Definition: Projektmanagement System

• DIN 69901:2009-01 “System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten“
• DIN 69905:1997 “Organisatorisch abgegrenztes Ganzes, das durch das Zusammenwirken seiner Elemente in der Lage ist, Projekte vorzubereiten und abzuwickeln“
• projektmanagement-definitionen.de: “Im Projektmanagementsystem vereinigt sich die Kombination aus Werkzeugen, Methoden, Methodologien, Einsatzmittel und Verfahren für das Projektmanagement.”

Zum Nachlesen

Hier können Sie die Empfehlungen von Hr. Strasser zur Einführung eines professionellen PM Systems nachlesen.

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TPG (The Project Group) ist im deutschsprachigen Raum (neben Campana & Schott) einer der größten und professionellsten Full-Service Anbieter für Projektmanagement. TPG-Marketing-Direktor Achim Schmidt-Sibeth hat mich auf eine kostenlose Webcast-Reihe aufmerksam gemacht, die in kürze starten wird. Die Reihe gliedert sich in folgende 6 Teile:

• Teil 1: Portfoliomanagement
• Teil 2: Erfolgreiche Terminplanung
• Teil 3: Ressourcenmanagement
• Teil 4: Zusammenarbeit PL + Team
• Teil 5: Integrierte Kostenplanung
• Teil 6: Sinnvolles Berichtswesen

Da TPG auf die Implementierung von Microsoft-basierenden Systemen ist, werden auch entsprechenden technische Lösungsmöglichkeiten demonstriert.

Was ich persönlich etwas schade finde ist, dass TPG die Inhalte nicht völlig offen im Web zur Verfügung stellt. Denn man kann an den Webcast-Folgen erst dann teilnehmen bzw. einen Download-Link erhalten, wenn man sich dazu anmeldet.  In Zeiten des “Social Internets” bin ich der Ansicht, dass auch solche Inhalte frei verfügbar sein sollten. //SEIBERT/MEDIA macht beispielsweise vor, wie eine moderne Social Media Strategie heutzutage aussieht.

Aber alles in allem ist der TPG-Webcast sicher ein sehr interessantes Informationsangebot.

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Wenn man Traffic auf seinen Blog bringen will, dann muss man nur viele solcher Listen produzieren. Allerdings halte ich solche Übersichten nur für wenig sinnvoll oder nachhaltig. Warum?

1) A fool with a tool is still a fool

Wenn die Grundlagen und Rahmenbedingungen für erfolgreiches Projektmanagement nicht geschaffen sind, nützt der Einsatz eines Tools gar nichts.

2) Anforderungen

Es gibt nicht “das passende” PM Tool. Sehr wohl aber gibt es spezifische Anforderungen von Unternehmen, die durch Tools abgedeckt werden können (oder eben nicht). In diesem Zusammenhang ist vor allem auch wichtig, welche “PM Philosophie” im jeweiligen Unternehmen gelebt wird. Beispielsweise macht es einen großen Unterschied, ob Projektmanagement sehr “klassisch” interpretiert wird oder ob agile Prinzipien und Praktiken zur Anwendung kommen.

3) IT Strategie

Und nicht zuletzt sollte das jeweilige PM Tool in die übergeordnete IT Strategie des Unternehmens passen. Daran scheitern aber viele Unternehmen, weil es so etwas wie IT Strategie bei ihnen nicht gibt.

Darüber hinaus halte ich die Vorstellung, eine hochintegrierte Gesamtlösung für alle Anwendungsbereiche zu haben oder zu kreieren, in den meisten Bereichen für eine absolute Illusion. Vielmehr ist meiner Einschätzung nach eine “Best of Breed Strategie” in vielen Fällen die richtige. Gerade auch dann, wenn das Unternehmen auf Web-Technologie setzt.

Fazit

Rezepthafte “PM-Tools-Übersichten” verleiten häufig zu Aktionismus. Dieser endet häufig in einer Sackgasse. Sehr wohl für sinnvoll erachte ich die Vorgehensweise, möglicherweise passende PM Tools auszuprobieren und eingehend zu testen (durchaus auch an realen Projekten).

In jedem Fall sollte nicht unterschätzt werden, dass die Implementierung eines geeigneten PM Tools eine saubere Vorbereitung und Planung erfordert. In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen die Methodik “selectPPM” der Parameta Projektberatung ans Herz legen:

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Mein Grazer Kollege, Dr. Thomas Mathoi (Bauprojektmanagement), hat in den letzten Monaten eine innovative Webapplikation entwickelt, die ich Ihnen gerne kurz vorstellen möchte: iPROT

Ich habe das Tool selbst noch nicht intensiv getestet, werde dies aber in den nächsten Wochen sicherlich tun. Die Konzeption und auch die Screenshots sehen in jedem Fall sehr interessant aus:

• Endlosprotokollmethode
• 100% webbasiert
• offene Punkte und Aufgaben stets im Blick
• saubere und übersichtliche Projektdokumentation

Die so genannte “Endlosprotokollmethode” (auch “fortlaufendes Protokoll“) ist das konzeptionelle Herzstück von iPROT. Ich kenne die Methode vor allem aus dem Bereich der Bauprojekte. Viele Projektmanager schwören darauf, da man damit auf einfache und transparente Weise Aufgaben vergeben und überwachen kann. Zudem sind Besprechungsergebnisse und Dokumente auf eine strukturierte Art und Weise abgelegt – in iPROT webbasiert und dadurch für alle Teammitglieder zugänglich.

Falls jemand von Ihnen das Tool auch testet oder sogar schon im Einsatz hat, freue ich mich über Erfahrungsberichte und Rückmeldungen!

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Wie Nina richtigerweise konstatiert, verbirt sich hinter dem Buzz-Word “Projektmanagement 2.0” vor allem ein verändertes Kommunikationsverhalten in Projekten. Dieses wird – im Optimalfall – unterstützt durch neue Technologien.

Auch die drei Thesen, die Nina zu dem Thema hat und die sie mit Chancen und Gefahren hinterlegt hat, sind für mich sehr schlüssig und treffend:

1. Web 2.0 im PM schafft Transparenz
2. Web 2.0 im PM eliminiert e-Mails
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Auch die Mythen, die darauf folgen, treffen den Nagel auf den Kopf:

• Es braucht keine Meetings mehr.
• Es braucht keinen Projektleiter mehr.
• Es gibt keine Konflikte mehr.
• Es braucht keine Kontrolle mehr.
• Es braucht kein Projektmarketing mehr.

Nina, danke für diesen tollen Beitrag zu dem Thema.

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Durch die jahrelange PM-Erfahrung und vor allem auch durch die internationale Ausrichtung der ProjectWizards GmbH war Frank schon länger ein Wunschkandidat, um wieder einmal ein Interview im Rahmen unseres Formats “Projektmanagement TV” durchzuführen. Nach Martin Seibert und Jens Hoffmann war Frank der dritte Interviewpartner, den ich zum Thema “Projektmanagement und Social Media” (häufig auch als “Projektmanagement 2.0” bezeichnet) befragt habe.

Dies waren die Themen:

• Anwendungsbereiche von Social Media / Social Software im Projektmanagement
• Ausblick – Wie könnte sich das Thema entwickeln?
• Handlungsempfehlung für die Praxis

Franks wichtigste Aussagen waren:

1. Es geht um Kommunikation: Der Einsatz sozialer Webtechnologien muss im Zusammenhang mit dem Trend hin zu agilen Vorgehensweisen betrachtet werden. Denn das Agile Projektmanagement gründet auf dem agilen Manifest, welches wiederum den Austausch zwischen Menschen (= Kommunikation) höher gewichtet als Prozesse und Tools. Genau hier, nämlich in der Unterstützung der Kommunikation, können neue Technologien einen wertvollen Beitrag in Projekten leisten.
2. Einsatz verschiedener Tools: Bei ProjectWizards werden verschiedene Tools eingesetzt, um die Zusammenarbeit der internationalen Teams zu unterstützen und zu koordinieren. Im Wesentlichen sind dies iChat (Instant Messaging, Video Conferencing, Statusmeldungen), Blogs, ein Confluence Wiki (Kollaboration, Dokumentation, Kommunikation) sowie Jira (Aufgabenmanagement- und Bug-Tracking).
3. Anfangen und Erfahrungen sammeln: Franks zentrale Handlungsempfehlung für die Praxis ist, mit dem Thema einfach mal anzufangen. Die Auseinandersetzung mit den großen Social Media Netzwerken (Facebook, Twitter), Blogs etc. hilft, um in das Thema rein zu kommen. Dann sollte der unternehmensinterne Einsatz an kleinen “Pilotfällen” ausprobiert werden.

Zugegebenermaßen tun sich kleine Unternehmen und Strukturen mit dieser “Trial and Error Strategie” leichter als große Unternehmen. Mit steigender Unternehmensgröße wird ein geplantes Vorgehen in diesem Thema sicherlich wichtiger. Aber auch hier gilt: Soviel Planung wie nötig, soviel “learning by doing” wie möglich.

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Den sinnvollen und gezielten Einsatz von Web-Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit gehört die Zukunft. Einige Beispiele, die den meisten bekannt sind:

• Google Docs
• Google Apps
• Doodle
• Skype
• Mindmeister
• Firmenwikis
• etc.

Nicht, dass wir uns falsch verstehen: Diese Online-Tools werden niemals den persönlichen Kontakt zwischen Menschen ersetzen können. Trotzdem können Effizienz und Effektivität der Zusammenarbeit mit modernen “Helferlein” signifikant gesteigert werden.

Tipp für heute: tricider – easy brainstorming & voting

Die Leute von tasquade haben ein neues, kostenloses und ohne Registrierung anwendbares Tool zum kollaborativen Brainstorming und zur gemeinsamen Entscheidungsfindung entwickelt: tricider. Das ganze läuft so ab:

1. Ein Teammitglied stellt eine Frage.
2. Ideen und Lösungsansätze werden online im Team gesammelt.
3. Das Team stimmt über die einzelnen Ideen ab und bewertet diese.

Eine geniale Sache! Am besten gefällt mir, dass das Tool von der Bedienung und Einfachheit her sehr an Doodle erinnert.

Hier einige aktuelle Pressestimmen zu tricider:

“a really useful service [..] you will see how natural and comfortable everything feels.”
http://www.killerstartups.com/Web-App-Tools/tricider-com-make-difficult-group-decisions

“sehr praktische und unkomplizierte Lösungen, kreativ umgesetzt.”
http://imgriff.com/2011/06/10/tricider-entscheidungen-einfach-finden/

“cool web based service that makes group brainstorming on any topic really easy”
http://www.makeuseof.com/dir/tricider-group-brainstorming/

“genial”
http://www.enlazandoweb.com/2011/06/15/tomar-decisiones-entre-amigos/

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Im November 2010 ist die nunmehr 6. Auflage der Studie “Project Management Software Systems” erschienen. Dr. Mark Mey Meyer und Dr. Frederik Ahlemann geben darin einen umfassenden und fundierten Überblick über die Lösungen von 24 Anbieter von PM Softwaresystemen. Die Inhalte der Studie sowie die getesteten Systeme können Sie dieser Leseprobe (PDF) entnehmen.

Ein kleiner Wermutstropfen ist, dass die Studie mit einen Preis von 595 € (636,65 € inkl. MwSt.) relativ teuer ist. Für projektorientierte Unternehmen lohnt sich die Investition aber allemal, da die Auswahl eines geeigneten Systems für den Gesamterfolg des Projektmanagements nicht unerheblich ist.

Die Studie kann übrigens hier bestellt werden.

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Der Oldenbourg Verlag betreibt eine informative “Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik“. Die Seite bietet einen guten Überblick über relevante Themenfelder der Wirtschaftsinformatik, u.a. auch über das IT-Projektmanagement. Zugegebenermaßen sind neuere, agile PM Ansätze noch nicht enthalten. Allerdings werden “klassische” Vorgehensmodelle und Themen gut und vor allem prägnant beschrieben. Ich persönlich finde die Beschreibungen beispielsweise wesentlich besser und prägnanter als jene in Wikipedia (zu diesem Thema).

Besonders das Denken in unterschiedlichen PM-Perspektiven (PM als Führungskonzeption, PM als Funktion, PM als Organisationsform etc.) entspricht auch meiner eigenen Denkweise. Denn auf diese Art und Weise wird das Projektmanagementkonzept aus verschiedenen Richtungen differenziert betrachtet und beleuchtet, was zu einer integrierten und ganzheitlichen Sichtweise führt – sorry für die vielen Buzz-Words .

Diese perspektivische Sichtweise kenne ich persönlich aus dem Werk “Projektmanagement: Leitfaden zur Steuerung und Führung von Projekten” von Keßler/Winkelhofer. Dieses Buch ist für mich eines der Grundlagenwerke im Projektmanagement überhaupt.

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