PM Software: Zwischenergebnis

Geschrieben von S. Hagen am 13. Februar, 2010

Nach 193 Rückmeldungen (Mehrfachnennungen möglich) stehen wir in der Blitzumfrage 19 zum Thema PM Software bei folgendem Zwischenergebnis:

Wenig überraschend ist Microsoft mit seinen Produkten vorne. Offensichtlich arbeiten nach wie vor die meisten Unternehmen auch in Projekten intensiv mit MS Office (47) und MS Project (43). Auch MS Share Point (19) ist ganz weit vorne mit dabei.

Erfreulicherweise scheint MindMapping (45) eine der häufiger eingesetzten Methoden zu sein. Ich bin davon überzeugt, dass der Siegeszug der MindMapping (bzw. Business Mapping) Methode nicht aufzuhalten sein wird. Mit keiner anderen Methode kann man so rasch und effektiv vielfältige Informationen sammeln, strukturieren und dokumentiert.

Web-basierende Collaboration Tools wie (Basecamp, Zoho, ZCOPE oder Huddle) sind noch nicht wirklich stark vertreten. Hier ist Aufholpotenzial vorhanden, denn gerade in diesen Tools liegt aus meiner Sicht die Zukunft. Kommunikationsgetrieben, einfach, hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis und kein Installationsaufwand – diese Argumente sprechen für die “Collaborativ PM Tools”.

Die in den USA stark vertretenen Lösungen wie Primavera, Welcom, Dativ oder Planisware sind bei den Leser/innen des Blogs offensichtlich kaum im Einsatz. Wenig verwunderlich, denn diese Lösungen sind meines Erachtens primär für große und international agierende Konzerne relevant.

Am besten hat mir gefallen: “Stift und Zettel” Diese Software kannte ich noch gar nicht…

Blitzumfrage 19: PM Software-Tools

Geschrieben von S. Hagen am 12. Februar, 2010

Der Markt an Projektmanagement Software Lösungen und Tools ist nach wie vor groß. Es hat in den letzten Jahren zwar teilweise eine Marktbereinigung stattgefunden. Auf der anderen Seite sind aber viele neue Anbieter und Produkte dazu gekommen – insbesondere im Bereich der web-basierenden Lösungen.

Mich würde deshalb interessieren, welche Tools in Eurem Unternehmen eingesetzt werden?

Projektauftrag – Vorlage zum kostenlosen Download

Geschrieben von S. Hagen am 11. Februar, 2010

Wie heißt es doch so schön? Der Erfolg eines Projekts wird wesentlich bereits am Beginn bestimmt. Je klarer der Rahmen eines Projekts am Beginn abgesteckt wird, umso höher ist die Chance auf eine erfolgreiche Durchführung. Und trotzdem wird dieses recht einfache Prinzip in der Praxis nur allzu selten angewendet.

Aus diesem Anlass habe ich wieder mal ein kleines Projektauftrags-Formular entworfen, welches Ihr gerne frei verwenden und adaptieren könnt:

Das Formular basiert übrigens auf den 7 W-Fragen und der BOSCARD Methode.

PS: Über Rückmeldungen und Erfahrungsberichte würde ich mich freuen.

Projektplan – Welche Teilpläne kann er enthalten?

Geschrieben von S. Hagen am 11. Februar, 2010

In vielen Projekten ist es unverzichtbar, die Projektplanung und die weitere -umsetzung ausreichend zu dokumentieren. In jedem Fall sollte die Formel gelten: “Soviel Dokumentation wie nötig, nicht soviel wie möglich.” Ich möchte hier also nicht einen Planungs- und Dokumentations-Overkill propagieren, sondern vielmehr aufzeigen, aus welchen Bestandteilen ein Projektplan in der Maximalvariante bestehen kann.

Logischerweise stehen die verschiedenen Teilpläne auch in unmittelbarer Verbindung zu den jeweiligen Planungsschritten und -methoden. Hier der Überblick:

In manchen Unternehmen werden die verschiedenen Teilpläne zu einem so genannten “Projekthandbuch” zusammen gefasst. Dieses wird dann über den gesamten Projektverlauf gepflegt und aktualisiert. Diese Methode hat den Vorteil, dass Projekte sauber und vor allem einheitlich dokumentiert werden. Auf der anderen Seite ist das Instrumentarium aber auch relativ starr, da Änderungen immer einen relativ großen administrativen Aufwand auslösen.

