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Denkwerkstatt Agile Managementsysteme (1.7.-16.9.2016)

Funktionierendes Projektmanagement ist IMMER eingebettet in einen größeren Unternehmenskontext (Strategie, Struktur, Prozesse, Kultur). Im Idealfall werden die Spielregeln und Erfolgsprinzipien für Projekte im unternehmensweiten Managementsystems beschrieben und geregelt (häufig ISO 9001).

Viel zu oft sind Managementsysteme aber starr, schwerfällig und deshalb wenig wirkungsvoll. Eigentlich sollten wir aber das genaue Gegenteil anstreben: Schlanke, anpassungsfähige und gut geführte Prozesse und Projekte.

Folgende Frage steht hinter dem skizzierten Problem: „Wie können Unternehmen mehr Lebendigkeit und Anpassungsfähigkeit entwickeln, um in einer zunehmend dynamischen und komplexen Welt bestehen zu können?“ Gemeinsam mit meinem geschätzten Beraterkollegen Elmar Zeller (TQU – Die Qualitätsprofis.) habe ich mich in den letzten Monaten intensiv dazu ausgetauscht. Entstanden ist die Idee einer Denkwerkstatt, die sich mit der Belebung und Vitalisierung von Managementsystemen auseinander setzt. Diese werden wir nun ab Anfang Juli in Ulm / Neu-Ulm durchführen.

Agile Managementsysteme

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PM Systeme gestalten, implementieren und entwickeln

Der Begriff „Managementsystem“ wird häufig im Zusammenhang mit Qualitätsmanagement oder auch der Integrierten Managementlehre verwendet. Ich bevorzuge die englischen Definitionen:

„A management system is the framework of processes and procedures used to ensure that an organization can fulfill all tasks required to achieve its objectives.“ (Quelle: Wikipedia) Oder auch:

„Set of policies, practices, procedures, and processes used in developing and deploying strategies, their execution, and all associated management activity.“ (Quelle: Business Dictionary)

Um eines vorweg klarzustellen:

  • (Dokumentierte) Managementsysteme (wie z.B. nach EN ISO 9001) können in Unternehmen ein Schattendasein führen und dadurch mehr oder weniger wirkungslos sein (oder sogar zu Frustration und Demotivation führen).
  • Aber Managementsysteme können auch – wenn sie richtig gestaltet und eingeführt sind – die Unternehmensführung erheblich erleichtern, systematisieren und so einen wichtigen Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens leisten.

In weiterer Folge spreche ich von Managementsystemen, die letztgenannte Kriterien erfüllen.

Und ACHTUNG: Wir sprechen hier natürlich nicht nur von PM-Software-Systemen!

Isolierte Betrachtung von PM in der Praxis

In der Praxis erlebe ich immer wieder, dass Projektmanagement isoliert betrachtet und angegangen wird. Einige Indikatoren hierfür sind:

  • Unternehmen beharren auf ihren funktionalen Linienstrukturen / Führungsstrukturen (!) und gehen davon aus, dass sich der Projekterfolg trotzdem einstellt.
  • Unternehmen schicken ihre Projektmanager/innen auf einige Kurse, Trainings oder Zertifizierungslehrgänge und denken, damit würden alle Probleme gelöst.
  • Unternehmen beauftragen Mitarbeiter/innen mit der Leitung komplexer Projekte, die sie „so nebenbei“ erfüllen sollen.
  • Unternehmen definieren eine PM Methodik und verschiedene PM Vorlagen, passen die IT Strategie und in weiterer Folge die IT Systeme aber nicht an.
  • Unternehmen versuchen, ein übergeordnetes Multiprojekt- und Ressourcenmanagement aufzubauen, ohne „die Hausaufgaben“ auf operativer Ebene gemacht zu haben.

Zusammengefasst heißt das: Viele Unternehmen drehen an verschiedenen Rädchen, ohne das große Ganze (nämlich die „gelebte Projektkultur“) zu betrachten und zu gestalten.

Projektmanagementsysteme (PM Systeme)

„Ein Projektmanagementsystem stellt die Gesamtheit an Prinzipien und Werten, Organisationsstrukturen und -rollen, Prozessen und Vorgehensweisen sowie Methoden und Tools dar, um Projekte in Organisationen nachhaltig erfolgreich zu initiieren, zu planen, zu steuern und abzuschließen.“ (Hagen, 2011)

Der übergeordnete Zweck eines PM Systems ist es, eine professionelle Projektkultur zu etablieren. Wenn man (Unternehmens)Kultur als die Summe aller Gewohnheiten in einem Unternehmen versteht, dann bemerkt man eine reife Projektkultur daran, dass Projektbeteiligte effektiv und wirkungsvoll handeln, ohne lange darüber nachzudenken. Effektives Vorgehen wird als „völlig normal“ empfunden.

In den nächsten Tagen werde ich ein Beispiel aus der Beratungspraxis aufarbeiten und hier zur Diskussion stellen.

To be continued…

PS: Hier ein kleiner Vorgeschmack: