“Das beste Projekt-Management-Werkzeug nützt nichts, wenn die Steuerungskompetenz fehlt. Methoden wie Prince2 oder PMBoK können hier helfen.

Sieben von zehn Projekten sind Fehlschläge, sagt die Standish Group. Mit dieser Erkenntnis sorgt das Marktforschungsunternehmen nach wie vor für Schlagzeilen – offenbar deshalb, weil sich die Situation immer noch nicht gebessert hat. Die Mehrzahl der Vorhaben wird zwar irgendwie beendet, kostet aber deutlich mehr Zeit und Geld als veranschlagt und/oder erreicht die vereinbarten Ziele nicht.

Etablierte Projekt-Management-Methoden wie Prince2 (Projects in Controlled Environments) oder PMBoK (Project Management Body of Knowledge) sollen helfen, die Projekte ins Ziel zu bringen. Aber was haben sie tatsächlich zu bieten, wenn es gilt, die größten Projektfehler zu vermeiden? Diese Frage stellte die COMPUTERWOCHE einer Handvoll ausgewiesener Prince2- und PMBoK-Experten.”

Soweit – so gut. Aber ist es wirklich so, dass PM Standards ein Allheilmittel sind, um Projektfehler zu vermeiden? Ich denke nicht. Aber erst einmal Schritt für Schritt.

In dem Artikel nehmen Experten zur Anwendung von “Projekt-Management-Methoden wie PRINCE2 oder PMBoK” Stellung. Mein erster Kritikpunkt bezieht sich auf die Bezeichnung “Projekt-Management-Methoden”. Denn PRINCE2 ist aus meiner Sicht ein PM Standard und gleichermaßen auch eine PM Methodik (engl. Project Management Methodology), das PMBoK von PMI ist ein PM Rahmenwerk und ein international anerkannter PM Standard (aber sicher keine PM Methodik!). Was ich unter einer PM Methodik verstehe, findet Ihr übrigens HIER.

Worum geht es in dem Artikel inhaltlich? Es wird aufgezeigt, dass durch die Anwendung von PM Standards / PM Methodiken häufige Projektfehler vermieden werden können. Diese sind lt. den Autoren Hackmann/Quack/Hülsbömer:

1. Die Prozesse für das Projektmanagement sind unzureichend.
2. Es gibt keine Rücksprache bei Änderungen im Projekt.
3. Kommunikation findet nicht statt, das Reporting ist schlecht.
4. Die Komplexität des Projekts wird unterschätzt.
5. Der Zeitplan ist unvollständig oder unrealistisch.
6. Der Budgetrahmen ist nicht eindeutig geklärt.
7. Das Personal ist ungeeignet oder überlastet.

All dies sind sicher häufige Fehler, die in Projekten gemacht werden – kein Zweifel.

Und ich stimme grundsätzlich auch zu, dass durch die Anwendung eines einheitlichen, systematischen PM Ansatzes auf der Basis eines (oder mehrerer) PM Standards / Methodiken (Beispiele “Methodologies” / hervorragender Artikel von Jason Charvat) gewisse Probleme gemildert werden können. ABER: Ein methodisch und theoretisch “sauberes” Projektmanagement ist sicher kein Allheilmittel, um Projektmanagement erfolgreich zu gestalten.

Professionelles Projektmanagement basiert auf einem ganzheitlichen “Projektmanagement System“. Das primäre Ziel dieses PM Systems ist es, eine (Projekt)Kultur zu etablieren, in der erfolgreiche Projekte ermöglicht werden. Die Projektkultur verstehe ich übrigens als einen Teil der Unternehmenskultur. Entsprechend basiert ein ganzheitliches PM System eben auf mehreren Säulen (als nur der methodischen). Dies sind:

Organisation & Rollen: Das Verhältnis zwischen der “Stammorganisation” und der PM-spezifischen Organisation (und den damit zusammenhängenden Rollen) ist zu klären. Besonders wichtig ist hier, dass das Rollenverständnis auch von der Unternehmensleitung mitgetragen und vorgelebt wird.

Methodik & Prozesse: Hier kann die Anwendung bzw. die unternehmensspezifische Anpassung eines PM Standards bzw. einer PM Methodik von Vorteil sein. Zudem sollten für die wichtigsten Projektarten so genannte “Projektprozesse” (= Vorgehensmodelle) definiert werden.

Qualifizierung & Lernen: Menschen machen Projekte erfolgreich (oder eben auch nicht). Entsprechend ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle in Projekte involvierten Personen im Unternehmen auch entsprechend qualifiziert werden. Ein zeitgemäßes und breit gefächertes Qualifizierungsprogramm (Trainings, Coaching, Mentoring, Workshops, Zertifizierungslehrgänge…) ist zu implementieren. Wichtig: Lernen ist ein kontinuierlicher Prozess.

Tools & Systeme: Die Prozesse, Methoden, Checklisten etc. sind entsprechend IT-technisch zu unterstützen. Und: Es muss nicht immer MS Project sein, sondern auch moderne Web 2.0 Tools können sehr effizient und effektiv eingesetzt werden.

