7 Tipps für ein Effektives Zeitmanagement: Carpe Diem!

Der bewusste Umgang mit Zeit wird immer wichtiger. Denn sonst laufen wir Gefahr, uns zu verzetteln, ineffizient zu werden oder gar auszubrennen.

Effektives Zeitmanagement ist auf folgenden vier Ebenen essenziell (in dieser Reihenfolge):

  • ICH: Selbstmanagement
  • WIR: Team- und Projektmanagement
  • UNTERNEHMEN: Abteilungs- und Unternehmensmanagement
  • MARKT: Partner- und Kundenmanagement

Auf Slideshare habe ich diese übersichtliche Tabelle mit wertvollen Anregungen gefunden, die ich gerne mich Ihnen teilen möchte:

 

Getting Things Done

Ich wende seit vielen Jahren die GTD Methode von David Allen an. Meine / unsere wichtigsten Organisations-Tools sind:

  • iPad pro mit Apple Pen: Notizen (Good Notes), eBooks, PDF’s
  • Macbook pro: Internet, Mail, Kalender, Mindmapping, Notizen und Texte (iA Writer)
  • Atlassian Jira: Selbst- und Aufgabenmanagement, Agiles Team- und Projektmanagement
  • Atlassian Confluence: Social Collaboration, Wissensmanagement, Projektmanagement, Ideenmanagement
  • Atlassian Jira Service Desk: Service- und Supportmanagement
  • Atlassian Stride: Kommunikationsmanagement

Wir haben es mittlerweile geschafft, zur zero-internal-e-mail-company zu werden. Wir nutzen Mails nur noch zur externen Kommunikation.

Klar, a fool with a tool is still a fool. Aber vorausgesetzt, dass man die Prinzipien eines modernen Selbst- und Teammanagement in sein Denken und Handeln integriert hat, können moderne IT-Tools die Produktivität um einen entscheidenden Faktor steigern.

GTD im Projektmanagement?

Vor einiger Zeit habe ich darüber geschrieben, wie traditionelle und agile PM Methoden und Prinzipien kombiniert werden sollten. Diesen Gedanken möchte ich heute weiter führen.

Projekte finden häufig immer im Spannungfeld Planung vs. Improvisation statt. Übertragen auf die grundsätzlichen „PM Paradigmen“ (traditionell vs. agil) bedeutet das, dass ein klarer Rahmen und eine solide Planung zwar wichtig sind, innerhalb dieses Rahmens kommen aber iterative und agile Vorgehensweisen zum Tragen. Wenn man diese These auf ein Modell mit mehreren Ebenen überträgt, so könnte es wie folgt aussehen:

PM_GTD

1) Mit traditionellen PM Methoden wie der Zieleplanung, Meilensteinplanung, Projektstrukturplanung, Balkenplanung, Kostenplanung etc. wird der Rahmen des Projekts definiert und ggf. aktualisiert. Diese Planungs- und Controlling-Ebene stellt die Top-Level-Planung dar.

2) Auf dieser Basis kommen agile Prinzipien und Methoden (wie SCRUM) zum Einsatz. Hier stimmt sich das Team laufend ab, Zielvorgaben und Arbeitspakete werden konkretisiert und deren Umsetzung wird vorbereitet. (Wer macht was bis wann?) Auf dieser Ebene hört übrigens der Job des/der Projektmanager/in auf!

3) Die tatsächliche Wertschöpfung wird idR erst auf der letzten Ebene generiert, nämlich auf Ebene der einzelnen Projektbeteiligten. Grundsätzlich sollte Jede/r selbst darüber entscheiden dürfen, welche Tools zum Selbst- und Zeitmanagement er oder sie anwendet (Prinzip der Selbstorganisation). Entscheidend ist, dass die Arbeit rechtzeitig und in der geforderten Qualität fertig wird! Eine aus meiner Sicht sehr leistungsfähige und pragmatische Methode ist Getting Things Done (GTD). Natürlich ist dieses Konzept aber nur eines von vielen möglichen. (Tipp: Beitrag von Frank Westphal zu GTD)

Fazit: Wenn ein Projektmanagement-System nicht bis auf den Boden hinunter durchdacht und praktiziert wird, so besteht die Gefahr, dass es langfristig wirkungslos bleibt. Dann werdet Ihr zwar schöne Pläne aufstellen, nette Meetings machen und viel kommunizieren – die Arbeit wird aber nicht, zu spät oder gar nicht erledigt! Und wie wir alle wissen: Prokrastination ist auch bei uns weit verbreitet.

Nachtrag 1: Als GTD Tool empfehle ich übrigens Things (leider nur für Mac User). Aber in Kombination mit dem iPhone App ist dieses Tool wirklich der HAMMER.

Nachtrag 2: „GTD ist nicht Projektmanagement!“ (via MacPM)