen sind Open Office oder Neo Office. Damit habe ich persönlich aber noch keine Erfahrungen gemacht.

3) Vernetztes Denken

Projekte sind komplexe, soziale Systeme. Komplexität kann man zwar nicht verstehen, aber trotzdem hilft eine vereinfachende, vernetzte Betrachtungsweise in vielen Projektsituationen, um die wichtigen Wirkungskreisläufe und Einflussfaktoren gemeinsam zu identifizieren und in weiterer Folge gezielt zu bearbeiten.

Ich verwende in diesem Zusammenhang vor allem 2 Tools:

  • CMap ist ein geniales, kostenloses Tool, mit dem Zusammenhänge und Wirkungsketten modelliert werden können. CMap eignet sich vor allem für den konzeptiven Einsatz. Geniale CMaps finden Sie z.B. auf Paul Beyers Wandelweb.de.
  • Consideo Modeler bzw. iModeler ist ein Top-Tool zur qualitativen Modellierung und/oder quantitativen Simulation von Systemen und Wirkungszusammenhängen. Die Modellierung mit Consideo ist etwas “organischer” als mit CMap, deshalb verwende ich dieses Tool in der Praxis auch eher für “weiche Themen”.

Beide Tools kann ich nur wärmstens empfehlen.

4) Gantt Charts / Balkenplanung

Klar braucht man als professionelle/r Projektleiter/in auch eine PM Software, mit der man strukturierte Balken- und Ressourcenpläne erstellen und in weiterer Folge überwachen kann. Ich verwende hierzu Merlin (für den Mac) von ProjectWizards – das PC-Pendent ist natürlich MS Project.

Kostenlose Tools sind  OpenProj, GanttProject oder ]project-open[. Allerdings kann ich mit diesen Tools kaum Erfahrungswerte vorweisen, da ich wie gesagt die professionelle (und kostenpflichtige) Version verwende.

5) Kommunikation und Kollaboration

Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass gute Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams auch stark von der strukturellen und methodischen Dimension in Projekten abhängt. Konkret werden diese “weichen Faktoren” eher funktionieren, wenn das “harte Projektmanagement” drum herum einen verbindlichen und gut strukturierten Rahmen bietet.

Neben persönlichen Gesprächen, Telefon, Workshops und Sitzungen verwende ich hauptsächlich folgende folgende Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Kollaboration:

  • Skype: Abstimmungen, Projektstatus-Meetings, one-on-one Video-Konferenzen
  • Google Plus / Google Hangouts: Video-Konferenzen mit mehreren Mitgliedern / ganzen Teams
  • Confluence Wiki: umfassendes Informations-, Kommunikations-, Team- und Dokumentenmanagement
  • Jira Taskmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Zeiterfassung, agiles Projektmanagement
  • Wunderkit: das Tool teste ich erst seit einigen Wochen, aber es macht einen sehr guten Eindruck (social task + time management)

Fazit

Neben der Fähigkeit, effektiv, authentisch und empathisch mit Menschen zu kommunizieren halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend. Allerdings muss der/die Projektleiter/in ein Gespür für den ausgewogenen Einsatz dieser Tools entwickeln.

Ein Beispiel: Ich verwende Mindmapping in ca. 75 % aller Sitzungen und Workshops (oder in Teilen davon) zur Moderation und Dokumentation. Ich habe in den vergangenen 10 Jahren fast ausschließlich positives Feedback hierzu erhalten. Trotzdem ist mir natürlich sehr wohl bewusst, dass dieses Tool in den restlichen 25 % der Besprechungen völlig ungeeignet wäre.

In diesem Sinne: Viel Spaß beim Ausprobieren der Tools. Über weitere Tipps oder auch Kritik zu den Tipps würde ich mich freuen!

Mindjet, quo vadis?

Mind Mapping (wenn man ganz exakt sein möchte “Business Mapping“) stellt für mich eine der wichtigsten und wertvollsten Methoden dar. Ich verwende Mind Mapping u.a. für folgende Aufgaben:

  • erfassen und strukturieren komplizierter und komplexer Themen (alleine oder in Teams)
  • Spezifikation von Anforderungen, Projektinhalten und -zielen
  • Projektstrukturierung / Projektstrukturpläne
  • Moderation von Projektsitzungen, Arbeitssitzungen und Workshops
  • Selbstmanagement (Projekte, Termine, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten…)
  • “Landkarten” zu verschiedenen Themen (in der persönlichen Weiterbildung oder auch in der Rolle als Trainer und Dozent)

Kurz: Mind Mapping ist bei mir praktisch täglich im Einsatz.

