Vorab möchte ich wiederholen, dass die Blitzumfragen auf diesem Blog selbstverständlich nicht wissenschaftlich-repräsentativ sind. Vielmehr geht es um ein grobes STIMMUNGSBILD zu verschiedenen Themen. Die Umfragen sollen zum Diskutieren und Nachdenken anregen.

Nun zum Zwischenergebnis der aktuellen Umfrage: Immerhin 37% der Befragten (N=79) geben an, dass die definierten Spielregeln zumindest teilweise eingehalten werden. Weitgehend eingehalten werden die Spielregeln in 20 % der Unternehmen. Obwohl diese Daten keinen Aufschluss über die Qualität und Sinnhaftigkeit der praktizierten Standards geben, hat mich das Ergebnis ehrlich gesagt positiv überrascht.

29 % der Befragten gaben an, dass im Unternehmen keine Spielregeln definiert wurden, was sie allerdings negativ bewerten. Lediglich 2 % halten es für unproblematisch, dass in Ihrem Unternehmen keine Spielregeln für die Initiierung, Planung und Steuerung von Projekten bestehen. Und in 11 % der Unternehmen wurden zwar Standards definiert, diese werden aber nicht eingehalten.

FAZIT: In den allermeisten Fällen macht es Sinn, pragmatische Spielregeln für das Projektgeschäft zu definieren. Solche Spielregeln betreffen vor allem Rollen (PM Organisation), Abläufe (PM Prozesse und Vorgehensmodelle), Arbeitsweisen (PM Methoden) sowie die Form des Berichtswesens (PM Dokumentation). Allerdings sollten diese Standards

• von der Unternehmensleitung getragen und eingefordert werden,
• pragmatisch, einfach und umsetzbar sein sowie
• sich auf das Wesentliche beschränken.

Dann besteht die Chance, die Erfolgsquote in Projekten signifikant zu verbessern.

Heute möchte ich gerne wissen, wie es um die “PM Spielregeln” in Ihrem Unternehmen bestellt ist. Mit PM Spielregeln meine ich sämtliche definierten und dokumentierten Rahmenbedingungen, Standards, Abläufe und Vorgaben, die bei der Initiierung, Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten eingehalten werden sollen. Dies können z.B. sein:

• Teamregeln, Regeln der Zusammenarbeit
• Projektdefinition, Projektkriterien
• Projektarten und -kategorien
• Projektorganisation, Projektrollen (mit Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten)
• definierte PM Methoden (Planung und Controlling von Zielen und Inhalten, Terminen, Ressourcen und Kosten etc.)
• PM Vorlagen und Checklisten (Projektauftrag, Lastenhefte, Pflichtenhefte, Abnahmeprotokoll, Statusberichte etc.)
• PM Prozesse, Vorgehensmodelle (z.B. Stage-Gate-Modelle)
• PM Handbücher, Leitfäden etc.

Offensichtlich sind die Leser des PM Blogs der Ansicht, dass ein Projektleiter vor allem ein guter Kommunikator sein muss. In der Rangliste gefolgt werden diese Fähigkeiten von sozialer Kompetenz, gleich danach folgt die Führungskompetenz.

Klar ist, dass die jeweiligen Kompetenzen teilweise überschneiden. Deutlich wird aber: Ein Projektleiter muss in erster Linie eine gute FÜHRUNGSKRAFT sein! Dazu gehören vor allem kommunikative und soziale Fähigkeiten aber auch ein Werkzeugkoffer an Methoden, die ein guter Projektleiter gezielt und sicher anwendet. Die Fachkompetenz liegt mit nur 4 % der Nennungen an letzter Stelle.

Über Eure Meinung zu diesem Thema würde ich mich freuen!

Natürlich überschneiden sich die angeführten Kompetenzen teilweise und zudem sind sie nicht ganz klar definiert. Es geht in dieser Blitzumfrage aber auch nur um eine grobe TENDENZ. Auf der Basis des Ergebnisses werde ich dieses Thema in den nächsten Wochen aufgreifen, um einen ausführlichen Blogbeitrag darüber zu schreiben.

Übrigens: Bei den angeführten Kompetenzen habe ich mich an die Struktur von www.soft-skills.com angelehnt. Hier findet Ihr einen guten Überblick (wenngleich sich die Punkte hier auch etwas überschneiden).

Ich finde, wir sollten das Ergebnis vor allem vor dem Hintergrund folgender Fragestellung analysieren: “Welche dieser Herausforderungen kann ich als Projektleiter/in direkt beeinflussen?”

Hierbei stelle ich die Behauptung auf, dass die Punkte 1 + 2 (Projektziele, Kommunikation) sehr gut beeinflussbar sind. Punkt 3 wiederum (Ressourcenengpässe) halte ich schon für schwieriger. Bei den unrealistischen Terminvorgaben braucht es sicher eine/n Projektleiter/in mit viel Erfahrung und “Standing”, um dagegen wirkungsvoll anzukämpfen. Die vielen Projektbeteiligten (= organisatorische Komplexität) ergeben sich meist aus Notwendigkeiten, die kaum zu verändern sind.

Ich überlasse es Euch, die Liste selbst durchzugehen und zu hinterfragen, wo in der Praxis mehr oder weniger Einflussmöglichkeit besteht.

MEINE THESE: Wir Projektleiter/innen können in der Regel mehr beeinflussen, als wir uns vielleicht eingestehen möchten. Allerdings braucht es hierfür Erfahrung, kommunikatives Geschick, Mut und Durchhaltevermögen.

Etwas zu billig erscheint mir, die oben genannten Herausforderungen immer als gegeben anzunehmen und dadurch die Verantwortung dafür de facto abzugeben. (Nach dem Motto: “Ich kann’s ja doch nicht ändern.”)

Mein geschätzter Blogger-Kollege Eberhard Huber führt derzeit eine interessante Umfrage zum Thema “Erfolgsfaktoren im Projektmanagement” durch. Wenn Ihr an der Studie teilnehmt könnt Ihr

• später die Ergebnisse erhalten und
• gleichzeitig auch noch an einem Gewinnspiel teilnehmen (Amazon Gutscheine etc.).

Würde mich freuen, wenn möglichst viele Leser/innen an der Umfrage teilnehmen!

Zur Erläuterung:

• PM Glossar: Projektprozess
• Projektprozesse bringen Ordnung ins PM

Sensationell, sage und schreibe 473 Stimmen wurden in den letzten 8 Tagen abgegeben – absoluter Rekord für den PM-Blog. VIELEN DANK an alle, die sich an der Umfrage beteiligt haben!

Aufgrund der Masse an Tools habe ich mich entschlossen, nur noch die Tools mit mind. 3 Rückmeldungen in die Statistik aufzunehmen. Hoffe, das ist für Euch OK so. Hier das aktuelle Zwischenergebnis:

Das Blatt hat sich gewendet. Nach knapp 300 Rückmeldungen sind die MindMapping Tools (z.B. Mindmanager, Freemind, Xmind, Mindmeister…) mit 72 Stimmen vorne. Unmittelbar danach kommt die Microsoft-Phalanx mit den Office Produkten, MS Project und MS Share Point.

Meine persönliche Vermutung ist, dass bei den Office-Produkten insbesondere Excel stark genutzt wird.

Für mich überraschend ist auch, dass Google Docs schon eine recht hohe Verbreitung hat (18 Stimmen). Auch die A-Plan Fans haben sich zu Wort gemeldet (15 Stimmen). Der PM-Blog-Werbepartner ZCOPE ist schon bei 6 Unternehmen im Einsatz.