PROJEKTMANAGEMENT BLOG

Ich habe mir schon seit einiger Zeit vorgenommen, endlich mal was zum Thema (Projekt)Qualitätsmanagement zu schreiben. Nun habe ich es endlich geschafft. Hier das Resultat:

Projektmanagement ist eine Organisationsform, die häufig auch zur Strukturierung und gezielten Umsetzung interner Veränderungsprozesse herangezogen wird - zu Recht. Doch die Erfolgsfaktoren, um (KULTUR)VERÄNDERUNGEN in Organisationen wirklich “auf den Boden zu bringen”, gehen weit über die “harten” PM Methoden hinaus.

Es geht auch darum, Veränderungsprozesse in ihrer Komplexität, Vielschichtigkeit und Menschlichkeit zu begreifen, zu verstehen und entsprechend wirkungsvolle Lösungsstrategien zu entwickeln. Dieses Know-How finden wir in Diziplinen wie z.B.

• Organisationsentwicklung
• Personalentwicklung
• Change Management
• Organisationales Lernen - Die Lernende Organisation
• Systemische Intervention
• etc.

In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen den Change Guide von Winfried Berner wärmstens empfehlen. Ich kenne keine andere (kostenlose) Wissensquelle im Internet, die das Thema in ähnlicher Qualität und in ähnlicher Tiefe behandelt. Sensationell.

“Planung ersetzt Zufall durch Irrtum.”

In manchen Projekten mag diese Weisheit dieser Ausspruch zutreffen, doch in den allermeisten Projekten ist eine systematische, pragmatische und dynamische Projektplanung von größter Bedeutung für den späteren Erfolg.

Ich habe deshalb mal versucht, überblicksmäßig die wesentlichen Bestandteile eines Projektplans zu skizzieren. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit und universale Richtigkeit.

ZUM DOWNLOADEN DES PDF’S KLICKEN SIE BITTE AUF DAS SLIDESHARE-LOGO RECHTS UNTEN.

Ich hoffe, dass diese Übersicht für den Einen oder die Andere eine Orientierungshilfe für die Praxis darstellt.

Don’t forget:

• Simplify your projects!
• Weniger ist mehr.
• Soviel Planung wie nötig, nicht soviel wie möglich.

Projektmanagement ist eine Arbeits- und Organisationsform, die gerade auch im öffentlichen Bereich stetig und rasant an Bedeutung zunimmt. Denn insbesondere auf internationaler, nationaler, regionaler oder kommunaler Ebene gibt es eine Vielzahl von projektwürdigen (weil komplexen, neuartigen und zeitlich begrenzten) Aufgabenstellungen, die mit den starren Linienstrukturen kaum nicht effizient und effektiv zu bewältigen sind.

Zugegebenermaßen ist die Projektkultur in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung noch ausbaufähig, um es mal diplomatisch zu formulieren. Andererseits gibt es auch eine laufend zunehmende Zahl von “gold nuggets”, nämlich hervorragend strukturierten und abgewickelten Projekten im öffentlichen Bereich.

Meine persönliche These (auf Erfahrungswerten basierend ):

Die Komplexität von öffentlichen Projekten wird insbesondere durch die Komplexität des sozialen Kontextes bestimmt (Anspruchsgruppen, Stakeholder). Genau hier muss das Management öffentlicher Projekte auch einen gezielten Fokus setzen, nämlich in der systematischen Beteiligung der Anspruchsgruppen sowie im Informations- und Kommunikationsmanagement.

Zur systematischen Einbindung der und Kommunikation mit den Anspruchsgruppen bietet uns die Theorie etliche Methoden, Verfahren und Techniken der (Bürger/innen)Beteiligung. Vor kurzem bin ich auf eine hervorragende Seite zu diesem Thema gestoßen, nämlich www.Partizipation.at.

Die Seite bietet:

• qualitativ hochwertige Informationen - völlig kostenlos
• Das Handbuch Öffentlichkeitsbeteiligung zum kostenlosen Download (in D und E; 3MB)
• Beschreibung von Methoden und Basiswissen zum Thema
• Praxisbeispiele
• Tipps & Tricks
• und vieles mehr…

Für Projektmanager/innen im öffentlichen Bereich wirklich ein wahrer Fundus an hochwertigen Informationen und Hilfsmitteln! Die Seite zählt wirklich zum Besten, was es in dem Bereich im Internet gibt - und das auch noch kostenlos.

Die objektorientierte Projektmanagement Methodik “Rational Unified Process” von Rational Software (seit 2003 eine Division von IBM) wird im IT Projektmanagement sehr häufig angewendet. Zu Recht! Denn das Vorgehensmodell und die dahinter stehende Philosophie ist nach wie vor absolut “state of the art”.

Die mehrdimensionale Systematik des RUP Modells kann übrigens auch hervorragend auf andere Projektarten übertragen werden.

Kürzlich habe ich ein kostenloses White Paper der IT Firma “eFORCE Global, Inc.” entdeckt, das ein aus meiner Sicht hervorragendes Beispiel einer konkreten Umsetzung des RUP Modells (wie auch des PMBOK von PMI®) darstellt. Mitten aus der Praxis!

eFORCE Project Management Methodology (2,94 MB)

Die Highlights des Dokuments sind:

• Milestone Evaluation Criteria
• Key Exit Criteria
• eFORCE Methodology - Summary Template
• Project Organization
• Change Control

© eFORCE Global, Inc.

In den vergangenen Monaten fanden in den meisten Unternehmen Projekte, Workshops und Sitzungen mit bedeutsam klingenden Titeln wie “Strategie 2010″ (oder so ähnlich) statt. Wo stehen wir? Was macht der Wettbewerb? Wo entwickelt sich der Markt hin? Wo könnten Marktchancen bestehen? Wie müssen wir uns am Markt positionieren, um auch zukünftig erfolgreich sein zu können?

Antworten auf diese und viele weitere Fragen suchen wir im Rahmen der strategischen Unternehmensplanung. Doch auch die allerbeste Strategie ist ziemlich nutzlos, wenn sie nicht konsequent in die Praxis umgesetzt wird. Ich persönlich mag die Metapher “PS auf den Boden bringen” in dem Zusammenhang, da sie so einfach und pragmatisch ausdrückt, was im Alltag oftmals so schwer fällt. Denn in der Theorie ist die richtige (Markt)Strategie klar - aber mit der Umsetzung hapert es gewaltig.

Viele Unternehmen haben nämlich keine Strategie-, sondern eine Umsetzungskrise. Sie bringen die PS einfach nicht auf den Boden.

Ich bin davon überzeugt, dass im (strategischen und operativen) Projektmanagement ein Schlüssel zur Bewältigung der weitverbreiteten Umsetzungskrise zitierten liegt. Ich möchte mich an dieser Stelle aber nicht (endlos) über das Thema auslassen, um diese These zu belegen. Ich möchte lediglich auf zwei Kernmodelle aus dem entsprechenden PMI® Standard (The Standard for Portfolio Management) verweisen:

Dieses Modell (”Organizational Context of Portfolio Management“) soll veranschaulichen, über welche Wege Visionen und Strategien realisiert werden können, nämlich über die auf Kontinuität ausgelegte “Stammorganisation” (hier “on-going operations”) aber auch wesentlich über Programme und Projekte.

Der Portfolio-Prozess (”Cross-Company Portfolio Management Process Relationships“) zeigt, über welche Ebenen und Instrumente Strategien systematisch realisiert werden können.

Ich behaupte: Wenn Unternehmen gezielt an ihrer “Reife” in den Bereichen Projektportfolio-Management (= strategisches PM) und Projektmanagement (= operatives PM) arbeiten, kann die Umsetzungskrise überwunden werden.

PS: Wenn Sie PMI® Mitglied werden (Kosten von $ 129 im ersten Jahr, danach $ 119), so können Sie sämtliche PMI Standards kostenlos herunter laden. Nur einer der vielen Gründe, warum sich eine PMI Mitgliedschaft rechnet.

Kürzlich bin ich auf die Seite onprojects.net von  Edward “Duardo” Carroll gestoßen. Gefällt mir wirklich gut, besonders die PRINCE2 Templates, die er kostenlos zum Download anbietet. Good stuff…

GTD (Getting Things Done) ist eine weit verbreitete Selbstmanagement-Methode, die von David Allen entwickelt wurde. Viele GTD-Prinzipien sind aber auch für die Projektarbeit von großer Bedeutung.

Auf Slideshare.com habe ich einen hervorragenden Slidecast (sprich Folienpräsentation + Audio) von Oliver Gassner zu dem Thema gefunden. Diese Einführung in das Thema dauert ca. 46 Minuten - vielleicht was für’s Wochenende oder den Feierabend.

Simplify your projects! And get it done!

© S. Hofschlaeger, pixelio.de

Unser geschäftlicher Alltag ist geprägt von leider oft unzähligen Sitzungen und Meetings, die mehr oder weniger wirkungsvoll sind - oft leider letzteres! Ich möchte Ihnen kurz sprich “quick and dirty” meine persönlichen “6 Prinzipien erfolgreicher Sitzungen” präsentieren - hoffentlich als Grundlage für weitere Ergänzungen und Diskussionen:

1. Sitzungszweck festlegen! –> Warum treffen wir uns überhaupt?
   Informationssitzung: Austausch von Informationen
   Entscheidungssitzung: Entscheidungen treffen
   Arbeitssitzung: gemeinsam Lösungen und Ergebnisse erarbeiten und kreativ sein
2. Die richtigen Leute einladen - weniger ist mehr, wen braucht es wirklich?
3. Professionelle Vorbereitung (Ziele, Agenda, Methodik - je nach Sitzungszweck unterschiedlich, Unterlagen…)
4. Professionelle Durchführung & Moderation (zielorientiert, visualisieren, Verbindlichkeit schaffen, Verantwortung für weitere Schritte festlegen) –> Wo stehen wir? Wohin wollen wir? Welche Wege gibt es? Welches ist der beste Weg?
5. Professionelle Nachbereitung (Ergebnisprotokoll, sonstige Sitzungsdokumentation, möglichst komprimiert und klar)
6. Visualisieren, visualisieren, visualisieren

Klar, die Liste ließe sich beinahe unendlich fortsetzen. Doch weniger ist doch ab und zu mehr - finden Sie nicht?

Projekt Management Austria (pma) stellt seit kurzem die Draft-Version der ICB 3.0 zum Download zur Verfügung. Im Kern beschreibt das ICB Kompetenzfelder, über die ein/e Projektmanager/in verfügen sollte. Sehr umfangreich, aber als Nachschlagewerk brauchbar und wertvoll.

ICB IPMA-Kompetenzrichtlinie Version 3.0 deutsch DRAFT (pdf, ~1 MB)

(via: jahooda.org)