Welche PM Tools wenden Sie an und warum? Super wäre, wenn wir gemeinsam eine möglichst bunte Mischung an relevanten Software-Tools generieren könnten. Besonders interessant wäre natürlich auch, warum Sie die einzelnen Tools einsetzen?

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Mein Grazer Blogger-Kollege Thomas Mathoi hat gestern auf Google Plus einen Testbericht zu Wunderlist / Wunderkit verlinkt. Marcus Raitner hat den Beitrag prompt kritisch kommentiert. Da ich Wunderkit bereits seit einigen Wochen im Produktiveinsatz habe, möchte ich unsere Erfahrungswerte mit dem Tool hier kurz darlegen.

6Wunderkinder

Die Tools Wunderlist (“easy-to-use task manager“) und Wunderkit (collaborative task management, simple project management) sind jeweils für Windows, Mac, iPhone, iPad, Android und als Web-Applikation verfügbar. Auf den ersten Blick denkt man sofort an ein weiteres Start-Up aus Silicon Valley, doch erfreulicherweise kommen die “6Wunderkinder” aus Berlin. Die ganze Story (inkl. Testbericht) können Sie HIER nachlesen.

Soviel vorab: Die Technologie und vor allem die professionelle grafische Umsetzung kann es mit den Besten der Branche aufnehmen. Absolut top!

Wunderkit: Pros & Cons

Die Grundfunktionalitäten sind denkbar einfach:

• Teammitglieder anlegen / einladen
• Projekte / Workspaces anlegen
• Aufgaben anlegen
• Aufgaben taggen
• Verantwortlichkeiten zuordnen
• Prioritäten verteilen
• Deadlines vergeben
• Kurzinformationen im Team verteilen (im Twitter-Style)
• Notizen schreiben

Wunderkit bietet alles, was man für pragmatisches, modernes Projekt- und Teammanagement braucht. Fast alles: Die Dokumentenfunktion geht mir persönlich ab, aber da kann man sich mit Google Drive (ehemalig Google Docs) oder Dropbox leicht behelfen.

Positiv hervorzuheben sind folgende Aspekte:

• Wunderkit ist sofort einsetzbar. Dies ist gerade für verteilte Teams ein großer Vorteil.
• Wunderkit ist (noch) kostenlos.
• Wunderkit ist einfach anwendbar und leicht verständlich.
• Wunderkit ist für Mac, iPhone, iPad und als Web-Applikation verfügbar. (derzeit allerdings noch nicht als Windows-Client bzw. Android App)
• Wunderkit konzentriert sich auf die “DNA” erfolgreicher Projekte: Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten, Kommunikation. That’s it!

Hier die negativen Punkte bzw. die Einschränkungen:

• Wunderkit eignet sich vor allem für kleine und mittlere Projektvorhaben.
• Wunderkit bietet keine Multiprojekt-Funktionalitäten.
• Wunderkit kennt keine Dokumenten-Funktionalitäten.

Fazit: Ich mag Wunderkit, da es sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriert, technologisch “up to date” ist und optisch sehr ansprechend ist. Zugegebenermaßen habe ich es bislang aber nur für kleinere Projektvorhaben eingesetzt. Den Einsatz als unternehmensweites PM-Tool kann ich mir derzeit noch nicht vorstellen.

Ich freue mich, wenn Sie Ihre Erfahrungswerte hier teilen.

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Ich höre täglich mind. 45 Min. Podcast-Sendungen – nämlich beim Autofahren. Dadurch sind für mich die Autofahrten in den letzten Jahren zu wertvoller Inspirations- und Weiterbildungszeit geworden. Wenn Sie es auch mal ausprobieren möchten, habe ich hier ein paar Podcast-Tipps für Sie:

Projektmanagement:

• Project Management Podcast - der “PM-Podcast-Klassiker” von Cornelius Fichtner. Dieser Podcast ist vor allem für jene Projektmanager/innen interessant, die im internationalen Umfeld Projekte leiten. Denn Cornelius orientiert sich einerseits stark an den Standards von PMI®, und andererseits macht man sich durch das Zuhören in den “PM Terms” fit.
• Business Transformation Tools – etwas gewöhnungsbedürftig, aber inhaltlich anregend. Der Podcast v0n Mike und Jay beleuchtet PM als eines der Kernthemen, geht aber auch darüber hinaus. Zugegebenermaßen ist der Podcast recht “amerikanisch” und marketingtechnisch auch etwas “platt” konzipiert, aber die Inhalte und Konzepte sind teilweise hervorragend.

