PROJEKTMANAGEMENT BLOG

Das Motto des PM-Blogs lautet “Simplify your projects“. Denn gutes, erfolgreiches Projektmanagement muss nicht darf nicht kompliziert sein, sondern vielmehr pragmatisch, einfach und dynamisch.

Kürzlich bin ich auf einen Blog-Eintrag von D. Keith Robinson, Creative Director eines Design-Unternehmens in Seattle, gestoßen. Der Titel lautet: Project Management made easy. Damit hat er natürlich meine Aufmerksamkeit geweckt. Ich habe seine Punkte für Sie mal sinngemäß übersetzt und zusammen gefasst:

1) Projektmanagement ist nicht so schwierig und kompliziert, wie viele denken.

Im Kern ist Projektmanagement einfach. Denn was passiert in Projekten eigentlich? Wir haben eine - meist komplexe - Aufgabe, die wir in kleinere Teile (Ziele, Aufgaben etc.) herunter brechen. Als Projektmanager/in können und dürfen Sie nicht alles selbst machen, sondern Sie müssen Aufgaben delegieren. Und vor allem müssen Sie sicher stellen, dass die Aufgaben auch wirklich erledigt werden - in der geplanten Zeit, der geplanten Qualität und den zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Und wie erreichen wir das? Ein sauberer Plan, gute Teammitglieder, klare Anforderungen, proaktive Kommunikation, ein klarer zeitlicher Rahmen, Fixtermine, ein Budget etc. Wenn Sie sich genug (genug muss nicht viel bedeuten) Zeit nehmen, Projekte zu analysieren und zu planen, werden Sie häufig feststellen, dass der “Job” durchaus machbar ist. Reden Sie Projekte nicht schwieriger, als sie ohnehin schon sind. Gehen Sie die Dinge an, Punkt für Punkt, Arbeitspaket für Arbeitspaket.

2) Kick Off

Die Initierung und der Start von Projekten sind absolut erfolgskritisch. Stellen Sie sicher, dass das Team die Aufgabenstellung und die (Kunden)Anforderungen gänzlich verstanden haben. Versuchen Sie, möglichst alle Informationen zum Projekt zusammen zu tragen. Auch jene, die Ihnen spontan als unwichtig erscheinen.

- Wie lauten die Projektziele?
- Welche Stakeholder (Anspruchsgruppen) hat das Projekt?
- Gibt es einen unwiderrufbaren Endtermin (Deadline)?
- Wer hat welche Rolle?
- Sind Erwartungen klar definiert und allen Beteiligten klar?
- etc.

Diese Liste kann von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein. Die Grundidee besteht aber darin, am Projektbeginn so viel Information wie möglich zu sammeln, zu verteilen und zu analysieren. Stellen Sie sicher, dass jedem/jeder Beteiligten von Beginn an klar ist, was erwartet wird.

3) Transparente Dokumentation

Stellen Sie zu jeder Zeit des Projekts sicher, dass die ursprünglichen Ziele, Anforderungen, der Projektumfang etc. klar dokumentiert sind. Umsetzungsformen: Projektauftrag, Lastenheft, Pflichtenheft, technische Spezifikationen, Projektverträge etc. –> Jeweils von beiden Seiten Auftraggeber und Projektleiter/in schriftlich freigegeben.

4) Terminplan, Arbeitspakete und Meilensteine

Am Beginn eines Projekts werden Sie wahrscheinlich einen mehr oder weniger exakten Terminplan aufstellen. Konzentrieren Sie sich als Projektleiter/in auf die wesentlichsten Meilensteine, und lassen Sie die Expert/innen - sprich ihre Teammitglieder - die Details ausarbeiten. Warum?

- Jeder arbeitet anders. Lassen Sie Ihre Teammitglieder so arbeiten, wie sie es gewohnt sind. Greifen Sie erst ein, wenn diese Arbeitsweise offensichtlich nicht zum Erfolg führt.
- Ein derartiges Vorgehen (Prinzip: Selbstorganisation und Selbstverantwortung) schafft Vertrauen und erleichtert die Kommunikation.

Stellen Sie insbesondere auch sicher, dass kritische Projekttermine, die “bottlenecks” sind oder werden könnten, allen Beteiligten (glas)klar sind. Machen Sie Ihren Kunden klar, dass wenn sie wichtige Meilensteinergebnisse nicht rechtzeitig (schriftlich) freigeben, der Terminplan nicht gehalten werden kann. Und machen Sie klar, dass “Deadlines” keine “Guidelines” (sondern eben Deadlines) sind. Leben Sie Ihrem Kunden vor, was es heißt, Deadlines IMMER einzuhalten. Und wenn Deadlines nicht gehalten werden können, informieren Sie rechtzeitig und analysieren Sie die Gründe dafür.

