Über das Projektmagazin

Das Projektmagazin ist das führende Online-Fachportal im deutschsprachigen Raum. In den letzten Jahren wurden von Autorinnen und Autoren aus unterschiedlichen Branchen und PM Bereichen über 1000 Fachartikel geschrieben. Des weiteren können Abonnenten auf über 100 Vorlagen und Checklisten zurück greifen. Auch auf die Gefahr hin, dass ich mich wiederhole: Ich finde, die knapp 70 EUR / Jahr sind ein sehr guter Deal – Preis-Leistung beim Projektmagazin passt für PM-Insider und Interessierte absolut.

Projektmanagement kompakt

Vor wenigen Tagen hat das Projektmagazin ein neues Angebot veröffentlicht – “Projektmanagement kompakt“. Hier können sich Abonnent/innen und Nicht-Abonnent/innen kurz und bündig über die wesentlichen Inhalte des Projektmanagements informieren – übersichtlich gegliedert und leicht verständlich.

Der Überblick ist tatsächlich sehr “kompakt”, aber gerade für PM Einsteiger/innen ist das Angebot deshalb wertvoll und interessant.

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Eines meiner beruflichen Schwerpunkte besteht darin, Unternehmen bei der Professionalisierung ihres Projektmanagements zu begleiten. Aus diesem Grund habe ich dieses Thema auch auf dem Blog immer wieder mal aufgegriffen (1 | 2 | 3 | 4).

Das vergangene Jahr war in diesem Zusammenhang sehr lehrreich für mich. Denn ein Kunde wollte mit mir einen ”raschen und effizienten Prozess” zur Verbesserung des unternehmensweiten Projektmanagements mit mir durchziehen. Entgegen meiner Überzeugung habe ich mich darauf eingelassen. Nur soviel: Das war das erste und gleichzeitig das letzte Mal.

Die letzten Jahre haben mich gelehrt:

• Die Professionalisierung des Projektmanagements ist ein Organisationsentwicklungsprozess, der in mittelständischen oder größeren Unternehmen mindestens 2-3 Jahre dauert.
• Ziel muss es sein, eine professionelle Projektkultur zu etablieren. (Projektkultur = gute Ergebnisse + gutes Teamklima)
• Führung ist der stärkste kulturbildende Faktor in Unternehmen. Führung muss die professionelle Projektkultur vorleben.
• Die PM Strategie muss mit dem gesamthaften Organisations- und Führungskonzept in Einklang gebracht werden. Eine “Prozess- und Projektorientierte Organisationsform” (PPO) stellt in diesem Zusammenhang den erfolgsversprechendsten Rahmen dar.
• Es gibt keine Patentrezepte (vgl. „Wider die zunehmende Verdosung des Projektmanagements“ von Hinz/Poczynek; PDF).
• PM Systeme (“Ein Projektmanagementsystem stellt die Gesamtheit an Prinzipien und Werten, Organisationsstrukturen und -rollen, Prozessen und Vorgehensweisen sowie Methoden und Tools dar, um Projekte in Organisationen nachhaltig erfolgreich zu initiieren, zu planen, zu steuern und abzuschließen.”) müssen schlank, pragmatisch und maßgeschneidert sein.

Kurzer Überblick zu dem Thema:

Ausblick

Im kommenden Jahr werde ich in meinem Unternehmen im Zusammenhang mit dem Beratungsangebot “PM professionalisieren / Prozess- und Projektorientierte Organisation” folgende Schwerpunkte setzen:

• Weiterentwicklung des Beratungskonzeptes in Richtung systemischer Organisationsberatung
• Weiterentwicklung des Beratungskonzeptes in Richtung eines integrierten Organisations- und Managementansatzes (PPO)
• Fokus auf Führungskräfte- und Personalentwicklung (Training, Coaching)
• modulare PM Systeme, die mit wenig Aufwand an die Kundenbedürfnisse angepasst werden können
• Standardprodukt mit Confluence (Firmenwiki) und Jira (Aufgabenmanagement)

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Vorab möchte ich wiederholen, dass die Blitzumfragen auf diesem Blog selbstverständlich nicht wissenschaftlich-repräsentativ sind. Vielmehr geht es um ein grobes STIMMUNGSBILD zu verschiedenen Themen. Die Umfragen sollen zum Diskutieren und Nachdenken anregen.

Nun zum Zwischenergebnis der aktuellen Umfrage: Immerhin 37% der Befragten (N=79) geben an, dass die definierten Spielregeln zumindest teilweise eingehalten werden. Weitgehend eingehalten werden die Spielregeln in 20 % der Unternehmen. Obwohl diese Daten keinen Aufschluss über die Qualität und Sinnhaftigkeit der praktizierten Standards geben, hat mich das Ergebnis ehrlich gesagt positiv überrascht.

29 % der Befragten gaben an, dass im Unternehmen keine Spielregeln definiert wurden, was sie allerdings negativ bewerten. Lediglich 2 % halten es für unproblematisch, dass in Ihrem Unternehmen keine Spielregeln für die Initiierung, Planung und Steuerung von Projekten bestehen. Und in 11 % der Unternehmen wurden zwar Standards definiert, diese werden aber nicht eingehalten.

FAZIT: In den allermeisten Fällen macht es Sinn, pragmatische Spielregeln für das Projektgeschäft zu definieren. Solche Spielregeln betreffen vor allem Rollen (PM Organisation), Abläufe (PM Prozesse und Vorgehensmodelle), Arbeitsweisen (PM Methoden) sowie die Form des Berichtswesens (PM Dokumentation). Allerdings sollten diese Standards

• von der Unternehmensleitung getragen und eingefordert werden,
• pragmatisch, einfach und umsetzbar sein sowie
• sich auf das Wesentliche beschränken.

Dann besteht die Chance, die Erfolgsquote in Projekten signifikant zu verbessern.

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Oftmals habe ich den Eindruck, dass vermeintliche Projektmanagement-Expert/innen das Thema komplizierter machen, als es eigentlich ist. Denn gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine pragmatische und einfache Methodik, um Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Ich bin davon überzeugt, dass in vielen Projekten mit einem sauberen Planen und Überwachen der 7 W-FRAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS bereits ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg gemacht werden kann:

• Wo stehen wir?
• Warum machen wir das Projekt?
• Was soll konkret erreicht werden?
• Wer ist involviert?
• Wie strukturieren wir das Projekt?
• Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
• Wie viel kostet das Projekt?

Diese pragmatischen W-Fragen sollten von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts immer wieder durchgegangen werden – am besten WÖCHENTLICH. So kann sicher gestellt werden, dass die Kommunikation im Projektteam regelmäßig stattfindet und dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht wird.

Ich behaupte: Mit der einfachen Formel der “7 W-Fragen des Projektmanagements” können – frei nach Pareto – mit 20 % des Aufwands 80 % des Nutzens von Projektmanagement erreicht werden.

PS: Wenn Ihr auf das Bild klickt, könnt Ihr das MindMap mit den 7 W-Fragen als Mindjet-Datei herunter laden (kleines Icon am rechten oberen Rand). Wenn Ihr nicht mit dem Mindmanager arbeitet, habe ich hier das PDF-File für Euch.

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Gleichzeitig ist es aber auch kein Geheimnis, dass genau in diesem Punkt in der Praxis immer wieder schlampig gearbeitet wird. Unklare Anforderungen, unklare Ziele, unklare Rahmenbedingungen und diese nur rudimentär dokumentiert – so sieht die traurige Realität häufig aus.