Management und Führung:

• managerSeminare Podcast: Sehr gute und aktuelle Themen, professionell produziert und inhaltlich wertvoll. Ich picke mir immer die Themen raus, die mich interessieren. Der Fundus ist groß, da der Podcast bereits seit Ende 2006 besteht.
• Manager Tools: Für diesen Podcast habe ich bereits öfter Werbung gemacht – insbesondere für die Episoden zum Thema Projektmanagement. Mir gefällt die erfrischende und praktische Art der Macher sehr gut – konnte mir hier schon viele gute Gedanken und Anregungen mitnehmen.

Technologie:

• //SEIBERT/MEDIA Podcast: Meine Freunde von Seibert Media produzieren mit großer Regelmäßigkeit und Professionalität ihren Podcast zu Technologie-, Kollaborations- und Projektmanagementthemen. Gerade auch die aktuellen Informationen zum Confluence Wiki und zum Jira Taskmanagement sind für mich sehr wichtig.
• Geek Week ist für mich einer der besten Podcasts zu Technologie-Themen. Alles, was man über Technologien, Internet & Co wissen muss, wird hier äußerst kompetent präsentiert und diskutiert.

Anregendes, Informatives und Inspirierendes:

• FOCUS von Radio Vorarlberg: Der Macher von Focus, Dr. Johannes Schmidle, beschreibt die Sendung wie folgt: “Focus versteht sich als Sendung mit „Themen fürs Leben“: Dabei bieten renommierte Referenten vertiefende Betrachtungen, Impulse und Anregungen an, um das Leben und die Zeit, in der wir leben, besser zu verstehen. „Focus“ soll lebensbegleitende und lebensberatende Akzente setzen. Die Sendung versteht sich als vielschichtiges öffentlich-rechtliches Angebot: der Mensch soll in einer Welt voller Widersprüche und Gegensätze Orientierungshilfe erhalten.” Für mich persönlich zählt dieser Podcast zu den wichtigsten und wertvollsten Impulsquellen überhaupt. Ein Geheimtipp!
• ECO von SF (Schweizer Fernsehen): Die ECO Sendung beleuchtet zwar häufig Schweiz-spezifische Themen, ist für mich aber überaus informativ und interessant.
• Frontal21 von ZDF: Aktuell, kritisch, informativ. Mehr gibt es zu Frontal21 nicht zu sagen.
• Blick über den Tellerrand: Der Podcast von Alex Wunschel ist für mich einer der “Klassiker” schlechthin. Witzig, professionell produziert und unterhaltsam. Themen sind vor allem Internet, Web 2.0, Social Media und Marketing. TOP!

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• Mangelhafte Visualisierung in Teams und Projekten führt zu
• Missverständnissen, Unklarheiten, ineffizienten Meetings etc. führt zu
• Kostenüberschreitungen, Terminverzögerungen und schlechten Teamergebnissen.

Dabei wäre es doch so einfach. Hier 5 konkrete Visualisierungs-Tipps, die wir in unserem Unternehmen regelmäßig anwenden.

1) Mindmapping

Ich halte die Mindmapping Methode für eines der wichtigsten Werkzeuge, um Kommunikations- und Arbeitsprozesse in Teams zu dokumentieren und zu moderieren. Mir ist bewusst, dass ich auf diesem Blog immer wieder darauf hinweise (z.B. hier, hier und hier). Dies tue ich deshalb, weil ich die Kombination Mindmapping-Software + Beamer für unschlagbar effektiv halte.

Die Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich mit dem Tool wohl fühlen und die geäußerten Gedanken einigermaßen “speedy” auf die Leinwand bringen.