Tool-Unterstützung

Bereits seit Jahren verwende ich das Tool “MindManager” von Mindjet. Nachdem ich verschiedene Tools ausprobiert und eingehend getestet habe, bin ich immer wieder beim Marktführer gelandet. Die Software besticht durch die Einfachheit der Bedienung und den Funktionsumfang.

Rien ne va plus – nichts geht mehr.

Da ich auf Mac arbeite, habe ich am 21.7.2011 – wie viele andere User auch, auf das neue Betriebssystem “OS X Lion” umgestellt. Leider musste ich noch am selben Tag im Rahmen einer Mind Mapping Schulung bei einem meiner Kunden (!) feststellen, dass das MindMapping-Programm damit so seine Probleme hat. Komplettabsturz!

Deshalb habe ich noch am selben Abend auf die aktuellste MindManager Version 9 (kostenpflichtig) upgedated. Leider brachte auch dieser Schritt nicht den gewünschten Erfolg.

Aufgebrachte Kunden

Nachdem auch befreundete IT-Spezialisten wie beispielsweise mein Blogger-Kollege Marcus Raitner keinen Rat wussten, habe ich bei Mindjet direkt nach einer Lösung gesucht. Dabei hat sich heraus gestellt, dass es sich offensichtlich um ein massives Problem handelte, welches Mindjet-Kunden weltweit zur Verzweiflung brachte. Denn eines ist klar: Ein “Heavy Mind Mapping User” verwendet das Tool täglich.

Mindjet reagierte (erst) am 26.7.2011 via Blog auf das Thema und kündigte an, dass das Problem bis Mitte August behoben sein wird. Daraufhin brach bei einigen Usern ein Sturm der Entrüstung los, denn eine mehrwöchige Fehlerbehebung ist für einen zitierten “Heavy Mind Mapping User” ein echtes Problem.

Ich war in den letzten 3 Wochen glücklicherweise auf Urlaub, aber das tut jetzt nichts zur Sache ;-)

Mangelhafte Krisenkommunikation

Was ich Mindjet wirklich ankreide ist die aus meiner Sicht grottenschlechte Krisenkommunikation. Es kann ja mal passieren, dass in einer Software ein Bug auftritt, aber die Art und Weise, wie Mindjet mit diesem spezifischen Problem umgegangen ist, deutet auf eine gewisse Arroganz des marktführenden Unternehmens hin. Indikatoren hierfür sind:

  • Am 26.7. schrieb die zuständige Produktmanagerin Stephanie Neill: “Well, we have good news for you. Mindjet will be releasing an update to MindManager Version 9 for Mac in mid-August 2011 that will grant the application Lion OS X compatibility.” – Sollte das ein Witz sein? Eine Problemlösungsdauer von 3 Wochen möchte sie als “good news” verkaufen?
  • Fast noch mehr gestört hat mich die Tatsache, dass die Mindjet Mitarbeiter/innen ständig versucht haben, die Diskussionen von den öffentlichen Plattformen (Blog, Twitter, Foren etc.) weg zu bringen. Da hieß es mehrfach lapidar: “Can you shoot me an email at mac@mindjet.com?”.  - Lächerlich und absolut unprofessionell!
  • Dies brachte auch diverse meiner Leidensgenoss/innen zur Weißglut. Beispielhaft zu nennen ist da “Doc Larges” Reaktion: “[…] we are seeing a lot of Stephanie J. Neill asking individial posters to write to her personally. I am sure we’d all like to hear the answers to their questions. This is a very odd way of looking after your paying customers who have a non-working piece of software, were being given no warning that the software would not work under Lion, nor any explanation as to why. I have posted several comments and have actually written to Support. Despite me being on record, I had to find out about the August 16th update from trawling the net myself. Bad show, MindJet!
  • Ein weitere Lapsus, den sich Mindjet zusätzlich noch leistete war, dass sie am 25.7.2011, als die Kompatibilitätsprobleme eigentlich schon hätten bekannt sein müssen, einen Blogbeitrag mit dem Titel “Become a MindManager for Mac Jedi!” veröffentlichten. Eigentlich unfassbar!
  • In Summe legt Mindjet wohl nicht sehr viel Wert auf ihre Mac-Kunden. So schrieb beispielsweise der User “Andre”: “By the way, you know you are not dealing with a company that is serious about Mac OS when an announcement like this starts by “We know all *you* Mac lovers…”. We all should have paid better attention before committing to MindManager…

Fazit: Ich habe Mindjet bei jeder passenden Gelegenheit weiter empfohlen und als ein Top-Tool angepriesen. Die Art und Weise, wie Mindjet aber in diesem Fall mit diesem Problem umgegangen ist, lässt mich meine bisherige Haltung überdenken.

Hat jemand Tipps für leistungsfähige Tool-Alternativen?