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Blitzumfrage 29: PM Software + Collaboration Tools

Vor einiger Zeit habe ich schon einmal eine Blitzumfrage zum Thema PM Software durchgeführt. Diese möchte ich nun wiederholen, da das Thema in vielen Unternehmen eine besondere Bedeutung und Relevanz hat.

 

Das richtige PM Tool finden

Gerade bin ich über Twitter auf einen Artikel aufmerksam geworden, der eine Übersicht über 10 PM Tools gibt:

Wenn man Traffic auf seinen Blog bringen will, dann muss man nur viele solcher Listen produzieren. Allerdings halte ich solche Übersichten nur für wenig sinnvoll oder nachhaltig. Warum?

1) A fool with a tool is still a fool

Wenn die Grundlagen und Rahmenbedingungen für erfolgreiches Projektmanagement nicht geschaffen sind, nützt der Einsatz eines Tools gar nichts.

2) Anforderungen

Es gibt nicht „das passende“ PM Tool. Sehr wohl aber gibt es spezifische Anforderungen von Unternehmen, die durch Tools abgedeckt werden können (oder eben nicht). In diesem Zusammenhang ist vor allem auch wichtig, welche „PM Philosophie“ im jeweiligen Unternehmen gelebt wird. Beispielsweise macht es einen großen Unterschied, ob Projektmanagement sehr „klassisch“ interpretiert wird oder ob agile Prinzipien und Praktiken zur Anwendung kommen.

3) IT Strategie

Und nicht zuletzt sollte das jeweilige PM Tool in die übergeordnete IT Strategie des Unternehmens passen. Daran scheitern aber viele Unternehmen, weil es so etwas wie IT Strategie bei ihnen nicht gibt.

Darüber hinaus halte ich die Vorstellung, eine hochintegrierte Gesamtlösung für alle Anwendungsbereiche zu haben oder zu kreieren, in den meisten Bereichen für eine absolute Illusion. Vielmehr ist meiner Einschätzung nach eine „Best of Breed Strategie“ in vielen Fällen die richtige. Gerade auch dann, wenn das Unternehmen auf Web-Technologie setzt.

Fazit

Rezepthafte „PM-Tools-Übersichten“ verleiten häufig zu Aktionismus. Dieser endet häufig in einer Sackgasse. Sehr wohl für sinnvoll erachte ich die Vorgehensweise, möglicherweise passende PM Tools auszuprobieren und eingehend zu testen (durchaus auch an realen Projekten).

In jedem Fall sollte nicht unterschätzt werden, dass die Implementierung eines geeigneten PM Tools eine saubere Vorbereitung und Planung erfordert. In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen die Methodik „selectPPM“ der Parameta Projektberatung ans Herz legen:

PMTV006: Projektmanagement und Social Media

Martin Seibert ist Gründer und Geschäftsführer der //SEIBERT/MEDIA GmbH mit Sitz in Wiesbaden. Sein Unternehmen zählt mit über 60 Mitarbeiter/innen zu den renommierten Internet-Agenturen in Deutschland. Mit ihm habe ich vor einigen Tagen das zweite Interview im Rahmen unseres Specials „Projektmanagement und Social Media“ geführt. Wiederum ein sehr informatives Gespräch, wie ich finde.

//SEIBERT/MEDIA ist insbesondere im Bereich der Unternehmenswikis enorm stark und verfügt über jahrelange Erfahrung mit dieser „Social Media Technologie“. Martin empfiehlt in dem Video folgende Social Media Tools für den Einsatz im Projektmanagement:

Als besonderen Service hat Martin die Orientierungsfragen für das Interview im Vorfeld bereits schriftlich beantwortet. Hier können Sie das PDF herunter laden, um die Inhalte des Videos in der Kurzzusammenfassung nachlesen zu können.

Merlin – Professionelles Projektmanagement auf dem Mac

Wenn man nicht gerade in der Kreativwirtschaft arbeitet, war man als Projektmanager/in mit einem Mac bis vor wenigen Jahren noch ein „Exot“. Dies ist heute nicht mehr so. Die Geräte von Apple erleben seit einigen Jahren einen Boom – auch ich arbeite seit mehreren Jahren auf einem Mac. Allerdings möchte ich hier nicht einen „Glaubenskrieg“ zwischen PC und Mac Nutzern anheizen (siehe Video oben). Mir geht es vielmehr darum, allen Mac-Usern unter Ihnen eine Software ans Herz zu legen, die ich seit meinen ersten Mac-Tagen nütze: Merlin.

Merlin ist die führende PM Software auf dem Mac – funktional vergleichbar mit MS Project. Allerdings ist Merlin aus meiner Sicht wesentlich intuitiver zu bedienen, besser gestaltet und auch bedeutend günstiger als das PC-Pendent von Microsoft.