Ich persönlich bevorzuge die flexible Variante mit einzelnen Teilplänen, die für das jeweilige Projekt sinnvoll zusammen gestellt werden. Und: Wenn eine PM-Software zum Einsatz kommt, werden viele dieser Pläne durch die Software ersetzt.

PS: Ich habe vor längerer Zeit schon mal über dieses Thema gebloggt. Allerdings habe ich die Übersicht von damals etwas ergänzt und aktualisiert.

7 W-Fragen des Projektmanagements

Geschrieben von S. Hagen am 7. Februar, 2010

Oftmals habe ich den Eindruck, dass vermeintliche Projektmanagement-Expert/innen das Thema komplizierter machen, als es eigentlich ist. Denn gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine pragmatische und einfache Methodik, um Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Ich bin davon überzeugt, dass in vielen Projekten mit einem sauberen Planen und Überwachen der 7 W-FRAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS bereits ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg gemacht werden kann:

• Wo stehen wir?
• Warum machen wir das Projekt?
• Was soll konkret erreicht werden?
• Wer ist involviert?
• Wie strukturieren wir das Projekt?
• Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
• Wie viel kostet das Projekt?

Diese pragmatischen W-Fragen sollten von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts immer wieder durchgegangen werden – am besten WÖCHENTLICH. So kann sicher gestellt werden, dass die Kommunikation im Projektteam regelmäßig stattfindet und dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht wird.

Ich behaupte: Mit der einfachen Formel der “7 W-Fragen des Projektmanagements” können – frei nach Pareto – mit 20 % des Aufwands 80 % des Nutzens von Projektmanagement erreicht werden.

PS: Wenn Ihr auf das Bild klickt, könnt Ihr das MindMap mit den 7 W-Fragen als Mindjet-Datei herunter laden (kleines Icon am rechten oberen Rand). Wenn Ihr nicht mit dem Mindmanager arbeitet, habe ich hier das PDF-File für Euch.

Business Mapping als universelle Methode im Projektmanagement

Geschrieben von S. Hagen am 6. Februar, 2010

Projekte sind komplexe, soziotechnische Systeme. Sie setzen sich in der Regel aus einer Vielzahl von Menschen, Meinungen, organisatorischen, inhaltlichen und technischen Herausforderungen zusammen. Es ist bekannt, dass transparente und gezielte Kommunikation in Projekten einer der ZENTRALEN Erfolgsfaktoren ist. Denn nur durch effektive Kommunikation ist es möglich, die vielfältigen Informationen über Anforderungen, Ziele, Risiken, Aufgaben, Termine etc. zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort zu bringen.

Daraus ergibt sich, dass gutes Projektmanagement wesentlich auch mit der Fähigkeit verbunden ist, relevante Informationen

• rechtzeitig zu identifizieren und zu sammeln,
• zu strukturieren und aufzubereiten,
• mit den Betroffenen zu diskutieren und gemeinsam zu entwickeln und
• Informationen gezielt weiter zu leiten.

Business Mapping ist in diesem Zusammenhang eine HAMMER-METHODE. Ich habe mich in diesem Blog ja schon öfters als MindMapping (bzw. korrekter Business Mapping) Fan “ge-outet”. Denn die Methode ermöglicht es wie kaum eine andere, Transparenz und Struktur in den oft hektischen Projektalltag zu bekommen. Ich möchte dies anhand 5 konkreter Anwendungsfälle erläutern.

1) Business Mapping im Sitzungsmanagement

Ich bereite Sitzungen mit Business Maps vor, indem ich die Punkte der Agenda in eine Map übertrage. In den meisten Fällen schreibe ich noch einige relevante Unterpunkte dazu und ergänze die Punkte bei Bedarf mit zusätzlichen Informationen wie Statusberichten etc., die bei der Sitzung dann direkt verteilt werden. Die Besprechung selbst wird dann mittels Beamer und Business Mapping Software (ich verwende den Mindmanager von Mindjet) moderiert. Die diskutierten Punkte werden möglichst 1:1 (!) erfasst, in Stichworten natürlich. Dies hat den Vorteil, dass keine Informationen verloren gehen, und die Diskussionen verlaufen in der Regel wesentlich strukturierter.

Voraussetzung für diese Anwendung ist jedoch, dass der/die Moderator/in die Technik, sprich das Business Mapping Tool, recht gut “im Griff haben” sollte. Denn Sitzungsmoderation mittels Business Mapping funktioniert nur dann gut, wenn die Technik kein Hindernis darstellt und die Punkte rasch in die Map eingepflegt werden.

Bei größeren Sitzungen oder Workshops macht es natürlich Sinn, nicht die gesamte Besprechung mit dieser Methode zu moderieren. Alternativ kann man den Beamer ausgeschaltet lassen. Für kürzere Besprechungen (wie z.B. Projektcontrolling-Meetings), bei denen es um einen effizienten und möglichst vollständigen Informationsaustausch geht, eignet sich die Methode aber hervorragend.

2) Business Mapping zur Anforderungsdokumentation

Projekten liegen häufig Anforderungen zu Grunde, die in weiterer Folge in Ziele, Projektinhalte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten übertragen werden. Je besser und vollständiger Anforderungen erhoben und über den Projektverlauf aktualisiert werden, umso besser für’s Projekt.

Mit der Business Mapping Methode können in gemeinsamen Workshops und Gesprächsterminen Anforderungen komfortabel und vollständig erhoben und dokumentiert werden. Dieses Vorgehen kann und sollte durch weitere Methoden wie z.B. Storytelling, User Stories oder auch Prozessanalysen oder sonstige grafische Modellierungen ergänzt werden.

3) Business Mapping zur Projektplanung

Eine Projektplanung besteht aus verschiedenen Teilplänen, gerade bei großen, komplexen Projekten. (Hier habe ich vor längerer Zeit mal einen Blogpost dazu verfasst.) Klar ist, dass diese Pläne auf verschiedenste Arten erstellt und gepflegt werden. Projektmanagement-Software, Projekthandbücher, einzelne Dokumente und Tabellenkalkulationen etc. Business Mapping eignet sich in der Regel hervorragend zur Planung einzelner Schritte im Team. Diese Ergebnisse werden dann in strukturierte Pläne übertragen. Bei kleinen Projekten ist es aber durchaus auch möglich, diese ausschließlich mit der Business Mapping Methode zu planen und zu überwachen. Anregungen hierzu können die 7-W-Fragen bieten, mit denen es möglich ist, kleine Projekte in ca. 30 Minuten in einem ersten Durchgang zu planen (und diese Planung natürlich danach Schritt für Schritt zu verfeinern).

Derzeit habe ich folgende Tools zum Business Mapping im Einsatz:

• MindManager 8 für Mac von Mindjet
• Mindmeister.com (für kollaboratives Mapping)
• Freemind, das ich als kostenlose Alternative empfehle
• Xmind: ebenfalls kostenlos, sehr gute Funktionalität, allerdings kleinere technisch Mängel (zumindest vor einem Jahr, als ich das Tool das letzte Mal verwendet habe)

Agiles oder klassisches Projektmanagement? Oder eine Kombination?

Geschrieben von S. Hagen am 31. Januar, 2010

Oliver Fischer (Bild, Software Engineering Blog) hat mich auf eine Projektmanagement Studie von “oose. Innovative Informatik” aufmerksam gemacht. Ich kenne oose schon länger und bin davon überzeugt, dass es sich hier um ein überaus innovatives, erfolgreiches und gut geführtes Unternehmen handelt. Aber das nur nebenbei…

Einleitend möchte ich festhalten, dass die Unsitte seit einiger Zeit um sich gegriffen hat, in jeder zweiten Pressemeldung eine ach so wichtige und aussagekräftige “Studie” anzukündigen. Ein großer Teil dieser “Studien” wurde aber auch nicht annähernd nach den Qualitätskriterien einer empirischen Untersuchung erstellt. NICHT SO IN DIESEM FALL.

Für die Qualität und Aussagekraft der vorliegenden Untersuchung spricht aus meiner Sicht, dass

• die Studie von einem sehr professionellen und vertrauenswürdigen Unternehmen erstellt wurde,
• das empirische Vorgehen transparent dargelegt wird,
• dieses Vorgehen fundiert und gut durchdacht erscheint und
• dass aufgrund der Unterstützung durch große PM Institutionen vermutet werden kann, dass der Zugang zu Unternehmen gelegt werden konnte, die zu dem Thema “auch wirklich etwas zu sagen haben”.

Darüber hinaus wurde aus den 212 eingereichten Fragebögen nach einer durchlaufenen Plausibilitätsprüfung nur 130 für die Ergebnisauswertung heran gezogen.

Nun aber zu den Zielen und Ergebnissen der Studie. Folgende Zielsetzungen wurden am Beginn formuliert:

1) Gibt es signifikante Unterschiede darin, wie klassische und agile Projekte arbeiten?

2) Was können agile und klassische Projekte voneinander lernen?

3) Welche Verfahren tragen zum Projekterfolg bei?

Das zentrale Ergebnis, das in der Fachwelt gerne ausgiebig diskutiert und kritisch hinterfragt werden darf und soll: AGILE PROJEKTE SIND SIGNIFIKANT ERFOLGREICHER ALS KLASSISCHE PROJEKTE!

Mir erscheint wesentlich, dass laut oose nicht das gewählte agile Vorgehensmodell erfolgsentscheidend ist, sondern die Art und Intensität der Kommunikation zwischen Kunden und Entwickler-Teams. Ich persönlich bin davon überzeugt, dass hier der wirkliche Schlüssel zu hocheffektiven und selbstorganisierten Projektteams liegt. Oder in der Terminologie des agilen Manifests:

INDIVIDUALS AND INTERACTIONS over processes and tools.

That’s the key. For sure!

DOWNLOAD: Hier könnt Ihr die Studienergebnisse direkt bei oose herunter laden.

CHAOS Report: Oft zitiert, aber was steckt dahinter?

Geschrieben von S. Hagen am 29. Januar, 2010

Eine der wohl am häufigsten zitierten Studien im Bereich des Projektmanagements ist der “CHAOS Report” der Standish Group. Bei Dr. Ingo Zank (IKMT) bin ich auf einen interessanten Artikel gest0ßen, der einige “Insights” und Analysen zum CHAOS Report enthält.

Als Einstieg ist die Entwicklung der Erfolgsquote von IT Projekten recht interessant:

© Dr. Ingo Zank - IKMT

Daraus leitet sich natürlich die Frage ab, welche Kriterien laut Standish Group erfüllt sein müssen, damit ein Projekt als “sucessful” klassifiziert wird? Diese sind:

© Dr. Ingo Zank - IKMT

© Dr. Ingo Zank - IKMT

Die Gründe für das Scheitern von IT Projekten sind laut Forbes/Gartner:

Umgekehrt sieht die Standish Group folgende Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg:

© Dr. Ingo Zank - IKMT

FAZIT:

• Es verwundert nicht, dass IT Projekte hauptsächlich an “weichen Faktoren” scheitern. Gleichzeitig werden die “harten Faktoren” in der Praxis nach wie vor maßlos überschätzt, gerade in sehr methodengläubigen und vermeintlich rational agierenden Unternehmen.
• Kommunikation ist DER Schlüsselerfolgsfaktor in Projekten – daran wird sich so schnell auch nichts ändern.
• Weitere Erfolgsfaktoren: Transparenz, Verbindlichkeit, professioneller Umgang mit Risiken, Unsicherheiten und Spannungen.
• Das Verhalten von Führungskräften und Kunden “im Umfeld des Projekts” wirkt sich wesentlich auf den Erfolg aus.
• Die Unternehmensleitung hat dafür zu sorgen, dass die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Projektabwicklung geschaffen werden (z.B. klare IT Strategie, klare Rollen, ausreichende Ressourcen, gemeinsame Spielregeln und Prinzipien einfordern…). Denn wenn die Rahmenbedingungen nicht passen, können auch die besten und erfahrensten Projektleiter scheitern.
• Gerade große, komplexe Projekte sind kaum mehr seriös planbar. Agile, iterative und inkrementelle Verfahren und Methoden nehmen an Bedeutung zu. Dies erfordert aber vielfach ein radikales Umdenken von Führungskräften, Kunden und den Mitgliedern der Projektteams: Selbstorganisation, denken und planen in Bandbreiten, permanente Auseinandersetzung mit Unsicherheiten und Widersprüchen etc.

Wie habe ich gerade in diesem Buch gelesen? “In der Managementrhetorik betonen wir das Ende der stabilen und eindeutigen Welt. Unser tägliches Handeln in Organisationen steht in krassem Gegensatz dazu.” Und etwas später: “Komplexität ist Ambivalenz, Unschärfe, Vielfalt, Optionalität, Dynamik, ist der Stoff, aus dem unser Leben ist.”

Ich bin davon überzeugt, dass wir uns gerade mit dem Thema der Komplexität (wie sie oben beschrieben ist) noch wesentlich intensiver auseinander setzen müssen. Aber nicht nur – wie wir es vielleicht gelernt haben – auf eine rational-verstehende Weise, sondern vielmehr ganzheitlich, intuitiv und mehr-dimensional. Wir brauchen ein radikales Umdenken – insbesondere in den Führungsetagen.