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Analoge Methoden im Projektmanagement

Wir leben zunehmend in einer digitalisierten Welt. Permanent werden wir von e-Mails, Webseiten, Social Media Plattformen, Wikis, Collaboration Tools etc. mit Informationen „überschüttet“.

Ich zähle sicher zu jenen „Digital Immigrants“, die solche Tools sehr intensiv und mit Freude nutzen. Gleichzeitig halte ich den „analogen Ausgleich“ für essenziell. Was meine ich damit?  Weiterlesen

Mindjet, quo vadis?

Mind Mapping (wenn man ganz exakt sein möchte „Business Mapping„) stellt für mich eine der wichtigsten und wertvollsten Methoden dar. Ich verwende Mind Mapping u.a. für folgende Aufgaben:

  • erfassen und strukturieren komplizierter und komplexer Themen (alleine oder in Teams)
  • Spezifikation von Anforderungen, Projektinhalten und -zielen
  • Projektstrukturierung / Projektstrukturpläne
  • Moderation von Projektsitzungen, Arbeitssitzungen und Workshops
  • Selbstmanagement (Projekte, Termine, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten…)
  • „Landkarten“ zu verschiedenen Themen (in der persönlichen Weiterbildung oder auch in der Rolle als Trainer und Dozent)

Kurz: Mind Mapping ist bei mir praktisch täglich im Einsatz.

Tool-Unterstützung

Bereits seit Jahren verwende ich das Tool „MindManager“ von Mindjet. Nachdem ich verschiedene Tools ausprobiert und eingehend getestet habe, bin ich immer wieder beim Marktführer gelandet. Die Software besticht durch die Einfachheit der Bedienung und den Funktionsumfang.

Rien ne va plus – nichts geht mehr.

Da ich auf Mac arbeite, habe ich am 21.7.2011 – wie viele andere User auch, auf das neue Betriebssystem „OS X Lion“ umgestellt. Leider musste ich noch am selben Tag im Rahmen einer Mind Mapping Schulung bei einem meiner Kunden (!) feststellen, dass das MindMapping-Programm damit so seine Probleme hat. Komplettabsturz!

Deshalb habe ich noch am selben Abend auf die aktuellste MindManager Version 9 (kostenpflichtig) upgedated. Leider brachte auch dieser Schritt nicht den gewünschten Erfolg.

Aufgebrachte Kunden

Nachdem auch befreundete IT-Spezialisten wie beispielsweise mein Blogger-Kollege Marcus Raitner keinen Rat wussten, habe ich bei Mindjet direkt nach einer Lösung gesucht. Dabei hat sich heraus gestellt, dass es sich offensichtlich um ein massives Problem handelte, welches Mindjet-Kunden weltweit zur Verzweiflung brachte. Denn eines ist klar: Ein „Heavy Mind Mapping User“ verwendet das Tool täglich.

Mindjet reagierte (erst) am 26.7.2011 via Blog auf das Thema und kündigte an, dass das Problem bis Mitte August behoben sein wird. Daraufhin brach bei einigen Usern ein Sturm der Entrüstung los, denn eine mehrwöchige Fehlerbehebung ist für einen zitierten „Heavy Mind Mapping User“ ein echtes Problem.

Ich war in den letzten 3 Wochen glücklicherweise auf Urlaub, aber das tut jetzt nichts zur Sache 😉

Mangelhafte Krisenkommunikation

Was ich Mindjet wirklich ankreide ist die aus meiner Sicht grottenschlechte Krisenkommunikation. Es kann ja mal passieren, dass in einer Software ein Bug auftritt, aber die Art und Weise, wie Mindjet mit diesem spezifischen Problem umgegangen ist, deutet auf eine gewisse Arroganz des marktführenden Unternehmens hin. Indikatoren hierfür sind:

  • Am 26.7. schrieb die zuständige Produktmanagerin Stephanie Neill: „Well, we have good news for you. Mindjet will be releasing an update to MindManager Version 9 for Mac in mid-August 2011 that will grant the application Lion OS X compatibility.“ – Sollte das ein Witz sein? Eine Problemlösungsdauer von 3 Wochen möchte sie als „good news“ verkaufen?
  • Fast noch mehr gestört hat mich die Tatsache, dass die Mindjet Mitarbeiter/innen ständig versucht haben, die Diskussionen von den öffentlichen Plattformen (Blog, Twitter, Foren etc.) weg zu bringen. Da hieß es mehrfach lapidar: „Can you shoot me an email at mac@mindjet.com?“.  – Lächerlich und absolut unprofessionell!
  • Dies brachte auch diverse meiner Leidensgenoss/innen zur Weißglut. Beispielhaft zu nennen ist da „Doc Larges“ Reaktion: „[…] we are seeing a lot of Stephanie J. Neill asking individial posters to write to her personally. I am sure we’d all like to hear the answers to their questions. This is a very odd way of looking after your paying customers who have a non-working piece of software, were being given no warning that the software would not work under Lion, nor any explanation as to why. I have posted several comments and have actually written to Support. Despite me being on record, I had to find out about the August 16th update from trawling the net myself. Bad show, MindJet!
  • Ein weitere Lapsus, den sich Mindjet zusätzlich noch leistete war, dass sie am 25.7.2011, als die Kompatibilitätsprobleme eigentlich schon hätten bekannt sein müssen, einen Blogbeitrag mit dem Titel „Become a MindManager for Mac Jedi!“ veröffentlichten. Eigentlich unfassbar!
  • In Summe legt Mindjet wohl nicht sehr viel Wert auf ihre Mac-Kunden. So schrieb beispielsweise der User „Andre“: „By the way, you know you are not dealing with a company that is serious about Mac OS when an announcement like this starts by „We know all *you* Mac lovers…“. We all should have paid better attention before committing to MindManager…

Fazit: Ich habe Mindjet bei jeder passenden Gelegenheit weiter empfohlen und als ein Top-Tool angepriesen. Die Art und Weise, wie Mindjet aber in diesem Fall mit diesem Problem umgegangen ist, lässt mich meine bisherige Haltung überdenken.

Hat jemand Tipps für leistungsfähige Tool-Alternativen?

Mutiges Handeln und Kommunizieren in Krisenzeiten

sofortmassnahmenWir alle sind tagtäglich damit konfrontiert: Ständig neue Schreckensszenarien, fallende Börsenindizes, steigende Arbeitslosenzahlen, explodierende Budgetdefizite. Es fällt schwer, angesichts dieser permanenten Negativ-Meldungen optimistisch und positiv in die Zukunft zu blicken.

Verharmlosung hilft uns jetzt nicht weiter – aber negative Übertreibungen und Angst noch viel weniger. Winfried Berner, seines Zeichens Change Management Experte, hat wieder mal einen hervorragenden Beitrag zu diesem Thema verfasst: „Sofortmaßnahmen: Mutiges Handeln und Kommunizieren im Frühstadium der Krise„.

Was ich aus Berners Worten hauptsächlich heraus lese: WIR BRAUCHEN HERVORRAGENDE MANAGER/INNEN UND FÜHRUNGSKRÄFTE. Ein Auszug:

Was auch immer ein Unternehmen an Sofortmaßnahmen einleitet, es ist extrem wichtig, dass es nicht nur handelt, sondern auch kommuniziert. In Krisenzeiten ist gute Kommunikation noch sehr viel wichtiger als in ruhigeren Phasen, weil Menschen, die Angst um ihren Job und um ihre Zukunft haben, hoch anfällig für Gerüchte sind und zu misstrauischen Spekulationen neigen. Wenn das Management ein Kommunikationsvakuum hinterlässt und die Gründe seiner Entscheidungen nicht ausreichend vermittelt, lassen sich schon aus Einschränkungen bei Dienstreisen und Weiterbildungsmöglichkeiten unglaubliche Dramen spinnen, besonders in verwöhnten Unternehmen.“

Der Text ist einige Seiten lang, aber es lohnt sich, 10 Minuten zu investieren.

DIN Normen im Projektmanagement

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Immer wieder werden die DIN Normen im Projektmanagement zitiert, doch mein Eindruck ist, dass sich in der Praxis kaum jemand wirklich damit auseinander gesetzt hat. Schade eigentlich, denn die DIN Normen für den Bereich Projektmanagement sind aus meiner Sicht ganz passabel gelungen. Umfangreich, präzise und trotzdem kompakt.

Noch ein Gedanke dazu: Das Begriffs-Wirr-Warr in der Praxis führt oft zu enormen Reibungsverlusten und Ineffizienzen. Umgekehrt führen eindeutige Begriffs-Definitionen (nach DIN, PMBOK, ICB, PRINCE2 oder jedem anderen Standard) zu

  1. Denkklarheit, dies wiederum führt zu
  2. Sprachklarheit und schlussendlich zu
  3. Handlungsklarheit. (vgl. Bechler/Lange: DIN Normen im Projektmanagement, S 15ff)

Hier können Sie die aktuellen DIN Normen zum Preis von EUR 29 bestellen. (dinnormen_bestellbogen.pdf) Ist zwar für ein Büchlein von nicht mal 100 Seiten nicht günstig, aber in jedem Fall eine gute Investition.