Ich persönlich plane und überwache nicht jedes Projekt mit Merlin. Aber immer wieder ist es sinnvoll und wichtig, einen sauberen Balkenplan mit Verknüpfungen, Zuständigkeiten und Aufwands-/Kosteninformationen zu führen. Hier vertraue ich auf Merlin. Neben der Einzelplatzlizenz gibt es auch eine Server-Lösung (Merlin Server) und seit einiger Zeit auch eine passende iPhone Applikation. Ich muss aber gestehen, dass ich diese bislang noch nicht genützt habe.

Hier ein Überblick zum raschen Durchklicken:

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Ich habe den Gründer von ProjectWizards, Frank Blome, vor einiger Zeit beim PM Blogger-Treffen in Berlin kennen gelernt. Seitdem sind wir in regelmäßigem Kontakt und – wie Ihnen nicht entgangen sein wird – ist ProjectWizards auch Werbepartner auf dem PM-Blog.

Trotzdem – oder gerade deswegen – rühre ich hier nochmals die Werbetrommel für Merlin (siehe hierzu auch „Social Media Kodex„). Denn Merlin ist ein gutes Produkt zum fairen Preis, eine tolles Team steht dahinter, und aus Gesprächen mit Frank weiß ich, dass weitere spannende Produktinnovationen in der Pipeline sind.

Taugt Openproj etwas?

Wie die meisten von Ihnen wissen werden, ist Openproj ein PM-Tool, das man sich kostenlos im Internet herunter laden kann. Openproj wurde ursprünglich von der Firma Projity entwickelt und vor einigen Wochen durch SERENA aufgekauft. Bin schon gespannt, ob sie den Business Case verändern und das Tool zukünftig nur noch gegen Bezahlung anbieten werden.

Zur Zeit führe ich mit Studierenden der FH Vorarlberg einige MS Project Seminare durch. Klar, MS Project ist nicht unbedingt sehr bedienerfreundlich, aber gewisse Stärken hat die Software nach wie vor. Insbesondere dann, wenn man sehr komplexe Projekte zu planen hat. Grundvoraussetzung für einen effektiven Einsatz von MS Project ist aber immer, dass man das Tool versteht und einigermaßen beherrscht. Ansonsten ist der Planungsaufwand höher als der Planungsnutzen.

Gibt’s eigentlich hier jemanden, der Openproj regelmäßig im Einsatz hat? Gibt’s dazu Erfahrungswerte? Taugt Openproj etwas?

Denn häufig wird das Tool als MS Project „Killer“ angekündigt, aber beinhaltet es wirklich dieselbe Funktionalität? Würde mich freuen, wenn Sie Ihre Erfahrungswerte mit dem Tool hier als Kommentar veröffentlichen könnten.

Basecamp: Projektmanagement 2.0

Die Leute von 37signals zählt zu den echten Pionieren im Bereich Web 2.0. Hier geht’s zum entsprechenden Wikipedia-Beitrag.

Nicht umsonst schrieb das Time Magazine:

time_37signals.jpg

Ja, das sind sie wirklich. Sie sind die Meister der Reduktion, der Einfachheit, des „Ausdemrahmendenkens“ und der Konzentration auf das Wesentliche. Das zeigt schon ihr Produktportfolio, das“nur“ aus 4 ganz einfachen Tools besteht:

products_37signals.jpg

Mit Basecamp haben sie wohl teilweise eine neue Ära der PM Software eingeleutet. Denn das Tool ist wirklich EXTREM anders, als wahrscheinlich alle anderen PM Softwareprodukte, die die meisten Projektmanager/innen zuvor gesehen und benützt haben. Basecamp reduziert Projektmanagement auf Kommunikation, Meilensteine, To-Do-Lists mit dazugehörigen Aufgaben und noch einige wenige Funktionen. That’s it. Die wahre Essenz im Projektmanagement. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Zugegebenermaßen eignet sich Basecamp sicher nicht für jedes Projekt. Insbesondere für größere, komplexe Projektvorhaben haben „klassische“ Balkenplanungs-Tools natürlich noch ihre Berechtigung. Ich behaupte aber, dass über 80 % der Projekte da draußen mit Basecamp sehr gut zu managen sind.

Ach ja: Wenn Sie in Basecamp eine Balkenplan-Ansicht suchen, dann werden Sie lange suchen. Keine Vorgangsverknüpfung, kein kritischer Weg, keine Bearbeitungsdauern. Ich bin mir deshalb recht sicher, dass sich viele erfahrene, gestandene Projektmanager/innen mit Basecamp nur schwer nicht anfreunden können. Denn Basecamp verlangt seinen Nutzern ein völlig neues PM-Verständnis ab. Nämlich eines, das sich auf das wirklich Wesentliche konzentriert, in dynamischen Iterationen arbeitet und Kommunikation als erste Priorität im Projektmanagement ansieht.

