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Projektplan zum kostenlosen Download

Nachtrag vom 25.1.2013: Es gibt eine überarbeitete Version des Projektplans – nämlich HIER.

Tim, ein Leser des PM Blogs, hat mir diese Woche einen XLS-Projektplan (respektive eine Vorlage) zugeschickt, die er gerne der PM Community zur Verfügung stellen möchte. Ich habe die Vorlage getestet und finde sie wirklich sehr gelungen.

Download: XLS-Vorlage Projektplan (Balkenplan)

Über weitere Testberichte würden sich Tim und auch ich natürlich freuen!

Kostenloses PSP-Tool nun auch mit Balkenplan-Ansicht

LogoMein Wiener Kollege Dietmar Schoder bietet seit einiger Zeit ein kleines Tool zum Erstellen von Projektstrukturplänen (PSP) zum kostenlosen Download an. Bei den Leser/innen des PM Blog hat dies mehrheitlich zu positiven Reaktionen geführt. Ich selbst habe das Tool nicht im Einsatz, da es nur auf PC läuft (und ich auf Mac arbeite).

Dietmar hat mich nun darüber informiert, dass sein WBStool in der neuen Version nun auch Balkenpläne (GANTT Chart) darstellen kann.

Musterprojekt3PSPMusterprojekt3GANTT

Beispiele findet Ihr hier. Und hier könnt Ihr die neue Version des WBStools kostenlos herunter laden.

Feedback? Erfahrungswerte?

Einfache Balkenpläne mit MS Excel erstellen (und mit Google Docs veröffentlichen)

Balkenpläne sind zur Aufgaben- und Terminplanung nach wie vor ein wertvolles Instrument. Allerdings sind mit Balkenplänen Chancen und Gefahren verbunden.

Chancen:

  • komplexe Zusammenhänge zwischen Aufgaben werden sichtbar (und dadurch plan- und steuerbar)
  • gutes Kommunikationsinstrument (gemeinsames Bild des Projekts)
  • Softwaretools wie MS Project, Merlin etc. bieten umfangreiche Funktionalität (Ressourcen, Kosten, Zeiterfassung…), um ein Projekt umfassend zu planen und zu steuern
  • klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten

Gefahren:

  • hoher Planungsaufwand, vor allem bei Änderungen und Anpassungen (Kosten-Nutzen?)
  • hoher Aufwand durch laienhafte Bedienung von Softwaretools –> Frust
  • nur bedingt geeignet bei agiler PM Methodik
  • zu starke Konzentration auf den Plan, Menschen im Projekt werden „vergessen“

Ich muss zugeben, dass es bei mir nur wenige Projekte gibt, bei denen ich einen Balkenplan von A bis Z durchziehe. Sehr wohl aber gibt es Projektphasen, in denen eine detaillierte Aufgaben- und Terminplanung sehr wichtig ist.

Häufig reicht es meines Erachtens aus, einen sehr pragmatischen Balkenplan in MS Excel zu erstellen. Wichtige Elemente sind:

  • Aufgaben / Arbeitspakete
  • Verantwortlichkeiten
  • Meilensteine / Deadlines
  • Aufwand / Kosten
  • Bearbeitungszeiten (Beginn / Ende)

Beispiel: Balkenplan in MS Excel (xls)

Ein weiterer Tipp: Wenn Sie einen Balkenplan in MS Excel erstellen, können Sie ihn beispielsweise über Google Docs im Internet für alle Teammitglieder bereit stellen und sogar dort online befüllen, ändern etc.. Ein echter Mehrwert! Hier ein Beispiel.

balkenplan_google_docs


Beispiel: Balkenplan (Gantt-Chart) in MS Excel

Christian Lämmerer hat uns dankenswerterweise ein Beispiel eines Balkenplanes zur Verfügung gestellt, welches er in MS Excel 2003 erstellt hat. Die Monate in der y-Achse sind im Feld „Benutzerdefiniert“ formatiert. Das Format ist TT:MM.

Viel Spaß beim Ausprobieren.