5) Kommunikation

Gute, unmissverständliche und kontinuierliche Kommunikation ist vielleicht die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement. Geben Sie wöchentliche, komprimierte Statusberichte ab. Stellen Sie sicher, dass jede/r zu jederzeit weiß, was er oder sie zu tun hat. Seien Sie aber auch offen für kritische Fragen und Bedenken, die Ihre Teammitglieder äußern! Nehmen Sie sich einfach die Zeit, regelmäßig mit Ihrem Team zu kommunizieren - das ist die halbe Miete.

Es ist oft verwunderlich, was eine kurze, wöchentliche Status-e-Mail bewirken kann, um ein Projekt auf Kurs zu halten. Seien Sie offen und ehrlich, was Probleme, verpasste Deadlines, nicht zu erfüllende Erwartungen etc. angeht. Versuchen Sie nicht, Dinge zu verheimlichen - nicht einmal, wenn’s peinlich wird. Kunden und Auftraggeber haben in der Regel Verständnis, wenn Sie offen und ehrlich zu ihnen sind. Umgekehrt verschärfen sie die Probleme, wenn Sie sie vertuschen.

6) Ein gutes Prozess- und Änderungsmanagement

Jedes Projekt verändert sich während der Durchführung. Sie können einen noch so guten Prozess oder Ablaufplan entwickelt haben, meistens werden Sie den einen oder anderen wichtigen Punkt vergessen. Selbstverständlich können sich auch Ziele, Anforderungen und Projektinhalte ändern. Damit müssen Sie professionell umgehen können. Ein derartiges professionelles Änderungsmanagement ist aber selbstverständlich nur möglich, wenn Sie die Grundlagen des Projekts ausreichend dokumentiert haben (siehe Punkt 3).

Wenn ein Kunde etwas möchte, das außerhalb des verabschiedeten Projektauftrags liegt, prüfen Sie genau, welche Auswirkungen diese Änderung auf das gesamte Projekt haben könnten. Lassen Sie sich wesentliche Projektänderungen IMMER vom Kunden gegenzeichnen. Insbesondere, wenn die Änderungen eine Auswirkung auf das Budget, die Termine oder die Qualität haben.

Achten Sie auf einen soliden aber trotzdem flexiblen Änderungsprozess!

7) Lassen Sie Software-Tools für sich arbeiten

A fool with a tool is still a fool. Aber: Es gibt mittlerweile unzählige, mehr oder weniger gute Tools, die Ihnen den Alltag als Projektmanager/in erleichtern können. D. Keith Robinsons Favoriten sind Basecamp, Harvest, e-Mail und Chat. Meine persönlichen Favoriten sind MindManager, die ganz normalen MS Office Programme (aber innovativ und sinnvoll eingesetzt), e-Mail, Projekt-Blogs, Skype aber auch MS Project.

Keiths PM-Erfolgsfaktoren nochmal im Gesamtüberblick:

- Don’t make it harder than it is
- Kick off strong and with clear documentation
- Stick to the high-level
- Always make sure expectations are set and understood
- Trust people to do their jobs
- Be a great communicator at all times
- Have a solid yet flexible process
- Use tools that work for you, not the other way around

Eigentlich ist gutes Projektmanagement ja gar nicht so schwer, oder?

Projektmanagement ist eine Arbeits- und Organisationsform, die gerade auch im öffentlichen Bereich stetig und rasant an Bedeutung zunimmt. Denn insbesondere auf internationaler, nationaler, regionaler oder kommunaler Ebene gibt es eine Vielzahl von projektwürdigen (weil komplexen, neuartigen und zeitlich begrenzten) Aufgabenstellungen, die mit den starren Linienstrukturen kaum nicht effizient und effektiv zu bewältigen sind.

Zugegebenermaßen ist die Projektkultur in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung noch ausbaufähig, um es mal diplomatisch zu formulieren. Andererseits gibt es auch eine laufend zunehmende Zahl von “gold nuggets”, nämlich hervorragend strukturierten und abgewickelten Projekten im öffentlichen Bereich.

Meine persönliche These (auf Erfahrungswerten basierend ):

Die Komplexität von öffentlichen Projekten wird insbesondere durch die Komplexität des sozialen Kontextes bestimmt (Anspruchsgruppen, Stakeholder). Genau hier muss das Management öffentlicher Projekte auch einen gezielten Fokus setzen, nämlich in der systematischen Beteiligung der Anspruchsgruppen sowie im Informations- und Kommunikationsmanagement.

