PROJEKTMANAGEMENT BLOG

Alle sprechen von Komplexität. “Die Welt wird immer komplexer.” “Mann, ist das ein komplexes Thema.” “Die Produktentwicklungen bei uns haben ein enormes Maß an Komplexität angenommen.”

Aber was bedeutet Komplexität eigentlich genau? Hier einige Definitionen:

• Wikipedia: Komplexität (v. lat.: complectari = umarmen, umfassen; Partizip Perfekt: complexum) bezeichnet allgemein die Eigenschaft eines Systems oder Modells, dass sein Gesamtverhalten nicht beschrieben werden kann, selbst wenn man vollständige Informationen über seine Einzelkomponenten und ihre Wechselwirkungen besitzt.
• Wikipedia: In der Systemtheorie werden komplexe Systeme durch eine Reihe charakterisierender Eigenschaften beschrieben. Die Komplexität eines Systems steigt mit der Anzahl an Variablen, der Anzahl an Verknüpfungen zwischen diesen Variablen sowie der Funktionalität dieser Verknüpfungen (z.B. Nicht-Linearität).
• Komplexität steht somit in Verbindung mit dem Systembegriff und der Systemtheorie.
• Komplexe Systeme verfügen über eine Vielzahl von Systemelementen. Zudem stehen sich diese Elemente dynamisch gegenüber.
• Fazit: Komplexe Systems sind nicht mathematisch genau zu berechnen, geschweige denn zu steuern und zu beeinflussen.

Die Komplexität in Projekten kann verschiedene Ursachen haben:

• Einzelne Stakeholder (wie z.B. der Auftraggeber oder der Kunde) ändern laufend ihre Anforderungen, Ziele oder Meinungen.
• Für die Lösung des Problems sind sehr viele Punkte zu beachten (Technologie, wirtschaftliche Ziele, Design, rechtliche Rahmenbedingungen, etc. etc.).
• Das Umfeld, in dem sich das Projekt bewegt, verändert sich permanent. Dies ist gerade in dynamischen Branchen wie z.B. der IT oder der Elektronikindustrie gang und gäbe.

Ich habe bereits vor längerer Zeit mal einige Slides zum Thema der Komplexität verfasst. In diesem Vortrag ging es um das Thema “Managementkybernetik”. Diese Disziplin stellt eine wichtige Strategie im Umgang mit komplexen Problemstellungen dar (auch Komplexitätsmanagement). Hope you like it:

HIER können Sie die Präsentation übrigens auch als PDF herunter laden.

Meine persönlichen Top-3 Methoden im Umgang mit Komplexität:

1. MindMapping in der Gruppe: Dokumentation möglichst vieler relevanter Punkte und Diskussion derselben.
2. System-Modellierung (insbesondere mit dem Consideo Modeller)
3. Konzentration auf eine permanente und vertrauenswürdige Kommunikation mit allen Stakeholdern. So entwickelt man ein Gefühl für das vorliegende System, was wiederum die intuitive Entscheidungsfindung erleichtert.

Projektmanagement ist auch Komplexitätsmanagement. Immer mehr. Denn Projekte werden immer komplexer. 

Das Visualisieren komplexer Systeme hilft uns häufig, sie besser zu verstehen. Auf visualcomplexity.com finden Sie Beispiele komplexer Systeme, die grafisch dargestellt wurden. Wirklich interessant, spannend und inspirierend.

Gefunden bei Dr. List (interessante Zeiten).

Ich schätze die Leute von //SEIBERT/MEDIA sehr für ihre äußerst kompetenten Blogbeiträge und Podcasts. Man merkt, dass die wirklich enorm viel drauf haben, sowohl technisch als auch konzeptionell und management-technisch.

Einer der letzten Blogbeiträge beinhaltet 6 Tipps für effektive und coole Meetings - jeweils auch mit einem Wiki-Tipp für jene Unternehmen, die Wikis im Einsatz haben.

Hier geht’s zu den Tipps:

“Top-10-Listen” sind im Projektmanagement und auch in anderen Managementdisziplinen sehr beliebt. Häufig gilt: 1000-mal gehört, 1000 mal ist nichts passiert…

Trotzdem möchte ich Ihnen heute eine weitere Top-10-Aufzählung in Englisch mit charmantem indischem Akzent präsentieren (denn die genannten Punkte sind wirklich gut!):

Das Project Management Institute® hat Janice Thomas, Ph.D., und Mark Mullaly, PMP damit beauftragt, den Nutzen von Projektmanagement wissenschaftlich untersuchen zu lassen. Die Beantwortung der Frage, ob Investitionen in das Projektmanagement einen entsprechenden ROI bringen, ist für das PMI® natürlich von Bedeutung. Denn sollte heraus kommen, dass sich Investitionen in ein professionelles Projektmanagement nicht rentieren, wäre ja auch eine solche Organisation obsolet.