2) Visual Facilitation / “Gekritzel”

Ich habe in Gesprächen oder Besprechungen immer schon ein Schreibgerät und einen Block gebraucht, um meine Gedanken zu visualisieren. Daraus ist in den letzten Jahren eine für mich sehr effektive Visualisierungsmethode entstanden, die ich (einfach mal großspurig) “visual facilitation” nenne.

Gemeint ist das bildhafte skizzieren von Gedanken während eines Gesprächs. Ich verwende derzeit folgende Formen:

• Schreibgerät und Block
• iPad, Pen + Paper-App (siehe Foto 1 oben)
• iPad, Pen + Penultimate-App (siehe Foto 2 oben)

Das “Kritzeln” mit dem iPad habe ich in den letzten Wochen besonders lieb gewonnen. Die Vorteile sind:

• einfaches Löschen, wechseln von Schreibgeräten, Farben etc.
• Skizzen können einfach als PDF oder in Bildformaten verschickt werden
• alle Skizzen sind übersichtlich in einem Gerät gespeichert

Nachteile:

• Die Methode kann nur in kleinen Runden (mit max. 3-4 Personen) angewendet werden.
• Es kann ein gewisses Ungleichgewicht zwischen dem/der “Kritzelnden” und den anderen Sitzungsteilnehmer/innen entstehen.

3) Flipchart / Visualisierungs-Board

Der “Visualisierungs-Klassiker” ist natürlich das Flipchart. In unserem Büro verwenden wir neben dem Flipchart auch unsere Stahl-Holz-Möbel (von Alexander Dür). als “Visualisierungs-Board” (siehe Foto 2 oben). Diese Form der Visualisierung eignet sich vor allem für gemeinsame “Kreativ- und Nachdenk-Sessions”.

4) Aufgaben-Board

Ein konsequentes Aufgabenmanagement ist einer DER Schlüsselerfolgsfaktoren in Teams und Projekten. Zusätzlich zu den elektronischen Tools (Jira, Things, Wunderkit…) verwenden wir in unserem Büro (vor allem in zeitkritischen Projekten) auch Aufgaben-Boards mit Stattys.

Meine Überzeugung: Aufgaben sollten viel häufiger auf diese Art und Weise visualisiert werden! Auch dann, wenn Sie in Ihren Projekten nicht rein agile Vorgehensweisen anwenden. Erst durch diese Form der Visualisierung sind Teams immer wieder mit den zu erledigenden Aufgaben konfrontiert. Zudem steigt das Bewusstsein bei den Beteiligten, dass das Projekt nur gemeinsam bewältigt werden kann.

5) Arbeitsergebnisse visualisieren

Letzter Visualisierungs-Tipp: Die vielleicht trivialste Methode besteht darin, Zwischenergebnisse, Konzepte, Screenshots etc. für alle sichtbar aufzuhängen. Dies gilt natürlich im Besonderen für die Dauer von Meetings, aber auch auch vor und nach Besprechungen sollten wichtige Informationen für alle sichtbar sein. Dadurch bleiben die Informationen im Bewusstsein, und Ideen können auf den ausdrucken auch zwischendurch notiert werden (direkt auf das Blatt oder mittels Post-It’s / Stattys).

Fazit

Visualisieren, visualisieren, visualisieren!

PS: Ein Eindruck aus unserem Büro:

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Ich versuche, die täglichen 1-2 Stunden im Auto möglichst sinnvoll zu nützen. Deshalb habe ich bereits vor Jahren damit begonnen, beim Autofahren Podcasts zu hören. Mittlerweile bin ich auf viele “Podcast-Perlen” gestoßen. Der “Manager Tools Podcast” (iTunes Link) von Mark Horstman and Mike Auzenne (Foto) ist eine dieser Perlen.

Mit erfrischender Klarheit und Praxisorientierung geben Horstman/Auzenne ihre Ansichten und Erfahrungen aus der Managementpraxis zum Besten. Zugegebenermaßen wird diese Form nicht Jedem/Jeder gefallen – meinen Geschmack treffen die beiden voll und ganz. Aber Achtung: Die deutschsprachige Version der Manager Tools ist meines Erachtens katastrophal schlecht übersetzt. Deshalb: Finger weg davon!

Nun aber zum Thema.

Die DNS des Projektmanagements

In der hervorragenden 4-teiligen Episode von Horstman/Auzenne zum Thema “Project Management” (1 | 2 | 3 | 4) wird die “DNA des Projektmanagements” – wie ich es bezeichnen möchte – beschrieben (“Who does what by when?“):

• Wer macht
• was
• bis wann?

Ok, diese Erkenntnis ist nun überaus trivial und altbekannt, aber genau deshalb finde ich die Formel so genial. Horstman/Auzenne beschreiben vor allem in der ersten der 4 Episoden sehr treffend, dass es in Projekten im Kern nur um eines geht: Die richtigen Aufgaben müssen von den richtigen Menschen in der vorgegebenen Zeit (richtig) gelöst werden.

Denn all die Pläne, Konzepte, Meetings etc. sind vollkommen nutzlos, wenn die Aufgaben, die uns dem Ziel näher bringen, nicht zeitgerecht und inhaltlich richtig bewältigt werden. Darauf sollten sich Projektmanager/innen konzentrieren, und (fast) nur darauf!

Ich würde mir wünschen, dass alle Projektmanager/innen da draußen diesen Podcast zumindest einmal angehört haben. Ich habe ihn mir bereits 3 oder 4 mal gegönnt. Und für mich ist er immer wieder erfrischend.

Was ist Ihre Meinung dazu?

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• Prof. Dr. Peter Kruse: Risiken und Chancen in der Wissensgesellschaft (Vide0)
• Prof. Dr. Dirk Baecker: Thesen zur nächsten Gesellschaft (Video; Abhandlung von Heiko Kleve)
• Heidi Aichinger (derStandard): Wie anders wird Arbeit in Zukunft sein? (Artikel)
• Simone Janson (imgriff.com): Arbeitsformen der Zukunft: Gelebte Demokratie oder billige Sklavenarbeit? (Blog)
• Jörg Dirbach: 6-teilige Serie zur Zukunft der Arbeit (Blog)

In der letztgenannten Blogserie von Jörg Dirbach sind zwei interessante Grafiken enthalten:

Meta-sektorieller Strukturwandel

(von Harold Jarche)

Die Menschen spüren am eigenen Leib, dass wir uns rasant von links nach rechts bewegen. Die einfachen, auf Routine ausgelegten Tätigkeiten verschwinden immer mehr, werden von Maschinen übernommen oder in Billiglohnländer ausgelagert. Handwerkliche Arbeit und vor allem auch (vernetzte) Wissensarbeit nehmen rasant an Bedeutung zu.

Meine Hypothese: Projektmanagement (respektive vernetztes, projekt- und teamorientiertes Arbeiten) bildet die Speerspitze dieser Entwicklung. Denn neuartige, innovative und komplexe Aufgaben können vermehrt nur mehr in fachübergreifenden Teams bewältigt werden. Gleichzeitig steigen Risiko- und Unsicherheitsgrad in Projekten kontinuierlich an. Projektorientierte Arbeits- und Organisationsformen werden in der vernetzten Gesellschaft weiter an Bedeutung zunehmen.

100 Begriffe zur Arbeitswelt der Zukunft

(Quelle: ChangeX)

Es ist nicht überraschend, dass in der Liste auch etliche Begriffe vorkommen, die in der PM-Szene regelmäßig verwendet werden:

• Agilität
• Coopetition
• Coworking
• Design Thinking
• Dialog
• Dienstleistung
• Empathie
• Enterprise 2.0
• Exzellenz
• Fehlerkultur
• Flow
• Führung
• Integrität
• Intuition
• Kollaboration
• Kommunikation
• Kompetenz
• Komplexität
• Leidenschaft
• Lernen
• Mitarbeiterbeteiligung
• Netzwerk
• Nichtwissen
• Partizipation
• Persönlichkeitsentwicklung
• Professionalität
• Projektmanagement
• Qualifizierung
• Qualität
• Respekt
• Risikobereitschaft
• Scheitern
• Selbständigkeit
• Selbstorganisation
• Sinn
• Social Entrepreneurship
• Social Media
• Spitzenleistung
• Teilhabe
• Verantwortung
• Vertrauen
• Vielfalt
• Wertschätzung
• Zuverlässigkeit

