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A fool with a tool is still a fool. F*** it!

Sorry für den angedeuteten Kraftausdruck im Titel. Aber bei der Vorbereitung dieses Blogartikels ist in mir plötzlich eine gewisse Energie aufgestiegen, der ich Luft machen wollte.

Wir alle kennen den Spruch „A fool with a tool is still a fool„. Sehr gerne wird er auch im Zusammenhang mit Projekten oder der Professionalisierung von Projektmanagement verwendet. Dieser Glaubenssatz führt uns zunehmend in eine Sackgasse! Diese Erkenntnis ist in mir in den letzten 14 Jahren gereift, in denen wir etliche Organisationen bei der Professionalisierung und Weiterentwicklung ihres unternehmensweiten Projektmanagements begleitet haben.

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Interview: Einführung von Projektmanagement Systemen

Vergangene Woche habe ich mit Johann Strasser, geschäftsführender Gesellschafter bei „The Project Group GmbH“ (TPG), ein kurzes Video zur Einführung von Projektmanagement Systemen gemacht. TPG  ist ein international tätiger Fullservice-Anbieter für unternehmensweites Projektmanagement und führender Hersteller von Produkten zu Microsoft Project.

Definition: Projektmanagement System

  • DIN 69901:2009-01 „System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten
  • DIN 69905:1997 „Organisatorisch abgegrenztes Ganzes, das durch das Zusammenwirken seiner Elemente in der Lage ist, Projekte vorzubereiten und abzuwickeln
  • projektmanagement-definitionen.de: „Im Projektmanagementsystem vereinigt sich die Kombination aus Werkzeugen, Methoden, Methodologien, Einsatzmittel und Verfahren für das Projektmanagement.“

Zum Nachlesen

Hier können Sie die Empfehlungen von Hr. Strasser zur Einführung eines professionellen PM Systems nachlesen.

PM Standards ein Allheilmittel zur Vermeidung von Projektfehlern?

computerwoche_projektfehlerIn der Online-Ausgabe der Computerwoche ist kürzlich der Artikel „Wie sich Projektfehler vermeiden lassen“ (Tipp: Druckversion) erschienen. In der Einleitung des Artikels heißt es:

Das beste Projekt-Management-Werkzeug nützt nichts, wenn die Steuerungskompetenz fehlt. Methoden wie Prince2 oder PMBoK können hier helfen.

Sieben von zehn Projekten sind Fehlschläge, sagt die Standish Group. Mit dieser Erkenntnis sorgt das Marktforschungsunternehmen nach wie vor für Schlagzeilen – offenbar deshalb, weil sich die Situation immer noch nicht gebessert hat. Die Mehrzahl der Vorhaben wird zwar irgendwie beendet, kostet aber deutlich mehr Zeit und Geld als veranschlagt und/oder erreicht die vereinbarten Ziele nicht.

Etablierte Projekt-Management-Methoden wie Prince2 (Projects in Controlled Environments) oder PMBoK (Project Management Body of Knowledge) sollen helfen, die Projekte ins Ziel zu bringen. Aber was haben sie tatsächlich zu bieten, wenn es gilt, die größten Projektfehler zu vermeiden? Diese Frage stellte die COMPUTERWOCHE einer Handvoll ausgewiesener Prince2- und PMBoK-Experten.“

Soweit – so gut. Aber ist es wirklich so, dass PM Standards ein Allheilmittel sind, um Projektfehler zu vermeiden? Ich denke nicht. Aber erst einmal Schritt für Schritt.

In dem Artikel nehmen Experten zur Anwendung von „Projekt-Management-Methoden wie PRINCE2 oder PMBoK“ Stellung. Mein erster Kritikpunkt bezieht sich auf die Bezeichnung „Projekt-Management-Methoden“. Denn PRINCE2 ist aus meiner Sicht ein PM Standard und gleichermaßen auch eine PM Methodik (engl. Project Management Methodology), das PMBoK von PMI ist ein PM Rahmenwerk und ein international anerkannter PM Standard (aber sicher keine PM Methodik!). Was ich unter einer PM Methodik verstehe, findet Ihr übrigens HIER.

Worum geht es in dem Artikel inhaltlich? Es wird aufgezeigt, dass durch die Anwendung von PM Standards / PM Methodiken häufige Projektfehler vermieden werden können. Diese sind lt. den Autoren Hackmann/Quack/Hülsbömer:

  1. Die Prozesse für das Projektmanagement sind unzureichend.
  2. Es gibt keine Rücksprache bei Änderungen im Projekt.
  3. Kommunikation findet nicht statt, das Reporting ist schlecht.
  4. Die Komplexität des Projekts wird unterschätzt.
  5. Der Zeitplan ist unvollständig oder unrealistisch.
  6. Der Budgetrahmen ist nicht eindeutig geklärt.
  7. Das Personal ist ungeeignet oder überlastet.

All dies sind sicher häufige Fehler, die in Projekten gemacht werden – kein Zweifel.

