PROJEKTMANAGEMENT BLOG

Albert Einstein hat einmal gesagt: “Man soll die Dinge so einfach wie möglich machen, aber nicht noch einfacher.” Diese Weisheit lässt sich auf viele Bereiche anwenden, unter anderem auch auf die Gestaltung von unternehmensweiten Projektmanagement Systemen.

Was aber ist ein “Projektmanagement System”?

• DIN 69905: “Organisatorisch abgegrenztes Ganzes, das durch das Zusammenwirken seiner Elemente in der Lage ist, Projekte vorzubereiten und abzuwickeln”
• Etwas einfacher formuliert: Sämtliche Rahmenbedingungen, die erfolgreiches Projektmanagement in einem Unternehmen sicher stellen sollen.

Sie sollten Ihr unternehmensinternes Projektmanagement System so einfach wie möglich gestalten (aber bitte auch nicht einfacher). Und was heißt das für die Praxis?

Ein professionelles UND pragmatisches Projektmanagement System beinhaltet folgende 4 Dimensionen:

1. Organisation
2. Methodik & Prozesse
3. Qualifizierung
4. Software

In dieser MINDMAP finden Sie einige Details zu den genannten Dimensionen eines Projektmanagement Systems.

Artikel: Enterprise Project Management (PDF)

Achtung: Die nachhaltige Implementierung und Optimierung von Projektmanagement ist ein mehrjähriger KULTURVERÄNDERUNGSPROZESS!

Simplify your Project Management!

List of MindMapping Software

Und hier noch ein Link zu einem neuen Online-Mindmapping-Tool (just out of beta):

Sieht vielversprechend aus, insbesondere auch für gemeinsames, virtuelles MindMapping.

Unser 30-Minuten-Projektplan ist seit Monaten der Top-Artikel dieses Blogs. Deshalb habe ich ihn etwas optimiert und ergänzt. Viel Spaß damit:

30 Minuten Projektplan (Version 2.0)

Zum Herunterladen als PDF: pm-trends_se_2007.pdf

Über eine rege Diskussion zu diesem Thema würde ich mich freuen.

Die SWOT-Analyse ist eine Technik, die hauptsächlich im Bereich der strategischen Unternehmensplanung eingesetzt wird. Sie kann aber auch in Projekten eingesetzt werden, um gemeinsam im Team

- die aktuelle Situation systematisch zu durchleuchten und
- Lösungsansätze und Gefahren in Richtung der Umsetzung zu diskutieren.

SWOT steht für:

1. Strengths (Stärken)
2. Weaknesses (Schwächen)
3. Opportunities (Chancen)
4. Threats (Gefahren)

Die ersten beiden Punkte (Stärken, Schwächen) sind eher vergangenheitsbezogen und nach innen gerichtet. Wichtig ist hierbei, dass es sich um relative Stärken bzw. Schwächen im Vergleich zu Wettbewerbern bzw. im Vergleich zu einer anzustrebenden Soll-Situation handelt.

Die letzen beiden Punkte (Chancen, Gefahren) sind tendenziell eher zukunftsorientiert und nach außen gerichtet. Zum leichteren Verständnis eine kleine Grafik:

Die SWOT-Analyse entfaltet ihr volles Potenzial, wenn die vier Bereiche miteinander kombiniert werden. Hier ein weiteres Beispiel:

Zum gemeinsamen Sammeln und anschließenden Visualisieren der Punkte eignen sich folgende Methoden:

- Metaplan-Kärtchen & Pinwände
- Mind-Mapping (Softare & Beamer)

Viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren.

Wenn Sie sich an W-Fragen zur Konkretisierung und Planung eines Projekts orientieren, so ist dies in der Regel eine pragmatische und trotzdem (oder gerade deswegen) auch eine systematische Herangehensweise.

Wenn die 6 W-Fragen oder der 30-Minuten-Projektplan für Sie zu wenig detailliert ist, dann habe ich heute etwas für fortgeschrittene W-Frager/innen: w-fragen_projektplanung.pdf

Simplify your Projects!

Quelle: www.creativeeducationfoundation.org

Heutzutage geht es immer stärker darum, Komplexität zu reduzieren, dadurch mehr Klarheit zu schaffen und Zusammenarbeit systematisch zu koordinieren. Dies sind nur einige der Herausforderungen, die durch die MindMapping Technik hervorragend unterstützt werden können.

Es wurde bereits viel über MindMapping geschrieben. Wenn Sie sich dazu einlesen möchten, empfehle ich folgende zwei “Specials” auf zeitzuleben.de und 4Managers.de.

Am besten nehmen Sie Papier und einen Stift (oder bessern noch mehrere bunte Stifte), und schreiben/malen Sie Ihre Gedanken, Ideen, Fragen, Assoziationen etc. zu einem Thema auf.

Oder Sie laden sich die kostenlose FreeMind Software herunter und probieren drauf los. Hier einige Screenshots:

Die zwei wichtigsten Tasten, die Sie hier benötigen sind die “Return-Taste” zum Einfügen eines Astes auf gleicher Ebene und die “Einfügen-Taste” zum Einfügen eines untergeordneten Astes.

Hier meine persönliche Hitliste, wann und wie ich die MindMapping Technik anwende:

• (Grob)Planung von Projekten
• Moderation von Projektteams (mit Beamer und Software)
• gemeinsames Ausarbeiten kreativer Lösungsansätze, Ideen…
• Sammeln von Informationen zur Beschreibung von komplexen Situationen, Problemen…
• Gedanken, Ideen zu Papier/auf den Bildschirm bringen und weiter strukturieren
• Zusammenfassungen von Büchern, als Lernhilfe

Die MindMapping Technik ist eine zeitsparende, qualitätsverbessernde und universell einsetzbare Arbeitsmethode.

