PROJEKTMANAGEMENT BLOG

Projekte managen heißt auch, Projektteams zu führen. Mitarbeitermotivation wiederum ist eine zentrale Führungsaufgabe. Aber: Wie motiviert man Menschen nachhaltig? Welchen Stellenwert hat Motivation in Projekten? Sind Menschen überhaupt (extrinsisch) motivierbar?

Ich halte es da grundsätzlich mit Reinhard K. Sprenger: “Die oberste Führungsaufgabe besteht darin, Demotivation zu vermeiden.” Dieses Prinzip gilt natürlich auch für Projekte.

Beim Faktor G Blog (Glückliche Mitarbeiter. Glückliche Kunden. Glückliche Unternehmen.) habe ich einen Beitrag von Wolff Horbach zum Thema “Wie kann man Mitarbeiter glücklich machen” gefunden. Größtenteils teile ich die Ansichten von Hr. Horbach, bei einzelnen Punkten habe ich mir erlaubt, meine persönliche Meinung dazu zu schreiben (mittels –> markiert).

• jeden Mitarbeiter umfassend wertschätzen, statt nur ab-und-zu-loben –> (ehrliche) Wertschätzung ist enorm wichtig, doch permanentes Loben wirkt schnell aufgesetzt und un-authentisch
• einen offenen und ehrlichen Dialogs führen, statt nur Informationen-bei-Bedarf
• ein Klimas des Vertrauens schaffen, statt Vorschriften, Abmahnungen, Gerüchte
• eine echte Beteiligung gewähren, statt einer Pseudobeteiligung –> konstruktive Kollegen beteiligen, klare Vorgaben für ewige (destrkutive) Nörgler
• die physiologischen Bedürfnisse (Arbeitszeit, Pausen, Bewegung, …) umfänglich berücksichten, um die Gesundheit eines jeden zu fördern und zu erhalten. Abschied von krankmachendem Stress und einem ungesunden Büroleben.
• die Mitarbeiter-Talente nutzen, um Anforderung und Können in Einklang zu bringen (Flow). Abschied von Arbeitsplatzbeschreibungen, die nur versuchen, eine Stelle zu besetzen. –> Prinzip der Selbststeuerung ist die höchste Form der Organisation, doch viele Menschen möchten und brauchen klare Rahmenbedingungen und Vorgaben
• eine Kultur schaffen, die Fehler zulässt und aus ihnen lernt, statt einer Angst-Kultur, die nur Duckmäuser erzeugt.

Beim Thema Motivation scheiden sich naturgemäß die Geister. Umso mehr würde ich mich über Ergänzungen, Kritikpunkte und Meinungen freuen.

© S. Hofschlaeger, pixelio.de

Unser geschäftlicher Alltag ist geprägt von leider oft unzähligen Sitzungen und Meetings, die mehr oder weniger wirkungsvoll sind - oft leider letzteres! Ich möchte Ihnen kurz sprich “quick and dirty” meine persönlichen “6 Prinzipien erfolgreicher Sitzungen” präsentieren - hoffentlich als Grundlage für weitere Ergänzungen und Diskussionen:

1. Sitzungszweck festlegen! –> Warum treffen wir uns überhaupt?
   Informationssitzung: Austausch von Informationen
   Entscheidungssitzung: Entscheidungen treffen
   Arbeitssitzung: gemeinsam Lösungen und Ergebnisse erarbeiten und kreativ sein
2. Die richtigen Leute einladen - weniger ist mehr, wen braucht es wirklich?
3. Professionelle Vorbereitung (Ziele, Agenda, Methodik - je nach Sitzungszweck unterschiedlich, Unterlagen…)
4. Professionelle Durchführung & Moderation (zielorientiert, visualisieren, Verbindlichkeit schaffen, Verantwortung für weitere Schritte festlegen) –> Wo stehen wir? Wohin wollen wir? Welche Wege gibt es? Welches ist der beste Weg?
5. Professionelle Nachbereitung (Ergebnisprotokoll, sonstige Sitzungsdokumentation, möglichst komprimiert und klar)
6. Visualisieren, visualisieren, visualisieren

Klar, die Liste ließe sich beinahe unendlich fortsetzen. Doch weniger ist doch ab und zu mehr - finden Sie nicht?

In den vergangenen Jahren eine Teildisziplin im Projektmanagement stark an Bedeutung zugenommen - nämlich das Projektmarketing. Ich behaupte, dass in vielen Bereichen immer noch ein (aus meiner Sicht) veraltetes Verständnis von Projektmarketing herrscht. Diese These möchte ich im Folgenden kurz erläutern.

Ein Beispiel: Im (ansonsten hervorragenden) Glossar des Projektmagazins wird Projektmarketing wie folgt beschrieben:

“Projektmarketing ist die Präsentation und werbende Darstellung des Projekts innerhalb der beteiligten Unternehmen und ggf. in der Öffentlichkeit. Wichtigstes Ziel des Projektmarketings ist die Sicherung von Finanzmitteln und Ressourcen zur Projektabwicklung und die Vorbereitung der anschließenden Vermarktung des erzielten Ergebnisses.“

Vergleichen wir diese Definition mit dem alten und dem neuen Verständnis von Marketing (generell):

1. Veraltetes Marketing-Verständnis: Absatz- und produktorientiertes Denken, Massenmarketing, Produkt und Absatz stehen im Zentrum, Kommunikation als Einbahnstraße, alle Kunden werden bedient, standardisierte Angebote…
2. Modernes Marketing-Verständnis: Markt- und kundenorientiertes Denken, One-to-One Kommunikation, Kundenzufriedenzeit als Maxime, Aufbau von nachhaltigen Kundenbeziehungen, intensive Kommunikation in beide Richtungen, Pflege bestehender Kunden, Konzentration auf attraktive Kunden, maßgeschneiderte Produkte und Lösungen…

Erkennen Sie die Parallelen?

Ich würde ein “modernes” Projektmarketing wie folgt skizzieren:

1. Intensive Umfeld- und Kontextanalyse: Welche Anspruchsgruppen (Stakeholder) hat das Projekt? Wie stehen die einzelnen Stakeholder dem Projekt gegenüber? Welche Anspruchsgruppen sind am mächtigesten?
2. Bedürfnis-Analyse: Gleich wie im Marketing muss man sich darüber klar werden, welche Bedürfnisse, Anforderungen und Ziele die einzelnen Anspruchsgruppen haben. Welche Bedürfnisse möchten / können wir befriedigen? Welche nicht?
3. Zufriedenheit der Anspruchsgruppen / Stakeholder Satisfaction: Wie erreichen wir Kunden-, Unternehmens- UND Mitarbeiternutzen? Wann ist unser Kunde zufrieden? Wann die Geschäftsleitung? Wann unsere Mitarbeiter/innen?
4. Projektumfangsmanagement / Project Scope Management: Wie müssen die Projektziele, -inhalte und -lösungen gestaltet sein, um die Zufriedenheit der Anspruchsgruppen (Punkt 3) sicher zu stellen? –> kontinuierlicher Prozess über den gesamten Projektverlauf hinweg!!!
5. Definition des Marketing-Mix: Welche Anreizinstrumente haben wir im Projekt zur Verfügung, um unsere Stakeholder nachhaltig zu befriedigen? –> 7 P’s of Marketing: Product (Projektergebnisse) - Price (Projektkosten) - Place (Lieferung der Projektergebnisse) - Promotion (Kommunikationsmanagement) - People (Projektkultur) - Processes (Projektabwicklung) - Physical Evidence (Projekträumlichkeiten und -orte) –> Gleich wie im Marketing haben Sie auch in Projekten mehrere Möglichkeiten, um “Stakeholder Satisfaction” (siehe Punkt 3) zu erreichen.

Ich hoffe, dass durch diese Punkte deutlich geworden ist, dass Projektmarketing weit mehr als “nur” das bewerben von Projektergebnissen ist. Modernes Projektmarketing ist die Maximierung des Kunden-, Unternehmens- und Mitarbeiternutzens in Projekten.

(Bilderquelle: www.projekt-marketing.ch)

Unter diesem Titel hat Dr. Friedemann Schulz von Thun 1981 den ersten von 3 Bänden publiziert. Diese Grundlagenwerke zum Thema zwischenmenschliche Kommunikation sind deshalb so gut, weil sie einfach, verständlich und sehr praxisnah geschrieben sind. Und auch nicht ganz unwichtig: Die 3 Taschenbücher kosten (bei Amazon) je EUR 8,95 - also wirklich günstig.