Zur systematischen Einbindung der und Kommunikation mit den Anspruchsgruppen bietet uns die Theorie etliche Methoden, Verfahren und Techniken der (Bürger/innen)Beteiligung. Vor kurzem bin ich auf eine hervorragende Seite zu diesem Thema gestoßen, nämlich www.Partizipation.at.

Die Seite bietet:

• qualitativ hochwertige Informationen - völlig kostenlos
• Das Handbuch Öffentlichkeitsbeteiligung zum kostenlosen Download (in D und E; 3MB)
• Beschreibung von Methoden und Basiswissen zum Thema
• Praxisbeispiele
• Tipps & Tricks
• und vieles mehr…

Für Projektmanager/innen im öffentlichen Bereich wirklich ein wahrer Fundus an hochwertigen Informationen und Hilfsmitteln! Die Seite zählt wirklich zum Besten, was es in dem Bereich im Internet gibt - und das auch noch kostenlos.

Die objektorientierte Projektmanagement Methodik “Rational Unified Process” von Rational Software (seit 2003 eine Division von IBM) wird im IT Projektmanagement sehr häufig angewendet. Zu Recht! Denn das Vorgehensmodell und die dahinter stehende Philosophie ist nach wie vor absolut “state of the art”.

Die mehrdimensionale Systematik des RUP Modells kann übrigens auch hervorragend auf andere Projektarten übertragen werden.

Kürzlich habe ich ein kostenloses White Paper der IT Firma “eFORCE Global, Inc.” entdeckt, das ein aus meiner Sicht hervorragendes Beispiel einer konkreten Umsetzung des RUP Modells (wie auch des PMBOK von PMI®) darstellt. Mitten aus der Praxis!

eFORCE Project Management Methodology (2,94 MB)

Die Highlights des Dokuments sind:

• Milestone Evaluation Criteria
• Key Exit Criteria
• eFORCE Methodology - Summary Template
• Project Organization
• Change Control

© eFORCE Global, Inc.

Um die Effizienz und Effektivität von Besprechungen, Workshops und Projektsitzungen ist es in vielen Unternehmen schlecht bestellt. Doch das muss nicht sein!

Auf der Webseite von Cordula Nussbaum (Journalistin | Trainerin | Coach) habe ich nützliche Checklisten zur Verbesserung der Sitzungskultur gefunden. Und das beste daran ist: Die Checklisten können kostenlos herunter geladen werden:

Meeting-Kultur etablieren

Erläuterungs-Text zur Checkliste: “Nach Studien führender Unternehmensberatungen ist rund 40 Prozent der Zeit, die wir in Meetings verbringen, sinnlos verbrachte Zeit. Besonders für Führungskräfte ist das dramatisch, denn sie sitzen rund 30 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Stellen Sie gemeinsam in Ihrem Team ein paar Spielregeln auf, und beherzigen Sie diese.”

Checkliste zur Vorbereitung von effizienten Besprechungen

Erläuterungs-Text zur Checkliste: “Mit dieser Checkliste reduzieren Sie den Organisationsstress vor einem wichtigen Meeting. Schritt für Schritt - und mit Häkchen für “erledigt” - können Sie die einzelnen Punkte abgehen, um einen professionellen Rahmen für die geladenen Personen zu schaffen.“

Und für all jene, die sich eine Woche vor Weihnachten noch gestresst fühlen:

Cordulas Checkliste Weihnachten

Viel Spaß und Erfolg damit.

Kürzlich bin ich auf die Seite onprojects.net von  Edward “Duardo” Carroll gestoßen. Gefällt mir wirklich gut, besonders die PRINCE2 Templates, die er kostenlos zum Download anbietet. Good stuff…

GTD (Getting Things Done) ist eine weit verbreitete Selbstmanagement-Methode, die von David Allen entwickelt wurde. Viele GTD-Prinzipien sind aber auch für die Projektarbeit von großer Bedeutung.

Auf Slideshare.com habe ich einen hervorragenden Slidecast (sprich Folienpräsentation + Audio) von Oliver Gassner zu dem Thema gefunden. Diese Einführung in das Thema dauert ca. 46 Minuten - vielleicht was für’s Wochenende oder den Feierabend.

Simplify your projects! And get it done!

