• erfassen und strukturieren komplizierter und komplexer Themen (alleine oder in Teams)
• Spezifikation von Anforderungen, Projektinhalten und -zielen
• Projektstrukturierung / Projektstrukturpläne
• Moderation von Projektsitzungen, Arbeitssitzungen und Workshops
• Selbstmanagement (Projekte, Termine, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten…)
• “Landkarten” zu verschiedenen Themen (in der persönlichen Weiterbildung oder auch in der Rolle als Trainer und Dozent)

Kurz: Mind Mapping ist bei mir praktisch täglich im Einsatz.

Tool-Unterstützung

Bereits seit Jahren verwende ich das Tool “MindManager” von Mindjet. Nachdem ich verschiedene Tools ausprobiert und eingehend getestet habe, bin ich immer wieder beim Marktführer gelandet. Die Software besticht durch die Einfachheit der Bedienung und den Funktionsumfang.

Rien ne va plus – nichts geht mehr.

Da ich auf Mac arbeite, habe ich am 21.7.2011 – wie viele andere User auch, auf das neue Betriebssystem “OS X Lion” umgestellt. Leider musste ich noch am selben Tag im Rahmen einer Mind Mapping Schulung bei einem meiner Kunden (!) feststellen, dass das MindMapping-Programm damit so seine Probleme hat. Komplettabsturz!

Deshalb habe ich noch am selben Abend auf die aktuellste MindManager Version 9 (kostenpflichtig) upgedated. Leider brachte auch dieser Schritt nicht den gewünschten Erfolg.

Aufgebrachte Kunden

Nachdem auch befreundete IT-Spezialisten wie beispielsweise mein Blogger-Kollege Marcus Raitner keinen Rat wussten, habe ich bei Mindjet direkt nach einer Lösung gesucht. Dabei hat sich heraus gestellt, dass es sich offensichtlich um ein massives Problem handelte, welches Mindjet-Kunden weltweit zur Verzweiflung brachte. Denn eines ist klar: Ein “Heavy Mind Mapping User” verwendet das Tool täglich.

Mindjet reagierte (erst) am 26.7.2011 via Blog auf das Thema und kündigte an, dass das Problem bis Mitte August behoben sein wird. Daraufhin brach bei einigen Usern ein Sturm der Entrüstung los, denn eine mehrwöchige Fehlerbehebung ist für einen zitierten “Heavy Mind Mapping User” ein echtes Problem.

Ich war in den letzten 3 Wochen glücklicherweise auf Urlaub, aber das tut jetzt nichts zur Sache

Mangelhafte Krisenkommunikation

Was ich Mindjet wirklich ankreide ist die aus meiner Sicht grottenschlechte Krisenkommunikation. Es kann ja mal passieren, dass in einer Software ein Bug auftritt, aber die Art und Weise, wie Mindjet mit diesem spezifischen Problem umgegangen ist, deutet auf eine gewisse Arroganz des marktführenden Unternehmens hin. Indikatoren hierfür sind:

• Am 26.7. schrieb die zuständige Produktmanagerin Stephanie Neill: “Well, we have good news for you. Mindjet will be releasing an update to MindManager Version 9 for Mac in mid-August 2011 that will grant the application Lion OS X compatibility.” – Sollte das ein Witz sein? Eine Problemlösungsdauer von 3 Wochen möchte sie als “good news” verkaufen?
• Fast noch mehr gestört hat mich die Tatsache, dass die Mindjet Mitarbeiter/innen ständig versucht haben, die Diskussionen von den öffentlichen Plattformen (Blog, Twitter, Foren etc.) weg zu bringen. Da hieß es mehrfach lapidar: “Can you shoot me an email at mac@mindjet.com?”.  - Lächerlich und absolut unprofessionell!
• Dies brachte auch diverse meiner Leidensgenoss/innen zur Weißglut. Beispielhaft zu nennen ist da “Doc Larges” Reaktion: “[…] we are seeing a lot of Stephanie J. Neill asking individial posters to write to her personally. I am sure we’d all like to hear the answers to their questions. This is a very odd way of looking after your paying customers who have a non-working piece of software, were being given no warning that the software would not work under Lion, nor any explanation as to why. I have posted several comments and have actually written to Support. Despite me being on record, I had to find out about the August 16th update from trawling the net myself. Bad show, MindJet!“
• Ein weitere Lapsus, den sich Mindjet zusätzlich noch leistete war, dass sie am 25.7.2011, als die Kompatibilitätsprobleme eigentlich schon hätten bekannt sein müssen, einen Blogbeitrag mit dem Titel “Become a MindManager for Mac Jedi!” veröffentlichten. Eigentlich unfassbar!
• In Summe legt Mindjet wohl nicht sehr viel Wert auf ihre Mac-Kunden. So schrieb beispielsweise der User “Andre”: “By the way, you know you are not dealing with a company that is serious about Mac OS when an announcement like this starts by “We know all *you* Mac lovers…”. We all should have paid better attention before committing to MindManager…“

Fazit: Ich habe Mindjet bei jeder passenden Gelegenheit weiter empfohlen und als ein Top-Tool angepriesen. Die Art und Weise, wie Mindjet aber in diesem Fall mit diesem Problem umgegangen ist, lässt mich meine bisherige Haltung überdenken.

