Welche PM Tools wenden Sie an und warum? Super wäre, wenn wir gemeinsam eine möglichst bunte Mischung an relevanten Software-Tools generieren könnten. Besonders interessant wäre natürlich auch, warum Sie die einzelnen Tools einsetzen?

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“A fool with a tool is still a fool” – schon klar. Aber ein/e professionell agierende/r (Projekt)Manager/in kann mit dem gezielten Einsatz der richtigen Tools in der gleichen Zeit mehr erreichen.

Heute möchte ich Ihnen deshalb meine persönlichen Top-Software-Tools für den Einsatz in Projekten vorstellen.

1) Mindmapping

Der eindeutige Spitzenreiter in meiner Liste sind Mindmapping-Tools. Ich verwende Mindmapping vor allem für folgende PM Aufgaben:

• Sitzungsmoderation und -dokumentation
• Brainstorming und Strukturierung von Ideen, Informationen etc.
• Projektplanung (Kontextanalysen, Projektzieleplanung, Projektorganisation, Projektstrukturplanung…)
• Aufgaben- und Terminmanagement (Wer macht was bis wann?)

Ich verwende den Marktführer unter den Mindmapping Tools: MindManager von Mindjet. Obwohl die Software auf dem Mac seit dem letzten Update immer noch fehlerhaft ist (das hat mich schon einige graue Haare gekostet ***grrr*** und der Service bei Mindjet ist echt grottenschlecht), liebe ich das Tool nach wie vor. Ich hab’s nicht geschafft, auf ein anderes Mindmapping Tool umzusteigen.

(Teilweise kostenlose) Alternativen sind z.B. XMind, Freemind oder Mindmeister.

2) Office Applikationen

Ganz klar sind Office-Tools in Projekten natürlich nach wie vor unverzichtbar. Wichtige PM-Anwendungsbereiche sind:

• Berichte, Konzepte, Planungsdokumente
• Präsentationen
• Kalkulationen, Projektcontrolling, Kennzahlen

Der Marktführer in dem Bereich ist natürlich nach wie vor ganz klar Microsoft mit den Office-Paketen. Bei Mac-Usern sind’s äquivalent Pages, Keynote, Numbers etc.

Stark an Bedeutung zugenommen hat aber in meiner Wahrnehmung auch Google Docs, um Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleich online und/oder kollaborativ zu erstellen.

Kostenlose Alternativen sind Open Office oder Neo Office. Damit habe ich persönlich aber noch keine Erfahrungen gemacht.

3) Vernetztes Denken

Projekte sind komplexe, soziale Systeme. Komplexität kann man zwar nicht verstehen, aber trotzdem hilft eine vereinfachende, vernetzte Betrachtungsweise in vielen Projektsituationen, um die wichtigen Wirkungskreisläufe und Einflussfaktoren gemeinsam zu identifizieren und in weiterer Folge gezielt zu bearbeiten.

Ich verwende in diesem Zusammenhang vor allem 2 Tools:

• CMap ist ein geniales, kostenloses Tool, mit dem Zusammenhänge und Wirkungsketten modelliert werden können. CMap eignet sich vor allem für den konzeptiven Einsatz. Geniale CMaps finden Sie z.B. auf Paul Beyers Wandelweb.de.
• Consideo Modeler bzw. iModeler ist ein Top-Tool zur qualitativen Modellierung und/oder quantitativen Simulation von Systemen und Wirkungszusammenhängen. Die Modellierung mit Consideo ist etwas “organischer” als mit CMap, deshalb verwende ich dieses Tool in der Praxis auch eher für “weiche Themen”.

Beide Tools kann ich nur wärmstens empfehlen.

4) Gantt Charts / Balkenplanung

Klar braucht man als professionelle/r Projektleiter/in auch eine PM Software, mit der man strukturierte Balken- und Ressourcenpläne erstellen und in weiterer Folge überwachen kann. Ich verwende hierzu Merlin (für den Mac) von ProjectWizards – das PC-Pendent ist natürlich MS Project.

Kostenlose Tools sind  OpenProj, GanttProject oder ]project-open[. Allerdings kann ich mit diesen Tools kaum Erfahrungswerte vorweisen, da ich wie gesagt die professionelle (und kostenpflichtige) Version verwende.

5) Kommunikation und Kollaboration

Gelingende Kommunikation und Kollaboration ist bekanntlich DER Schlüsselerfolgsfaktor ist Projekten. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass gute Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams auch stark von der strukturellen und methodischen Dimension in Projekten abhängt. Konkret werden diese “weichen Faktoren” eher funktionieren, wenn das “harte Projektmanagement” drum herum einen verbindlichen und gut strukturierten Rahmen bietet.

Neben persönlichen Gesprächen, Telefon, Workshops und Sitzungen verwende ich hauptsächlich folgende folgende Tools zur Unterstützung der Kommunikation und Kollaboration:

• Skype: Abstimmungen, Projektstatus-Meetings, one-on-one Video-Konferenzen
• Google Plus / Google Hangouts: Video-Konferenzen mit mehreren Mitgliedern / ganzen Teams
• Confluence Wiki: umfassendes Informations-, Kommunikations-, Team- und Dokumentenmanagement
• Jira Taskmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Zeiterfassung, agiles Projektmanagement
• Wunderkit: das Tool teste ich erst seit einigen Wochen, aber es macht einen sehr guten Eindruck (social task + time management)

Fazit

Neben der Fähigkeit, effektiv, authentisch und empathisch mit Menschen zu kommunizieren halte ich den richtigen und gezielten Einsatz von PM-Tools (zur Unterstützung der Planungs-, Organisations-, Koordinations- und Steuerungsaufgaben) in komplexen Projekten für erfolgsentscheidend. Allerdings muss der/die Projektleiter/in ein Gespür für den ausgewogenen Einsatz dieser Tools entwickeln.

Ein Beispiel: Ich verwende Mindmapping in ca. 75 % aller Sitzungen und Workshops (oder in Teilen davon) zur Moderation und Dokumentation. Ich habe in den vergangenen 10 Jahren fast ausschließlich positives Feedback hierzu erhalten. Trotzdem ist mir natürlich sehr wohl bewusst, dass dieses Tool in den restlichen 25 % der Besprechungen völlig ungeeignet wäre.

In diesem Sinne: Viel Spaß beim Ausprobieren der Tools. Über weitere Tipps oder auch Kritik zu den Tipps würde ich mich freuen!

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Wenn man Traffic auf seinen Blog bringen will, dann muss man nur viele solcher Listen produzieren. Allerdings halte ich solche Übersichten nur für wenig sinnvoll oder nachhaltig. Warum?

1) A fool with a tool is still a fool

Wenn die Grundlagen und Rahmenbedingungen für erfolgreiches Projektmanagement nicht geschaffen sind, nützt der Einsatz eines Tools gar nichts.

2) Anforderungen

Es gibt nicht “das passende” PM Tool. Sehr wohl aber gibt es spezifische Anforderungen von Unternehmen, die durch Tools abgedeckt werden können (oder eben nicht). In diesem Zusammenhang ist vor allem auch wichtig, welche “PM Philosophie” im jeweiligen Unternehmen gelebt wird. Beispielsweise macht es einen großen Unterschied, ob Projektmanagement sehr “klassisch” interpretiert wird oder ob agile Prinzipien und Praktiken zur Anwendung kommen.

3) IT Strategie

Und nicht zuletzt sollte das jeweilige PM Tool in die übergeordnete IT Strategie des Unternehmens passen. Daran scheitern aber viele Unternehmen, weil es so etwas wie IT Strategie bei ihnen nicht gibt.

Darüber hinaus halte ich die Vorstellung, eine hochintegrierte Gesamtlösung für alle Anwendungsbereiche zu haben oder zu kreieren, in den meisten Bereichen für eine absolute Illusion. Vielmehr ist meiner Einschätzung nach eine “Best of Breed Strategie” in vielen Fällen die richtige. Gerade auch dann, wenn das Unternehmen auf Web-Technologie setzt.

Fazit

Rezepthafte “PM-Tools-Übersichten” verleiten häufig zu Aktionismus. Dieser endet häufig in einer Sackgasse. Sehr wohl für sinnvoll erachte ich die Vorgehensweise, möglicherweise passende PM Tools auszuprobieren und eingehend zu testen (durchaus auch an realen Projekten).

In jedem Fall sollte nicht unterschätzt werden, dass die Implementierung eines geeigneten PM Tools eine saubere Vorbereitung und Planung erfordert. In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen die Methodik “selectPPM” der Parameta Projektberatung ans Herz legen:

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Heute hat mich Stephan Eyl kontaktiert. Er ist Mitglied des Gründungsteams bei tasqade, einem Startup aus Berlin. tasqade ist ein innovatives Projektmanagement- und Collaboration-Tool. Ich habe das Tool heute etwas getestet, und es hat mich schnell überzeugt. Besonders positiv fallen Usability, Übersichtlichkeit und auch der schlanke Funktionsumfang auf. Das Tool konzentriert sich auf genau jene Funktionalitäten, die für kleine und mittelgroße Projekte entscheidend sind:

UND NUN DAS BESTE: Mit dem Aktionscode “pm-blog” können Sie tasqade 3 Monate lang kostenlos testen.

Erfahrungsberichte und Meinungen zu tasqade sind herzlich willkommen – bitte nutzen Sie die Kommentarfunktion zu diesem Blogpost!

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//SEIBERT/MEDIA ist insbesondere im Bereich der Unternehmenswikis enorm stark und verfügt über jahrelange Erfahrung mit dieser “Social Media Technologie”. Martin empfiehlt in dem Video folgende Social Media Tools für den Einsatz im Projektmanagement:

• Firmenwiki
• Microblogging
• Etherpad (für Fortgeschrittene)

Als besonderen Service hat Martin die Orientierungsfragen für das Interview im Vorfeld bereits schriftlich beantwortet. Hier können Sie das PDF herunter laden, um die Inhalte des Videos in der Kurzzusammenfassung nachlesen zu können.