© S. Hofschlaeger, pixelio.de

Unser geschäftlicher Alltag ist geprägt von leider oft unzähligen Sitzungen und Meetings, die mehr oder weniger wirkungsvoll sind - oft leider letzteres! Ich möchte Ihnen kurz sprich “quick and dirty” meine persönlichen “6 Prinzipien erfolgreicher Sitzungen” präsentieren - hoffentlich als Grundlage für weitere Ergänzungen und Diskussionen:

1. Sitzungszweck festlegen! –> Warum treffen wir uns überhaupt?
   Informationssitzung: Austausch von Informationen
   Entscheidungssitzung: Entscheidungen treffen
   Arbeitssitzung: gemeinsam Lösungen und Ergebnisse erarbeiten und kreativ sein
2. Die richtigen Leute einladen - weniger ist mehr, wen braucht es wirklich?
3. Professionelle Vorbereitung (Ziele, Agenda, Methodik - je nach Sitzungszweck unterschiedlich, Unterlagen…)
4. Professionelle Durchführung & Moderation (zielorientiert, visualisieren, Verbindlichkeit schaffen, Verantwortung für weitere Schritte festlegen) –> Wo stehen wir? Wohin wollen wir? Welche Wege gibt es? Welches ist der beste Weg?
5. Professionelle Nachbereitung (Ergebnisprotokoll, sonstige Sitzungsdokumentation, möglichst komprimiert und klar)
6. Visualisieren, visualisieren, visualisieren

Klar, die Liste ließe sich beinahe unendlich fortsetzen. Doch weniger ist doch ab und zu mehr - finden Sie nicht?

Ich bin kürzlich auf eine (übrigens empfehlenswerte) Präsentation (PDF, 72 KB) gestoßen, in der der Projektstrukturplan als “Plan der Pläne” bezeichnet wird. Dies hat mich dazu motiviert, für Sie einige Punkte zum Thema PSP-Erstellung zusammen zu fassen - in Form einer Mindmap.

Ein Beitrag zum Thema PSP war eh schon längst überfällig…

Anleitung zur Erstellung eines Projektstrukturplans

Gleich vorweg: Ich habe versucht, mich in der MindMap auf einige wesentliche Punkte zu beschränken (nach unserem Motto “Simplify your Projects”). Ist mir aber leider nur teilweise gelungen, da das MindMap trotzdem recht umfangreich geworden ist.

bwin ist einer der größten Sportwettenanbieter in Europa. Man mag das Geschäftsmodell durchaus kritisch sehen (ich zumindest sehe es kritisch), doch was man bwin wahrscheinlich NICHT vorwerfen kann, ist unprofessionelles Management. Denn sonst hätten sie es nicht geschafft, innerhalb weniger Jahre (in einem höchst dynamischen und wettbewerbsintensiven) so stark zu wachsen und einen global bekannten Markennamen zu kreiren.

Auf der News-Seite von next level Consulting findet sich ein Interview mit Georg Herberth von bwin. Er leitet dort seit 2001 IT-Projekte im internationalen Telekommunikationsumfeld (u.a. in London, Prag, Chicago, Seattle). Besonders interessant finde ich den Mix an verschiedenen Standards und Instrumenten (ITIL –> Incidentmanagement, Change-Management, CMMI –> PPQA, ReqM, PP und PMC und Scrum), die bei bwin in ein eigenes Vorgehensmodell einfließen:

Gut gefällt mir auch die Projektphilosophie (hört sich zumindest gut an ):

Georg Herberth: bwin ist ein sehr zielorientiertes Unternehmen, bei dem das Kundenerlebnis im Vordergrund steht. Ein Projekt ist erst dann erfolgreich, wennes sich am Markt bewiesen hat. Dies kann genauso durch erhöhte Systemverfügbarkeit als Ergebnis eines Infrastrukturprojektes geschehen, wie natürlich durch Umsatz- oder Nutzerzahlen nach Einführung eines neuen Produktes. Wichtig hierbei ist, dass alle Projektteammitglieder diese Ziele kennen und sich damit identifizieren, denn nur so kann der Erfolg bestmöglich garantiert werden.

Google kann wohl als überdurchschnittlich innovatives Unternehmen bezeichnet werden. In einem extrem dynamischen und auch wettbewerbsintensiven Markt schafft es Google schon seit Jahren, das Maß aller Dinge zu sein.

Bereits vor einigen Wochen habe ich einen kurzen Post zum Thema “How Google Innovates” verfasst. Nun bin ich bei Evelyn Rodrigez auf ein interessantes PDF-File gestoßen, in dem sie Googles Innovationsprozess beschreibt.

Googles Innovationsprozess

Hier einige der “Key Learnings”:

Formula: Smart people + creative environment + outlet for ideas = INNOVATION

Innovationsprinzipien:

1. Ideen von überall her akzeptieren
2. Top-100 Ideen priorisieren
3. kleine, agile Projektteams
4. Selbstorganisation und Sichtbarkeit / Visualisierung
5. Kunden-zentriertes Design (Kunden ins Zentrum stellen)

Im PDF-File finden Sie weitere Erläuterungen zu den Punkten. Alter Wein in neuen Schläuchen? Was meinen Sie?