PixelQuelle.de

Projekte sind (in der Regel) komplexe soziale Systeme. Komplexitätsfördernde Faktoren können sein:

• Anzahl der beteiligten Personen und Personengruppen (Stakeholders)
• unterschiedliche Interessen und Ziele
• schwieriges zu lösendes technisches Problem
• vielschichtige, intransparente Problemsituation (z.B. Wettbewerbssituation), die beachtet werden muss
• rechtliche Rahmenbedingungen, Vorgaben
• …

Komplexe Situationen sind häufig nur durch ganzheitlich-vernetztes Denken zu bewältigen. Hilfreiche Strategien sind in diesem Zusammenhang:

1) Komplexitätsgenerierung - dem Problem auf den Grund gehen
Ashby: “Only Variety can destroy Variety”

• detaillierte Situationsanalyse mittels MindMapping, Brainstorming, Internetrecherche etc.
• Expertendiskussionen
• Einbindung von Betroffenen
• Recherche von Fachliteratur, Studien
• …

2) Komplexitätsreduktion - das Wesentliche erkennen
Einstein: “Probleme so einfach wie möglich machen, aber nicht einfacher.”

• Vereinfachung, Reduktion auf zentrale (System)Faktoren
• Visualisierung
• Metaphern, Bilder, Geschichten
• Methode des vernetzten Denkens, systemische Modellierung
• vereinfachende Modelle der Realität
• …

Ein erfolgsversprechendes Vorgehen in der Praxis besteht oft aus einem Wechselspiel zwischen komplexitätsgenerierenden und -reduzierenden Methoden.

Tony Buzan ist der Begründer der MindMapping Technik. In diesem kurzen Video (6 Min.) erläutert er den Nutzen und die Hintergründe von MindMapping.

(via Schwellenpädagogik Blog)

Bildquellen: kolesnik.ru

Durch einen Beitrag auf innovationwings.ch bin ich auf eine interessante Arbeits-, Kreativitäts- und Problemlösungsmethode aufmerksam geworden - “Omega Mapping“. Die Methode wurde von Vitaly Kolesnik entwickelt. Omega Maps werden in 4 Schritten erstellt. Hier ein Beispiel, durch das die folgende Anleitung hoffentlich etwas klarer wird:

Uns so funktioniert’s:

1) Der Baum der Möglichkeiten

Sie schreiben “Alpha” auf die linke Seite des Blattes und “Omega” auf die rechte Seite. Die beiden Buchstaben werden durch eine kurze horizontale Linie (rechts neben dem Alpha und links neben dem Omega) ergänzt. Über der Linie neben dem Alpha schreiben Sie den Projektnamen.

Dann wird der Baum der Möglichkeiten entwickelt - nach demselben Prinzip, wie Sie Mindmaps entwickeln:

• Informationen, die Sie haben oder die Ihnen noch fehlen
• Annahmen und Alternativen, von denen Sie ausgehen
• mögliche Wege der Projektrealisierung / mögliche Lösungswege

2) Definieren Sie den Fokus

Auf einem getrennten Ast beschreiben Sie das Problem oder die Projektaufgaben, die Sie lösen möchten. Versuchen Sie, diese Problemdefinition möglichst kompakt zusammen zu fassen.

Ein Tipp: Erstellen Sie ein gesondertes “Problemdefinitions-Mindmap” ganz am Beginn. Hier können Sie sämtliche Indikatoren, offenen Fragen, Ideen, Annahmen etc. dokumentieren, die das Problem oder die Aufgabe beschreiben. Die zentralen Erkenntnisse dieses Mindmapping-Prozesses können Sie dann in das Omega Map übertragen.

3) Der Weg zum Omega Punkt

Nachdem Sie das Problem identifiziert haben, beginnen Sie, Ideen und Ansätze zur Lösung des Problems / der Aufgabe zu finden. Hierfür wenden Sie jene Kreativitäts- und Arbeitsmethode an, die Ihnen und Ihrem Team am besten entspricht. Hierfür benutzen Sie nach Bedarf ein weiteres Blatt (oder auch mehrere). Halten Sie alle Ideen fest und dokumentieren Sie dann jene, mit denen Sie das Problem eventuell lösen können.

Selektieren Sie die “Bestlösung” nach folgenden Kriterien:

• Welcher Lösungsansatz spricht die Teilnehmer/innen am meisten an?
• Welcher Lösungsansatz ist am erfolgsversprechendsten?
• Welcher Lösungsansatz hat das größte Entwicklungspotenzial?
• Welcher Lösungsansatz passt am besten zum Projektumfang und zu den definierten Standards?

Nachdem Sie einen Lösungsansatz ausgewählt haben, benennen Sie den Lösungsansatz mit einem Wort und schreiben Sie die Lösung über die Linie links neben dem “Omega”.

4) Erstellen Sie die Rückwärts-Map

Erstellen Sie nun neue Verbindungen zwischen dem Omega Punkt hin zum Baum der Möglichkeiten, indem Sie nur jene Äste verbinden, die am besten zur gefundenen Lösung passen. Wenn Änderungen bei den Benennungen der Äste und Unteräste notwendig sind, werden diese natürlich durchgeführt.

Das Resultat: Sie erhalten ein Rückwärts-Map mit den besten und erfolgsversprechendsten Lösungen, um das (Projekt)Ziel zu erreichen.

Mein persönliches Fazit: Die Methode liest sich sehr spannend. Man muss sie aber wohl erst ausprobieren, um den Nutzen für die Praxis abschätzen zu können. Ich werde bei der nächsten Gelegenheit versuchen, die Methode zu testen und werde dann natürlich in diesem Blog ausführlich davon berichten.