Fazit

Wir müssen Projektmanagement in einem größeren Kontext betrachten, um die wirklich wichtigen Entwicklungspotenziale zu erkennen. Spontan fallen mir hierzu ein:

1. Weiterentwicklung der PM-Ansätze: Die Herausforderungen an das PM werden weiter zunehmen. Die klassischen PM Ansätze und Methoden sind wichtig, um Projekte sauber zu planen und zu initiieren. Gleichzeitig müssen wir den agilen Prinzipien und Vorgehensweisen wesentlich mehr Bedeutung beimessen. Denn die deduktive Planbarkeit von Projekten ist in vielen Bereichen unmöglich geworden.
2. Integration in die Unternehmensorganisation (Strategie, Struktur, Kultur): Projektmanagement ist nicht nur eine Arbeitsform (ein Werkzeug), sondern auch eine (häufig ergänzende) Organisationsform. Die strategische, strukturelle und kulturelle Einbettung von PM ist in den meisten Unternehmen noch nicht ausreichend erfolgt. In diesem Zusammenhang steht vor allem ein Paradigmenwechsel im Verständnis von Organisation, Führung und Management an.
3. PM Professionalisierung: Last but not least müssen wir im Projektmanagement auch endlich professioneller vorgehen, um die Misserfolge im Projektgeschäft zu reduzieren. Dabei werden PM Zerfifizierungsprogramme und Trainings aber bei weitem nicht ausreichen. Vielmehr müssen wir Professionalität und Exzellenz in der Wissensarbeit neu definieren! Ansätze wie jener von Gunter Dueck (Professionelle Intelligenz) sind in diesem Zusammenhang essenziell. “Mittelmäßigkeit ist out, Exzellenz ist in” propagiert Dueck völlig zu Recht.

Genug geredet. Lassen Sie uns handeln.

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Der aktuelle Leitartikel des Projektmagazins greift ein wichtiges PM-Thema auf: “Einprägsam und überzeugend präsentieren im Projekt“. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass “gehirngerechte Präsentationen” - wie es die leider viel zu früh verstorbene Vera F. Birkenbihl sagen würde - in der Vorbereitung mehr Zeit in Anspruch nehmen. Aber diese Zeit ist gut investiert, da Meetings und Besprechungen dadurch erst effektiv werden.

Gerriet Danz, der Autor des besagten Projektmagazin-Artikels, gibt u.a. folgende Tipps:

• mehr Emotionen, weniger Zahlen und Fakten
• Geschichten und Metaphern in die Vorträge und Präsentationen einbauen (Storytelling)
• Gegenstände zeigen und verwenden
• Demonstrationen einbauen
• weniger ist mehr

Ich möchte noch einen persönlichen Punkt ergänzen: Ich halte Power-Point nach wie vor für ein wichtiges Mittel zur Visualisierung. Allerdings sollten mind. 75% der Folien aus aussagekräftigen Grafiken oder – besser noch – Bildern und Kernaussagen bestehen. Mir persönlich hilft dies, die gewünschte “Story” besser rüber zu bringen.

Aber von Zeit zu Zeit kann es leider auch passieren, dass der viel zitierte “Funke” zum Publikum einfach nicht rüber springen mag – egal, wie (vermeintlich) gut die Vorbereitung war. Auch hierfür gibt es wahrscheinlich viele mögliche Gründe. Eine Erkenntnis bleibt aber: Das Verhalten sozialer Systeme kann man häufig nicht rational verstehen, und schon gar nicht steuern oder beeinflussen.

Gut so.

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Ein historischer Tag!

Ohne Übertreibung: Der heutige Tag könnt in die PM Geschichte eingehen. Warum? openPM ist online gegangen!

All diejenigen, die von dieser Initiative noch nie etwas gehört haben, können auf Marcus Raitners Blog die Entstehungsgeschichte von openPM nachlesen. Marcus hat openPM initiiert und mit einem Team an erfahrenden Projektleiter/innen und PM Expert/innen ins Leben gerufen.

