Die DNS des Projektmanagements: Wer macht was bis wann?

Geschrieben von S. Hagen am 17. April, 2012

Ich versuche, die täglichen 1-2 Stunden im Auto möglichst sinnvoll zu nützen. Deshalb habe ich bereits vor Jahren damit begonnen, beim Autofahren Podcasts zu hören. Mittlerweile bin ich auf viele “Podcast-Perlen” gestoßen. Der “Manager Tools Podcast” (iTunes Link) von Mark Horstman and Mike Auzenne (Foto) ist eine dieser Perlen.

Mit erfrischender Klarheit und Praxisorientierung geben Horstman/Auzenne ihre Ansichten und Erfahrungen aus der Managementpraxis zum Besten. Zugegebenermaßen wird diese Form nicht Jedem/Jeder gefallen – meinen Geschmack treffen die beiden voll und ganz. Aber Achtung: Die deutschsprachige Version der Manager Tools ist meines Erachtens katastrophal schlecht übersetzt. Deshalb: Finger weg davon!

Nun aber zum Thema.

Die DNS des Projektmanagements

In der hervorragenden 4-teiligen Episode von Horstman/Auzenne zum Thema “Project Management” (1 | 2 | 3 | 4) wird die “DNA des Projektmanagements” – wie ich es bezeichnen möchte – beschrieben (“Who does what by when?“):

• Wer macht
• was
• bis wann?

Ok, diese Erkenntnis ist nun überaus trivial und altbekannt, aber genau deshalb finde ich die Formel so genial. Horstman/Auzenne beschreiben vor allem in der ersten der 4 Episoden sehr treffend, dass es in Projekten im Kern nur um eines geht: Die richtigen Aufgaben müssen von den richtigen Menschen in der vorgegebenen Zeit (richtig) gelöst werden.

Denn all die Pläne, Konzepte, Meetings etc. sind vollkommen nutzlos, wenn die Aufgaben, die uns dem Ziel näher bringen, nicht zeitgerecht und inhaltlich richtig bewältigt werden. Darauf sollten sich Projektmanager/innen konzentrieren, und (fast) nur darauf!

Ich würde mir wünschen, dass alle Projektmanager/innen da draußen diesen Podcast zumindest einmal angehört haben. Ich habe ihn mir bereits 3 oder 4 mal gegönnt. Und für mich ist er immer wieder erfrischend.

Was ist Ihre Meinung dazu?

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Zukunft der Arbeit: Projektmanagement als Speerspitze

Geschrieben von S. Hagen am 8. April, 2012

Seit einigen Jahren hört und liest man immer wieder davon, wie die “Zukunft der Arbeit” aussehen wird oder könnte. Meine Überzeugung ist, dass wir uns – getrieben durch die neuen Informations- und Kommunikationstechnologien – inmitten eines grundlegenden Wandlungsprozesses befinden. Studien, Analysen und Hypothesen gibt es in diesem Zusammenhang zuhauf. Beispielhaft möchte ich auf folgende Artikel oder Videos verweisen:

• Prof. Dr. Peter Kruse: Risiken und Chancen in der Wissensgesellschaft (Vide0)
• Prof. Dr. Dirk Baecker: Thesen zur nächsten Gesellschaft (Video; Abhandlung von Heiko Kleve)
• Heidi Aichinger (derStandard): Wie anders wird Arbeit in Zukunft sein? (Artikel)
• Simone Janson (imgriff.com): Arbeitsformen der Zukunft: Gelebte Demokratie oder billige Sklavenarbeit? (Blog)
• Jörg Dirbach: 6-teilige Serie zur Zukunft der Arbeit (Blog)

In der letztgenannten Blogserie von Jörg Dirbach sind zwei interessante Grafiken enthalten:

Meta-sektorieller Strukturwandel

(von Harold Jarche)

Die Menschen spüren am eigenen Leib, dass wir uns rasant von links nach rechts bewegen. Die einfachen, auf Routine ausgelegten Tätigkeiten verschwinden immer mehr, werden von Maschinen übernommen oder in Billiglohnländer ausgelagert. Handwerkliche Arbeit und vor allem auch (vernetzte) Wissensarbeit nehmen rasant an Bedeutung zu.

Meine Hypothese: Projektmanagement (respektive vernetztes, projekt- und teamorientiertes Arbeiten) bildet die Speerspitze dieser Entwicklung. Denn neuartige, innovative und komplexe Aufgaben können vermehrt nur mehr in fachübergreifenden Teams bewältigt werden. Gleichzeitig steigen Risiko- und Unsicherheitsgrad in Projekten kontinuierlich an. Projektorientierte Arbeits- und Organisationsformen werden in der vernetzten Gesellschaft weiter an Bedeutung zunehmen.

100 Begriffe zur Arbeitswelt der Zukunft

(Quelle: ChangeX)

Es ist nicht überraschend, dass in der Liste auch etliche Begriffe vorkommen, die in der PM-Szene regelmäßig verwendet werden:

• Agilität
• Coopetition
• Coworking
• Design Thinking
• Dialog
• Dienstleistung
• Empathie
• Enterprise 2.0
• Exzellenz
• Fehlerkultur
• Flow
• Führung
• Integrität
• Intuition
• Kollaboration
• Kommunikation
• Kompetenz
• Komplexität
• Leidenschaft
• Lernen
• Mitarbeiterbeteiligung
• Netzwerk
• Nichtwissen
• Partizipation
• Persönlichkeitsentwicklung
• Professionalität
• Projektmanagement
• Qualifizierung
• Qualität
• Respekt
• Risikobereitschaft
• Scheitern
• Selbständigkeit
• Selbstorganisation
• Sinn
• Social Entrepreneurship
• Social Media
• Spitzenleistung
• Teilhabe
• Verantwortung
• Vertrauen
• Vielfalt
• Wertschätzung
• Zuverlässigkeit

Fazit

Wir müssen Projektmanagement in einem größeren Kontext betrachten, um die wirklich wichtigen Entwicklungspotenziale zu erkennen. Spontan fallen mir hierzu ein:

1. Weiterentwicklung der PM-Ansätze: Die Herausforderungen an das PM werden weiter zunehmen. Die klassischen PM Ansätze und Methoden sind wichtig, um Projekte sauber zu planen und zu initiieren. Gleichzeitig müssen wir den agilen Prinzipien und Vorgehensweisen wesentlich mehr Bedeutung beimessen. Denn die deduktive Planbarkeit von Projekten ist in vielen Bereichen unmöglich geworden.
2. Integration in die Unternehmensorganisation (Strategie, Struktur, Kultur): Projektmanagement ist nicht nur eine Arbeitsform (ein Werkzeug), sondern auch eine (häufig ergänzende) Organisationsform. Die strategische, strukturelle und kulturelle Einbettung von PM ist in den meisten Unternehmen noch nicht ausreichend erfolgt. In diesem Zusammenhang steht vor allem ein Paradigmenwechsel im Verständnis von Organisation, Führung und Management an.
3. PM Professionalisierung: Last but not least müssen wir im Projektmanagement auch endlich professioneller vorgehen, um die Misserfolge im Projektgeschäft zu reduzieren. Dabei werden PM Zerfifizierungsprogramme und Trainings aber bei weitem nicht ausreichen. Vielmehr müssen wir Professionalität und Exzellenz in der Wissensarbeit neu definieren! Ansätze wie jener von Gunter Dueck (Professionelle Intelligenz) sind in diesem Zusammenhang essenziell. “Mittelmäßigkeit ist out, Exzellenz ist in” propagiert Dueck völlig zu Recht.

Genug geredet. Lassen Sie uns handeln.

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Projektpräsentationen gehirngerecht gestalten

Geschrieben von S. Hagen am 4. April, 2012

Der aktuelle Leitartikel des Projektmagazins greift ein wichtiges PM-Thema auf: “Einprägsam und überzeugend präsentieren im Projekt“. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass “gehirngerechte Präsentationen” - wie es die leider viel zu früh verstorbene Vera F. Birkenbihl sagen würde - in der Vorbereitung mehr Zeit in Anspruch nehmen. Aber diese Zeit ist gut investiert, da Meetings und Besprechungen dadurch erst effektiv werden.

Gerriet Danz, der Autor des besagten Projektmagazin-Artikels, gibt u.a. folgende Tipps:

• mehr Emotionen, weniger Zahlen und Fakten
• Geschichten und Metaphern in die Vorträge und Präsentationen einbauen (Storytelling)
• Gegenstände zeigen und verwenden
• Demonstrationen einbauen
• weniger ist mehr

Ich möchte noch einen persönlichen Punkt ergänzen: Ich halte Power-Point nach wie vor für ein wichtiges Mittel zur Visualisierung. Allerdings sollten mind. 75% der Folien aus aussagekräftigen Grafiken oder – besser noch – Bildern und Kernaussagen bestehen. Mir persönlich hilft dies, die gewünschte “Story” besser rüber zu bringen.

Aber von Zeit zu Zeit kann es leider auch passieren, dass der viel zitierte “Funke” zum Publikum einfach nicht rüber springen mag – egal, wie (vermeintlich) gut die Vorbereitung war. Auch hierfür gibt es wahrscheinlich viele mögliche Gründe. Eine Erkenntnis bleibt aber: Das Verhalten sozialer Systeme kann man häufig nicht rational verstehen, und schon gar nicht steuern oder beeinflussen.

Gut so.

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openPM ist online!

Geschrieben von S. Hagen am 2. April, 2012

Ein historischer Tag!

Ohne Übertreibung: Der heutige Tag könnt in die PM Geschichte eingehen. Warum? openPM ist online gegangen!

All diejenigen, die von dieser Initiative noch nie etwas gehört haben, können auf Marcus Raitners Blog die Entstehungsgeschichte von openPM nachlesen. Marcus hat openPM initiiert und mit einem Team an erfahrenden Projektleiter/innen und PM Expert/innen ins Leben gerufen.

Ich freue mich außerordentlich, dass openPM heute “das Licht der Welt” erblickt hat und hoffe, dass alle PM Praktiker/innen und Expert/innen da draußen auf openPM ihr Wissen teilen! Im gleichen Zuge möchte ich Marcus und dem openPM Kernteam herzlich für Ihr leidenschaftliches Engagement danken. Es braucht Leute wie Euch, damit im Projektmanagement (und in vielen anderen Themenbereichen) etwas weiter geht.

Mission

Die Mission von openPM kann nicht oft genug wiederholt werden:

“openPM (#openpm) ist eine offene, frei zugängliche, unabhängige und nicht kommerzielle Plattform für Projektmanagement und alle, die an Projekten arbeiten. Aus der Praxis für die Praxis werden qualitativ hochwertige, interdisziplinäre, vielfältige und unter einer freien Lizenz nutzbare Tools und Prozesse als zentral verfügbares Know-How gesammelt, bereitgestellt und gemeinsam weiter entwickelt.”

Nachtrag 20:55 Uhr: Witziges Info-Video zu openPM

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Tool Tipps zum Wochenende

Geschrieben von S. Hagen am 30. März, 2012

“A fool with a tool is still a fool” – schon klar. Aber ein/e professionell agierende/r (Projekt)Manager/in kann mit dem gezielten Einsatz der richtigen Tools in der gleichen Zeit mehr erreichen.

Heute möchte ich Ihnen deshalb meine persönlichen Top-Software-Tools für den Einsatz in Projekten vorstellen.

1) Mindmapping

Der eindeutige Spitzenreiter in meiner Liste sind Mindmapping-Tools. Ich verwende Mindmapping vor allem für folgende PM Aufgaben:

• Sitzungsmoderation und -dokumentation
• Brainstorming und Strukturierung von Ideen, Informationen etc.
• Projektplanung (Kontextanalysen, Projektzieleplanung, Projektorganisation, Projektstrukturplanung…)
• Aufgaben- und Terminmanagement (Wer macht was bis wann?)

Ich verwende den Marktführer unter den Mindmapping Tools: MindManager von Mindjet. Obwohl die Software auf dem Mac seit dem letzten Update immer noch fehlerhaft ist (das hat mich schon einige graue Haare gekostet ***grrr*** und der Service bei Mindjet ist echt grottenschlecht), liebe ich das Tool nach wie vor. Ich hab’s nicht geschafft, auf ein anderes Mindmapping Tool umzusteigen.

(Teilweise kostenlose) Alternativen sind z.B. XMind, Freemind oder Mindmeister.

2) Office Applikationen

Ganz klar sind Office-Tools in Projekten natürlich nach wie vor unverzichtbar. Wichtige PM-Anwendungsbereiche sind:

• Berichte, Konzepte, Planungsdokumente
• Präsentationen
• Kalkulationen, Projektcontrolling, Kennzahlen

Der Marktführer in dem Bereich ist natürlich nach wie vor ganz klar Microsoft mit den Office-Paketen. Bei Mac-Usern sind’s äquivalent Pages, Keynote, Numbers etc.

Stark an Bedeutung zugenommen hat aber in meiner Wahrnehmung auch Google Docs, um Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleich online und/oder kollaborativ zu erstellen.

Kostenlose Alternativen sind Open Office oder Neo Office. Damit habe ich persönlich aber noch keine Erfahrungen gemacht.

3) Vernetztes Denken

Projekte sind komplexe, soziale Systeme. Komplexität kann man zwar nicht verstehen, aber trotzdem hilft eine vereinfachende, vernetzte Betrachtungsweise in vielen Projektsituationen, um die wichtigen Wirkungskreisläufe und Einflussfaktoren gemeinsam zu identifizieren und in weiterer Folge gezielt zu bearbeiten.

Ich verwende in diesem Zusammenhang vor allem 2 Tools:

• CMap ist ein geniales, kostenloses Tool, mit dem Zusammenhänge und Wirkungsketten modelliert werden können. CMap eignet sich vor allem für den konzeptiven Einsatz. Geniale CMaps finden Sie z.B. auf Paul Beyers Wandelweb.de.
• Consideo Modeler bzw. iModeler ist ein Top-Tool zur qualitativen Modellierung und/oder quantitativen Simulation von Systemen und Wirkungszusammenhängen. Die Modellierung mit Consideo ist etwas “organischer” als mit CMap, deshalb verwende ich dieses Tool in der Praxis auch eher für “weiche Themen”.

Beide Tools kann ich nur wärmstens empfehlen.

4) Gantt Charts / Balkenplanung

Klar braucht man als professionelle/r Projektleiter/in auch eine PM Software, mit der man strukturierte Balken- und Ressourcenpläne erstellen und in weiterer Folge überwachen kann. Ich verwende hierzu Merlin (für den Mac) von ProjectWizards – das PC-Pendent ist natürlich MS Project.

Kostenlose Tools sind  OpenProj, GanttProject oder ]project-open[. Allerdings kann ich mit diesen Tools kaum Erfahrungswerte vorweisen, da ich wie gesagt die professionelle (und kostenpflichtige) Version verwende.

5) Kommunikation und Kollaboration

Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass gute Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams auch stark von der strukturellen und methodischen Dimension in Projekten abhängt. Konkret werden diese “weichen Faktoren” eher funktionieren, wenn das “harte Projektmanagement” drum herum einen verbindlichen und gut strukturierten Rahmen bietet.

Neben persönlichen Gesprächen, Telefon, Workshops und Sitzungen verwende ich hauptsächlich folgende folgende Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Kollaboration:

• Skype: Abstimmungen, Projektstatus-Meetings, one-on-one Video-Konferenzen
• Google Plus / Google Hangouts: Video-Konferenzen mit mehreren Mitgliedern / ganzen Teams
• Confluence Wiki: umfassendes Informations-, Kommunikations-, Team- und Dokumentenmanagement
• Jira Taskmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Zeiterfassung, agiles Projektmanagement
• Wunderkit: das Tool teste ich erst seit einigen Wochen, aber es macht einen sehr guten Eindruck (social task + time management)

Fazit

Neben der Fähigkeit, effektiv, authentisch und empathisch mit Menschen zu kommunizieren halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend. Allerdings muss der/die Projektleiter/in ein Gespür für den ausgewogenen Einsatz dieser Tools entwickeln.

Ein Beispiel: Ich verwende Mindmapping in ca. 75 % aller Sitzungen und Workshops (oder in Teilen davon) zur Moderation und Dokumentation. Ich habe in den vergangenen 10 Jahren fast ausschließlich positives Feedback hierzu erhalten. Trotzdem ist mir natürlich sehr wohl bewusst, dass dieses Tool in den restlichen 25 % der Besprechungen völlig ungeeignet wäre.

In diesem Sinne: Viel Spaß beim Ausprobieren der Tools. Über weitere Tipps oder auch Kritik zu den Tipps würde ich mich freuen!

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Methodenkompetenz im Projektmanagement

Geschrieben von S. Hagen am 27. März, 2012

In letzter Zeit habe ich mich vermehrt mit der Frage auseinander gesetzt, welche Kompetenzen und Fähigkeiten ein/e Projektleiter/in benötigt, um Projektteams wirkungsvoll führen zu können. Meine Überzeugung ist:

• Gutes Projektmanagement ist im Kern gutes Management.
• Die Fähigkeiten, die für gutes (Projekt)Management notwendig sind, kann man lernen.
• Gute Manager/innen sind lösungs- und handlungsorientiert (gehen aber natürlich nicht kopflos oder unbedacht vor).
• Handlungsorientierung: Wissen > Können > Wollen > TUN
• Wissen: Ausreichende Kenntnis über z.B. Funktionsweise und Prinzipien komplexer sozialer Systeme, PM Methoden…
• Können: personale, fachliche, soziale, methodische Kompetenzen > Management- und Führungskompetenz
• Wollen: Identifikation mit der Funktion des Projektleiters / der Projektleiterin
• TUN: Resultat- und Handlungsorientierung; positive, aktive Haltung
• Wir brauchen mehr Professionalität und Exzellenz im (Projekt)Management!

Mit einer Gruppe von Studierenden habe ich vor längerer Zeit eine Übung zum Thema “Methodenkompetenz” durchgeführt. Hierbei sind wir der Frage auf den Grund gegangen, welche methodischen Fähigkeiten ein/e Projektmanager/in benötigt, um Struktur und Ordnung in komplexe Projektvorhaben zu bringen.

Hier das Ergebnis (PDF):

Über konstruktive Kritik, Ergänzungen, Anregungen etc. via Kommentar würde ich mich sehr freuen!

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Webinar: “Projektmanagement heißt Beziehungen gestalten”

Geschrieben von S. Hagen am 27. März, 2012

Gerade gestern haben wir bei einem Kunden intensiv über das Thema “Beziehungsqualität” in projektorientierten Unternehmen diskutiert. Aussagen waren u.a. (sinngemäß):

• “Wir müssen wieder näher an unsere Leute.”
• “Unsere Führungskräfte und Projektleiter sollten wieder einen stärkeren Fokus auf die Beziehung zu ihren Mitarbeitern und Teammitgliedern legen.”
• “Beziehung geht vor.”
• “Menschen kommen zu Unternehmen, aber sie verlassen Führungskräfte.”

Es kann kein Zufall sein, dass gerade heute ein Angebot für ein kostenloses Webinar von Fr. Dr. Berta C. Schreckeneder eingelangt ist:

„Projektmanagement heißt Beziehungen gestalten“ am 04. April, von 18:00 bis 19:30 Uhr
Anmeldung kostenfreies DUW-Webinar per E-Mail: event@duw-berlin.de

• Details dazu finden Sie in dieser Pressemitteilung der DUW
• Für die Teilnahme am Webinar benötigen Sie eine stabile Internetverbindung sowie einen aktuellen Browser mit Flash-Plugin; ein Headset ist zu empfehlen.
• Der Link zum Webinar sowie eine kurze Anleitung werden Ihnen nach Eingang Ihrer Anmeldung per E-Mail zugeschickt.

Auch auf die Gefahr hin, dass Sie das als aufdringliche Werbung empfinden: Ich möchte Ihnen noch einmal das Buch von Berta C. Schreckeneder ans Herz legen. Es ist eines der besten PM Bücher, das ich in letzter Zeit in die Hände bekommen habe.

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Zwischenstand: Linien- vs. Projektarbeit

Geschrieben von S. Hagen am 16. März, 2012

Die Blitzumfrage der letzten 7 Tage zum Thema “Linien- vs. Projektarbeit” hat folgendes Zwischenergebnis gebracht:

Die Leser/innen des PM Blogs sind sich sicher, dass die Bedeutung projektorientierter Arbeits- und Organisationsformen in Zukunft weiter zunehmen wird (N=54):

Ein/e Leserin war der Ansicht, dass die Bedeutung der beiden Arbeitsformen ungefähr gleich bleiben wird.

Naturgemäß sieht das Ergebnis bei der Fragen nach der ungefähren Verteilung zwischen Linien- und Projektarbeit wesentlich differenzierter aus (N=92):

Erläuterungen:

• Wie alle Blitzumfragen auf diesem Blog wurde natürlich auch diese Umfrage nicht nach wissenschaftlich-empirischen Gesichtspunkten durchgeführt. Das Ziel ist (wie immer) lediglich, ein kurzes Stimmungsbild bei den Leser/innen dieses Blogs abzuholen.
• Die Interpretation der Ergebnisse überlasse ich gänzlich den Leserinnen und Lesern.
• Allerdings erlaube ich mir, auf einige zusätzliche Informationen und Fakten zu dem Thema hinzuweisen.

Weiterführende Informationen:

• Das Beratungsunternehmen SOLCOM führte 2010 eine Umfrage unter den Leser/innen ihres Online-Magazins durch (N=268). Thema war ein Ausblick auf den Projektmarkt 2011. Die Studie kann hier herunter geladen werden.
• Die Deutsche Bank Research prognostiziert bis 2020 ein dynamisches Wachstum der Projektwirtschaft (Studie zum Download). 2020 sollen bereits 15 % (!) der gesamten Wirtschaftsleistung in Deutschland in projektorientierten Arbeitsformen erbracht werden (Vergleich: 2002 waren es 2 %).

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