Beispiel Balkenplan in MS Excel

Super wäre, wenn Sie Ihre Erfahrungswerte mit der Zeitplanung in MS Excel hier mit der PM Community teilen könnten.

Metholology follows Project

Bilderquelle

Kürzlich habe ich hier über das Thema PM Methodik(en) geschrieben. Ergänzend möchte ich heute nochmal ein paar Gedanken zu dem Thema loswerden.

Sehr komprimiert betrachtet sehe ich zwei große PM Philosophien (auch Paradigmen, Richtungen, Zugänge) da draußen.

1) Planungsorientiertes, traditionelles Projektmanagement

Die Methode, die am stärksten für diese PM Philosophie steht, ist das GANTT Chart (Balkenplan), welches meist in MS Project erstellt wird. Die Ausgangssituation wird analysiert, Anforderungen werden aufgenommen und spezifiziert, das Projekt wird inhaltlich beschrieben, daraus wiederum ergibt sich eine logische Aufgaben- und Terminstruktur, die wiederum im Balkenplan abgebildet wird. Personen und Zuständigkeiten werden zugeordnet, Aufwände und Kosten geschätzt und vor allem auch Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen (Meilensteine, Phasen, Arbeitspakete) definiert. Daraus ergibt sich ein umfangreicher Projektplan, der wiederum aus verschiedenen Teilplänen besteht.

2) Kommunikationsorientiertes, agiles Projektmanagement

Gerade in den letzten Jahren hat diese Form des Projektmanagements an Bedeutung zugenommen. Diesem PM Paradigma werden neuere Ansätze wie Agiles Projektmanagement (APM), SCRUM oder auch Social Project Management zugeordnet – um nur einige zu nennen. Starre, sequenzielle Prozesse und Methoden rücken in den Hintergrund. Flexible, iterative Prozesse und Herangehensweise rücken ins Zentrum. Es wird versucht, das Projektmanagement so weit wie möglich zu vereinfachen und wenn möglich auf das Wesentliche zu reduzieren. Vor allem wird auch bewusst auf aufwändige Pläne (wie beispielsweise Balkenpläne mit unzähligen Vorgängen und Verknüpfungen) verzichtet. Umgekehrt wird der Kommunikation und Zusammenarbeit (Collaboration) mehr Bedeutung beigemessen. Flexible, meist webbasierende Tools und Web 2.0 Technologien werden als unterstützende Kommunikations-Plattformen angewendet.

Klar, diese Aufzählung ist keinesfalls vollständig und schon gar nicht wissenschaftlich. Ich denke aber, dass „zwischen“ diesen beiden Extremen so ziemlich alles am PM Ansätzen und PM Methodiken unter gebracht werden kann.

Und welche PM Methodik ist nun die bessere, die erfolgsversprechendere? Diese Frage kann man so eben genau nicht stellen und schon gar nicht beantworten.

Denn die PM Methodik muss sich immer nach der spezifischen Ausprägung und Art des jeweiligen Projekts richten, nicht umgekehrt! Methodology follows Project!

Kriterien, die für die Auswahl der Methodik relevant sein können, sind:

– Projektinhalt / Projektkategorie
– Größenordnung, Budget
– Anzahl der Beteiligten / Stakeholder
– Änderungsdynamik
– Projektdauer
– Neuartigkeit, Innovationsgrad
– etc.

Dem planungsorientierten, traditionellen Projektmanagement würde ich tendenziell folgende Projektarten zuordnen (Auszug):

– Bauprojekte
– Anlagenbauprojekte
– teilweise standardisierbare Kundenprojekte

Dem kommunikationsorientierten, agilen Projektmanagement würde ich tendenziell folgende Projektarten zuordnen (Auszug):

– IT Projekte
– Organisationsprojekte / Veränderungsprojekte
– Innovationsprojekte

Nochmal: Die gewählte PM Methodik muss sich nach dem Projekt richten, nicht umgekehrt! Weder die eine noch die andere PM Philosophie ist grundsätzlich die bessere. Gleich wie ein Mac nicht grundsätzlich besser ist als ein PC 🙂