Und was hat das Ganze mit Projektmanagement zu tun? Sehr viel! Denn Kommunikation ist in den meisten Projekten der wichtigste Faktor für den Projekterfolg. Oder negativ formulier: Enorm viele Projekte scheitern aufgrund mangelhafter Kommunikation (vgl. PM Studienergebnisse).

Einige Kernaussagen aus “Miteinander reden”:

Eine Botschaft hat einen Sach-, Beziehungs-, Selbstoffenbarungs- und Appellaspekt.

Wer zwischenmenschliche Kommunikation verbessern möchte, kann an drei Punkten ansetzen:

1. Individuum (”an sich selbst arbeiten”)
2. Art des Miteinanders (”am Umgang miteinander arbeiten”)
3. institutionelle / gesellschaftliche Bedingungen (”an der Kommunikationskultur arbeiten”)

Beispiel (ein Klassiker ):

Tipps für erfolgreiche Kommunikation in Projekten:

- Achten Sie auf ehrliche, vertrauenswürdige und aktive Kommunikation.
- Sprechen Sie Konflikte offen an.
- Versuchen Sie, aktiv zuzuhören - fragen Sie nach.
- Kommunizieren Sie persönlich aber auch schriftlich.
- Schaffen Sie Kommunikationsstrukturen (z.B. auch IT-gestützt), die einen regelmäßigen Austausch zwischen den Teammitgliedern möglich machen.
- Suchen Sie als Projektleiter/in regelmäßige Einzelgespräche mit den verschiedenen Teammitgliedern (z.B. durchtelefonieren).

Noch einige Link-Tipps:

- Zusammenfassung zum Thema Kommunikation
- Wikipedia Seiten zu Kommunikation
- Werner Stangl’s Arbeitsblätter
- Kommunikationsaxiome nach Watzlawick (Wirtschaftswissen.info)

Happy communication

Gestern hat mich Roland Woldt vom ProjectPier Entwicklerteam kontaktiert. Hier der Text seiner e-Mail:

Hallo Herr Hagen,

ich bin einer Ihrer (mehr oder minder) regelmäßigen Leser und wollte Sie auf eine neue PM-Software hinweisen, zu deren Entwicklungsteam ich gehöre: www.projectpier.org.

ProjectPier ist die OpenSource-Fortsetzung von activeCollab, das ja in wenigen Tagen eine (ausschließlich) kommerzielle Version 1.0 der SW veröffentlichen wird. Da wir davon und der Art der Kommunikation der Änderung nicht gerade begeistert waren, haben wir den Code geforked und vor wenigen Tagen unsere erste Version 0.8 veröffentlicht. Sie steht unter einer OpenSource-Lizenz und ist kostenlos verfügbar.

Anbei finden Sie die offizielle Pressemitteilung und weitere Informationen sind unter http://en.wikipedia.org/wiki/ProjectPier bzw. unserer Webseite verfügbar.

Viele Grüße
Roland Woldt

projectpier-press-release-2007-09-26-en.pdf

Leider bin ich persönlich noch nicht dazu gekommen, das Collaboration Tool zu testen. Ich würde mich aber sehr über Erfahrungsberichte und Tipps der PM-Blog-Leser/innen freuen!

Die Screenshots, die ich mir kurz angeschaut habe, machen aber einen sehr guten Eindruck. Ganz im Stile unserer Philosophie: Simplify your projects!

(Bilderquelle Flickr)

Die Bereiche Organisations- (OE) und Personalentwicklung (PE) werden in vielen Unternehmen völlig getrennt betrachtet und organisiert. Dies führt in der Regel zu suboptimalen Ergebnissen - insbesondere auch bei der Professionalisierung des Projektmanagements. Denn organisatorische Veränderungsprozesse oder auch organisationales Lernen (OE) sind ohne individuelles Lernen (PE) kaum möglich. Umgekehrt ist der Nutzen von Trainings, Seminaren und Weiterbildungsveranstaltungen sehr begrenzt, wenn die Inhalte organisatorisch (und kulturell) nicht verankert sind. Ein konkretes Beispiel:

• In ihren Kundenprojekten “knallt” es immer wieder gewaltig. Der Kunde hat bis zum Ende Änderungswünsche, der Verkauf “prügelt” ständig auf die technischen Abteilungen ein, der interne Projektleiter ist ohnehin maßlos überfordert, und der Geschäftsführer muss die wütenden Kunden besänftigen, da Projekte der Reihe nach ihre Terminziele verfehlen und qualitativ mangelhaft sind.
• Die Lösung des Problems? Die Projektleiter/innen des Unternehmens (zumindest steht diese Jobbezeichnung auf der Visitenkarte) werden auf einen 1-wöchigen Projektmanagement-Lehrgang geschickt. Dann muss es doch klappen, schlussendlich kostet die Aktion ein kleines Vermögen.
• Die Weiterbildungsmaßnahme ist hervorragend, der Trainer ein erfahrener Experte und die Teilnehmer/innen sind begeistert. Die Projektleiter lernen erstmals, wie man Projekte systematisch und professionell initiiert, plant, abwickelt, steuert und abschließt. Sie nehmen einen umfangreichen Methodenkoffer und etliche eindrückliche Erfahrungen mit. Endlich ist das Problem gelöst!
• Zurück im Unternehmen müssen sie bereits nach kurzer Zeit feststellen, dass die Probleme nicht wirklich gelöst sind - im Gegenteil. Warum? Sie arbeiten immer noch im selben Unternehmen. Insbesondere die Kultur der Projektbearbeitung ist dieselbe geblieben.
• Die Frustration ist groß.

Diesen Sachverhalt habe ich kürzlich mit dem Senior Technical Director eines wachsenden Technologieunternehmens hier in Vorarlberg besprochen. Er hat darauf folgende treffende Metapher verwendet (sinngemäß):

“Isolierte Personal- und Organisationsentwicklung stellt sich dar, wie wenn die Mitarbeiter in einem Honigglas schwimmen würden. Jede Bewegung fällt schwer - eine im wahrsten Sinne des Wortes “zähe” Angelegenheit. Dann ziehen Sie einzelne Mitarbeiter aus dem Glas heraus, sie “dürfen” auf eine Weiterbildung. Dort erleben Sie schon nach kurzer Zeit, wie leicht die Bewegungen außerhalb des Honigglases fallen. Sie strampeln wie wild. Danach müssen sie aber wieder zurück ins Honigglas - und es ist praktisch gleich mühsam wie zuvor.“

Eine wirklich hervorragende Metapher - sie drückt genau das aus, was ich meinen Kunden schon seit Jahren “predige”. Trainings alleine sind in der Regel nicht nachhaltig wirkungsvoll. Sie müssen integriert sein in einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem die organisatorischen Rahmenbedingungen, die Methodik und auch die unterstützenden IT-Strukturen beleuchtet werden.

Im Bereich Projektmanagement sprechen wir von ganzheitlichen PM Systemen. Hier finden Sie entsprechende Beiträge auf PM-Blog.com.

Noch ein abschließender Kommentar: Beginnen Sie möglichst einfach - nach dem Motto “verstehen - vereinfachen - verändern”. Erst wenn die einfachen Spielregeln gelebt werden, können Sie Schritt für Schritt auch die Detailprobleme lösen.

Simplify your Projects!

Der Wandel, der sich aktuell auf den Weltmärkten vollzieht, ist radikaler, schneller und unberechenbarer als jemals zuvor. Aber da erzähle ich Ihnen nichts Neues.

Eine der wesentlichsten Fragen, die sich in diesem Zusammenhang stellt, ist: Was tun unsere Unternehmen(sführer), um diesem radikalen Wandel zu begegnen? Investitionen in Innovation und Entwicklung - sehr gut! Investitionen in die Qualifikation der Belegschaft - super! Investitionen in das Marketing - auch wichtig! Doch wie sieht es mit der Organisationsstruktur aus?

Ich behaupte, dass sich die organisatorische Realität in vielen Unternehmen noch fast genau so darstellt wie vor 10 bis 20 Jahren. Klare, hierarchische Strukturen - oft noch dieselben “Abteilungsfürsten” wie vor 20 Jahren - kaum fachübergreifende Kommunikation, schon gar nicht reibungslose Zusammenarbeit. Die (armen) Projektmanager/innen beißen sich an den Abteilungsfestungen schir die Zähne aus.

Und was kann man dagegen tun? Der Management-Vordenker Tom Peters hält 50 Lösungsvorschläge für uns bereit (aus “Re-imagine! Spitzenleistungen in chaotischen Zeiten“, S. 102ff). Hier einige Auszüge:

• Es liegt an UNS: Nicht die anderen sind Schuld, wir selbst sind unser Feind.
• Festungsdenken ist ein automatischer Kündigungsgrund: Null Toleranz!
• Offener Zugang zu Informationen: Alles ins Netz.
• Projektmanager regieren!
• Kundenzufriedenheit ist out - Kundenerfolg ist in. Kunden brauchen integrierte Lösungen, Abteilungsquerelen interessieren den Kunden nicht.
• Jede/r im Unternehmen ist ein/e Verkäufer/in.
• Wertschöpfung passiert in funktionsübergreifenden Teams.
• Wir geben niemals anderen Abteilungen den schwarzen Peter - niemals.
• Teamgeist wird belohnt!
• Ballast entfernen - aktiv, systematisch, unablässig.
• (Sehr) frühe Projekterfahrung.

Fazit: Nieder mit den Festungen - her mit integrierten, reibungslosen Querschnittsfunktionen (= Prozesse und Projekte). Und vor allem muss der Wandel in unseren Köpfen endlich passieren!

Vorgestern wollte ich mir bei Epos einen iPod kaufen. Dort bekam ich (dankenswerterweise) den Hinweis, dass wahrscheinlich in wenigen der neue iPod medienwirksam von Steve Jobs präsentiert wird - und zwar heute!

Apple beherrscht das virale Marketing wie kaum ein anderes Unternehmen. Sowohl in der virtuellen (Foren, Blogs etc.) als auch in der realen Welt diskutieren Menschen intensivst darüber, was Apple wohl als nächstes aus dem Hut zaubern wird. Ich muss zugeben, dass auch ich vom Apple Virus angesteckt wurde.

Übrigens, das Apple Special Event, in dem voraussichtlich die neue iPod Generation vorgestellt wird, ist für heute Abend, 19 Uhr (mitteleuropäische Zeit) angesetzt. Gerüchten zufolge verfügt die 6. Generation der iPods über ein 3,5″ Display mit Touchscreen und in der größten Version über eine 120 Gigabyte Festplatte. Zudem soll der iPod in der Optik des neuen iPhones daher kommen. Sogar von WLan-Unterstützung und “Wasserdichtheit” ist die Rede. Man darf gespannt sein…

Ich empfehle, dieses Video zum Thema “Virales Marketing” unbedingt anzuschauen. Dann sind die perfekt informiert, worum es dabei geht:

(via)

Nachtrag vom 6.9.2007:

Und so sieht er nun aus, der neue iPod Touch!

Information und Wissen sind der wertvollste “Rohstoff” unserer Zeit. Einige Beispiele:

• aktuelle Markt- und Technologieinformationen sind für den Erfolg von Innovations-/Produktentwicklungsprojekten von entscheidender Bedeutung
• differenzierte Standortinformationen, -kennzahlen und -prognosen sind für die Wahl des richtigen Standortes wichtig
• aktuelle Wettbewerbsinformationen sind wichtig, um die Strategien der Wettbewerber laufend zu beobachten und die eigene Strategie gegebenenfalls danach auszurichten

Schlussendlich geht es darum, im Dschungel an Informationen den Überblick zu behalten und effektiv nach den richtigen und relevanten Informationen zu suchen und auch danach zu entscheiden (Effektivität = Die richtigen Dinge tun).

Hierzu gibt es im Internet ein einfaches und gleichzeitig auch effektives Werkzeug: GOOGLE ALERTS. Wenn Sie auf der Google-Startseite einen Suchbegriff eingeben, dann können Sie in der Leiste über der Sucheingabe auch nach “News” suchen. Hier stoßen Sie in der Regel auf interessante und auch relevante Nachrichten von PR-Portalen, Unternehmensseiten oder auch großen Nachrichtenportalen.

Zusätzlich können Sie auch - sofern Sie einen Google Account angelegt haben - einzelne Suchbegriffe in Ihre persönlichen Google Alerts aufnehmen. So werden Sie, je nach Wunsch, unmittelbar, täglich oder wöchentlich informiert, wenn es “News” zu einen Ihrer Suchbegriffe gibt. Eine absolut geniale Funktion, um in verschiedenen Themenfeldern einigermaßen informiert zu bleiben. Vor allem geht die Informationssuche weg von (mühsamem) “pull”, hin zu “push” (sprich automatisiert).

Simplify your information research!

This is a very good presentation and a VERY HOT TOPIC in Project Management.