Wenn Ihr ein PM System nach diesem Schema entwickelt und einführt, dann steigt die Wahrscheinlichkeit exponentiell an, dass Sie Projektfehler wirklich nachhaltig bekämpfen und die Erfolgsquote Eurer Projekte gesteigert wird.

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Immer wieder werden die DIN Normen im Projektmanagement zitiert, doch mein Eindruck ist, dass sich in der Praxis kaum jemand wirklich damit auseinander gesetzt hat. Schade eigentlich, denn die DIN Normen für den Bereich Projektmanagement sind aus meiner Sicht ganz passabel gelungen. Umfangreich, präzise und trotzdem kompakt.

Noch ein Gedanke dazu: Das Begriffs-Wirr-Warr in der Praxis führt oft zu enormen Reibungsverlusten und Ineffizienzen. Umgekehrt führen eindeutige Begriffs-Definitionen (nach DIN, PMBOK, ICB, PRINCE2 oder jedem anderen Standard) zu

1. Denkklarheit, dies wiederum führt zu
2. Sprachklarheit und schlussendlich zu
3. Handlungsklarheit. (vgl. Bechler/Lange: DIN Normen im Projektmanagement, S 15ff)

Hier können Sie die aktuellen DIN Normen zum Preis von EUR 29 bestellen. (dinnormen_bestellbogen.pdf) Ist zwar für ein Büchlein von nicht mal 100 Seiten nicht günstig, aber in jedem Fall eine gute Investition.

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Microsoft hat in vielen Bereichen eine marktdominierende Position. Dadurch ist Microsoft bei Anwender/innen und auch bei Wettbewerbern sicherlich nicht gerade das Unternehmen mit den allerbesten Image-Werten. Aber trotzdem arbeiten die meisten von uns täglich mit Microsoft-Produkten. Und ich persönlich finde, dass die letzten Produktinnovationen von Microsoft – vielleicht mit Ausname von Vista – recht gute Weiterentwicklungen dargestellt haben.

Um eines gleich klar zu stellen: Ich stehe in keinerlei geschäftlicher Beziehung zu Microsoft (außer vielleicht, dass ich MS Produkte im Einsatz habe ). Ich werde hier lediglich über meine Einschätzungen und praktischen Erfahrungen berichten.

Nun zum eigentlichen Thema dieses Blog-Beitrages: Im Bereich Projektmanagement hatte Microsoft bis vor einigen Jahren mit MS Project die führende Client-Balkenplansoftware “am Start”. Den Markt der unternehmensweiten, integrierten Projektmanagement-Lösungen (Enterprise Project Management Solutions, Project Portfolio Management Solutions etc.) hat Microsoft weitgehend spezialisierten Anbietern wie Primavera, Daptiv (früher Welcom), Planisware oder auch Clarity (früher Niku) überlassen. Diese Strategie wurde vor einigen Jahren überdacht und geändert.

Nunmehr bietet Microsoft eine eigene, integrierte EPM Lösung. Diese besteht aus dem MS Project Client, dem MS Project Server, dem Project Portfolio Server (früher UMT) und MS SharePoint (Details siehe Grafik oben). Gerade durch die Integration von SharePoint ist Microsoft aus meiner Sicht ein wirklich großer Wurf gelungen. Denn erstmalig können die klassischen Projektmanagement-Funktionalitäten durch eine wirklich leistungsfähige “Collaboration und Document Management” Plattform ergänzt werden. Und alles natürlich auf Web-Technologie – zumindest am Front End. (Falls ich als Nicht-IT-ler das falsch beschrieben habe, bitte korrigieren.)

Einige meiner Kunden haben die EPM Lösung von Microsoft im Einsatz – andere planen, diese demnächst einzuführen. Ich kann nur soviel sagen: Bislang hat sich bei praktisch jeder Demonstration dieser EPM Lösung ein WOW-Effekt bei den Anwesenden eingestellt. Das Maß an Integration in die “Office-Welt” (Outlook, Word, Excel etc.) ist wirklich “cool”.

Nun wollte ich keine Werbung für Microsoft machen, hab’s aber wahrscheinlich nun doch gemacht. Denn die neuen EPM Lösungen sind wirklich gut. Das heißt aber absolut nicht, dass diese Lösung für jedes Unternehmen und jeden Anwendungsfall geeignet ist. Oftmals sind weniger komplexe, beispielsweise webbasierende Lösungen weitaus sinnvoller.

Nun für Interessierte noch einige weiterführende Links und Dokumente:

Präsentation EPM Strategie von Microsoft

Demo zur Microsoft Office Enterprise Project Management-Lösung

Neuigkeiten in der Microsoft Office-Lösung Enterprise Project Management (EPM)

Microsoft Project 2007 Produktseite

Software-Besprechung: MS Project Server 2007 (The Project Group)

Wenn für Sie die Evaluierung von PM Software aktuell ein Thema ist, empfehle ich zusätzlich noch diesen Eintrag, den ich vor einigen Wochen verfasst habe.

Schönes, Microsoft-freies Wochenende!

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I’ve just finished an interview with Cornelius Fichtner, PMP. He is the man behind The PM Podcast