Die Philosophie von Basecamp passt exakt auch zur Philosophie dieses Blogs: Simplify your Projects! Warum habe ich Sie dann nicht schon früher mal auf Basecamp aufmerksam gemacht? Schlicht und einfach, weil das Tool für mich schon so selbstverständlich ist, dass mir gar nicht in den Sinn gekommen wäre, dass Sie es da draußen noch NICHT kennen könnten. Nun habe ich aber kürzlich aus Zufall erfahren, dass Basecamp wohl hauptsächlich in den USA und in „Insider-Kreisen“ bekannt ist. Dies gilt es zu ändern.

Mittlerweile gibt’s diverse Nachahmer und Weiterentwicklungen bestehender Tools, die sich an Basecamp orientiert haben – technologisch und methodisch. Spontan würde ich in diese Kategorie einordnen:

activeCollab
Mingle
Zoho Projects
CentralDesktop
5pm
GoPlan

Und HIER finden Sie noch viele, viele weitere Web Tools – größtenteils auf Web2.0 Technologie.

Zurück zum Thema: Basecamp ist wirklich cool, wenn man sich drauf einlässt und sich von alten (PM-)Denkmustern löst.

Projektblogs als pragmatische Kommunikationsplattformen nützen

Kommunikation ist DER wichtigste Erfolgsfaktor in den meisten allen Projekten. Als Projektmanager/in müssen Sie dafür sorgen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Sie sollten proaktiv kommunizieren und den Informationsfluss zwischen Ihnen und dem Team, innerhalb des Teams und natürlich auch zu sonstigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunden, Partner etc.) gezielt gestalten.

Mögliche Kommunikationsformen in Projekten:

– persönliche Gespräche
– Projektsitzungen, Workshops etc.
– Telefon, Skype, Video-Conferencing …
– e-Mail, Schriftverkehr
– professionelle PM Software Tools (EPM von Microsoft, Primavera, CA Clarity…)
– Web Collaboration Platforms (wie z.B. Projectplace, teamspace, Basecam…)
– Projektblogs

    Auf letzteres möchte ich heute kurz eingehen, nämlich auf Projektblogs. Diese bieten nämlich für Unternehmen oder einzelne Projekte eine wirklich effektive, kostengünstige und vor allem pragmatische Möglichkeit, „in touch“ mit den Projekt-Stakeholders zu bleiben. Ich persönlich nutze die WordPress-Technologie, aber natürlich eignet sich auch jeder andere Blog-Anbieter.

    Und so funktioniert’s:

    1. User anlegen
    2. Blog anlegen
    3. Skin auswählen, grundsätzliche Einstellungen –> einfach etwas „herumprobieren“, ist eigentlich intuitiv bedienbar
    4. Teammitglieder einladen
    5. Und los geht’s!

      Vorteile:

      – Sie führen ein Projekttagebuch, in dem relevante Projektinformationen chronologisch dokumentiert werden.
      – Sie gehen weg vom reinen Push-, hin zum Pull-Prinzip. „Die Info steht auf dem Blog – schau nach…“
      – Sie können auch große Informationsmengen durch das Vergeben von Kategorien/Tags gut strukturieren.
      – Wenn Sie als Projektleiter/in das Tool proaktiv verwenden, können Sie Informationsdefizite im Team minimieren.
      – Auch Ihre Teammitglieder können Beiträge posten. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
      – Natürlich können Sie auch Dokumente, Bilder etc. online stellen.

        Nachteile:

        – Wenn Sie die Plattform vor dem öffentlichen Zutritt schützen möchten, müssen alle Teammitglieder einen Account anlegen. Zusätzlich können diese Security Maßnahmen mit weiteren technischen „Problemchen“ (wie z.B. Cookies müssen akzeptiert werden) verbunden sein. Daran kann’s dann schon scheitern (wie ich auch aus eigenen Erfahrungen weiß).
        – Wenn Sie in einem Unternehmen sehr viele und sehr komplexe Projekte machen, eignen sich solche „selbstgestrickten“ Lösungen nur sehr bedingt.
        – Zudem ist natürlich auch der Speicherplatz zum Ablegen von Dokumenten begrenzt.

          Fazit: Probieren sie’s einfach mal aus, dann wissen Sie, ob Sie mit Projektblogs weiter kommen…

          fhv_lcm3.jpg

          Hier ein aktuelles Beispiel einer Lehrveranstaltung, die in an der FH Vorarlberg mittels Projektblog etwas koordiniere.

          Ergänzender Beitrag: Einsatzmöglichkeiten von Blogs im Projektmanagement (Daimler Blog)

          CeBIT 2008 – Projektmanagement immer wieder ein Thema

          Anlässlich der CeBIT „schießen“ die teilnehmenden Unternehmen ja immer wieder etliche Pressemeldungen raus. Eine interessante Meldung scheint mir diese hier zu sein: Integriertes Projektmanagement mit SemTalk, Process Suite und Blue Ant

          Ein Auszug aus der Pressemeldung: