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Vorlage: Ursache-Wirkungs-Analyse (Ishikawa)

Für einen Kunden habe ich mich neulich etwas intensiver mit der Frage beschäftigt, wie in Projekten pragmatisch und trotzdem wirkungsvoll eine Problemanalyse (im Sinne einer Ursache-Wirkungs-Analyse) durchgeführt werden kann. Die Literatur hierzu ist umfangreich – viele Tools und Methoden sehr differenziert und auch systematisch.

Eine der am häufigsten angewendeten Methoden ist das Ishikawa-Diagramm. Hierzu habe ich eine kleine Vorlage in Form eines Mindmaps (Mindjet) erstellt, die Sie gerne kostenlos herunter laden können.

Bildschirmfoto 2013-02-06 um 11.03.40

Beschreibungen / weiterführende Links

Wenn Sie weitere praktikable Vorlagen zum Thema Ursache-Wirkungs-Analyse haben, die Sie der PM Community überlassen möchten, so freue ich mich über die Zusendung derselben. Ich werde die Vorlagen dann gerne hier zum Download bereit stellen.

Auf dem Weg in eine bessere Zukunft

Auf diesem Blog geht es um die Frage, wie Projekte als Arbeits- und Organisationsform gelingen können. In den letzten 10 Jahren, in denen ich als Projektmanagement- und Organisationsberater tätig war, ist in mir die Überzeugung immer mehr gereift, dass die meisten Probleme im PM (und auch überall sonst) nicht auf derselben Ebene gelöst werden können, auf der sie entstanden sind (vgl. Einstein).

Für das Projektmanagement heißt das, dass die wirksamsten Ansatzpunkte häufig in der Systemgestaltung und -architektur des Projekts und dessen Umfeldes liegen. Konkret meine ich die Organisationsstruktur, -prozesse und -kultur, in der das jeweilige Projekt stattfindet.

Heute möchte ich aber noch etwas weiter über den Tellerrand hinaus schauen und die Frage stellen:

Hat der Mensch Zukunft? – Schritte in ein neues Zeitalter

Dies war der Titel eines Vortrages von Prof. Dr. Claus Eurich, den er in der Probstei St. Gerold in Vorarlberg gehalten hat. Gehört habe ich den Vortrag (wie immer) beim Autofahren in Form eines Podcasts (Focus Sendung von ORF Vorarlberg | Podcast | Archiv).

In dem Vortrag kommen etliche Aspekte vor, die ich für die Lösung der Probleme unserer Zeit in allen Bereichen sehr wesentlich halte. Deshalb habe ich mich entschlossen, hierzu einen kurzen Blogbeitrag zu schreiben, den Vortrag (ca. 60 Min.) zu verlinken („Hat der Mensch Zukunft?„) und als besonderen Service sozusagen noch ein „kleines“ Mindmap (PDF) anzufertigen:

Das Mindmap ist aufgrund der Fülle der Punkte leider nur am Bildschirm (vergrößert) bzw. auf einem A3 Druck gut lesbar.

Ich hoffe, Ihnen gefallen Prof. Eurichs Anregungen auch so gut wie mir. 

Projekte erfolgreich initiieren, planen und steuern

Es gibt einen sehr pragmatischen und gleichermaßen wirkungsvollen Weg, um (Klein)Projekte sauber zu initiieren, zu planen und zu steuern: Die 7 W-Fragen des Projektmanagements.

Diese 7 einfachen Fragen beinhalten alle wesentlichen Projektbereiche, die geplant und überwacht werden müssen:

  • Wo stehen wir? –> Ausgangs-/Problemsituation, Anforderungen, Kontext, Idee…
  • Warum macht das Projekt Sinn? –> Strategische Bedeutung, Nutzen, Wirtschaftlichkeit…
  • Was soll konkret erreicht werden? –> messbare Ziele und Inhalte, Nicht-Ziele/Inhalte
  • Wer ist involviert? –> Projektorganisation, Anspruchsgruppen…
  • Wie können wir die Ziele erreichen? –> Projektstruktur(plan), Aufgabenstruktur…
  • Bis wann? –> Meilensteine, Terminplanung…
  • Wieviel kostet das Projekt? –> personelle, finanzielle und sachliche Ressourcen, Projektbudget…
Download (PDF):

Ich gebe zu, dass ich über dieses Thema schon mehrfach gebloggt habe. Der Grund, warum ich es immer wieder tue ist die Tatsache, dass ich in der Praxis regelmäßig feststelle, dass Projekte zu einem guten Teil genau an der mangelhaften Beantwortung dieser einfachen Fragen scheitern.

Dieses Mindmap können Sie als einfachen Leitfaden verwenden, um die zentralen Fragestellungen in Projekten ausreichend und vor allem GEMEINSAM (Kunde, Auftraggeber/in, Projektleiter/in, Projektteam, weitere Anspruchsgruppen) zu planen.

7 W-Fragen (mmap-Datei)

Projektmanagement professionalisieren

Im Januar diesen Jahres haben wir auf diesem Blog ein kleines, gemeinsames Experiment gestartet. Im Rahmen des Blogbeitrags „Projektmanagement unternehmensweit professionalisieren“ habe ich eine interaktive Mindmeister-Map eingebettet, in der ALLE Leser/innen dieses Blogs ihre Ideen, Anregungen etc. erfassen konnten (und nach wie vor können).

