• Mangelhafte Visualisierung in Teams und Projekten führt zu
• Missverständnissen, Unklarheiten, ineffizienten Meetings etc. führt zu
• Kostenüberschreitungen, Terminverzögerungen und schlechten Teamergebnissen.

Dabei wäre es doch so einfach. Hier 5 konkrete Visualisierungs-Tipps, die wir in unserem Unternehmen regelmäßig anwenden.

1) Mindmapping

Ich halte die Mindmapping Methode für eines der wichtigsten Werkzeuge, um Kommunikations- und Arbeitsprozesse in Teams zu dokumentieren und zu moderieren. Mir ist bewusst, dass ich auf diesem Blog immer wieder darauf hinweise (z.B. hier, hier und hier). Dies tue ich deshalb, weil ich die Kombination Mindmapping-Software + Beamer für unschlagbar effektiv halte.

Die Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich mit dem Tool wohl fühlen und die geäußerten Gedanken einigermaßen “speedy” auf die Leinwand bringen.

2) Visual Facilitation / “Gekritzel”

Ich habe in Gesprächen oder Besprechungen immer schon ein Schreibgerät und einen Block gebraucht, um meine Gedanken zu visualisieren. Daraus ist in den letzten Jahren eine für mich sehr effektive Visualisierungsmethode entstanden, die ich (einfach mal großspurig) “visual facilitation” nenne.

Gemeint ist das bildhafte skizzieren von Gedanken während eines Gesprächs. Ich verwende derzeit folgende Formen:

• Schreibgerät und Block
• iPad, Pen + Paper-App (siehe Foto 1 oben)
• iPad, Pen + Penultimate-App (siehe Foto 2 oben)

Das “Kritzeln” mit dem iPad habe ich in den letzten Wochen besonders lieb gewonnen. Die Vorteile sind:

• einfaches Löschen, wechseln von Schreibgeräten, Farben etc.
• Skizzen können einfach als PDF oder in Bildformaten verschickt werden
• alle Skizzen sind übersichtlich in einem Gerät gespeichert

Nachteile:

• Die Methode kann nur in kleinen Runden (mit max. 3-4 Personen) angewendet werden.
• Es kann ein gewisses Ungleichgewicht zwischen dem/der “Kritzelnden” und den anderen Sitzungsteilnehmer/innen entstehen.

3) Flipchart / Visualisierungs-Board

Der “Visualisierungs-Klassiker” ist natürlich das Flipchart. In unserem Büro verwenden wir neben dem Flipchart auch unsere Stahl-Holz-Möbel (von Alexander Dür). als “Visualisierungs-Board” (siehe Foto 2 oben). Diese Form der Visualisierung eignet sich vor allem für gemeinsame “Kreativ- und Nachdenk-Sessions”.

4) Aufgaben-Board

Ein konsequentes Aufgabenmanagement ist einer DER Schlüsselerfolgsfaktoren in Teams und Projekten. Zusätzlich zu den elektronischen Tools (Jira, Things, Wunderkit…) verwenden wir in unserem Büro (vor allem in zeitkritischen Projekten) auch Aufgaben-Boards mit Stattys.

Meine Überzeugung: Aufgaben sollten viel häufiger auf diese Art und Weise visualisiert werden! Auch dann, wenn Sie in Ihren Projekten nicht rein agile Vorgehensweisen anwenden. Erst durch diese Form der Visualisierung sind Teams immer wieder mit den zu erledigenden Aufgaben konfrontiert. Zudem steigt das Bewusstsein bei den Beteiligten, dass das Projekt nur gemeinsam bewältigt werden kann.

5) Arbeitsergebnisse visualisieren

Letzter Visualisierungs-Tipp: Die vielleicht trivialste Methode besteht darin, Zwischenergebnisse, Konzepte, Screenshots etc. für alle sichtbar aufzuhängen. Dies gilt natürlich im Besonderen für die Dauer von Meetings, aber auch auch vor und nach Besprechungen sollten wichtige Informationen für alle sichtbar sein. Dadurch bleiben die Informationen im Bewusstsein, und Ideen können auf den ausdrucken auch zwischendurch notiert werden (direkt auf das Blatt oder mittels Post-It’s / Stattys).

Fazit

Visualisieren, visualisieren, visualisieren!

PS: Ein Eindruck aus unserem Büro:

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• Prof. Dr. Peter Kruse: Risiken und Chancen in der Wissensgesellschaft (Vide0)
• Prof. Dr. Dirk Baecker: Thesen zur nächsten Gesellschaft (Video; Abhandlung von Heiko Kleve)
• Heidi Aichinger (derStandard): Wie anders wird Arbeit in Zukunft sein? (Artikel)
• Simone Janson (imgriff.com): Arbeitsformen der Zukunft: Gelebte Demokratie oder billige Sklavenarbeit? (Blog)
• Jörg Dirbach: 6-teilige Serie zur Zukunft der Arbeit (Blog)

In der letztgenannten Blogserie von Jörg Dirbach sind zwei interessante Grafiken enthalten:

Meta-sektorieller Strukturwandel

(von Harold Jarche)

Die Menschen spüren am eigenen Leib, dass wir uns rasant von links nach rechts bewegen. Die einfachen, auf Routine ausgelegten Tätigkeiten verschwinden immer mehr, werden von Maschinen übernommen oder in Billiglohnländer ausgelagert. Handwerkliche Arbeit und vor allem auch (vernetzte) Wissensarbeit nehmen rasant an Bedeutung zu.

Meine Hypothese: Projektmanagement (respektive vernetztes, projekt- und teamorientiertes Arbeiten) bildet die Speerspitze dieser Entwicklung. Denn neuartige, innovative und komplexe Aufgaben können vermehrt nur mehr in fachübergreifenden Teams bewältigt werden. Gleichzeitig steigen Risiko- und Unsicherheitsgrad in Projekten kontinuierlich an. Projektorientierte Arbeits- und Organisationsformen werden in der vernetzten Gesellschaft weiter an Bedeutung zunehmen.

100 Begriffe zur Arbeitswelt der Zukunft

(Quelle: ChangeX)

Es ist nicht überraschend, dass in der Liste auch etliche Begriffe vorkommen, die in der PM-Szene regelmäßig verwendet werden:

• Agilität
• Coopetition
• Coworking
• Design Thinking
• Dialog
• Dienstleistung
• Empathie
• Enterprise 2.0
• Exzellenz
• Fehlerkultur
• Flow
• Führung
• Integrität
• Intuition
• Kollaboration
• Kommunikation
• Kompetenz
• Komplexität
• Leidenschaft
• Lernen
• Mitarbeiterbeteiligung
• Netzwerk
• Nichtwissen
• Partizipation
• Persönlichkeitsentwicklung
• Professionalität
• Projektmanagement
• Qualifizierung
• Qualität
• Respekt
• Risikobereitschaft
• Scheitern
• Selbständigkeit
• Selbstorganisation
• Sinn
• Social Entrepreneurship
• Social Media
• Spitzenleistung
• Teilhabe
• Verantwortung
• Vertrauen
• Vielfalt
• Wertschätzung
• Zuverlässigkeit

Fazit

Wir müssen Projektmanagement in einem größeren Kontext betrachten, um die wirklich wichtigen Entwicklungspotenziale zu erkennen. Spontan fallen mir hierzu ein:

1. Weiterentwicklung der PM-Ansätze: Die Herausforderungen an das PM werden weiter zunehmen. Die klassischen PM Ansätze und Methoden sind wichtig, um Projekte sauber zu planen und zu initiieren. Gleichzeitig müssen wir den agilen Prinzipien und Vorgehensweisen wesentlich mehr Bedeutung beimessen. Denn die deduktive Planbarkeit von Projekten ist in vielen Bereichen unmöglich geworden.
2. Integration in die Unternehmensorganisation (Strategie, Struktur, Kultur): Projektmanagement ist nicht nur eine Arbeitsform (ein Werkzeug), sondern auch eine (häufig ergänzende) Organisationsform. Die strategische, strukturelle und kulturelle Einbettung von PM ist in den meisten Unternehmen noch nicht ausreichend erfolgt. In diesem Zusammenhang steht vor allem ein Paradigmenwechsel im Verständnis von Organisation, Führung und Management an.
3. PM Professionalisierung: Last but not least müssen wir im Projektmanagement auch endlich professioneller vorgehen, um die Misserfolge im Projektgeschäft zu reduzieren. Dabei werden PM Zerfifizierungsprogramme und Trainings aber bei weitem nicht ausreichen. Vielmehr müssen wir Professionalität und Exzellenz in der Wissensarbeit neu definieren! Ansätze wie jener von Gunter Dueck (Professionelle Intelligenz) sind in diesem Zusammenhang essenziell. “Mittelmäßigkeit ist out, Exzellenz ist in” propagiert Dueck völlig zu Recht.

Genug geredet. Lassen Sie uns handeln.

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Ein historischer Tag!

Ohne Übertreibung: Der heutige Tag könnt in die PM Geschichte eingehen. Warum? openPM ist online gegangen!

All diejenigen, die von dieser Initiative noch nie etwas gehört haben, können auf Marcus Raitners Blog die Entstehungsgeschichte von openPM nachlesen. Marcus hat openPM initiiert und mit einem Team an erfahrenden Projektleiter/innen und PM Expert/innen ins Leben gerufen.

Ich freue mich außerordentlich, dass openPM heute “das Licht der Welt” erblickt hat und hoffe, dass alle PM Praktiker/innen und Expert/innen da draußen auf openPM ihr Wissen teilen! Im gleichen Zuge möchte ich Marcus und dem openPM Kernteam herzlich für Ihr leidenschaftliches Engagement danken. Es braucht Leute wie Euch, damit im Projektmanagement (und in vielen anderen Themenbereichen) etwas weiter geht.

Mission

Die Mission von openPM kann nicht oft genug wiederholt werden:

“openPM (#openpm) ist eine offene, frei zugängliche, unabhängige und nicht kommerzielle Plattform für Projektmanagement und alle, die an Projekten arbeiten. Aus der Praxis für die Praxis werden qualitativ hochwertige, interdisziplinäre, vielfältige und unter einer freien Lizenz nutzbare Tools und Prozesse als zentral verfügbares Know-How gesammelt, bereitgestellt und gemeinsam weiter entwickelt.”

Nachtrag 20:55 Uhr: Witziges Info-Video zu openPM

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Das Internet als “Lern- und Entwicklungsmedium”

In den letzten Jahren ist meine Überzeugung gereift, dass die intensive Auseinandersetzung mit dem Internet, Web 2.0, Social Software, Social Media etc. pp. nicht nur eine Freizeitbeschäftigung oder Zeitverschwendung darstellt. Vielmehr ist mir immer bewusster geworden, dass man als aktiver und intensiver Nutzer und Beitragender in den viel diskutierten “neuen Medien” tagtäglich dazu lernen und profitieren kann. Einige Beispiele:

• In den letzten 6 Jahren habe ich durch’s Bloggen hunderte wertvolle persönliche und geschäftliche Kontakte knüpfen dürfen. Diese Menschen und menschlichen Kontakte haben mein Denken und Handeln wesentlich geprägt.
• Auf den diversen Sozialen Plattformen (Twitter, Facebook, Youtube, Slideshare etc.) nehme ich täglich interessante (Lern)Impulse auf, die für mich mindestens denselben Stellenwert haben wie ein “klassischer” selbstgesteuerter Lernprozess (Literaturstudium, wissenschaftliches Arbeiten…) oder Seminare, Lehrgänge etc.
• Und, was mir mittlerweile fast am wichtigsten erscheint: Im Internet passiert das, was Prof. Dr. Kruse als “Musterbildung” bezeichnet (1 | 2). Jenseits der bewussten Wahrnehmung lernt unser Gehirn (Verhaltens)Muster, die jenseits unseres aktiven Verstehens liegen. Konkret bedeutet das, dass man als aktiver Nutzer und Beitragender des “neuen Internets” im wahrsten Sinne des Wortes ein ausgeprägtes Gespür für gesellschaftliche, wirtschaftliche und technologische Entwicklungen bekommt.

Nicht, dass Sie mich jetzt falsch verstehen: Das Internet wird niemals die persönliche und reale Begegnung zwischen Menschen ersetzen können! Aber in manchen Aspekten ist das Internet ein höchst effektives Lern- und Entwicklungsmedium, das komplett neue Potenziale und Chancen ermöglicht.

Organisation, Führung und Management 2.0

Vor dem Hintergrund meiner oben skizzierten Überzeugungen und Erfahrungen hat folgender WiWo-Gastbeitrag von Dr. Willms Buhse, Inhaber von doubleYUU, bei mir besonderes Interesse geweckt: “Welche Eigenschaften brauchen Leader?”

Darin beschreibt Dr. Buhse anhand praktischer Beispiele, welche Prinzipien und Werte derzeit im Web 2.0 und in der agilen Softwareentwicklung schon gelebt werden, die in Zukunft auch in (allen?) anderen Wirtschaftsbereichen Anwendung finden werden. Einige Hypothesen des Artikels sind:

• Kollaborative, vernetzte und offene (Produkt)Entwicklungsprojekte können in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse erzielen (Bsp: “Local Motors“).
• Professionelle Führungskräfte des 21. Jahrhunderts haben einen “digitalen Mindset”. Sie verstehen, wie das Internet funktioniert.
• Die “Führungskraft 2.0″ hat Werte verinnerlicht, die für die Netzgemeinde selbstverständlich sind: “Offenheit, Transparenz, Agilität, Flexibilität und Dialogbereichtschaft.“
• Die agile (Software)Entwicklung macht uns vor, wie “klassisches Management” durch selbstorganisierte Teams in weiten Teilen abgelöst werden kann. Kooperative Führung, Orientierung am großen Ganzen aber Vorgehen in kleinen Schritten, permanente Anpassung an Wandel und Veränderung und “echte” Teamarbeit. So werden die Top-Unternehmen (bzw. Wertschöpfungs-Netzwerke) in Zukunft arbeiten!

Fazit: Willms Buhse hat einen tollen Artikel geschrieben, der die Grenzen zwischen der “analogen und der digitalen Welt” verschwimmen lässt. Recht so, denn in Wahrheit wachsen die beiden Welten derzeit mit rasender Geschwindigkeit zusammen. Deshalb hat schon Peter Kruse am Ende seines vielbeachteten Vortrags 2010 bei der re:publica in Berlin gesagt: “Und bist Du nicht willig, so brauch ich… GEDULD.”

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InfoQ ist eine der größten und populärsten Plattformen zur Verbreitung von Wissen und Erfahrungen aus den Bereichen

• Softwareentwicklung,
• Innovation und
• agiles Management.

Dort bin ich auf einen tollen Vortrag von James Sutton gestoßen: “Go With The Flow: Why Lean Ideas Like Kanban Work So Well In Software“. Inhalte sind u.a.:

• lean principles / lean paradigm
• craft paradigm
• failure of traditional management
• people come first
• lean-friendly organizational environments
• trust (creditibility, consistency, alignment, reputation, contribution, references)

Besonders interessant finde ich auch, dass er sich auch recht kritisch gegenüber der agilen Softwareentwicklung / dem agilen Projektmanagement äußert. Seiner Ansicht nach setzt man sich in der “agilen Welt” zu wenig intensiv mit der Vision und dem Business Case des Kunden auseinander.

Dies mag in seinem Bereich stimmen – ich konnte das bislang nicht feststellen. Wo ich Suttons Meinung aber zu 100% teile ist, dass die Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen, Zielen und auch dem Kontext des Kunden ein zentraler Erfolgsfaktor für (Entwicklung)Projekte ist. Egal, mit welchem PM Ansatz man die Entwicklung gestaltet und koordiniert.

PS: Die Folien zum Vortrag können parallel angezeigt werden:

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Auch in diesem Jahr habe ich die Inhalte wieder etwas angepasst und weiter entwickelt. Ich werde einen größeren Schwerpunkt auf den ganzen Kontext des Projektmanagements legen – konkret, welche gesellschaftlichen, wirtschaftlichen und technologischen Einflüsse für “modernes” Projektmanagement zu beachten sind. Zudem werde ich noch stärker versuchen, die Studierenden emotional und gedanklich in die zukünftige Führungs- und Managementrolle zu versetzen.

Nach der heutigen ersten Vorlesung habe ich ein gutes Gefühl, dass dieser Plan aufgehen kann.

Noch eine Ergänzung: Auf der Folie 38 ist das Ergebnis einer kurzen Teamarbeit sichtbar, das ich in der letzten Viertelstunde des heutigen Vorlesungsmoduls mit den Studierenden gemacht habe. Ich wollte wissen, welche Assoziationen sie mit dem Begriff “Projektmanagement” haben. Das Ergebnis war für mich durchaus beeindruckend, denn intuitiv kennen die Studis offensichtlich schon sehr viel von dem, was es braucht, damit Projektmanagement gelingen kann.

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1. Projektifizierung: immer mehr Vorhaben werden in Unternehmen als “Projekte” bearbeitet; die Grenzen zwischen Linien- und Projektarbeit verschwimmen zunehmend; immer mehr Bereiche sind von PM im Unternehmen betroffen; unterschiedliche Anforderungen an PM Tools
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Über das Projektmagazin

Das Projektmagazin ist das führende Online-Fachportal im deutschsprachigen Raum. In den letzten Jahren wurden von Autorinnen und Autoren aus unterschiedlichen Branchen und PM Bereichen über 1000 Fachartikel geschrieben. Des weiteren können Abonnenten auf über 100 Vorlagen und Checklisten zurück greifen. Auch auf die Gefahr hin, dass ich mich wiederhole: Ich finde, die knapp 70 EUR / Jahr sind ein sehr guter Deal – Preis-Leistung beim Projektmagazin passt für PM-Insider und Interessierte absolut.

Projektmanagement kompakt

Vor wenigen Tagen hat das Projektmagazin ein neues Angebot veröffentlicht – “Projektmanagement kompakt“. Hier können sich Abonnent/innen und Nicht-Abonnent/innen kurz und bündig über die wesentlichen Inhalte des Projektmanagements informieren – übersichtlich gegliedert und leicht verständlich.

Der Überblick ist tatsächlich sehr “kompakt”, aber gerade für PM Einsteiger/innen ist das Angebot deshalb wertvoll und interessant.

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Definition: Projektmanagement System

• DIN 69901:2009-01 “System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten“
• DIN 69905:1997 “Organisatorisch abgegrenztes Ganzes, das durch das Zusammenwirken seiner Elemente in der Lage ist, Projekte vorzubereiten und abzuwickeln“
• projektmanagement-definitionen.de: “Im Projektmanagementsystem vereinigt sich die Kombination aus Werkzeugen, Methoden, Methodologien, Einsatzmittel und Verfahren für das Projektmanagement.”

Zum Nachlesen

Hier können Sie die Empfehlungen von Hr. Strasser zur Einführung eines professionellen PM Systems nachlesen.

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