Hat jemand Tipps für leistungsfähige Tool-Alternativen?

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Immer wieder werden die DIN Normen im Projektmanagement zitiert, doch mein Eindruck ist, dass sich in der Praxis kaum jemand wirklich damit auseinander gesetzt hat. Schade eigentlich, denn die DIN Normen für den Bereich Projektmanagement sind aus meiner Sicht ganz passabel gelungen. Umfangreich, präzise und trotzdem kompakt.

Noch ein Gedanke dazu: Das Begriffs-Wirr-Warr in der Praxis führt oft zu enormen Reibungsverlusten und Ineffizienzen. Umgekehrt führen eindeutige Begriffs-Definitionen (nach DIN, PMBOK, ICB, PRINCE2 oder jedem anderen Standard) zu

1. Denkklarheit, dies wiederum führt zu
2. Sprachklarheit und schlussendlich zu
3. Handlungsklarheit. (vgl. Bechler/Lange: DIN Normen im Projektmanagement, S 15ff)

Hier können Sie die aktuellen DIN Normen zum Preis von EUR 29 bestellen. (dinnormen_bestellbogen.pdf) Ist zwar für ein Büchlein von nicht mal 100 Seiten nicht günstig, aber in jedem Fall eine gute Investition.

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3. 100% kostenloses Projektmanagement eBook

Mögliche Kommunikationsformen in Projekten:

- persönliche Gespräche
- Projektsitzungen, Workshops etc.
- Telefon, Skype, Video-Conferencing …
- e-Mail, Schriftverkehr
- professionelle PM Software Tools (EPM von Microsoft, Primavera, CA Clarity…)
- Web Collaboration Platforms (wie z.B. Projectplace, teamspace, Basecam…)
- Projektblogs

Auf letzteres möchte ich heute kurz eingehen, nämlich auf Projektblogs. Diese bieten nämlich für Unternehmen oder einzelne Projekte eine wirklich effektive, kostengünstige und vor allem pragmatische Möglichkeit, “in touch” mit den Projekt-Stakeholders zu bleiben. Ich persönlich nutze die WordPress-Technologie, aber natürlich eignet sich auch jeder andere Blog-Anbieter.

Und so funktioniert’s:

1. User anlegen
2. Blog anlegen
3. Skin auswählen, grundsätzliche Einstellungen –> einfach etwas “herumprobieren”, ist eigentlich intuitiv bedienbar
4. Teammitglieder einladen
5. Und los geht’s!

Vorteile:

- Sie führen ein Projekttagebuch, in dem relevante Projektinformationen chronologisch dokumentiert werden.
- Sie gehen weg vom reinen Push-, hin zum Pull-Prinzip. “Die Info steht auf dem Blog – schau nach…”
- Sie können auch große Informationsmengen durch das Vergeben von Kategorien/Tags gut strukturieren.
- Wenn Sie als Projektleiter/in das Tool proaktiv verwenden, können Sie Informationsdefizite im Team minimieren.
- Auch Ihre Teammitglieder können Beiträge posten. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
- Natürlich können Sie auch Dokumente, Bilder etc. online stellen.

Nachteile:

- Wenn Sie die Plattform vor dem öffentlichen Zutritt schützen möchten, müssen alle Teammitglieder einen Account anlegen. Zusätzlich können diese Security Maßnahmen mit weiteren technischen “Problemchen” (wie z.B. Cookies müssen akzeptiert werden) verbunden sein. Daran kann’s dann schon scheitern (wie ich auch aus eigenen Erfahrungen weiß).
- Wenn Sie in einem Unternehmen sehr viele und sehr komplexe Projekte machen, eignen sich solche “selbstgestrickten” Lösungen nur sehr bedingt.
- Zudem ist natürlich auch der Speicherplatz zum Ablegen von Dokumenten begrenzt.

Fazit: Probieren sie’s einfach mal aus, dann wissen Sie, ob Sie mit Projektblogs weiter kommen…

Hier ein aktuelles Beispiel einer Lehrveranstaltung, die in an der FH Vorarlberg mittels Projektblog etwas koordiniere.

Ergänzender Beitrag: Einsatzmöglichkeiten von Blogs im Projektmanagement (Daimler Blog)

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Bereits seit vielen Jahren setze ich die MindMapping Methode (u.a.) zur Moderation von Sitzungen und Workshops ein. Einige Erfahrungswerte habe ich nun in dieser MindMap für Sie zusammen gefasst:

MindMapping zur Sitzungsmoderation

Simplify your Projects!

