PROJEKTMANAGEMENT BLOG

Projektmanagement ist eine Organisationsform, die häufig auch zur Strukturierung und gezielten Umsetzung interner Veränderungsprozesse herangezogen wird - zu Recht. Doch die Erfolgsfaktoren, um (KULTUR)VERÄNDERUNGEN in Organisationen wirklich “auf den Boden zu bringen”, gehen weit über die “harten” PM Methoden hinaus.

Es geht auch darum, Veränderungsprozesse in ihrer Komplexität, Vielschichtigkeit und Menschlichkeit zu begreifen, zu verstehen und entsprechend wirkungsvolle Lösungsstrategien zu entwickeln. Dieses Know-How finden wir in Diziplinen wie z.B.

• Organisationsentwicklung
• Personalentwicklung
• Change Management
• Organisationales Lernen - Die Lernende Organisation
• Systemische Intervention
• etc.

In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen den Change Guide von Winfried Berner wärmstens empfehlen. Ich kenne keine andere (kostenlose) Wissensquelle im Internet, die das Thema in ähnlicher Qualität und in ähnlicher Tiefe behandelt. Sensationell.

Projektmanagement ist eine Arbeits- und Organisationsform, die gerade auch im öffentlichen Bereich stetig und rasant an Bedeutung zunimmt. Denn insbesondere auf internationaler, nationaler, regionaler oder kommunaler Ebene gibt es eine Vielzahl von projektwürdigen (weil komplexen, neuartigen und zeitlich begrenzten) Aufgabenstellungen, die mit den starren Linienstrukturen kaum nicht effizient und effektiv zu bewältigen sind.

Zugegebenermaßen ist die Projektkultur in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung noch ausbaufähig, um es mal diplomatisch zu formulieren. Andererseits gibt es auch eine laufend zunehmende Zahl von “gold nuggets”, nämlich hervorragend strukturierten und abgewickelten Projekten im öffentlichen Bereich.

Meine persönliche These (auf Erfahrungswerten basierend ):

Die Komplexität von öffentlichen Projekten wird insbesondere durch die Komplexität des sozialen Kontextes bestimmt (Anspruchsgruppen, Stakeholder). Genau hier muss das Management öffentlicher Projekte auch einen gezielten Fokus setzen, nämlich in der systematischen Beteiligung der Anspruchsgruppen sowie im Informations- und Kommunikationsmanagement.

Zur systematischen Einbindung der und Kommunikation mit den Anspruchsgruppen bietet uns die Theorie etliche Methoden, Verfahren und Techniken der (Bürger/innen)Beteiligung. Vor kurzem bin ich auf eine hervorragende Seite zu diesem Thema gestoßen, nämlich www.Partizipation.at.

Die Seite bietet:

• qualitativ hochwertige Informationen - völlig kostenlos
• Das Handbuch Öffentlichkeitsbeteiligung zum kostenlosen Download (in D und E; 3MB)
• Beschreibung von Methoden und Basiswissen zum Thema
• Praxisbeispiele
• Tipps & Tricks
• und vieles mehr…

Für Projektmanager/innen im öffentlichen Bereich wirklich ein wahrer Fundus an hochwertigen Informationen und Hilfsmitteln! Die Seite zählt wirklich zum Besten, was es in dem Bereich im Internet gibt - und das auch noch kostenlos.

Peter F. Drucker (1909-2005) hat einmal gesagt:

“Wir stehen mitten im Wandel von der industriellen Wirtschaft zur Wissenswirtschaft.”

Drucker hat - wie kaum ein anderer - immer wieder auf die enorme und ständig zunehmende Bedeutung von Wissen in unserer Wirtschaft und Gesellschaft hingewiesen. Deshalb wurde er von einigen auch als Vordenker des Wissensmanagements bezeichnet (PDF).

Wir müssen Unternehmensstrukturen und vor allem auch -KULTUREN schaffen, in denen Wissensarbeiter/innen Höchstleistungen erbringen können. Zu diesem Thema habe ich eine sehr gute Präsentation gefunden, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte:

Verwandte Beiträge im PM-Blog:

• Nieder mit den Festungen
• Working with idiots can kill
• Integrated Process and Project Management Organization
  
• Matrix Management 2.0
• IPPM Organisation

(Bilderquelle Flickr)

Die Bereiche Organisations- (OE) und Personalentwicklung (PE) werden in vielen Unternehmen völlig getrennt betrachtet und organisiert. Dies führt in der Regel zu suboptimalen Ergebnissen - insbesondere auch bei der Professionalisierung des Projektmanagements. Denn organisatorische Veränderungsprozesse oder auch organisationales Lernen (OE) sind ohne individuelles Lernen (PE) kaum möglich. Umgekehrt ist der Nutzen von Trainings, Seminaren und Weiterbildungsveranstaltungen sehr begrenzt, wenn die Inhalte organisatorisch (und kulturell) nicht verankert sind. Ein konkretes Beispiel:

• In ihren Kundenprojekten “knallt” es immer wieder gewaltig. Der Kunde hat bis zum Ende Änderungswünsche, der Verkauf “prügelt” ständig auf die technischen Abteilungen ein, der interne Projektleiter ist ohnehin maßlos überfordert, und der Geschäftsführer muss die wütenden Kunden besänftigen, da Projekte der Reihe nach ihre Terminziele verfehlen und qualitativ mangelhaft sind.
• Die Lösung des Problems? Die Projektleiter/innen des Unternehmens (zumindest steht diese Jobbezeichnung auf der Visitenkarte) werden auf einen 1-wöchigen Projektmanagement-Lehrgang geschickt. Dann muss es doch klappen, schlussendlich kostet die Aktion ein kleines Vermögen.
• Die Weiterbildungsmaßnahme ist hervorragend, der Trainer ein erfahrener Experte und die Teilnehmer/innen sind begeistert. Die Projektleiter lernen erstmals, wie man Projekte systematisch und professionell initiiert, plant, abwickelt, steuert und abschließt. Sie nehmen einen umfangreichen Methodenkoffer und etliche eindrückliche Erfahrungen mit. Endlich ist das Problem gelöst!
• Zurück im Unternehmen müssen sie bereits nach kurzer Zeit feststellen, dass die Probleme nicht wirklich gelöst sind - im Gegenteil. Warum? Sie arbeiten immer noch im selben Unternehmen. Insbesondere die Kultur der Projektbearbeitung ist dieselbe geblieben.
• Die Frustration ist groß.

Diesen Sachverhalt habe ich kürzlich mit dem Senior Technical Director eines wachsenden Technologieunternehmens hier in Vorarlberg besprochen. Er hat darauf folgende treffende Metapher verwendet (sinngemäß):

“Isolierte Personal- und Organisationsentwicklung stellt sich dar, wie wenn die Mitarbeiter in einem Honigglas schwimmen würden. Jede Bewegung fällt schwer - eine im wahrsten Sinne des Wortes “zähe” Angelegenheit. Dann ziehen Sie einzelne Mitarbeiter aus dem Glas heraus, sie “dürfen” auf eine Weiterbildung. Dort erleben Sie schon nach kurzer Zeit, wie leicht die Bewegungen außerhalb des Honigglases fallen. Sie strampeln wie wild. Danach müssen sie aber wieder zurück ins Honigglas - und es ist praktisch gleich mühsam wie zuvor.“

Eine wirklich hervorragende Metapher - sie drückt genau das aus, was ich meinen Kunden schon seit Jahren “predige”. Trainings alleine sind in der Regel nicht nachhaltig wirkungsvoll. Sie müssen integriert sein in einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem die organisatorischen Rahmenbedingungen, die Methodik und auch die unterstützenden IT-Strukturen beleuchtet werden.

Im Bereich Projektmanagement sprechen wir von ganzheitlichen PM Systemen. Hier finden Sie entsprechende Beiträge auf PM-Blog.com.

Noch ein abschließender Kommentar: Beginnen Sie möglichst einfach - nach dem Motto “verstehen - vereinfachen - verändern”. Erst wenn die einfachen Spielregeln gelebt werden, können Sie Schritt für Schritt auch die Detailprobleme lösen.