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Wenn man nicht gerade in der Kreativwirtschaft arbeitet, war man als Projektmanager/in mit einem Mac bis vor wenigen Jahren noch ein “Exot”. Dies ist heute nicht mehr so. Die Geräte von Apple erleben seit einigen Jahren einen Boom – auch ich arbeite seit mehreren Jahren auf einem Mac. Allerdings möchte ich hier nicht einen “Glaubenskrieg” zwischen PC und Mac Nutzern anheizen (siehe Video oben). Mir geht es vielmehr darum, allen Mac-Usern unter Ihnen eine Software ans Herz zu legen, die ich seit meinen ersten Mac-Tagen nütze: Merlin.

Merlin ist die führende PM Software auf dem Mac – funktional vergleichbar mit MS Project. Allerdings ist Merlin aus meiner Sicht wesentlich intuitiver zu bedienen, besser gestaltet und auch bedeutend günstiger als das PC-Pendent von Microsoft.

Ich persönlich plane und überwache nicht jedes Projekt mit Merlin. Aber immer wieder ist es sinnvoll und wichtig, einen sauberen Balkenplan mit Verknüpfungen, Zuständigkeiten und Aufwands-/Kosteninformationen zu führen. Hier vertraue ich auf Merlin. Neben der Einzelplatzlizenz gibt es auch eine Server-Lösung (Merlin Server) und seit einiger Zeit auch eine passende iPhone Applikation. Ich muss aber gestehen, dass ich diese bislang noch nicht genützt habe.

Hier ein Überblick zum raschen Durchklicken:

.
Ich habe den Gründer von ProjectWizards, Frank Blome, vor einiger Zeit beim PM Blogger-Treffen in Berlin kennen gelernt. Seitdem sind wir in regelmäßigem Kontakt und – wie Ihnen nicht entgangen sein wird – ist ProjectWizards auch Werbepartner auf dem PM-Blog.

Trotzdem – oder gerade deswegen – rühre ich hier nochmals die Werbetrommel für Merlin (siehe hierzu auch “Social Media Kodex“). Denn Merlin ist ein gutes Produkt zum fairen Preis, eine tolles Team steht dahinter, und aus Gesprächen mit Frank weiß ich, dass weitere spannende Produktinnovationen in der Pipeline sind.

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Außerdem hatte ich bereits vor einigen Monaten auch schon mal über dieses Thema berichtet. Denn das Fraunhofer Institut hat 2008 diverse Tools getestet und die Ergebnisse kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt.

Meine Frage an Euch: Hat jemand praktische Erfahrungen mit einem oder mehreren dieser Tools? Taugen sie was für den professionellen Einsatz in Unternehmen? Oder würdet Ihr eher abraten?

Ich persönlich tendiere ja stark zu professionellen Tools. Denn es gibt mittlerweile ja äußerst leistungsfähige und vor allem kostengünstige Varianten wie Basecamp, ZCOPE, ZOHO oder auch Huddle.

Was meint Ihr?

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Dietmar hat mich nun darüber informiert, dass sein WBStool in der neuen Version nun auch Balkenpläne (GANTT Chart) darstellen kann.

Beispiele findet Ihr hier. Und hier könnt Ihr die neue Version des WBStools kostenlos herunter laden.

Feedback? Erfahrungswerte?

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Wie die meisten von Ihnen wissen werden, ist Openproj ein PM-Tool, das man sich kostenlos im Internet herunter laden kann. Openproj wurde ursprünglich von der Firma Projity entwickelt und vor einigen Wochen durch SERENA aufgekauft. Bin schon gespannt, ob sie den Business Case verändern und das Tool zukünftig nur noch gegen Bezahlung anbieten werden.

Zur Zeit führe ich mit Studierenden der FH Vorarlberg einige MS Project Seminare durch. Klar, MS Project ist nicht unbedingt sehr bedienerfreundlich, aber gewisse Stärken hat die Software nach wie vor. Insbesondere dann, wenn man sehr komplexe Projekte zu planen hat. Grundvoraussetzung für einen effektiven Einsatz von MS Project ist aber immer, dass man das Tool versteht und einigermaßen beherrscht. Ansonsten ist der Planungsaufwand höher als der Planungsnutzen.

Gibt’s eigentlich hier jemanden, der Openproj regelmäßig im Einsatz hat? Gibt’s dazu Erfahrungswerte? Taugt Openproj etwas?

Denn häufig wird das Tool als MS Project “Killer” angekündigt, aber beinhaltet es wirklich dieselbe Funktionalität? Würde mich freuen, wenn Sie Ihre Erfahrungswerte mit dem Tool hier als Kommentar veröffentlichen könnten.

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