Definition: Projektmanagement System

• DIN 69901:2009-01 “System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten“
• DIN 69905:1997 “Organisatorisch abgegrenztes Ganzes, das durch das Zusammenwirken seiner Elemente in der Lage ist, Projekte vorzubereiten und abzuwickeln“
• projektmanagement-definitionen.de: “Im Projektmanagementsystem vereinigt sich die Kombination aus Werkzeugen, Methoden, Methodologien, Einsatzmittel und Verfahren für das Projektmanagement.”

Zum Nachlesen

Hier können Sie die Empfehlungen von Hr. Strasser zur Einführung eines professionellen PM Systems nachlesen.

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Recht interessant finde ich den Ansatz, dass man im Anschluss an die jeweiligen Inputs gemeinsam mit den Experten online diskutieren und das Thema vertiefen kann. Ich werde sicher an dem einen oder anderen virtuellen Seminar teilnehmen.

Im übrigen finden Sie auf dem YouTube Channel von C&S jetzt schon diverse Interviews zu interessanten Themen (z.B. zu Social Media + PM).

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Durch die jahrelange PM-Erfahrung und vor allem auch durch die internationale Ausrichtung der ProjectWizards GmbH war Frank schon länger ein Wunschkandidat, um wieder einmal ein Interview im Rahmen unseres Formats “Projektmanagement TV” durchzuführen. Nach Martin Seibert und Jens Hoffmann war Frank der dritte Interviewpartner, den ich zum Thema “Projektmanagement und Social Media” (häufig auch als “Projektmanagement 2.0” bezeichnet) befragt habe.

Dies waren die Themen:

• Anwendungsbereiche von Social Media / Social Software im Projektmanagement
• Ausblick – Wie könnte sich das Thema entwickeln?
• Handlungsempfehlung für die Praxis

Franks wichtigste Aussagen waren:

1. Es geht um Kommunikation: Der Einsatz sozialer Webtechnologien muss im Zusammenhang mit dem Trend hin zu agilen Vorgehensweisen betrachtet werden. Denn das Agile Projektmanagement gründet auf dem agilen Manifest, welches wiederum den Austausch zwischen Menschen (= Kommunikation) höher gewichtet als Prozesse und Tools. Genau hier, nämlich in der Unterstützung der Kommunikation, können neue Technologien einen wertvollen Beitrag in Projekten leisten.
2. Einsatz verschiedener Tools: Bei ProjectWizards werden verschiedene Tools eingesetzt, um die Zusammenarbeit der internationalen Teams zu unterstützen und zu koordinieren. Im Wesentlichen sind dies iChat (Instant Messaging, Video Conferencing, Statusmeldungen), Blogs, ein Confluence Wiki (Kollaboration, Dokumentation, Kommunikation) sowie Jira (Aufgabenmanagement- und Bug-Tracking).
3. Anfangen und Erfahrungen sammeln: Franks zentrale Handlungsempfehlung für die Praxis ist, mit dem Thema einfach mal anzufangen. Die Auseinandersetzung mit den großen Social Media Netzwerken (Facebook, Twitter), Blogs etc. hilft, um in das Thema rein zu kommen. Dann sollte der unternehmensinterne Einsatz an kleinen “Pilotfällen” ausprobiert werden.

Zugegebenermaßen tun sich kleine Unternehmen und Strukturen mit dieser “Trial and Error Strategie” leichter als große Unternehmen. Mit steigender Unternehmensgröße wird ein geplantes Vorgehen in diesem Thema sicherlich wichtiger. Aber auch hier gilt: Soviel Planung wie nötig, soviel “learning by doing” wie möglich.

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• “Spaß bei der Arbeit? Wo kommen wir denn da hin?”
• “Spaß können die Mitarbeiter in ihrer Freizeit haben.”
• “Bei uns geht es darum, Geld zu verdienen.”
• “Hören sie auf zu träumen.”

So oder so ähnlich lauten die expliziten oder impliziten Glaubenssätze in Organisationen. Aber ist das wirklich so?

Hypothese: Teams können nur Höchstleistungen erbringen, wenn sie (auch) Spaß und Freude bei der Arbeit haben.

Vorschlag: Sagen wir anstatt “Spaß” doch einfach “Flow“. Dann fällt es wahrscheinlich vielen Führungskräften leichter, sich mit dem Thema auseinander zu setzen.

Das Flow-Prinzip

Der Wissenschafter und Psychologe mit dem beinahe unaussprechlichen Namen Mihály Csíkszentmihályi beschrieb 1975 erstmals das “Flow-Prinzip“. Es besagt, dass Menschen oder Gruppen in einer Tätigkeit komplett aufgehen können, wenn die richtige Balance zwischen Unter- und Überforderung gefunden wird.