Und ich stimme grundsätzlich auch zu, dass durch die Anwendung eines einheitlichen, systematischen PM Ansatzes auf der Basis eines (oder mehrerer) PM Standards / Methodiken (Beispiele „Methodologies“ / hervorragender Artikel von Jason Charvat) gewisse Probleme gemildert werden können. ABER: Ein methodisch und theoretisch „sauberes“ Projektmanagement ist sicher kein Allheilmittel, um Projektmanagement erfolgreich zu gestalten.

Professionelles Projektmanagement basiert auf einem ganzheitlichen „Projektmanagement System„. Das primäre Ziel dieses PM Systems ist es, eine (Projekt)Kultur zu etablieren, in der erfolgreiche Projekte ermöglicht werden. Die Projektkultur verstehe ich übrigens als einen Teil der Unternehmenskultur. Entsprechend basiert ein ganzheitliches PM System eben auf mehreren Säulen (als nur der methodischen). Dies sind:

PM_System_Hagen

Organisation & Rollen: Das Verhältnis zwischen der „Stammorganisation“ und der PM-spezifischen Organisation (und den damit zusammenhängenden Rollen) ist zu klären. Besonders wichtig ist hier, dass das Rollenverständnis auch von der Unternehmensleitung mitgetragen und vorgelebt wird.

Methodik & Prozesse: Hier kann die Anwendung bzw. die unternehmensspezifische Anpassung eines PM Standards bzw. einer PM Methodik von Vorteil sein. Zudem sollten für die wichtigsten Projektarten so genannte „Projektprozesse“ (= Vorgehensmodelle) definiert werden.

Qualifizierung & Lernen: Menschen machen Projekte erfolgreich (oder eben auch nicht). Entsprechend ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle in Projekte involvierten Personen im Unternehmen auch entsprechend qualifiziert werden. Ein zeitgemäßes und breit gefächertes Qualifizierungsprogramm (Trainings, Coaching, Mentoring, Workshops, Zertifizierungslehrgänge…) ist zu implementieren. Wichtig: Lernen ist ein kontinuierlicher Prozess.

Tools & Systeme: Die Prozesse, Methoden, Checklisten etc. sind entsprechend IT-technisch zu unterstützen. Und: Es muss nicht immer MS Project sein, sondern auch moderne Web 2.0 Tools können sehr effizient und effektiv eingesetzt werden.

Wenn Ihr ein PM System nach diesem Schema entwickelt und einführt, dann steigt die Wahrscheinlichkeit exponentiell an, dass Sie Projektfehler wirklich nachhaltig bekämpfen und die Erfolgsquote Eurer Projekte gesteigert wird.

DIN Normen im Projektmanagement

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Immer wieder werden die DIN Normen im Projektmanagement zitiert, doch mein Eindruck ist, dass sich in der Praxis kaum jemand wirklich damit auseinander gesetzt hat. Schade eigentlich, denn die DIN Normen für den Bereich Projektmanagement sind aus meiner Sicht ganz passabel gelungen. Umfangreich, präzise und trotzdem kompakt.

Noch ein Gedanke dazu: Das Begriffs-Wirr-Warr in der Praxis führt oft zu enormen Reibungsverlusten und Ineffizienzen. Umgekehrt führen eindeutige Begriffs-Definitionen (nach DIN, PMBOK, ICB, PRINCE2 oder jedem anderen Standard) zu

  1. Denkklarheit, dies wiederum führt zu
  2. Sprachklarheit und schlussendlich zu
  3. Handlungsklarheit. (vgl. Bechler/Lange: DIN Normen im Projektmanagement, S 15ff)

Hier können Sie die aktuellen DIN Normen zum Preis von EUR 29 bestellen. (dinnormen_bestellbogen.pdf) Ist zwar für ein Büchlein von nicht mal 100 Seiten nicht günstig, aber in jedem Fall eine gute Investition.

Microsoft Project 2007 & Enterprise Project Management Solutions (EPM)

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Microsoft hat in vielen Bereichen eine marktdominierende Position. Dadurch ist Microsoft bei Anwender/innen und auch bei Wettbewerbern sicherlich nicht gerade das Unternehmen mit den allerbesten Image-Werten. Aber trotzdem arbeiten die meisten von uns täglich mit Microsoft-Produkten. Und ich persönlich finde, dass die letzten Produktinnovationen von Microsoft – vielleicht mit Ausname von Vista – recht gute Weiterentwicklungen dargestellt haben.

Um eines gleich klar zu stellen: Ich stehe in keinerlei geschäftlicher Beziehung zu Microsoft (außer vielleicht, dass ich MS Produkte im Einsatz habe :-)). Ich werde hier lediglich über meine Einschätzungen und praktischen Erfahrungen berichten.