Es gibt viele Methoden und Beschreibungen, wie Ziele in Projekten effektiver geplant und kontrolliert werden können. Eine Methode, die es mir sehr angetan hat, besteht aus den Ebenen Input – Output – Outcome – Impact. Diese Methode wird häufig auch im Bereich der geförderten Projekte (z.B. auf EU-Ebene) angewandt. Allerdings hatte die Methode bislang noch keinen Namen, darum habe ich sie kurzerhand “IOOI” getauft

Jedes Projekt sollte nach dem IOOI-Prinzip geplant werden. Das heißt:

1) Input-Faktoren
Welche Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) stehen für das Projekt zur Verfügung?

2) Output-Faktoren (messbare Ergebnisse, Produkte und Leistungen)
Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Beispiele: Produkt XY, Marktanalyse XY, Bauwerk XY, Software XY etc. Die Output-Faktoren können beispielsweise durch technische Spezifikationen, Pflichtenhefte, Baupläne etc. konkret definiert werden. Wichtig: Die Outputs alleine geben noch KEINEN Hinweis darauf, ob dadurch auch wirklich ein Nutzen für die Anspruchsgruppen des Projekts generiert wird.

3) Outcome-Faktoren (unmittelbarer Nutzen für die Ziel- und Anspruchsgruppen)
Hier wird der unmittelbare Nutzen definiert, der für die verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen des Projekts durch das Projektergebnis (= Output) entsteht. Beispiele: kürzere Durchlaufzeiten, effizientere Auftragsbearbeitung, Steigerung der Marktanteile, Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc. etc.

4) Impact-Faktoren (mittel- bis langfristiger Nutzen, Beitrag zur Strategieerreichung)
Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen (im taktischen oder strategischen Bereich) das Projekt (mit seinen Outputs und Outcomes) beiträgt. Beispiele: Marktführerschaft, Innovationsführerschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

Wichtig: Sämtliche Ebenen sollten durch klare Messgrößen, Kennzahlen etc. im Detail beschrieben und spezifiziert werden.

Neben diesen quantitativen Messgrößen kann es im Einzelfall aber natürlich auch qualitative Messgrößen wie beispielsweise Akzeptanz in der Belegschaft geben. Aber auch diese “weichen Ziele” kann man messen, beispielsweise durch qualitative Interviews, Workshops oder schriftliche Befragungen.

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“Das beste Projekt-Management-Werkzeug nützt nichts, wenn die Steuerungskompetenz fehlt. Methoden wie Prince2 oder PMBoK können hier helfen.

Sieben von zehn Projekten sind Fehlschläge, sagt die Standish Group. Mit dieser Erkenntnis sorgt das Marktforschungsunternehmen nach wie vor für Schlagzeilen – offenbar deshalb, weil sich die Situation immer noch nicht gebessert hat. Die Mehrzahl der Vorhaben wird zwar irgendwie beendet, kostet aber deutlich mehr Zeit und Geld als veranschlagt und/oder erreicht die vereinbarten Ziele nicht.

Etablierte Projekt-Management-Methoden wie Prince2 (Projects in Controlled Environments) oder PMBoK (Project Management Body of Knowledge) sollen helfen, die Projekte ins Ziel zu bringen. Aber was haben sie tatsächlich zu bieten, wenn es gilt, die größten Projektfehler zu vermeiden? Diese Frage stellte die COMPUTERWOCHE einer Handvoll ausgewiesener Prince2- und PMBoK-Experten.”

Soweit – so gut. Aber ist es wirklich so, dass PM Standards ein Allheilmittel sind, um Projektfehler zu vermeiden? Ich denke nicht. Aber erst einmal Schritt für Schritt.

In dem Artikel nehmen Experten zur Anwendung von “Projekt-Management-Methoden wie PRINCE2 oder PMBoK” Stellung. Mein erster Kritikpunkt bezieht sich auf die Bezeichnung “Projekt-Management-Methoden”. Denn PRINCE2 ist aus meiner Sicht ein PM Standard und gleichermaßen auch eine PM Methodik (engl. Project Management Methodology), das PMBoK von PMI ist ein PM Rahmenwerk und ein international anerkannter PM Standard (aber sicher keine PM Methodik!). Was ich unter einer PM Methodik verstehe, findet Ihr übrigens HIER.

Worum geht es in dem Artikel inhaltlich? Es wird aufgezeigt, dass durch die Anwendung von PM Standards / PM Methodiken häufige Projektfehler vermieden werden können. Diese sind lt. den Autoren Hackmann/Quack/Hülsbömer:

1. Die Prozesse für das Projektmanagement sind unzureichend.
2. Es gibt keine Rücksprache bei Änderungen im Projekt.
3. Kommunikation findet nicht statt, das Reporting ist schlecht.
4. Die Komplexität des Projekts wird unterschätzt.
5. Der Zeitplan ist unvollständig oder unrealistisch.
6. Der Budgetrahmen ist nicht eindeutig geklärt.
7. Das Personal ist ungeeignet oder überlastet.

All dies sind sicher häufige Fehler, die in Projekten gemacht werden – kein Zweifel.

Und ich stimme grundsätzlich auch zu, dass durch die Anwendung eines einheitlichen, systematischen PM Ansatzes auf der Basis eines (oder mehrerer) PM Standards / Methodiken (Beispiele “Methodologies” / hervorragender Artikel von Jason Charvat) gewisse Probleme gemildert werden können. ABER: Ein methodisch und theoretisch “sauberes” Projektmanagement ist sicher kein Allheilmittel, um Projektmanagement erfolgreich zu gestalten.

Professionelles Projektmanagement basiert auf einem ganzheitlichen “Projektmanagement System“. Das primäre Ziel dieses PM Systems ist es, eine (Projekt)Kultur zu etablieren, in der erfolgreiche Projekte ermöglicht werden. Die Projektkultur verstehe ich übrigens als einen Teil der Unternehmenskultur. Entsprechend basiert ein ganzheitliches PM System eben auf mehreren Säulen (als nur der methodischen). Dies sind:

Organisation & Rollen: Das Verhältnis zwischen der “Stammorganisation” und der PM-spezifischen Organisation (und den damit zusammenhängenden Rollen) ist zu klären. Besonders wichtig ist hier, dass das Rollenverständnis auch von der Unternehmensleitung mitgetragen und vorgelebt wird.

Methodik & Prozesse: Hier kann die Anwendung bzw. die unternehmensspezifische Anpassung eines PM Standards bzw. einer PM Methodik von Vorteil sein. Zudem sollten für die wichtigsten Projektarten so genannte “Projektprozesse” (= Vorgehensmodelle) definiert werden.

Qualifizierung & Lernen: Menschen machen Projekte erfolgreich (oder eben auch nicht). Entsprechend ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle in Projekte involvierten Personen im Unternehmen auch entsprechend qualifiziert werden. Ein zeitgemäßes und breit gefächertes Qualifizierungsprogramm (Trainings, Coaching, Mentoring, Workshops, Zertifizierungslehrgänge…) ist zu implementieren. Wichtig: Lernen ist ein kontinuierlicher Prozess.

Tools & Systeme: Die Prozesse, Methoden, Checklisten etc. sind entsprechend IT-technisch zu unterstützen. Und: Es muss nicht immer MS Project sein, sondern auch moderne Web 2.0 Tools können sehr effizient und effektiv eingesetzt werden.

Wenn Ihr ein PM System nach diesem Schema entwickelt und einführt, dann steigt die Wahrscheinlichkeit exponentiell an, dass Sie Projektfehler wirklich nachhaltig bekämpfen und die Erfolgsquote Eurer Projekte gesteigert wird.

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Bilderquelle

Kürzlich habe ich hier über das Thema PM Methodik(en) geschrieben. Ergänzend möchte ich heute nochmal ein paar Gedanken zu dem Thema loswerden.

Sehr komprimiert betrachtet sehe ich zwei große PM Philosophien (auch Paradigmen, Richtungen, Zugänge) da draußen.

1) Planungsorientiertes, traditionelles Projektmanagement

Die Methode, die am stärksten für diese PM Philosophie steht, ist das GANTT Chart (Balkenplan), welches meist in MS Project erstellt wird. Die Ausgangssituation wird analysiert, Anforderungen werden aufgenommen und spezifiziert, das Projekt wird inhaltlich beschrieben, daraus wiederum ergibt sich eine logische Aufgaben- und Terminstruktur, die wiederum im Balkenplan abgebildet wird. Personen und Zuständigkeiten werden zugeordnet, Aufwände und Kosten geschätzt und vor allem auch Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen (Meilensteine, Phasen, Arbeitspakete) definiert. Daraus ergibt sich ein umfangreicher Projektplan, der wiederum aus verschiedenen Teilplänen besteht.

2) Kommunikationsorientiertes, agiles Projektmanagement

Gerade in den letzten Jahren hat diese Form des Projektmanagements an Bedeutung zugenommen. Diesem PM Paradigma werden neuere Ansätze wie Agiles Projektmanagement (APM), SCRUM oder auch Social Project Management zugeordnet – um nur einige zu nennen. Starre, sequenzielle Prozesse und Methoden rücken in den Hintergrund. Flexible, iterative Prozesse und Herangehensweise rücken ins Zentrum. Es wird versucht, das Projektmanagement so weit wie möglich zu vereinfachen und wenn möglich auf das Wesentliche zu reduzieren. Vor allem wird auch bewusst auf aufwändige Pläne (wie beispielsweise Balkenpläne mit unzähligen Vorgängen und Verknüpfungen) verzichtet. Umgekehrt wird der Kommunikation und Zusammenarbeit (Collaboration) mehr Bedeutung beigemessen. Flexible, meist webbasierende Tools und Web 2.0 Technologien werden als unterstützende Kommunikations-Plattformen angewendet.

Klar, diese Aufzählung ist keinesfalls vollständig und schon gar nicht wissenschaftlich. Ich denke aber, dass “zwischen” diesen beiden Extremen so ziemlich alles am PM Ansätzen und PM Methodiken unter gebracht werden kann.

Und welche PM Methodik ist nun die bessere, die erfolgsversprechendere? Diese Frage kann man so eben genau nicht stellen und schon gar nicht beantworten.

Denn die PM Methodik muss sich immer nach der spezifischen Ausprägung und Art des jeweiligen Projekts richten, nicht umgekehrt! Methodology follows Project!

Kriterien, die für die Auswahl der Methodik relevant sein können, sind:

- Projektinhalt / Projektkategorie
- Größenordnung, Budget
- Anzahl der Beteiligten / Stakeholder
- Änderungsdynamik
- Projektdauer
- Neuartigkeit, Innovationsgrad
- etc.

Dem planungsorientierten, traditionellen Projektmanagement würde ich tendenziell folgende Projektarten zuordnen (Auszug):

- Bauprojekte
- Anlagenbauprojekte
- teilweise standardisierbare Kundenprojekte

Dem kommunikationsorientierten, agilen Projektmanagement würde ich tendenziell folgende Projektarten zuordnen (Auszug):

- IT Projekte
- Organisationsprojekte / Veränderungsprojekte
- Innovationsprojekte

Nochmal: Die gewählte PM Methodik muss sich nach dem Projekt richten, nicht umgekehrt! Weder die eine noch die andere PM Philosophie ist grundsätzlich die bessere. Gleich wie ein Mac nicht grundsätzlich besser ist als ein PC

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Immer wieder werden die DIN Normen im Projektmanagement zitiert, doch mein Eindruck ist, dass sich in der Praxis kaum jemand wirklich damit auseinander gesetzt hat. Schade eigentlich, denn die DIN Normen für den Bereich Projektmanagement sind aus meiner Sicht ganz passabel gelungen. Umfangreich, präzise und trotzdem kompakt.