Simplify your Projects!

Ergänzend zum gestrigen und zu diesem Beitrag: “Produktivitätsstudie: Schlechte Beurteilung für Manager”

(Quelle: BILDUNGaktuell.at - Übrigens ein sehr gutes, kostenloses Online-Magazin)

Unter diesem Titel hat Jürgen Fuchs von CSC Ploenske einen interessanten Beitrag im Sammelband “Management Consulting” von Unternehmensberatungs-Experte Prof. Dr. Dietmar Fink veröffentlicht. Hier findet sich auch eine wertvolle Grafik zum Thema “Wirkungskreisläufe”:

In welchem Kreislauf befindet sich Ihr Unternehmen?

Prozessmanagement (=Business Process Management - BPM) und Projektmanagement (=Projektportfolio-, Programm- und Projektmanagement) sind zwei Arbeits- und Organisationsformen, deren Bedeutung in den letzten Jahren stark zugenommen hat. Anwendungsbereiche:

• Mittels Prozessmanagement werden alle wiederholbaren Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen gestaltet, optimiert, kooriniert und operativ geführt.
• (Programm- und) Projektmanagement ist die ideale Arbeitsform zur Bewältigung komplexer, neuartiger und temporärer Aufgabenstellungen.

Bereits vor über 8 Jahren haben Prof. Dr. Jürgen Polke und ich begonnen ein Organisationsmodell zu entwickeln, welches die Stärken einer Linienorganisation mit den modernen Ansätzen des Prozess- und Projektmanagements synergetisch miteinander verbindet (Linie - Prozess - Projekt). Ergebnis dieser gemeinsamen Arbeit ist die “IPPM Organisation” - ein systemisch-integratives Organisations- und Managementmodell.

Die IPPM Organisation stellt bereits seit Jahren die maßgebliche konzeptionelle und theoretische Fundierung vieler unserer Beratungsprojekte dar. Hier eine kurze Executive Summary:

“IT-Governance ist die Organisation, Steuerung und Kontrolle der IT eines Unternehmens durch die Unternehmensführung zur konsequenten Ausrichtung der IT-Prozesse an der Unternehmensstrategie.” (Quelle Wikipedia) Schön und gut, aber was bedeutet das für die Praxis?

In jedem Fall zählt IT-Governance (auch IT-Infrastruktur und IT-Service-Management) laut aktueller CapGemini-Studie zu den 3 wichtigsten Trends in der IT. Denn IT ist immer weniger “nur” eine unterstützende Funktion und immer mehr ein strategischer, wettbewerbsrelevanter Faktor für viele Unternehmen. Entsprechend müssen auch IT-Investitionen, Projekte und Programme gut überlegt und vor allem mit der Unternehmesstrategie akkordiert sein (IT-Alignment).

Faktoren und Funktionen von IT-Governance (Quelle):

• Portfolio Management: Steuerung der IT-Investitionen
• Project Management: Einleitung, Planung und Verfolgung von Projekten.
• Resource Management: Analyse der Ressourcenkapazität und Abschätzung der der Auswirkungen von Projektänderungen auf die Ressourcen
• Demand Management: Unterstützung der IT bei der Erfassung aller Bedarfsquellen und der Kanalisierung von Anforderungen durch entsprechende Genehmigungen.
• Financial Management: umfassende Beurteilung von Finanzindikatoren und Verwaltung von Lebenszykluskosten.
• Application Portfolio Management: Ausweitung des PPM-Prozesses auf die Business-Anwendungen.

Projektmanagement rückt in diesem Zusammenhang immer mehr ins Zentrum der Überlegungen. Denn viele Unternehmen haben erkannt, dass ein systematisches, unternehmensweites Projekt-, Programm- und Projekt-Portfolio-Management (Enterprise Project Management, Projektorientiertes Unternehmen) die Lücke zwischen Strategie und operativem Geschäft schließen kann.

HIER finden Sie einen guten Artikel zu genau diesem Thema. (”IT-Governance und Portfolio-Management“)

Mein Fazit:

• Unternehmensweites Projektmanagement wird immer mehr zum unverzichtbaren Bestandteil moderner Managementsysteme und zukünftsfähiger Hochleistungsorganisationen.
• Die Relevanz von Projektmanagement ist in vielen Unternehmen in den Bereichen IT-Management und Innovationsmanagement / Produktentwicklung besonders hoch. Deshalb sollten Sie in diesen Bereichen auch mit der PM-Professionalisierung starten - hier ist das Potenzial am größten.
• Internationale Standards (PMBOK, ITIL, CMMI, Stage-Gate…) sind wichtige und wertvolle Grundlagen, um das Projektmanagement zu optimieren. Trotzdem sollten Sie versuchen, diese Standards entsprechend auf Ihre Rahmenbedingungen und Bedürfnisse herunter zu brechen und vor allem einfach zu beginnen!

Simplify your Project Management!

“Wenn wir eine Situation nicht ändern können,
müssen wir uns selbst ändern.”

(Viktor E. Frankl)

Bilderquelle

Praktiker und auch Theoretiker sind sich weitgehend einig, dass die Qualität der Initiierung von Projekten für den späteren Erfolg absolut entscheidend ist. Diesem Thema widmed sich auch Winfried Berner, der Begründer der “Umsetzungsberatung“. (Auf seiner Seite finden Sie Übrigens auch einen Internet-Guide zum Thema Change Management, der meiner Ansicht nach zu dem absolut Besten gehört, was Sie zu dem Thema [kostenlos] im Netz finden können.)

Winfried Berner beschreibt sehr treffend Wege und Irrwege der Projektinitiierung. Kommt Ihnen der eine oder andere Ansatz bekannt vor?

1. Willfähiger Ansatz: Zuallererst müssen wir herausfinden, was die Geschäftsleitung hören möchte. Weiß da jemand etwas darüber?
2. Fetischistischer Ansatz: Wir müssen uns nur ganz exakt an die Methodologie halten und alles minutiös planen, dann kann nichts mehr schief gehen.
3. Aktionistischer Ansatz: Lasst uns keine Zeit mit Planung verlieren – wo wir doch eh so wenig Zeit haben.
4. Ideologiekritischer Ansatz: Wir sollten zuerst mal die Frage diskutieren, ob solch ein Projekt unter den gegenwärtigen Umständen überhaupt Sinn macht.
5. Chaotenansatz: Methoden sind langweilig und unkreativ – lasst uns doch einfach mal anfangen, dann wird uns schon etwas einfallen, wie wir weitermachen.
6. Fundamentalistischer Ansatz: So wie es konzipiert ist, deckt das Projekt doch nur Teilaspekte ab – wir müssen das Problem viel grundsätzlicher angehen!
7. Wissenschaftlicher Ansatz: Wir besorgen uns jetzt erst mal alle verfügbare Literatur über unser Thema und arbeiten sie durch.
8. Pragmatischer Ansatz: Da habe ich doch eh noch was in der Schublade – wenn wir das ein bisschen umstricken, sollte es genügen.
9. Ingenieur-Ansatz: Lasst uns alle Energie darauf konzentrieren, eine perfekte Lösung auszuarbeiten – kommunizieren sollten wir erst, wenn wir etwas vorzuweisen haben.
10. Selbsterfahrungsansatz: Es ist zwar nichts herausgekommen, aber es war eine sehr tiefe und bereichernde Erfahrung.

(Quelle)

Die richtige Herangehensweise an Projekte hängt sicher immer vom jeweiligen Projekt ab. Trotzdem sollten Sie aber versuchen, die richtige Mischung zwischen Planung und Flexibilität, Systematik und Kreativität sowie “harten” und “weichen” Zugängen zu finden.

Was sich vermeintlich einfach anhört, ist in der Praxis oft verdammt schwierig. Erfahrene Projektleiter/innen und Teammitglieder, eine professionelle Moderation und Sitzungsgestaltung sowie die Anwendung geeigneter Kreativitäts-, Arbeits- und Projektmethoden können die Projektiniierung aber wesentlich erleichtern und beschleunigen.