Nun zum eigentlichen Thema dieses Blog-Beitrages: Im Bereich Projektmanagement hatte Microsoft bis vor einigen Jahren mit MS Project die führende Client-Balkenplansoftware „am Start“. Den Markt der unternehmensweiten, integrierten Projektmanagement-Lösungen (Enterprise Project Management Solutions, Project Portfolio Management Solutions etc.) hat Microsoft weitgehend spezialisierten Anbietern wie Primavera, Daptiv (früher Welcom), Planisware oder auch Clarity (früher Niku) überlassen. Diese Strategie wurde vor einigen Jahren überdacht und geändert.

Nunmehr bietet Microsoft eine eigene, integrierte EPM Lösung. Diese besteht aus dem MS Project Client, dem MS Project Server, dem Project Portfolio Server (früher UMT) und MS SharePoint (Details siehe Grafik oben). Gerade durch die Integration von SharePoint ist Microsoft aus meiner Sicht ein wirklich großer Wurf gelungen. Denn erstmalig können die klassischen Projektmanagement-Funktionalitäten durch eine wirklich leistungsfähige „Collaboration und Document Management“ Plattform ergänzt werden. Und alles natürlich auf Web-Technologie – zumindest am Front End. (Falls ich als Nicht-IT-ler das falsch beschrieben habe, bitte korrigieren.)

Einige meiner Kunden haben die EPM Lösung von Microsoft im Einsatz – andere planen, diese demnächst einzuführen. Ich kann nur soviel sagen: Bislang hat sich bei praktisch jeder Demonstration dieser EPM Lösung ein WOW-Effekt bei den Anwesenden eingestellt. Das Maß an Integration in die „Office-Welt“ (Outlook, Word, Excel etc.) ist wirklich „cool“.

Nun wollte ich keine Werbung für Microsoft machen, hab’s aber wahrscheinlich nun doch gemacht. Denn die neuen EPM Lösungen sind wirklich gut. Das heißt aber absolut nicht, dass diese Lösung für jedes Unternehmen und jeden Anwendungsfall geeignet ist. Oftmals sind weniger komplexe, beispielsweise webbasierende Lösungen weitaus sinnvoller.

Nun für Interessierte noch einige weiterführende Links und Dokumente:

Präsentation EPM Strategie von Microsoft

Demo zur Microsoft Office Enterprise Project Management-Lösung

Neuigkeiten in der Microsoft Office-Lösung Enterprise Project Management (EPM)

Microsoft Project 2007 Produktseite

Software-Besprechung: MS Project Server 2007 (The Project Group)

Wenn für Sie die Evaluierung von PM Software aktuell ein Thema ist, empfehle ich zusätzlich noch diesen Eintrag, den ich vor einigen Wochen verfasst habe.

Schönes, Microsoft-freies Wochenende! 🙂

"RUP – Rational Unified Process" in der Praxis

Die objektorientierte Projektmanagement Methodik „Rational Unified Process“ von Rational Software (seit 2003 eine Division von IBM) wird im IT Projektmanagement sehr häufig angewendet. Zu Recht! Denn das Vorgehensmodell und die dahinter stehende Philosophie ist nach wie vor absolut „state of the art“.

Die mehrdimensionale Systematik des RUP Modells kann übrigens auch hervorragend auf andere Projektarten übertragen werden.

Kürzlich habe ich ein kostenloses White Paper der IT Firma „eFORCE Global, Inc.“ entdeckt, das ein aus meiner Sicht hervorragendes Beispiel einer konkreten Umsetzung des RUP Modells (wie auch des PMBOK von PMI

Die PS auf den Boden bringen…

In den vergangenen Monaten fanden in den meisten Unternehmen Projekte, Workshops und Sitzungen mit bedeutsam klingenden Titeln wie „Strategie 2010“ (oder so ähnlich) statt. Wo stehen wir? Was macht der Wettbewerb? Wo entwickelt sich der Markt hin? Wo könnten Marktchancen bestehen? Wie müssen wir uns am Markt positionieren, um auch zukünftig erfolgreich sein zu können?

Antworten auf diese und viele weitere Fragen suchen wir im Rahmen der strategischen Unternehmensplanung. Doch auch die allerbeste Strategie ist ziemlich nutzlos, wenn sie nicht konsequent in die Praxis umgesetzt wird. Ich persönlich mag die Metapher „PS auf den Boden bringen“ in dem Zusammenhang, da sie so einfach und pragmatisch ausdrückt, was im Alltag oftmals so schwer fällt. Denn in der Theorie ist die richtige (Markt)Strategie klar – aber mit der Umsetzung hapert es gewaltig.

Viele Unternehmen haben nämlich keine Strategie-, sondern eine Umsetzungskrise. Sie bringen die PS einfach nicht auf den Boden.

Ich bin davon überzeugt, dass im (strategischen und operativen) Projektmanagement ein Schlüssel zur Bewältigung der weitverbreiteten Umsetzungskrise zitierten liegt. Ich möchte mich an dieser Stelle aber nicht (endlos) über das Thema auslassen, um diese These zu belegen. Ich möchte lediglich auf zwei Kernmodelle aus dem entsprechenden PMI