Florian Rustler, seines Zeichens Berater und Trainer für kreatives Problemlösen, hat kürzlich ein (teilweise kostenloses) “MIND MAPPING ONLINE-TRAINING” entwickelt. Empfehlenswert für alle, die sich noch nicht oder erst seit kurzem mit der MindMapping Methode beschäftigen. Die MindMapping-Profis werden zwar auch einige interessante Infos mitnehmen können, allerdings ist das Angebot wohl eher für “Einsteiger/innen” konzipiert.

In diesem Training erklärt Florian in mehreren Schritten, was die MindMapping-Methode ist, wie sie funktioniert und vor allem, wie sie in der Praxis angewendet werden kann (mit und ohne Software-Tools).

Als kleiner Vorgeschmack das Grundlagen-Video zur Mindjet-Software:

Fazit:

• Das Online-Training ist ein wirklich gutes Angebot!
• Falls Ihr MindMapping noch nicht ausprobiert habt: TUT ES HEUTE NOCH!
• Wie immer: Dies ist KEINE bezahlte Werbung für Florian Rustler, Mindjet oder sonst jemanden. Wenn ich Euch Dinge empfehle, so passiert dies immer aus persönlicher Überzeugung.

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Oftmals habe ich den Eindruck, dass vermeintliche Projektmanagement-Expert/innen das Thema komplizierter machen, als es eigentlich ist. Denn gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine pragmatische und einfache Methodik, um Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Ich bin davon überzeugt, dass in vielen Projekten mit einem sauberen Planen und Überwachen der 7 W-FRAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS bereits ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg gemacht werden kann:

• Wo stehen wir?
• Warum machen wir das Projekt?
• Was soll konkret erreicht werden?
• Wer ist involviert?
• Wie strukturieren wir das Projekt?
• Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
• Wie viel kostet das Projekt?

Diese pragmatischen W-Fragen sollten von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts immer wieder durchgegangen werden – am besten WÖCHENTLICH. So kann sicher gestellt werden, dass die Kommunikation im Projektteam regelmäßig stattfindet und dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht wird.

Ich behaupte: Mit der einfachen Formel der “7 W-Fragen des Projektmanagements” können – frei nach Pareto – mit 20 % des Aufwands 80 % des Nutzens von Projektmanagement erreicht werden.

PS: Wenn Ihr auf das Bild klickt, könnt Ihr das MindMap mit den 7 W-Fragen als Mindjet-Datei herunter laden (kleines Icon am rechten oberen Rand). Wenn Ihr nicht mit dem Mindmanager arbeitet, habe ich hier das PDF-File für Euch.

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Projekte sind komplexe, soziotechnische Systeme. Sie setzen sich in der Regel aus einer Vielzahl von Menschen, Meinungen, organisatorischen, inhaltlichen und technischen Herausforderungen zusammen. Es ist bekannt, dass transparente und gezielte Kommunikation in Projekten einer der ZENTRALEN Erfolgsfaktoren ist. Denn nur durch effektive Kommunikation ist es möglich, die vielfältigen Informationen über Anforderungen, Ziele, Risiken, Aufgaben, Termine etc. zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort zu bringen.

Daraus ergibt sich, dass gutes Projektmanagement wesentlich auch mit der Fähigkeit verbunden ist, relevante Informationen

• rechtzeitig zu identifizieren und zu sammeln,
• zu strukturieren und aufzubereiten,
• mit den Betroffenen zu diskutieren und gemeinsam zu entwickeln und
• Informationen gezielt weiter zu leiten.

Business Mapping ist in diesem Zusammenhang eine HAMMER-METHODE. Ich habe mich in diesem Blog ja schon öfters als MindMapping (bzw. korrekter Business Mapping) Fan “ge-outet”. Denn die Methode ermöglicht es wie kaum eine andere, Transparenz und Struktur in den oft hektischen Projektalltag zu bekommen. Ich möchte dies anhand 5 konkreter Anwendungsfälle erläutern.

1) Business Mapping im Sitzungsmanagement

Ich bereite Sitzungen mit Business Maps vor, indem ich die Punkte der Agenda in eine Map übertrage. In den meisten Fällen schreibe ich noch einige relevante Unterpunkte dazu und ergänze die Punkte bei Bedarf mit zusätzlichen Informationen wie Statusberichten etc., die bei der Sitzung dann direkt verteilt werden. Die Besprechung selbst wird dann mittels Beamer und Business Mapping Software (ich verwende den Mindmanager von Mindjet) moderiert. Die diskutierten Punkte werden möglichst 1:1 (!) erfasst, in Stichworten natürlich. Dies hat den Vorteil, dass keine Informationen verloren gehen, und die Diskussionen verlaufen in der Regel wesentlich strukturierter.

Voraussetzung für diese Anwendung ist jedoch, dass der/die Moderator/in die Technik, sprich das Business Mapping Tool, recht gut “im Griff haben” sollte. Denn Sitzungsmoderation mittels Business Mapping funktioniert nur dann gut, wenn die Technik kein Hindernis darstellt und die Punkte rasch in die Map eingepflegt werden.

Bei größeren Sitzungen oder Workshops macht es natürlich Sinn, nicht die gesamte Besprechung mit dieser Methode zu moderieren. Alternativ kann man den Beamer ausgeschaltet lassen. Für kürzere Besprechungen (wie z.B. Projektcontrolling-Meetings), bei denen es um einen effizienten und möglichst vollständigen Informationsaustausch geht, eignet sich die Methode aber hervorragend.

2) Business Mapping zur Anforderungsdokumentation

Projekten liegen häufig Anforderungen zu Grunde, die in weiterer Folge in Ziele, Projektinhalte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten übertragen werden. Je besser und vollständiger Anforderungen erhoben und über den Projektverlauf aktualisiert werden, umso besser für’s Projekt.

Mit der Business Mapping Methode können in gemeinsamen Workshops und Gesprächsterminen Anforderungen komfortabel und vollständig erhoben und dokumentiert werden. Dieses Vorgehen kann und sollte durch weitere Methoden wie z.B. Storytelling, User Stories oder auch Prozessanalysen oder sonstige grafische Modellierungen ergänzt werden.

3) Business Mapping zur Projektplanung

Eine Projektplanung besteht aus verschiedenen Teilplänen, gerade bei großen, komplexen Projekten. (Hier habe ich vor längerer Zeit mal einen Blogpost dazu verfasst.) Klar ist, dass diese Pläne auf verschiedenste Arten erstellt und gepflegt werden. Projektmanagement-Software, Projekthandbücher, einzelne Dokumente und Tabellenkalkulationen etc. Business Mapping eignet sich in der Regel hervorragend zur Planung einzelner Schritte im Team. Diese Ergebnisse werden dann in strukturierte Pläne übertragen. Bei kleinen Projekten ist es aber durchaus auch möglich, diese ausschließlich mit der Business Mapping Methode zu planen und zu überwachen. Anregungen hierzu können die 7-W-Fragen bieten, mit denen es möglich ist, kleine Projekte in ca. 30 Minuten in einem ersten Durchgang zu planen (und diese Planung natürlich danach Schritt für Schritt zu verfeinern).

Derzeit habe ich folgende Tools zum Business Mapping im Einsatz:

• MindManager 8 für Mac von Mindjet
• Mindmeister.com (für kollaboratives Mapping)
• Freemind, das ich als kostenlose Alternative empfehle
• Xmind: ebenfalls kostenlos, sehr gute Funktionalität, allerdings kleinere technisch Mängel (zumindest vor einem Jahr, als ich das Tool das letzte Mal verwendet habe)

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• Projektleiter haben zwar viel Verantwortung aber kaum Entscheidungskompetenz.
• Projekte werden “nebenbei” gemacht.
• Projektleiter werden zwar auf Schulungen geschickt, die Führungsebene kennt sich aber nicht wirklich im Projektmanagement aus.
• Verschiedenste Aufgaben werden als “Projekt” bezeichnet. Eine wirklich klare und eindeutige Abgrenzung zu Routineprozessen besteht aber nicht.
• Es wurden zwar Methoden und Vorgehensweisen definiert, diese werden aber als theoretisch oder bürokratisch empfunden und nicht wirklich angewendet.
• Das Unternehmen hat einige MS Project Lizenzen beschafft, wirklich sinnvoll bedienen kann die Software aber kaum jemand.
• etc.

FAZIT: Unternehmen müssen Projektmanagement gezielt professionalisieren und implementieren, um mittel- bis langfristig im Projektgeschäft erfolgreich sein zu können.

Nun stellt sich die Frage: Wie geht man einen solchen Veränderungsprozess an? Klar ist eines: Patentrezepte gibt es nicht – aber “good practices”. Unser Beratungsansatz sieht 4 zentrale Handlungs- und Optimierungsfelder vor:

Wichtig ist, dass man

• pragmatisch an das Thema heran geht,
• Betroffene zu Beteiligten macht,
• die Unterstützung der Führung sicherstellt und
• auf die Einhaltung SINNVOLLER Spielregeln und Standards achtet.

Ich habe spontan einige Gedanken und Erfahrungswerte in einem Mindmeister-Mindmap gesammelt. Cool wäre, wenn Ihr diese Map mit Euren Erfahrungen ergänzen könntet.

Bin schon gespannt, ob dieses kleine Crowdsourcing-Experiment eine Dynamik entwickelt.

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Stephan List vom Toolblog hat mich dankenswerterweise auf XMind aufmerksam gemacht. Unglaublich, dass mir dieses Tool bislang durch die Lappen gegangen ist (existiert offensichtlich seit 2007).

Aber Schritt für Schritt. Ich habe XMind vor ca. einer halben Stunde installiert und ich bin absolut BEGEISTERT! XMind ist von der Funktionalität her wohl fast so gut wie professionelle Tools – und es ist KOSTENLOS (für PC, Mac und Linux). Zudem kann man ganz einfach Maps, die man lokal erstellt, ins Netz hochladen und teilen. Genial.

Hier einige Testberichte und Blogbeiträge, die Ihr Euch als zusätzliche Info durchlesen solltet:

• Open Mind Blog
• Timbobs Blog
• efo.ch
• OS X Freeware

Und hier noch ein Video, das Euch einige erste Eindrücke gibt.

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=LRPD3cKSGsg]

Aber am besten installiert Ihr XMind einfach gaaaanz schnell. Dann könnt Ihr Euch selbst ein Bild machen.

PS: In der Mac-Version könnt Ihr Unterknoten mit der Tabulator-Taste einfügen (nicht wie angegeben mit “Einf”, denn eine Einfügen-Taste gibt’s ja beim Mac bekanntlich nicht).

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Seit vielen Jahren bin ich ein überzeugter “Mind-Mapper”. Ich nütze die MindMapping-Methode praktisch täglich:

• Selbstmanagement: To-Do Listen, Ideensammlung, konzeptive Überlegungen, Lernhilfen…
• Projektmanagement: Ideensammlung, 7-W-Fragen, Aufgaben- und Terminplanung…
• Sitzungsmanagement: Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung (Protokollierung) von Besprechungen…
• Komplexitätsmanagement: Informationen und Daten sammeln – Zusammenhänge verstehen – Dinge vereinfachen – Handeln

Ich persönlich haben den Marktführer Mindmanager von Mindjet in Verwendung. Aber auch die kostenlose Open Source Variante FreeMind ist für den Einstieg ganz OK. Im Bereich Online Mindmapping empfehle ich Mindmeister – sehr innovativ und cool (wurde ja auch von Ösis entwickelt).

An alle Projektmanager/innen, die Mindmapping noch nicht einsetzen: Fangt damit an!

PS: Für unterwegs empfehle ich übrigens bunte Stifte und weiße Blätter zum Mind-Mappen…

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In der Management-Terminologie wird für messbare Zielindikatoren häufig der Begriff “Key Performance Indicators” (kurz KPI’s) verwendet. Ich verwende ihn gerne auch im Zusammenhang mit Projekten, da ich der Ansicht bin, dass wir auch im Projektgeschäft wesentlich klarer, messbarer und ergebnisorientierter denken und handeln sollten.

Was aber sind mögliche KPI’s für Projekte?

Generell ist ein Projekt erfolgreich, wenn es “on scope, on bugdet, on time” realisiert wird. Äquivalent zum “Magischen Dreieck der Projektziele” (auch triple constraint) heißt das, dass alle 3 wesentlichen Zielbereiche eingehalten wurden. Dadurch ist idR auch gewährleistet, dass der Kunde und/oder der Auftraggeber zufrieden ist (= on quality).

Klar ist aber natürlich eines: Der Projekterfolg kann nach Ablauf eines Projekts erst dann beurteilt werden, wenn die Zielgrößen auch vorher entsprechend klar definiert wurden.

In der folgenden MindMap (PDF) habe ich versucht, einige Beispiele für KPI’s zu definieren. Die genannten Punkte sind als Anregungen und Gedankenstützen für die Praxis gedacht. Ich hoffe, Ihr könnt damit was anfangen…

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Trotzdem bieten Softwaretools natürlich die Chance, die Planung, Steuerung, Kommunikation, Koordination oder Dokumentation im Projekt zu erleichtern und zu verbessern.

Ich bin in diesem Zusammenhang ein Fan (kostenloser) Web 2.0 Tools. Blogs, Messaging oder diverse andere Tools können wirklich hilfreiche Werkzeuge darstellen. Voraussetzung: Die Beteiligten müssen sich auf diese Werkzeuge einlassen und sie mit Neugierde nützen.