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3. Projektstrukturplan (PSP) – Plan der Pläne

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Wenn Sie demnächst mal 10 Minuten Zeit für etwas Inspiration haben, dann sollten Sie sich dieses Video “rein ziehen”.

[youtube=http://youtube.com/watch?v=_kZl15houUc]

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3. Veränderung muss SINN machen

Projektmanagement ist eine Organisationsform, die häufig auch zur Strukturierung und gezielten Umsetzung interner Veränderungsprozesse herangezogen wird – zu Recht. Doch die Erfolgsfaktoren, um (KULTUR)VERÄNDERUNGEN in Organisationen wirklich “auf den Boden zu bringen”, gehen weit über die “harten” PM Methoden hinaus.

Es geht auch darum, Veränderungsprozesse in ihrer Komplexität, Vielschichtigkeit und Menschlichkeit zu begreifen, zu verstehen und entsprechend wirkungsvolle Lösungsstrategien zu entwickeln. Dieses Know-How finden wir in Diziplinen wie z.B.

• Organisationsentwicklung
• Personalentwicklung
• Change Management
• Organisationales Lernen – Die Lernende Organisation
• Systemische Intervention
• etc.

In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen den Change Guide von Winfried Berner wärmstens empfehlen. Ich kenne keine andere (kostenlose) Wissensquelle im Internet, die das Thema in ähnlicher Qualität und in ähnlicher Tiefe behandelt. Sensationell.

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1. Die PS auf den Boden bringen…
2. Aller Anfang ist schwer. Wege und Irrwege der Projektinitiierung.
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Projektmanagement ist eine Arbeits- und Organisationsform, die gerade auch im öffentlichen Bereich stetig und rasant an Bedeutung zunimmt. Denn insbesondere auf internationaler, nationaler, regionaler oder kommunaler Ebene gibt es eine Vielzahl von projektwürdigen (weil komplexen, neuartigen und zeitlich begrenzten) Aufgabenstellungen, die mit den starren Linienstrukturen kaum nicht effizient und effektiv zu bewältigen sind.

Zugegebenermaßen ist die Projektkultur in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung noch ausbaufähig, um es mal diplomatisch zu formulieren. Andererseits gibt es auch eine laufend zunehmende Zahl von “gold nuggets”, nämlich hervorragend strukturierten und abgewickelten Projekten im öffentlichen Bereich.

Meine persönliche These (auf Erfahrungswerten basierend ):

Die Komplexität von öffentlichen Projekten wird insbesondere durch die Komplexität des sozialen Kontextes bestimmt (Anspruchsgruppen, Stakeholder). Genau hier muss das Management öffentlicher Projekte auch einen gezielten Fokus setzen, nämlich in der systematischen Beteiligung der Anspruchsgruppen sowie im Informations- und Kommunikationsmanagement.

Zur systematischen Einbindung der und Kommunikation mit den Anspruchsgruppen bietet uns die Theorie etliche Methoden, Verfahren und Techniken der (Bürger/innen)Beteiligung. Vor kurzem bin ich auf eine hervorragende Seite zu diesem Thema gestoßen, nämlich www.Partizipation.at.

Die Seite bietet:

• qualitativ hochwertige Informationen – völlig kostenlos
• Das Handbuch Öffentlichkeitsbeteiligung zum kostenlosen Download (in D und E; 3MB)
• Beschreibung von Methoden und Basiswissen zum Thema
• Praxisbeispiele
• Tipps & Tricks
• und vieles mehr…

Für Projektmanager/innen im öffentlichen Bereich wirklich ein wahrer Fundus an hochwertigen Informationen und Hilfsmitteln! Die Seite zählt wirklich zum Besten, was es in dem Bereich im Internet gibt – und das auch noch kostenlos.

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Bei Internet für Architekten habe ich zum Thema “Virtuelle Projekträume” einen interessanten Beitrag gefunden – mit Fokus auf das Bauprojektgeschäft:

Eric Sturm, der Autor des Artikels, empfiehlt insbesondere folgende Anbieter für web-basierende Bauprojektsoftware:

• baulogis GmbH – Projektplattform “think project“!
• conject AG
• conectics AG
• PKM (Conclude GmbH)
• NetzWerkPlan GmbH

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“Wir stehen mitten im Wandel von der industriellen Wirtschaft zur Wissenswirtschaft.”

Drucker hat – wie kaum ein anderer – immer wieder auf die enorme und ständig zunehmende Bedeutung von Wissen in unserer Wirtschaft und Gesellschaft hingewiesen. Deshalb wurde er von einigen auch als Vordenker des Wissensmanagements bezeichnet (PDF).

Wir müssen Unternehmensstrukturen und vor allem auch -KULTUREN schaffen, in denen Wissensarbeiter/innen Höchstleistungen erbringen können. Zu diesem Thema habe ich eine sehr gute Präsentation gefunden, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte:

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• Working with idiots can kill
• Integrated Process and Project Management Organization
  
• Matrix Management 2.0
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