Projektmeetings durch Moderation effizient gestalten!

gute_moderation_mittelstandEin wesentlicher Grund, warum viele Menschen der Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement so skeptisch gegenüber stehen, sind die endlosen und ineffizient abgehaltenen Projektmeetings.

Ulrike Wikner von KSE hat zu diesem Thema beim Perspektive Mittelstand einen interessanten und sehr praxisorientierten Artikel verfasst: „Projektmanagement: Gute Moderation als Basis für den Projekterfolg„.

Sie identifiziert u.a. folgende Gründe, warum Meetings in der Praxis häufig so ineffizient sind:

  • Einladungen sind ungenau oder nichtssagend.
  • Die Tagesordnung ist schlecht strukturiert oder überfrachtet.
  • Es kommt kein echter Dialog zwischen den Teilnehmern zustande.
  • Teilnehmer, die sich während der Besprechung passiv verhielten, identifizieren sich nicht mit den Besprechungsergebnissen.
  • Entscheidungen werden behindert oder noch schlimmer: Es werden gar keine Entscheidungen getroffen.
  • Entscheidungen werden nicht oder mit erheblichem Zeitverzug dokumentiert, keiner weiß mehr so genau, worum es eigentlich ging.

Nie wieder langweilige Präsentationen

Ich bin ein Fan von PowerPoint Präsentationen. „WAS???“, werden Sie jetzt denken.

Ja. Aber nur, wenn sie gut gemacht sind. Denn PowerPoint (oder auch Keynote oder ähnliche Programme) eignet sich hervorragend, um spannende und beeindruckende Geschichten zu erzählen. Mit prägnanten Kernaussagen und emotionalisierenden Bildern. Und natürlich muss auch der/die Referent/in gut sein.

Alex Osterwalder, PhD, ist ein Experte in Sachen Business Model Design. Seine Präsentationen, die er teilweise via Slideshare veröffentlicht hat, sind größtenteils ein optischer Augenschmaus (und natürlich auch inhaltlich top). Nun teilt Alex sein Wissen und seine Erfahrung bzgl. moderner Präsentationstechnik mit uns, nämlich hier. GROSSARTIGE ANREGUNGEN!


Die Präsentation ist mit 135 Folien recht lang. Wenn Sie sich aber 10-15 Minuten Zeit nehmen, lohnt sich das Durchklicken auf jeden Fall. Wirklich gute Anregungen und Impulse. Danke, Alex!

6 Tipps für effektive und coole Meetings

Ich schätze die Leute von //SEIBERT/MEDIA sehr für ihre äußerst kompetenten Blogbeiträge und Podcasts. Man merkt, dass die wirklich enorm viel drauf haben, sowohl technisch als auch konzeptionell und management-technisch.

Einer der letzten Blogbeiträge beinhaltet 6 Tipps für effektive und coole Meetings – jeweils auch mit einem Wiki-Tipp für jene Unternehmen, die Wikis im Einsatz haben.

Hier geht’s zu den Tipps:

seibert_6tipps

Effiziente Besprechungen MÜSSEN vorbereitet werden!

Gestern Abend hatte ich mit einem Kunden ein Intensiv-Seminar zum Thema „Sitzungsmanagement“. Die Situation bei diesem und auch bei vielen Kunden lässt sich wie folgt charakterisieren:

  • Immer höherer (häufig fachübergreifender) Informations- und Abstimmungsaufwand.
  • Immer mehr Meetings, Besprechungen, Sitzungen.
  • Immer mehr ineffiziente Meetings.
  • Immer mehr Frustration aufgrund ineffizienter Meetings.

Fazit: Wir müssen an unserer Sitzungskultur etwas ändern!

Meine These ist, dass sehr viele Unternehmen mit diesem Problem zu kämpfen haben. Lösungsansätze:

  1. JEDE Sitzung benötigt eine entsprechende Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung – JEDE!
  2. Hinterfragen Sie immer VOR der Einberufung einer Sitzung, ob es die Sitzung wirklich braucht. Gibt’s nicht auch andere Wege, um das Ziel zu erreichen?
  3. Was ist überhaupt der Zweck der Sitzung? Meiner Erfahrung nach gibt’s hier insbesondere 3 Sitzungs-Typen: a) Information, Abstimmung b) Arbeiten, Lösungen, Kreativität c) Entscheidungen
  4. Visualisieren Sie so viel wie möglich! Versuchen Sie auch mal kreative Methoden aus. Trauen Sie sich was!
  5. Versuchen Sie immer das Einfache! Bleiben Sie pragmatisch.
  6. BITTE keine PowerPoint Schlachten, bei denen alle nach der 5. vollgeschriebenen Folie einschlafen.

Auch ich kämpfe immer wieder mit der Herausforderung, jeden Termin vor- und nachzubereiten. Wenn Sie dieses Prinzip aber mal ohne Ausnahme einhalten, dann funktioniert die Vorbereitung teilweise auch in nur wenigen Minuten. Sie muss aber in jedem Fall sein.

JUST DO IT!

Kompetent präsentieren – Mehrwert bieten

Auf dem //SEIBERT/MEDIA Weblog habe ich einige interessante Artikel zum Thema Präsentieren gefunden. Diese möchte ich Ihnen nicht vorenthalten:

Tipp 1: Mit kompetenten Präsentationen einen Mehrwert bieten

Tipp 2: Begeistern durch professionelle Präsentationen! (inkl. Podcast)

Wirklich gute und nützliche Tipps!

MindMapping zur Sitzungsmoderation

mindmapping.jpg

Bereits seit vielen Jahren setze ich die MindMapping Methode (u.a.) zur Moderation von Sitzungen und Workshops ein. Einige Erfahrungswerte habe ich nun in dieser MindMap für Sie zusammen gefasst:

MindMapping zur Sitzungsmoderation

Simplify your Projects!

Meeting-Kultur etablieren

Um die Effizienz und Effektivität von Besprechungen, Workshops und Projektsitzungen ist es in vielen Unternehmen schlecht bestellt. Doch das muss nicht sein!

Auf der Webseite von Cordula Nussbaum (Journalistin | Trainerin | Coach) habe ich nützliche Checklisten zur Verbesserung der Sitzungskultur gefunden. Und das beste daran ist: Die Checklisten können kostenlos herunter geladen werden:

pdf2.gifMeeting-Kultur etablieren

Erläuterungs-Text zur Checkliste: „Nach Studien führender Unternehmensberatungen ist rund 40 Prozent der Zeit, die wir in Meetings verbringen, sinnlos verbrachte Zeit. Besonders für Führungskräfte ist das dramatisch, denn sie sitzen rund 30 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Stellen Sie gemeinsam in Ihrem Team ein paar Spielregeln auf, und beherzigen Sie diese.“

pdf2.gifCheckliste zur Vorbereitung von effizienten Besprechungen

Erläuterungs-Text zur Checkliste: „Mit dieser Checkliste reduzieren Sie den Organisationsstress vor einem wichtigen Meeting. Schritt für Schritt – und mit Häkchen für „erledigt“ – können Sie die einzelnen Punkte abgehen, um einen professionellen Rahmen für die geladenen Personen zu schaffen.

Und für all jene, die sich eine Woche vor Weihnachten noch gestresst fühlen:

pdf2.gifCordulas Checkliste Weihnachten

Viel Spaß und Erfolg damit.