In dieser Präsentation finden Sie hierzu einige gute Tipps und Links zu (kostenlosen) Web 2.0 Tools, die insbesondere im Projektgeschäft sehr hilfreich sein können:

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Mein Manifest für modernes, einfaches und wirkungsvolles Projektmanagement. Das Simplify your Projects (SYP) Manifest.

Simplify your Projects. Ein Manifest. (PDF)

Das Manifest befindet sich in einem laufenden Entwicklungsprozess. Das, was Sie hier sehen (und als PDF herunter laden können), ist ein erster Rohentwurf. Nun aber zu den einzelnen Prinzipien des SYP Manifests.

1) Denke nach, dann HANDLE! Pläne lösen keine Probleme. Menschen lösen Probleme, indem sie Aufgaben erledigen. Wir brauchen mehr “Action” in unseren Projekten. Mehr Unternehmer/innen, weniger Unterlasser/innen. Und wir brauchen Projektmanager/innen, die auch mal selbst mit anpacken und sich nicht hinter Plänen verstecken. Starres, altmodisches, verstaubtes, technokratisches, “verplantes” Projektmanagement geht mich an! Weniger planen, quatschen, kritisieren – mehr tun.

2) Reagiere schnell auf Veränderungen, LERNE! Komplexe Projekte sind nur schwer planbar. Projekte sind ein kontinuierlicher Lernprozess (Plan – Do – Check – Act – Plan – Do …). Es geht aus Sicht des Projektmanagers vor allem darum, kontinuierlich und schnell Unsicherheiten und Risiken zu reduzieren. Und vor allem auch, auf Veränderungen schnell, gezielt und effektiv zu reagieren.

3) KOMMUNIZIERE kontinuierlich und aktiv! Projektmanager/innen müssen in regelmäßigem Kontakt mit ihrem Team sein. Persönliche Gespräche, effiziente und effektive Meetings, Telefonate, Skype, e-Mails etc. – auf den richtigen Mix kommt es an. Routinen können helfen, die Kommunikation und somit das Projekt kontinuierlich zu “pushen” und voran zu treiben. Wer kommuniziert, führt.

4) Eliminiere demotivierende Faktoren, schaffe professionelle RAHMENBEDINGUNGEN! Schlechtes Management und schlechte Führung demotivieren. Menschen müssen in der Regel nicht für ein Projekt motiviert werden. Sie müssen nur die demotivierenden Faktoren (und demotivierendes Führungsverhalten) eliminieren. Dann flutscht’s von ganz alleine.

5) Lass Spannungen und Widersprüche zu, sorge für EMOTIONEN! Wir sind emotionale Wesen. Spitzenleistungen entstehen nur und ausschließlich mit Emotionen. Emotionen prägen unser Leben, Leben wiederum besteht aus Spannungen und Widersprüchen. Diese Spannungen und Widersprüche sind in Projekten unvermeidlich – mehr noch, sie sind das Salz in der Suppe. Bleiben Sie stets positiv, freundlich, ehrlich und offen. Versprühen Sie positive Energie. Glauben Sie an das positive im Menschen, seien Sie durchaus auch mal naiv. Feiern Sie Erfolge – gemeinsam natürlich!

Auf diesen Prinzipien und Grundhaltungen baut mein (Projekt)Management-Verständnis auf.

…to be continued…

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Auf dem Mindmappingsoftwareblog.com habe ich einen interessanten Artikel gefunden, der 10 Gründe, die FÜR den Einsatz von MindMapping sprechen, zusammen fasst:

1. MindMapping ist unglaublich flexibel.
2. MindMapping macht Sie produktiver.
3. Mit MindMapping werden Sie ein besserer kreativer Problemlöser.
4. Mit MindMapping decken Sie Informations- und Wissenslücken auf.
5. MindMapping liefert Ihnen ein mächtiges Werkzeug, Ihre Gedankengänge zu reflektieren.
6. MindMapping hilft Ihnen, schneller Klarheit über wichtige Themen zu erlangen.
7. Mit MindMapping werden Ihre Entscheidungen besser.
8. MindMapping hilft Ihnen, besser organisiert zu sein.
9. Mit MindMapping sehen Sie den Wald UND die Bäume.
10. Mit MindMapping identifizieren, priorisieren und kontrollieren Sie die entscheidenden Projektaufgaben.

Klingt super – IST ES AUCH!

Falls Sie MindMapping nicht schon verwenden, sollten Sie morgen damit beginnen

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