Die zentrale Frage bestand darin, wie Projektmanagement in einem Unternehmen dauerhaft implementiert bzw. professionalisiert werden kann. Ich habe in diesem Zusammenhang einige Dimensionen, Strategien und konkrete Maßnahmen vorgeschlagen, welche dann von verschiedenen Leser/innen kommentiert und adaptiert wurden. Hier das Zwischenergebnis:

Hier können Sie den Zwischenstand auch als PDF herunter laden. Allerdings sind die Punkte nur in einem A3-Ausdruck einigermaßen leserlich.

Nun meine Frage in die Runde: Fehlen noch wichtige Aspekte? Wenn ja, dann tragen Sie Ihre Gedanken doch bitte auch noch in das Mindmap ein!

Ende nächster Woche werde ich dann im Rahmen eines weiteren Blogbeitrags versuchen, die Essenz dieses kleinen Experiments zu präsentieren und zu kommentieren.

7 W-Fragen des Projektmanagements

Oftmals habe ich den Eindruck, dass vermeintliche Projektmanagement-Expert/innen das Thema komplizierter machen, als es eigentlich ist. Denn gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine pragmatische und einfache Methodik, um Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Ich bin davon überzeugt, dass in vielen Projekten mit einem sauberen Planen und Überwachen der 7 W-FRAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS bereits ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg gemacht werden kann:

  • Wo stehen wir?
  • Warum machen wir das Projekt?
  • Was soll konkret erreicht werden?
  • Wer ist involviert?
  • Wie strukturieren wir das Projekt?
  • Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
  • Wie viel kostet das Projekt?

Diese pragmatischen W-Fragen sollten von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts immer wieder durchgegangen werden – am besten WÖCHENTLICH. So kann sicher gestellt werden, dass die Kommunikation im Projektteam regelmäßig stattfindet und dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht wird.

Ich behaupte: Mit der einfachen Formel der „7 W-Fragen des Projektmanagements“ können – frei nach Pareto – mit 20 % des Aufwands 80 % des Nutzens von Projektmanagement erreicht werden.

PS: Wenn Ihr auf das Bild klickt, könnt Ihr das MindMap mit den 7 W-Fragen als Mindjet-Datei herunter laden (kleines Icon am rechten oberen Rand). Wenn Ihr nicht mit dem Mindmanager arbeitet, habe ich hier das PDF-File für Euch.

MindMapping aus dem Hause Weilgut

Gerade bin ich über eine Presseaussendung gestolpert, in der die Software-Schmiede „Haus Weilgut“ ihre neue kombinierte MindMapping und Projektmanagement Software anpreist (MindPlan 3.0). Besonders interessant soll das Tool für jene Unternehmen sein, die Lotus Notes im Einsatz haben.

Mit der MindPlan hat das Unternehmen offensichtlich schon mehrere Preise abgesahnt, unter anderem auch den Lotus Award.

Auf der Webseite wird auch eine kostenlose Personal Edition des Tools angeboten:

Was mich aber spontan sehr stört ist die Tatsache, dass sie einem dafür gleich die vollständigen Kontaktdaten „abluchsen“ möchten.

Ansonsten sieht die Lösung aber recht übersichtlich und interessant aus – ein Test lohnt sich allemal. Super wäre, wenn ein/e Leser/in dieses Blogs seine/ihre Testergebnisse hier als Kommentar posten könnte.

MindMapping zur Sitzungsmoderation

mindmapping.jpg

Bereits seit vielen Jahren setze ich die MindMapping Methode (u.a.) zur Moderation von Sitzungen und Workshops ein. Einige Erfahrungswerte habe ich nun in dieser MindMap für Sie zusammen gefasst:

MindMapping zur Sitzungsmoderation

Simplify your Projects!

Projektantrag

Projekte können exogen (z.B. durch Kunden) oder endogen (durch Führungskräfte, Mitarbeiter/innen) initiiert werden. Insbesondere bei der endogenen Projektinitiierung ist es in vielen Organisationen üblich, so genannte „Projektanträge“ zu verfassen. Diese dienen dann als Grundlage für die Projektentscheidung.

Den Begriff „Projektantrag“ verbinden viele mit Bürokratismus, Schwerfälligkeit und unnötigen Formalismen. So sollte und darf ein Projektantrag aber nicht verstanden werden. In innovativen, modernen und mitarbeiterorientierten Unternehmen mit einer ausgeprägten Projektkultur jedoch wird dieses Instrument als wichtige Quelle für Innovation, Ideenmanagement und Erneuerung verstanden.

Eine ausgeprägte Projektkultur zeichnet sich übrigens auch dadurch aus, dass nicht alle Projektanträge (= Projektideen) auch in die Tat umgesetzt werden. Vielmehr geht es darum, die Chancen aber auch die Risiken, die mit einem Projekt in Verbindung stehen, möglichst objektiv zu bewerten. Zusätzlich sollte mit Hilfe des Projektantrags auch die strategische (z.B. Technologieführerschaft, Marktführerschaft, Hochleistungsorganisation etc.) und operative Relevanz (z.B. Umsatz, Ertrag, Kundenbindung, Prozessoptimierung etc.) beleuchtet werden.

Ich habe mal versucht, die aus meiner Sicht wesentlichen Inhalte eines Projektantrages in Form eines MindMaps zusammen zu fassen. Hoffe, Sie können was damit anfangen…

Projektantrag (MindMap)