7 Tipps für ein Effektives Zeitmanagement: Carpe Diem!

Der bewusste Umgang mit Zeit wird immer wichtiger. Denn sonst laufen wir Gefahr, uns zu verzetteln, ineffizient zu werden oder gar auszubrennen.

Effektives Zeitmanagement ist auf folgenden vier Ebenen essenziell (in dieser Reihenfolge):

  • ICH: Selbstmanagement
  • WIR: Team- und Projektmanagement
  • UNTERNEHMEN: Abteilungs- und Unternehmensmanagement
  • MARKT: Partner- und Kundenmanagement

Auf Slideshare habe ich diese übersichtliche Tabelle mit wertvollen Anregungen gefunden, die ich gerne mich Ihnen teilen möchte:

 

Getting Things Done

Ich wende seit vielen Jahren die GTD Methode von David Allen an. Meine / unsere wichtigsten Organisations-Tools sind:

  • iPad pro mit Apple Pen: Notizen (Good Notes), eBooks, PDF’s
  • Macbook pro: Internet, Mail, Kalender, Mindmapping, Notizen und Texte (iA Writer)
  • Atlassian Jira: Selbst- und Aufgabenmanagement, Agiles Team- und Projektmanagement
  • Atlassian Confluence: Social Collaboration, Wissensmanagement, Projektmanagement, Ideenmanagement
  • Atlassian Jira Service Desk: Service- und Supportmanagement
  • Atlassian Stride: Kommunikationsmanagement

Wir haben es mittlerweile geschafft, zur zero-internal-e-mail-company zu werden. Wir nutzen Mails nur noch zur externen Kommunikation.

Klar, a fool with a tool is still a fool. Aber vorausgesetzt, dass man die Prinzipien eines modernen Selbst- und Teammanagement in sein Denken und Handeln integriert hat, können moderne IT-Tools die Produktivität um einen entscheidenden Faktor steigern.

GTD im Projektmanagement?

Vor einiger Zeit habe ich darüber geschrieben, wie traditionelle und agile PM Methoden und Prinzipien kombiniert werden sollten. Diesen Gedanken möchte ich heute weiter führen.

Projekte finden häufig immer im Spannungfeld Planung vs. Improvisation statt. Übertragen auf die grundsätzlichen „PM Paradigmen“ (traditionell vs. agil) bedeutet das, dass ein klarer Rahmen und eine solide Planung zwar wichtig sind, innerhalb dieses Rahmens kommen aber iterative und agile Vorgehensweisen zum Tragen. Wenn man diese These auf ein Modell mit mehreren Ebenen überträgt, so könnte es wie folgt aussehen:

PM_GTD

1) Mit traditionellen PM Methoden wie der Zieleplanung, Meilensteinplanung, Projektstrukturplanung, Balkenplanung, Kostenplanung etc. wird der Rahmen des Projekts definiert und ggf. aktualisiert. Diese Planungs- und Controlling-Ebene stellt die Top-Level-Planung dar.

2) Auf dieser Basis kommen agile Prinzipien und Methoden (wie SCRUM) zum Einsatz. Hier stimmt sich das Team laufend ab, Zielvorgaben und Arbeitspakete werden konkretisiert und deren Umsetzung wird vorbereitet. (Wer macht was bis wann?) Auf dieser Ebene hört übrigens der Job des/der Projektmanager/in auf!

3) Die tatsächliche Wertschöpfung wird idR erst auf der letzten Ebene generiert, nämlich auf Ebene der einzelnen Projektbeteiligten. Grundsätzlich sollte Jede/r selbst darüber entscheiden dürfen, welche Tools zum Selbst- und Zeitmanagement er oder sie anwendet (Prinzip der Selbstorganisation). Entscheidend ist, dass die Arbeit rechtzeitig und in der geforderten Qualität fertig wird! Eine aus meiner Sicht sehr leistungsfähige und pragmatische Methode ist Getting Things Done (GTD). Natürlich ist dieses Konzept aber nur eines von vielen möglichen. (Tipp: Beitrag von Frank Westphal zu GTD)

Fazit: Wenn ein Projektmanagement-System nicht bis auf den Boden hinunter durchdacht und praktiziert wird, so besteht die Gefahr, dass es langfristig wirkungslos bleibt. Dann werdet Ihr zwar schöne Pläne aufstellen, nette Meetings machen und viel kommunizieren – die Arbeit wird aber nicht, zu spät oder gar nicht erledigt! Und wie wir alle wissen: Prokrastination ist auch bei uns weit verbreitet.

Nachtrag 1: Als GTD Tool empfehle ich übrigens Things (leider nur für Mac User). Aber in Kombination mit dem iPhone App ist dieses Tool wirklich der HAMMER.

Nachtrag 2: „GTD ist nicht Projektmanagement!“ (via MacPM)

Getting Projects Done

37signals, die Erfinder von Basecamp, werben mit dem Slogan „get projects done„. Ein sehr treffender Slogan wie ich finde, denn wir stecken in vielen Projekten tatsächlich in einer handfesten UMSETZUNGSKRISE. Zu wenig Output bei zu viel Input. Wir brauchen Projektmanager, die die Dinge auf den Boden bringen, die Projekte gemeinsam mit dem Team „gebacken“ kriegen, die auch Komplexität reduzieren. Weniger reden, mehr tun, ist die Devise.

Damit meine ich übrigens NICHT, dass dies auf Kosten einer sauberen und ausreichenden Projektvorbereitung und Planung geht. Ganz im Gegenteil. Denn eine effektive und produktive Umsetzung setzt eine entsprechende Planung voraus.

Zurück zum Stichwort Umsetzungskrise. Ich denke, wir nehmen uns im Projektgeschäft häufig zu viel vor, streben gleich eine 100% Lösung an, und gehen dabei zu wenig systematisch und handlungsorientiert vor. In diesem Zusammenhang bietet und meines Erachtens gerade die Getting Things Done (GTD) Methode von David Allen eine große Chance. Denn viele GTD Prinzipien lassen sich 1:1 auf das Projektgeschäft umlegen. Hier ein kurzes, informatives Einführungsvideo, das ich bei Dr. List gefunden habe.

Ich habe mir vorgenommen, der GTD Methode, speziell im Umfeld des Projektmanagements, hier demnächst einige Blogbeiträge zu widmen.

Getting Things & Projects Done!

Heute früh habe ich mir auf der Fahrt ins Büro die Podcast-Folge „PIMP MY BRAIN ZU GETTING THINGS DONE MIT OLIVER GASSNER“ von Alex Wunschels Pimp my Brain Podcast angehört. Wenn Sie sich für neue Medien und Marketing interessieren, dann sind die Podcasts und Blogs von Alex Wunschel ein MUSS. Und wenn Sie sich für GTD interessieren, ist Oliver Gassner ein überaus kompetenter Ansprechpartner und vor allem Trainer.

Aber zurück zum Thema: Getting Things Done (kurz GTD) ist von David Allen entwickelte eine Selbst- und Zeitmanagementmethode, die sich seit einigen Jahren zunehmender Beliebtheit erfreut. Ich muss zugeben, dass ich mich noch nicht sehr intensiv damit beschäftigt habe, dass ich aber viele GTD-Prinzipien schon lange praktiziere. Ich habe mir aber vorgenommen, meine GTD Wissenslücken schnellstmöglich zu stopfen. Denn ich glaube, dass sich ein agiler PM Ansatz (wie beispielsweise SCRUM) hervorragend mit GTD Prinzipien ergänzen lässt. Nicht umsonst schreiben 37signals auf der Startseite ihrer PM Lösung Basecamp groß:

Aber nun endgültig zurück zum Thema. Wenn Sie sich für das Thema interessieren, empfehle ich die oben verlinkte Podcast Episode mit Alex und Oliver (Dauer: 30 Min.) oder auch diesen Slidecast von Oliver Gassner, den er vor einiger Zeit veröffentlicht hat (Dauer: 46 Min.):


Weiterführende Links:

Wikipedia-Artikel zu GTD (en)

imgriff.com Blog

Toolblog von Dr. List – Kategorie Selbstmanagement (GTD)

GTD – Getting Things Done

GTD (Getting Things Done) ist eine weit verbreitete Selbstmanagement-Methode, die von David Allen entwickelt wurde. Viele GTD-Prinzipien sind aber auch für die Projektarbeit von großer Bedeutung.

Auf Slideshare.com habe ich einen hervorragenden Slidecast (sprich Folienpräsentation + Audio) von Oliver Gassner zu dem Thema gefunden. Diese Einführung in das Thema dauert ca. 46 Minuten – vielleicht was für’s Wochenende oder den Feierabend.


Simplify your projects! And get it done! 🙂