Ich freue mich außerordentlich, dass openPM heute “das Licht der Welt” erblickt hat und hoffe, dass alle PM Praktiker/innen und Expert/innen da draußen auf openPM ihr Wissen teilen! Im gleichen Zuge möchte ich Marcus und dem openPM Kernteam herzlich für Ihr leidenschaftliches Engagement danken. Es braucht Leute wie Euch, damit im Projektmanagement (und in vielen anderen Themenbereichen) etwas weiter geht.

Mission

Die Mission von openPM kann nicht oft genug wiederholt werden:

“openPM (#openpm) ist eine offene, frei zugängliche, unabhängige und nicht kommerzielle Plattform für Projektmanagement und alle, die an Projekten arbeiten. Aus der Praxis für die Praxis werden qualitativ hochwertige, interdisziplinäre, vielfältige und unter einer freien Lizenz nutzbare Tools und Prozesse als zentral verfügbares Know-How gesammelt, bereitgestellt und gemeinsam weiter entwickelt.”

Nachtrag 20:55 Uhr: Witziges Info-Video zu openPM

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“A fool with a tool is still a fool” – schon klar. Aber ein/e professionell agierende/r (Projekt)Manager/in kann mit dem gezielten Einsatz der richtigen Tools in der gleichen Zeit mehr erreichen.

Heute möchte ich Ihnen deshalb meine persönlichen Top-Software-Tools für den Einsatz in Projekten vorstellen.

1) Mindmapping

Der eindeutige Spitzenreiter in meiner Liste sind Mindmapping-Tools. Ich verwende Mindmapping vor allem für folgende PM Aufgaben:

• Sitzungsmoderation und -dokumentation
• Brainstorming und Strukturierung von Ideen, Informationen etc.
• Projektplanung (Kontextanalysen, Projektzieleplanung, Projektorganisation, Projektstrukturplanung…)
• Aufgaben- und Terminmanagement (Wer macht was bis wann?)

Ich verwende den Marktführer unter den Mindmapping Tools: MindManager von Mindjet. Obwohl die Software auf dem Mac seit dem letzten Update immer noch fehlerhaft ist (das hat mich schon einige graue Haare gekostet ***grrr*** und der Service bei Mindjet ist echt grottenschlecht), liebe ich das Tool nach wie vor. Ich hab’s nicht geschafft, auf ein anderes Mindmapping Tool umzusteigen.

(Teilweise kostenlose) Alternativen sind z.B. XMind, Freemind oder Mindmeister.

2) Office Applikationen

Ganz klar sind Office-Tools in Projekten natürlich nach wie vor unverzichtbar. Wichtige PM-Anwendungsbereiche sind:

• Berichte, Konzepte, Planungsdokumente
• Präsentationen
• Kalkulationen, Projektcontrolling, Kennzahlen

Der Marktführer in dem Bereich ist natürlich nach wie vor ganz klar Microsoft mit den Office-Paketen. Bei Mac-Usern sind’s äquivalent Pages, Keynote, Numbers etc.

Stark an Bedeutung zugenommen hat aber in meiner Wahrnehmung auch Google Docs, um Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleich online und/oder kollaborativ zu erstellen.

Kostenlose Alternativen sind Open Office oder Neo Office. Damit habe ich persönlich aber noch keine Erfahrungen gemacht.

3) Vernetztes Denken

Projekte sind komplexe, soziale Systeme. Komplexität kann man zwar nicht verstehen, aber trotzdem hilft eine vereinfachende, vernetzte Betrachtungsweise in vielen Projektsituationen, um die wichtigen Wirkungskreisläufe und Einflussfaktoren gemeinsam zu identifizieren und in weiterer Folge gezielt zu bearbeiten.

Ich verwende in diesem Zusammenhang vor allem 2 Tools:

• CMap ist ein geniales, kostenloses Tool, mit dem Zusammenhänge und Wirkungsketten modelliert werden können. CMap eignet sich vor allem für den konzeptiven Einsatz. Geniale CMaps finden Sie z.B. auf Paul Beyers Wandelweb.de.
• Consideo Modeler bzw. iModeler ist ein Top-Tool zur qualitativen Modellierung und/oder quantitativen Simulation von Systemen und Wirkungszusammenhängen. Die Modellierung mit Consideo ist etwas “organischer” als mit CMap, deshalb verwende ich dieses Tool in der Praxis auch eher für “weiche Themen”.