Noch ein Gedanke dazu: Das Begriffs-Wirr-Warr in der Praxis führt oft zu enormen Reibungsverlusten und Ineffizienzen. Umgekehrt führen eindeutige Begriffs-Definitionen (nach DIN, PMBOK, ICB, PRINCE2 oder jedem anderen Standard) zu

1. Denkklarheit, dies wiederum führt zu
2. Sprachklarheit und schlussendlich zu
3. Handlungsklarheit. (vgl. Bechler/Lange: DIN Normen im Projektmanagement, S 15ff)

Hier können Sie die aktuellen DIN Normen zum Preis von EUR 29 bestellen. (dinnormen_bestellbogen.pdf) Ist zwar für ein Büchlein von nicht mal 100 Seiten nicht günstig, aber in jedem Fall eine gute Investition.

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Mögliche Kommunikationsformen in Projekten:

- persönliche Gespräche
- Projektsitzungen, Workshops etc.
- Telefon, Skype, Video-Conferencing …
- e-Mail, Schriftverkehr
- professionelle PM Software Tools (EPM von Microsoft, Primavera, CA Clarity…)
- Web Collaboration Platforms (wie z.B. Projectplace, teamspace, Basecam…)
- Projektblogs

Auf letzteres möchte ich heute kurz eingehen, nämlich auf Projektblogs. Diese bieten nämlich für Unternehmen oder einzelne Projekte eine wirklich effektive, kostengünstige und vor allem pragmatische Möglichkeit, “in touch” mit den Projekt-Stakeholders zu bleiben. Ich persönlich nutze die WordPress-Technologie, aber natürlich eignet sich auch jeder andere Blog-Anbieter.

Und so funktioniert’s:

1. User anlegen
2. Blog anlegen
3. Skin auswählen, grundsätzliche Einstellungen –> einfach etwas “herumprobieren”, ist eigentlich intuitiv bedienbar
4. Teammitglieder einladen
5. Und los geht’s!

Vorteile:

- Sie führen ein Projekttagebuch, in dem relevante Projektinformationen chronologisch dokumentiert werden.
- Sie gehen weg vom reinen Push-, hin zum Pull-Prinzip. “Die Info steht auf dem Blog – schau nach…”
- Sie können auch große Informationsmengen durch das Vergeben von Kategorien/Tags gut strukturieren.
- Wenn Sie als Projektleiter/in das Tool proaktiv verwenden, können Sie Informationsdefizite im Team minimieren.
- Auch Ihre Teammitglieder können Beiträge posten. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
- Natürlich können Sie auch Dokumente, Bilder etc. online stellen.

Nachteile:

- Wenn Sie die Plattform vor dem öffentlichen Zutritt schützen möchten, müssen alle Teammitglieder einen Account anlegen. Zusätzlich können diese Security Maßnahmen mit weiteren technischen “Problemchen” (wie z.B. Cookies müssen akzeptiert werden) verbunden sein. Daran kann’s dann schon scheitern (wie ich auch aus eigenen Erfahrungen weiß).
- Wenn Sie in einem Unternehmen sehr viele und sehr komplexe Projekte machen, eignen sich solche “selbstgestrickten” Lösungen nur sehr bedingt.
- Zudem ist natürlich auch der Speicherplatz zum Ablegen von Dokumenten begrenzt.

Fazit: Probieren sie’s einfach mal aus, dann wissen Sie, ob Sie mit Projektblogs weiter kommen…

Hier ein aktuelles Beispiel einer Lehrveranstaltung, die in an der FH Vorarlberg mittels Projektblog etwas koordiniere.

Ergänzender Beitrag: Einsatzmöglichkeiten von Blogs im Projektmanagement (Daimler Blog)

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