PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) ist ein PM-Standard, der Ende der 80er-Jahre in England entwickelt wurde.

PRINCE2 zeichnet sich durch einen besonders hohen Grad an Systematik und Klarheit aus und ist eine echte Alternative zu anderen nationalen und internationalen Standards (wie PMBOK, ICB, V-Modell, RUP etc.) .

Hier gibt’s weitere Infos zu Prince2:

OGC – Prince2

PRINCE2 Website

Projectsmart

Best Management Practice

Besonders bemerkenswert finde ich persönlich, dass PRINCE2 im öffentlichen Sektor entwickelt wurde, nämlich von der Britischen Verwaltung – namentlich dem OGC – Office of Government Commerce. Dass auch öffentliche Verwaltungen innovativ sein können, demonstriert OGC beispielhaft. Neben PRINCE2 ist diese Organisation nämlich auch verantwortlich für Standards wie ITIL (IT Service Management), MSP (Managing Sucessful Projects) und M_o_R (Management of Risks).

Ihr Stefan Hagen

Zielorientiertes Arbeiten

In der Praxis der Projektarbeit ist häufig zu bemerken, dass eine Vermischung von Zielen, Lösungsansätzen und Aufgaben erfolgt. Dieser kurze Beitrag soll diesbezüglich etwas mehr Klarheit schaffen.

Die optimale Reihenfolge zum zielorientierten, systematischen Arbeiten in Projekten ist wie folgt:

1) Der Kunde, der interne Auftraggeber und das Projektteam definieren die Ziele und zu erreichenden Ergebnisse des Projekts. Die Prinzipien einer guten Zieldefinition wie Messbarkeit, Lösungsneutralität, Realisierbarkeit und Klarheit sind einzuhalten.
2) Nachdem die Ziele und Ergebnisse klar sind, sollten Methoden und Ansätze zur Erreichung der Ziele überlegt werden. Wichtig: Ziele sind nicht automatisch schon Lösungen. In der Regel gibt es eine Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten. Die Herausforderung besteht darin, die effektivste und effizienteste Variante zu finden.
3) Erst, wenn die Lösungsansätze einigermaßen klar sind, können die konkreten Aufgaben geplant und zugeteilt werden (Projektstrukturplan, Aufgabenplanung, To-Do-Listen…). Auf dieser Basis kann das Projekt dann im Detail geplant werden.

Der skizzierte Regelkreis wird in Projekten immer wieder durchlaufen, insbesondere in den frühen Projektphasen. Denn es ist völlig selbstverständlich, dass sich Ziele im Laufe des Projekts verändern und konkretisieren. Trotzdem oder gerade deswegen ist das beschriebene Vorgehen zum zielorientierten Arbeiten ein wichtiges Prinzip für erfolgreiches Projektmanagement.

Ihr Stefan Hagen

Linie oder Projekt?

Eine wesentliche Weiche für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts wird bereits ganz zu Beginn gestellt. Eine der ersten Fragen muss nämlich lauten: „Ist die Aufgabe überhaupt projektwürdig?“ Denn klarerweise benötigen auch nur projektwürdige Aufgabenstellungen eine entsprechende Projektorganisation und ein Projektmanagement.

Meine Tipps und Hinweise zur Erleichterung dieser Entscheidung:

1) Das wesentliche Entscheidungskriterium ist die Komplexität einer Aufgabenstellung. Je komplexer eine Aufgabe ist, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Projektmanagement die richtige Arbeits- und Organisationsform darstellt.

2) Das Kriterium Neuartigkeitsgrad ist nur bedingt wichtig, da teilweise auch Projekte mit Routinecharakter Sinn machen können (z.B. Kundenprojekte im IT-Bereich, Anlagenbau etc.)

3) Grundsätzlich gibt es in den meisten Unternehmen zwei zentrale Arbeits- und Organisationsformen: Die Stamm- und die Projektorganisation. Oder anders ausgedrückt: Prozesse und Projekte. In der Stammorganisation werden alle Aufgaben mit Routine- und Prozesscharakter abgewickelt, die geringe oder mittlere Komplexität aufweisen („daily business“). In Projekten werden alle Aufgaben abgewickelt, deren Komplexitätsgrad hoch oder sehr hoch ist.

4) Es macht Sinn, den Terminus „Projekt“ im Unternehmen weiter zu differenzieren und eindeutig zu definieren. Beispiel „Projektkategorisierung nach Komplexität“: Kleinprojekt – Projekt – Großprojekt (oder auch Programm). Denn grundsätzlich gilt: Je komplexer ein Projekt, umso wichtiger ist ein systematisches, professionelles Projektmanagement. Oder anders ausgedrückt: Soviel Projektmanagement wie nötig, nicht soviel wie möglich.

Ihr Stefan Hagen

Key management models

Wenn Sie schnell Informationen oder einen Überblick über „key management models“ erhalten möchten, empfehle ich folgende Seiten:

Tutor2U – Knowledge-Base mit PowerPoint Präsentationen
12Manage.com – umfangreiche Plattform, in unterschiedlichen Sprachen verfügbar
Valuebasedmanagement.net – optisch nicht sehr ansprechend, inhaltlich aber gut recherchiert

Ihr Stefan Hagen

Unternehmensorganisation – quo vadis?

Ist Ihr Unternehmen gut organisiert? Wenn Sie diese Frage mit „ja“ beantworten können, kann man Ihnen nur herzlich gratulieren. Oder aber arbeiten Sie in einem der (vielen) Unternehmen, in denen die Organisation von Zeit zu Zeit hakt?

Die Anforderungen an Unternehmen und deren Mitarbeiter sind heutzutage enorm. Einerseits geht es darum, ständig wiederkehrende Routineaufgaben möglichst rasch und fehlerfrei abzuwickeln (=Funktionen, Prozesse). Andererseits sind aber immer mehr Aufgaben eben nicht mehr Routine, sondern vielmehr komplex, neuartig, riskant (=Projekte).

Um all diese Anforderungen perfekt zu erfüllen, muss die Unternehmensorganisation skalierbar sein. Das bedeutet, dass sowohl routinemäßige als auch einzigartige Aufgabenstellungen effizient und effektiv bewältigt werden können. Drei zentrale Konzepte, die in der modernen Unternehmensorganisation unverzichtbar sind (bzw. sein sollten):

1) Qualitätsmanagement: Unternehmensweit gelebtes Qualitätsmanagement macht Spitzenleistungen möglich.
2) Prozessmanagement: Managementprozesse, Kernprozesse und Supportprozesse sollten in jedem Unternehmen definiert sein. Nur so kann man den Kunden und seine Bedürfnisse ins Zentrum stellen.
3) Projektmanagement: Komplexe, neuartige und riskante Aufgaben benötigen eine flexible und auf klare Ziele ausgerichtete Organisationsform. Projektmanagement ist diese Organisationsform.

Selbstverständlich gibt es eine Fülle weiterer Ansätze, Konzepte und Theorien, die für Unternehmen und deren Organisation wichtig und relevant sind. Und natürlich überschneiden sich Qualitäts-, Prozess- und Projektmanagement inhaltlich in diversen Bereichen. Und trotzdem oder gerade deswegen sollten diese drei Organisations- und Managementansätze in modernen Unternehmen nachhaltig implementiert sein und tatsächlich auch gelebt werden.

Und gelebt werden heißt, dass qualitäts-, prozess- und projektorientiertes Denken und Handeln als Selbstverständlichkeit wahrgenommen wird. Dies wiederum kann nur dann erreicht werden, wenn das Management diese Haltung vorlebt, laufend kommuniziert und einfordert. Und das nicht nur für einige Wochen, sondern über Jahre hinweg und mit einer großen Beharrlichkeit.

Ihr Stefan Hagen

Modetrend Projektmanagement?

Globalisierung, dynamischer Wandel, steigender Wettbewerbsdruck, kürzere Innovationszyklen oder auch immer komplexere Problemstellungen sind nur einige der Stichworte, die in praktisch jedem Managementbuch auf den ersten paar Seiten vorkommen. Klar, werden Sie sagen – das sind ja auch Herausforderungen, mit denen die meisten Unternehmen kämpfen. Und die Lösungsansätze?

Innovationsmanagement? Qualitätsmanagement? Lean Management? Prozessmanagement? Wahrscheinlich wurden diese Organisations- und Managementansätze in Ihrem Unternehmen zumindest bereits diskutiert – wahrscheinlich aber bereits größtenteils schon umgesetzt. Und wie sieht es mit dem Projektmanagement aus? Kommt dem Projektmanagementkonzept dieselbe Bedeutung zu?

Ja? Nein? Oder: Es kommt darauf an?

Ich sage: Ja, Projektmanagement ist ein Schlüsselinstrument zur Bewältigung des Wandels. Und der Wandel wird nicht aufhören. Im Gegenteil, er hat gerade erst begonnen!

Hmmm, werden Sie sich vielleicht denken. Noch ein Konzept, das plötzlich sooo wichtig sein soll?

Warum Projektmanagement (PM)?

– PM ist oft die einzige Arbeits- und Organisationsform, mit der komplexe, neuartige, riskante und interdisziplinäre Aufgabenstellungen effizient und effektiv gelöst werden können.
– PM ist ein Führungsinstrument, mit dem strategische Ziele und Schwerpunkte systematisch realisiert werden können.
– PM ist eine Arbeitsform, die bei konsequenter Umsetzung das unternehmerische Denken und Handeln im Unternehmen nachhaltig fördert.
– PM ermöglicht – sofern das Top und Middle Management mitspielt – die Selbstorganisation auf operativer Ebene (was nicht bedeutet, dass die Kontrolle fehlt!). So werden Spitzenleistungen möglich!
– PM fördert die konsequente Auseinandersetzung mit Lessons Learned. Eine riesige Chance auf dem Weg zur Lernenden Organisation.

Projektmanagement ist nicht nur ein Modetrend. Projektmanagement ist jetzt schon ein Schlüsselinstrument zur Bewältigung des Wandels. Und die Bedeutung wird weiter steigen.

Die Frage kann also nicht lauten: „Sollen wir unser Projektmanagement optimieren?“ Die Frage kann nur lauten: „Wann fangen wir an?“

Ihr Stefan Hagen