Csíkszentmihályi beschreibt das Flow-Gefühl dann wie folgt (Quelle: Wikipedia):

1. Die Aktivität hat deutliche Ziele.
2. Wir sind fähig, uns auf unser Tun zu konzentrieren.
3. Anforderung und Fähigkeit stehen im ausgewogenen Verhältnis, so dass keine Langeweile oder Überforderung entsteht.
4. Wir haben das Gefühl von Kontrolle über unsere Aktivität.
5. Mühelosigkeit
6. Unser Gefühl für Zeitabläufe ist verändert.
7. Handlung und Bewusstsein verschmelzen

Es ist eigentlich müßig zu erwähnen, dass dieser Zustand gerade auch in Projektteams ein sehr erwünschter Zustand ist. Denn die Effektivität und Effizienz von Teamprozessen ist “im Flow” besonders groß.

Führung und Flow

Projektmanager/innen sollen Projekte und Projektteams zum Erfolg führen. Damit dies gelingen kann, sollte ein/e Projektmanager/innen folgendes Grundverständnis haben bzw. entwickeln:

• Das Management komplexer Projekte ist eine anspruchsvolle Führungsaufgabe.
• Führen heißt dienen. (“servant leadership“)
• Führung achtet vor allem auf die Einhaltung von Spielregeln, sie schafft Orientierung und hilft, mit Komplexität richtig umzugehen.
• Innerhalb dieses Rahmens agieren Teams selbstorganisiert.
• Gute Führungskräfte schaffen bewusst heterogene Teams (“diversity”). Sie sind sich aber bewusst, dass das Führen solcher Teams wesentlich anspruchsvoller ist.
• Gute Führung schafft es, Teams regelmäßig in einen Flow-Zustand zu bringen. Dadurch entstehen Höchstleistungen.

Emotionen und Flow

In den meisten Unternehmen herrscht ein rational-lineares Organisations- und Führungsverständnis vor. “Value-based Management” ist nur eine Umschreibung dafür. Entscheidungen werden vermeintlich auf objektiven, rationalen und nachvollziehbaren Grundlagen getroffen.

Die Realität sieht meist aber anders aus. Tatsächlich funktionieren soziale Systeme wie Unternehmen oder auch Projekte nämlich höchst emotional und alles andere als rein rational. Emotionen sind es, die unser Leben ausmachen. Und dies nicht nur in der Freizeit, sondern natürlich auch im geschäftlichen Umfeld. Was aber ist die Konsequenz?

Gute Führung schafft es, die Potenziale von Menschen zu wecken, zu fördern und den Gemeinschaftssinn (“team spirit”) zu stärken. So (und nicht anders!) können komplexe Aufgaben effizient und effektiv bewältigt werden.

Ein etwas unkonventionelles (aber umso einprägsameres) Beispiel

Der PS22 Chorus (siehe auch den entsprechenden Wikipedia-Artikel) hat es durch Youtube geschafft, international bekannt zu werden. “PS22 Chorus” steht nämlich für den Grundschulchor der Public School 22 in Staten Islands, New York. Der geniale Chorleiter, Gregg Breinberg, hat es nämlich geschafft, durch seine Art der Führung aus Rohdiamanten wahre Diamanten zu machen. Sehen Sie selbst:

Erkenntnisse, die durchaus auch auf die Projektleiter-/Führungs-Praxis übertragbar sind:

• Menschen sind emotionale und soziale Wesen. Sie brauchen sozialen Austausch, Gemeinschaftssinn, gegenseitigen Respekt und Anerkennung wie die Luft zum Atmen.
• Heterogene Teams können (in der Regel) die besseren Ergebnisse liefern (wenn sie gut und richtig geführt werden).
• Gute Führung schafft Rahmenbedingungen, damit Menschen und Teams ihre wahren Potenziale entfalten können. Dabei geht es vor allem um gutes “Spannungsmanagement”:
  • Disziplin vs. Freiheit
  • Planung vs. Improvisation
  • Rationalität vs. Emotionalität
  • Individualität vs. Konformität

Gregg Breinberg hat uns auf eindrucksvolle Art und Weise gezeigt, was gute Führung ausmacht. Davor habe ich den allergrößten Respekt!

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Prof. Dr. Gerald Hüther ist der wohl anerkannteste deutsche Hirnforscher unserer Zeit. Neben seiner fachlichen Brillanz zeichnet sich Hüther auch durch seine mitreißenden Vorträge und Interviews aus. Einen weiteren Beweis hierfür lieferte Prof. Hüther anlässlich des Hauptstadtkongresses 2011, als er über Gesundheit und Selbstheilung referierte. Ich möchte Ihnen wärmstens ans Herz legen, den ca. 50-minütigen Vortrag bei Gelegenheit zu “konsumieren”.

Was hat das Ganze mit (Projekt)Management zu tun?

Die Erkenntnisse der Hirnforschung sind wichtig und wertvoll, um menschliches Verhalten und menschliche Entwicklung besser zu verstehen. Wenn wir uns einig sind, dass Management im Wesentlichen zum Ziel hat, menschliches Verhalten im Sinne eines übergeordneten Zieles zu beeinflussen, dann ist der Zusammenhang offensichtlich.

Hüther postuliert u.a.:

• “Selbstorganisation wird vielleicht das Schlagwort des 21. Jahrhunderts…“
• “Unsere Haltungen steuern unser Verhalten.“
• “Wir haben ein Umsetzungsproblem.”
• “Wir haben ein Begeisterungsproblem.”

Fazit

Damit unsere Gesellschaft, unsere Organisationen und auch jede/r einzelne von uns gesund bleiben und werden können, sollten wir die Erkenntnisse der Hirnforschung endlich praktizieren. Sinn, Gemeinschaft, Begeisterung, Inspiration und (guter) Geist sind in diesem Zusammenhang Schlüsselbegriffe.

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Das Lebenswerk von Eli Goldratt kreist um die Frage, wie komplexe Systeme (wie z.B. Projekte) gestaltet, gesteuert und gemanaged werden können. Mit seiner “Theory of Constraints” (TOC) hat Dr. Goldratt einen wichtigen Beitrag zum modernen (Projekt)Managementverständnis beigetragen. (siehe hierzu die Concept Map von P. Bayer)

Goldratt hat sich übrigens auch intensiv mit der Frage beschäftigt, die auch in meinem letzten Blogbeitrag zum Thema “Komplexität” angeschnitten wird: “Innere Einfachheit” (inherent simplicity) in komplexen Systemen:

Danke, Eli Goldratt.

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In anderen Worten: Eine professionelle Projektkultur muss “von oben” vorgelebt und eingefordert werden. Ähnlich beschreibt es auch Mr. Kruse in diesem kurzen Video:

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Quasi das Gegenprogramm zu William & Kate

PS: Hier noch die PPT-Präsentation, die wir teilweise als Grundlage für das Gespräch verwendet haben:

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Wie meine regelmäßigen Blog-Leser/innen wissen, vertrete ich folgende These: “Gutes Projektmanagement und gutes Management sind in hohem Maße deckungsgleich.” Anders formuliert: Gute Projektmanager/innen sind in erster Linie gute Manager/innen.

Wenn Sie sich also im Themenfeld Projektmanagement weiterbilden und weiterentwickeln möchten, sollten Sie sich meines Erachtens vor allem mit (guter) Führungsliteratur beschäftigen. In diesem Zusammenhang sind auch die Theorien und Inhalte von Prof. Lay ein absolutes “Highlight”.

In diesem Video-Mitschnitt erläutert Rupert Lay beispielsweise den “Beitrag des Managements zur Wertschöpfung in Unternehmen“.

Prof. Lay spricht von personaler und funktionaler Optimierung, die eine gute Führungskraft im Zusammenhang mit Wertschöpfung in Unternehmen leisten muss. Diesem Modell kann ich sehr viel abgewinnen.

Denn ich bin davon überzeugt, dass sich gute, wirkungsvolle Führung immer häufiger in Spannungsfelder und potenziellen Widersprüchen abspielen wird. Das, was in der einen Situation richtig ist, kann in der anderen Situation völlig falsch sein. Beispiele für derartige Spannungsfelder, Widersprüche, Paradoxien und Dualitäten:

• Führung vs. Management
• Emotionalität vs. Rationalität
• Selbstorganisation vs. Delegation
• Funktion vs. Prozess/Projekt
• Komplexität vs. Einfachheit
• Effektivität vs. Effizienz
• etc. pp.

FAZIT: Führung und Management als Beitrag für Wertschöpfung in Organisationen ist alles andere als trivial. Um diese Aufgabe gut und im Sinne der MENSCHEN bewältigen zu können, ist die Fähigkeit zu differenziertem Denken und Handeln in Spannungsfeldern und Widersprüchen notwendig.

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Ein Beispiel: Das Prinzip des iterativen Vorgehens haben die Vordenker der Systemtheorie schon vor Jahrzehnten analysiert und beschrieben.

Heinz von Förster, bitte erklären Sie uns das doch mal:

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