Beide Tools kann ich nur wärmstens empfehlen.

4) Gantt Charts / Balkenplanung

Klar braucht man als professionelle/r Projektleiter/in auch eine PM Software, mit der man strukturierte Balken- und Ressourcenpläne erstellen und in weiterer Folge überwachen kann. Ich verwende hierzu Merlin (für den Mac) von ProjectWizards – das PC-Pendent ist natürlich MS Project.

Kostenlose Tools sind  OpenProj, GanttProject oder ]project-open[. Allerdings kann ich mit diesen Tools kaum Erfahrungswerte vorweisen, da ich wie gesagt die professionelle (und kostenpflichtige) Version verwende.

5) Kommunikation und Kollaboration

Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass gute Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams auch stark von der strukturellen und methodischen Dimension in Projekten abhängt. Konkret werden diese “weichen Faktoren” eher funktionieren, wenn das “harte Projektmanagement” drum herum einen verbindlichen und gut strukturierten Rahmen bietet.

Neben persönlichen Gesprächen, Telefon, Workshops und Sitzungen verwende ich hauptsächlich folgende folgende Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Kollaboration:

• Skype: Abstimmungen, Projektstatus-Meetings, one-on-one Video-Konferenzen
• Google Plus / Google Hangouts: Video-Konferenzen mit mehreren Mitgliedern / ganzen Teams
• Confluence Wiki: umfassendes Informations-, Kommunikations-, Team- und Dokumentenmanagement
• Jira Taskmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Zeiterfassung, agiles Projektmanagement
• Wunderkit: das Tool teste ich erst seit einigen Wochen, aber es macht einen sehr guten Eindruck (social task + time management)

Fazit

Neben der Fähigkeit, effektiv, authentisch und empathisch mit Menschen zu kommunizieren halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend. Allerdings muss der/die Projektleiter/in ein Gespür für den ausgewogenen Einsatz dieser Tools entwickeln.

Ein Beispiel: Ich verwende Mindmapping in ca. 75 % aller Sitzungen und Workshops (oder in Teilen davon) zur Moderation und Dokumentation. Ich habe in den vergangenen 10 Jahren fast ausschließlich positives Feedback hierzu erhalten. Trotzdem ist mir natürlich sehr wohl bewusst, dass dieses Tool in den restlichen 25 % der Besprechungen völlig ungeeignet wäre.

In diesem Sinne: Viel Spaß beim Ausprobieren der Tools. Über weitere Tipps oder auch Kritik zu den Tipps würde ich mich freuen!

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• Gutes Projektmanagement ist im Kern gutes Management.
• Die Fähigkeiten, die für gutes (Projekt)Management notwendig sind, kann man lernen.
• Gute Manager/innen sind lösungs- und handlungsorientiert (gehen aber natürlich nicht kopflos oder unbedacht vor).
• Handlungsorientierung: Wissen > Können > Wollen > TUN
• Wissen: Ausreichende Kenntnis über z.B. Funktionsweise und Prinzipien komplexer sozialer Systeme, PM Methoden…
• Können: personale, fachliche, soziale, methodische Kompetenzen > Management- und Führungskompetenz
• Wollen: Identifikation mit der Funktion des Projektleiters / der Projektleiterin
• TUN: Resultat- und Handlungsorientierung; positive, aktive Haltung
• Wir brauchen mehr Professionalität und Exzellenz im (Projekt)Management!

Mit einer Gruppe von Studierenden habe ich vor längerer Zeit eine Übung zum Thema “Methodenkompetenz” durchgeführt. Hierbei sind wir der Frage auf den Grund gegangen, welche methodischen Fähigkeiten ein/e Projektmanager/in benötigt, um Struktur und Ordnung in komplexe Projektvorhaben zu bringen.

Hier das Ergebnis (PDF):

Über konstruktive Kritik, Ergänzungen, Anregungen etc. via Kommentar würde ich mich sehr freuen!

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