Projektblogs als pragmatische Kommunikationsplattformen nützen

Kommunikation ist DER wichtigste Erfolgsfaktor in den meisten allen Projekten. Als Projektmanager/in müssen Sie dafür sorgen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Sie sollten proaktiv kommunizieren und den Informationsfluss zwischen Ihnen und dem Team, innerhalb des Teams und natürlich auch zu sonstigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunden, Partner etc.) gezielt gestalten.

Mögliche Kommunikationsformen in Projekten:

– persönliche Gespräche
– Projektsitzungen, Workshops etc.
– Telefon, Skype, Video-Conferencing …
– e-Mail, Schriftverkehr
– professionelle PM Software Tools (EPM von Microsoft, Primavera, CA Clarity…)
– Web Collaboration Platforms (wie z.B. Projectplace, teamspace, Basecam…)
– Projektblogs

    Auf letzteres möchte ich heute kurz eingehen, nämlich auf Projektblogs. Diese bieten nämlich für Unternehmen oder einzelne Projekte eine wirklich effektive, kostengünstige und vor allem pragmatische Möglichkeit, „in touch“ mit den Projekt-Stakeholders zu bleiben. Ich persönlich nutze die WordPress-Technologie, aber natürlich eignet sich auch jeder andere Blog-Anbieter.

    Und so funktioniert’s:

    1. User anlegen
    2. Blog anlegen
    3. Skin auswählen, grundsätzliche Einstellungen –> einfach etwas „herumprobieren“, ist eigentlich intuitiv bedienbar
    4. Teammitglieder einladen
    5. Und los geht’s!

      Vorteile:

      – Sie führen ein Projekttagebuch, in dem relevante Projektinformationen chronologisch dokumentiert werden.
      – Sie gehen weg vom reinen Push-, hin zum Pull-Prinzip. „Die Info steht auf dem Blog – schau nach…“
      – Sie können auch große Informationsmengen durch das Vergeben von Kategorien/Tags gut strukturieren.
      – Wenn Sie als Projektleiter/in das Tool proaktiv verwenden, können Sie Informationsdefizite im Team minimieren.
      – Auch Ihre Teammitglieder können Beiträge posten. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
      – Natürlich können Sie auch Dokumente, Bilder etc. online stellen.

        Nachteile:

        – Wenn Sie die Plattform vor dem öffentlichen Zutritt schützen möchten, müssen alle Teammitglieder einen Account anlegen. Zusätzlich können diese Security Maßnahmen mit weiteren technischen „Problemchen“ (wie z.B. Cookies müssen akzeptiert werden) verbunden sein. Daran kann’s dann schon scheitern (wie ich auch aus eigenen Erfahrungen weiß).
        – Wenn Sie in einem Unternehmen sehr viele und sehr komplexe Projekte machen, eignen sich solche „selbstgestrickten“ Lösungen nur sehr bedingt.
        – Zudem ist natürlich auch der Speicherplatz zum Ablegen von Dokumenten begrenzt.

          Fazit: Probieren sie’s einfach mal aus, dann wissen Sie, ob Sie mit Projektblogs weiter kommen…

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          Hier ein aktuelles Beispiel einer Lehrveranstaltung, die in an der FH Vorarlberg mittels Projektblog etwas koordiniere.

          Ergänzender Beitrag: Einsatzmöglichkeiten von Blogs im Projektmanagement (Daimler Blog)

          MindMapping zur Sitzungsmoderation

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          Bereits seit vielen Jahren setze ich die MindMapping Methode (u.a.) zur Moderation von Sitzungen und Workshops ein. Einige Erfahrungswerte habe ich nun in dieser MindMap für Sie zusammen gefasst:

          MindMapping zur Sitzungsmoderation

          Simplify your Projects!

          Make change happen: Leadership & Passion!

          Kürzlich bin ich auf einige Videos von Dr. Patrick Dixon, Managementberater, gestoßen. Gefällt mir sehr gut, was er da erzählt. Er beschreibt recht eindrücklich, praxisorientiert und leidenschaftlich, worauf es bei Veränderungsprozessen ankommt.

          Wenn Sie demnächst mal 10 Minuten Zeit für etwas Inspiration haben, dann sollten Sie sich dieses Video „rein ziehen“.