Eigentlich sagt einem schon der gesunde Menschenverstand, dass ein entsprechend systematisches Projektmanagement bei komplexen, neuartigen Vorhaben von Vorteil ist. Egal, was bei derartigen, recht groß angelegten Untersuchungen raus kommt.

Trotzdem geben derartige Studien auch immer Grund zu (häufig berechtigter) Kritik. Beispielsweise kann man sich fragen, ob ein solches Forscherteam überhaupt zu einem objektiven und aussagekräftigen Ergebnis kommen kann, wenn der Auftraggeber der Studie auch gleichzeitig ein großes Interesse an einem ganz bestimmten Ergebnis hat. In diesem Fall, dass heraus kommt, dass Projektmanagement doch soooo viel Nutzen für ein Unternehmen bring.

Cornelius Fichtner, PMP, der ThePMPodcast.com betreibt, hat kürzlich mit einem der Studienersteller, nämlich Mark Mullay, ein Interview geführt. Unter anderem sind sie dabei auch genau auf die kritischen Punkte der Studie eingegangen. Ich finde, dass Mark dazu sehr überzeugend und authentisch Stellung bezogen hat. Dies hat mein persönliches Vertrauen in diese Untersuchung wesentlich erhöht.

Zurück zur Studie. Ich muss zugeben, dass ich mir die 365 Seiten (ohne Anhang) noch nicht gänzlich “rein gezogen” habe. (Die Studie kann übrigens von PMI Mitgliedern kostenlos unter www.pmi.org herunter geladen werden.) Auf den ersten Blick sieht die Studie aber sehr professionell, fundiert und gut gemacht aus. Die Autoren haben sich auch wirklich Mühe gegeben, ein solides Forschungsdesign zu entwickeln, welches ein hohes Maß an Objektivität und Aussagekraft der Ergebnisse zum Ziel hat.

Was mir besonders gut gefällt (angelehnt an die einzelnen Kapitel der Studie):

• Die gesamte Studie basiert auf einer umfangreichen Recherche relevanter Literatur. Daraus leiten die Autoren ein so genanntes “Conceptual Model” ab (Sensibilisierendes Modell). Das Modell ist insofern sehr überzeugend, da es einerseits auf die spezifischen Faktoren der PM Implementierung eingeht, andererseits aber auch besonders auf den organisatorischen Kontext, in dem Projektmanagement implementiert und eingesetzt wird. Es wird also nicht angenommen, dass es EIN Projektmanagement gibt und EINEN organisatorischen Rahmen. Vielmehr plädieren die Autoren für eine differenzierte Betrachtungsweise, was meines Erachtens unablässig ist. Denn andere Studien haben genau hier ihre größten Schwächen.
• Weiters wird das Forschungsdesign “Methodology and Methods” sehr transparent offen gelegt und auch begründet.
• Zudem kommen nicht nur quantitative sondern auch qualitative Methoden zum Einsatz. Auch dies ist meines Erachtens im vorliegenden Thema notwendig, um zu aussagekräftigen Daten und Ergebnissen zu kommen.
• Weiters wird der “Value of Project Management” in “tangible” (messbare) und “intangible” (immaterielle) Faktoren unterteilt:
  • Level 1: Satisfaction (Zufriedenheit)
  • Level 2: Alignment (Kontinuität und Systematik, man könnte den Punkt inhaltlich sogar mit “PM Kultur” übersetzen)
  • Level 3: Process Outcomes (Effizienz und Effektivität von Projekten)
  • Level 4: Business Outcomes (Geschäftsergebnisse)
  • Level 5: Return on Investment (Kosten-Nutzen-Verhältnis von PM)

Fazit: Wenn Sie sich mit der Wirksamkeit von Projektmanagement auseinander setzen möchten, dann ist diese aktuelle PMI Studie meines Erachtens ein echtes “Must have”!

Für Schnell-Leser/innen: Eine kurze Zusammenfassung der Studieergebnisse finden Sie übrigens in diesem Beitrag der FinancialPost vom 4. November.

Und die Unterlagen zu einer Präsentation von “Value of Project Management” anlässlich der diesjährigen “PMI Research Conference” in Warschau finden Sie HIER.

Großprojekte sind aufgrund Ihrer enormen Komplexität eine riesige Herausforderung. Häufig stößt das (Projekt)Management bei diesen Mega-Vorhaben an seine Grenzen. 

Zwei Beispiele, die in den letzten Jahren immer wieder durch die Medien gegangen sind, sind die Projekte Dreamliner (Boeing) und Airbus A380 (EADS). Diese beiden Monster-Projekte verfehlen eins ums andere Mal ihre Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele. 

Folgende Frage sollte erlaubt sein: Sind Projekte ab einer gewissen Größe überhaupt noch plan- und steuerbar?

Strategien zur Bewältigung besonders komplexer und großer Projekte sind:

1) Komplexitätsmanagement: Eine der erfolgsversprechendsten Strategien zum erfolgreichen Großprojektmanagement liegt im Komplexitätsmanagement. Wir müssen uns mit komplexen Systemen intensiv auseinander setzen. Wir müssen versuchen, komplexe Systeme zu verstehen, indem wir sie gemeinsam analysieren, modellieren und diskutieren.

2) Kommunikation: Eine gezielte und offensive Kommunikationspolitik ist in allen Projekten ein Schlüssel zum Erfolg. Bei Großprojekten hingegen ist die Bedeutung besonders hoch.

3) Selbstorganisation: Ziel muss es sein, das Gesamtprojekt in plan- und steuerbare kleinere Einheiten zu unterteilen (z.B. Sub-Teams, Teilprojekte…). Diese Wiederum sollten sich im Rahmen gewisser Vorgaben und Ziele selbst organisieren können und müssen. 

Die Krux an der Geschichte ist nur Folgendes: In der THEORIE ist uns das ja alles klar. Aber warum können wir dieses Wissen in der PRAXIS nicht umsetzen? Ich bin teilweise selbst ratlos…

PS: Wenn in Ihrem Unternehmen ein komplexes Großprojekt ansteht, kann Ihnen Peter Addor von ANCHOR Management vielleicht weiter helfen. Sein Unternehmen ist genau darauf spezialisiert, und ich schätze Peter Anchor als Top-Experten in diesem Thema ein. Dies bestätigt sich auch, wenn Sie Peters BLOG lesen.

Die parameta Projektberatung ist mit ca. 40 Mitarbeitern eines der größeren Unternehmen im Bereich der PM Dienstleistungen und Beratung in Deutschland. Kürzlich hat parameta eine Studie zu den “Erfolgskriterien Projektmanagement” veröffentlicht. HIER können Sie die Studie kostenlos anfordern.

Was ist von solchen Studien zu halten? Ich bin eher skeptisch, aus eigener Erfahrung (siehe weiter unten).

Natürlich kommt immer wieder raus, dass im PM noch Nachholbedarf ist. 
Natürlich liegen die größten Schwachstellen in einer mangelhaften Zielformulierung, schlechten Kommunikation,  fehlenden Management-Unterstützung oder nicht definierten PM Standards liegt. Nichts wirklich Neues.
Natürlich sind die “Studien” nicht wirklich repräsentativ, da die durchführenden Unternehmen keine satten Forschungsbudgets zur Verfügung haben.

Wir haben ja auch im Jahr 2006 mit einer sehr engagierten Diplomandin der FH Vorarlberg eine PM Studie (Projektmanagement in Vorarlberg) durchgeführt. Die Ergebnisse waren auch bei uns ziemlich vorhersehbar. 

 Folienpräsentation: Projektmanagement in Vorarlberg

 Bericht: Projektmanagement in Vorarlberg

Schlussendlich besteht die Hauptmotivation der durchführenden Unternehmen meist darin, ein Marketinginstrument zu haben, um an Adressen und Ansprechpartner in den Firmen zu kommen. That’s life.

Fazit: Vielleicht finden Sie in einer der beiden “Studien” ja das eine oder andere Argument, um Ihr Management davon zu überzeugen, dass Sie im Projektmanagement Handlungsbedarf haben. Wenn eine Studie das leisten kann, dann hat sie ihren Zweck erfüllt.

Bernd Oestereich, Inhaber und Geschäftsführer von oose Innovative Informatik GmbH, ist Experte im Bereich agiler Projektmanagement-Methoden. Er schreibt aktuell auf seinem Blog “Bernds Management Welt”:

“Erfolgsfaktoren von IT-Projekten lassen sich kaum universell definieren. Zu unterschiedlich sind die jeweiligen Rahmenbedingungen der verschiedenen Projekte. Und selbst innerhalb eines Projektes verändern sich die Rahmenparameter gelegentlich. Allgemeine Schlüsse zur Einführung neuer oder Optimierung bestehender Managementpraktiken sind deswegen so schwer ableitbar.

Die oose Innovative Informatik führt in Kooperation mit den zwei großen Projektmanagementorganisationen GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.) und PMI (Project Management Institute) Chapter Frankfurt und München) eine Studie zu diesem Thema durch, die am 1.12.2008 startet.”

Ein wirklich interessantes Thema - bitte mitmachen! 

Die Online-Umfrage läuft vom 1.12.2008 bis zum 18.1.2008 und ist unter www.oose.de/pm_studie zu erreichen. Die Beantwortung der Fragen dauert allerdings laut Hr. Oestereich ca. 60 Minuten.

Witzig gemacht - www.getzcope.com

PS: Constance, Du bist ziemlich telegen