März 2007 – Projektmanagement Blog

Collaboration Tools – günstig oder sogar kostenlos

Basecamp, activeCollab und Goplan sind web-basierte Collaboration Tools – sprich Internet-Plattformen, die die Zusammenarbeit in Teams und Projekten unterstützen soll. Derek Punsalan (5thirtyone.com) hat diese Tools kürzlich evaluiert. Sehr interessant! Den detaillierten Vergleichtest finden Sie HIER. Gewonnen hat übrigens activeCollab.

P.S.: Aufmerksam geworden bin ich auf die Tools durch einen aktuellen Beitrag auf Pixelgraphix – danke hierfür.

Vom Markt gehört werden…

Haben Sie manchmal das Gefühl, nicht gehört zu werden? Wie diese kleinen grünen Männchen:

Tja, leider gibt es keine Patentrezepte, um vom Markt gehört zu werden. Aber es gibt einige Prämissen, die man einhalten sollte:

Erfolgreiches Marketing fängt damit an, dass Sie den Markt und die Kundenbedürfnisse kennen („Knowing the Rules of the Marketplace„).
Ihr Produkt oder die Leistung muss ein dringendes oder konkretes Kundenbedürfnis decken – wenn möglich besser, billiger oder schneller, als es die Konkurrenz kann.
Seien Sie innovativ – seien Sie auf irgendeine Weise anders, als Ihre Konkurrenz (ANDERS|denken Blog, Business-Querdenken).
Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Kunden oder Märkte. Pflegen Sie diese Kunden möglichst professionell (vgl. aktuelle McKinsey-Studie).
Und schlussendlich: Machen Sie sich das „Gesetz des Handelns“ zu Nutze. Seien Sie aktiv, gehen Sie direkt auf Kunden oder potenziele Kunden zu – sprich: TUN Sie es einfach.

PS: Dank an Hannes Treichl, der mich mit diesem Blogeintrag inspiriert hat.

Effektivität UND Effizienz in Projekten (und auch anderswo)

Peter F. Drucker war ein genialer Management-Vordenker, der das heutige Verständnis von gutem Management und guter Führung wesentlich geprägt hat. Drucker hat die Begriffe Effizienz und Effektivität für alle verständlich definiert, nämlich:

Effektivität = Do the right things.
Effizienz = Do things right.

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Diese beiden grundlegenden betriebswirtschaftlichen Maximen werden in der Praxis immer wieder falsch angewendet oder vertauscht. Effektivität ist vergleichbar mit Qualität und Wirksamkeit, Effizienz kann auch als Produktivität bezeichnet werden.

In jedem Unternehmen geht es darum, größtmögliche Effektivität und Effizienz sicher zu stellen. Ich erlebe aber – besonders in Projekten – dass dem Effizienzgedanken oft alles untergeordnet wird, auch die Effektivität. Folglich läuft man höchst effizient in die falsche Richtung, wickelt höchst effizient die falschen Projekte ab, stellt sehr effizient die falschen Mitarbeiter/innen ein etc.

Effektives Handeln und effektive Führung setzen ein ganzheitlich-systemisches Verständnis der aktuellen und zukünftigen Realität voraus (Realität = z.B. Probleme, Spannungsfelder, unterschiedliche Menschen und Charaktere, relevantes Wissen etc.). Zudem erfordert effektives Handeln – am Beginn – oft mehr Energie als ein kollektives „jetzt-krempeln-wir-mal-die-Ärmel-hoch-und-fangen-an“.

Und wie können wir diese Erkenntnisse für das Projektgeschäft nutzen? Hier meine These:

Am Beginn eines Projekts (= initiating & planning processes) sollte effektives Vorgehen im Vordergrund stehen. Dies bedeutet, dass die Ausgangssituation möglichst ganzheitlich erfasst und analysiert wird, Kundenanforderungen klar dokumentiert werden, Ziele möglichst klar und messbar festgehalten werden. Ganz nach dem Motto: „Wenn es schnell gehen soll, werde langsam.“
Nur so ist in den Abwicklungsphasen des Projekts (= executing processes) effizientes, sprich ressourcenschonendes und zügiges Agieren möglich.
Gegen Ende des Projekts (= closing processes) ist dann wieder Effektivität gefragt, nämlich bei der Auswertung der Lessons Learned für zukünftige Projekte.

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Effektivität + Effizienz = Erfolg!

Forschungsprojekt: Feedback in Projektteams

Die Universität Konstanz führt aktuell ein Forschungsprojekt zum Thema „Feedback in Projektteams“ durch. Kooperierende Organisationen können im Rahmen dieses Projekts die Informationsflüsse in ihren Projektteams kostenlos analysieren und bewerten lassen.

Untersucht wird konkret die Fragestellung, „wie Mitglieder von Projektteams Informationen über ihr Verhalten und ihre Ergebnisse bei der Arbeit, das ist Feedback, bekommen, suchen, dieses bewerten, darüber nachdenken und darauf reagieren.“

Brainstorming anno 1788

Ich stelle immer wieder fest, dass sich viele Menschen schwer tun, Ideen und Gedanken offen und unbefangen zu diskutieren und weiter zu entwickeln – sprich kreativ zu sein. Sofort wird hinterfragt, kritisiert, beurteilt und in Frage gestellt – also genau das, was bei kreativen Brainstormings (oder anderen Techniken) nicht passieren sollte!

Heute morgen hat Hannes Treichl (ANDERS|denken Blog) einen interessanten Beitrag zum Thema Brainstorming veröffentlicht. Offensichtlich hat schon Friedrich Schiller anno 1788 erkannt, dass allzu schnelles Urteilen viele kreative Lösungen und Ideen schon im Ansatz erstickt. Hier noch die Ursprünge dieses Beitrags:

Innovative Projekte leben von kreativen Ideen. Sie als Projektleiter/in sind wesentlich dafür verantwortlich, den Rahmen für kreatives, effektives und effizientes Arbeiten zu schaffen. Seien Sie unkonventionell, organisieren Sie möglichst kreativitätsfördernde Meetings und Workshops, vereinbaren Sie vor allem auch Spielregeln für derartige Meetings und trauen Sie sich einfach! Just do it!

Projektregeln – Die wichtigsten Do's and Dont's!

„Der Termin“ von Tom DeMarco ist ein romanhaft geschriebenes Buch über Projektmanagement – der Top-Seller im Projektmanagement überhaupt. Ich habe Tom DeMarco vor einigen Monaten live in Wien erlebt, ein wirklich beeindruckender, fachlich kompetenter und auch sehr unterhaltsamer Mann.

HIER finden Sie eine Checkliste mit allen Projektregeln, die in Tom DeMarcos Buch vorkommen. Eine wirklich empfehlenswerte Sammlung von Do’s and Dont’s im Projektmanagement!

Successful Entrepreneurs

PixelQuelle.de

Heute Morgen war ich zu einer Podiumsdiskussion an der Fachhochschule Vorarlberg eingeladen. Mit ca. 50 Studierenden aus aller Welt wurde das Thema „Entrepreneurship“ besprochen. Die zentralen Erkenntnisse und Aussagen möchte ich kurz für Sie zusammen fassen:

Erfolgreiche Unternehmer/innen scheuen sich nicht davor, Entscheidungen zu treffen. Eine schlechte Entscheidung ist oft noch besser als gar keine.
Die wichtigste Triebfeder eines/einer Unternehmer/in sollte nicht das Geld sein.
Es gibt keine Patentrezepte, was die gezielte Vermarktung und Kundengewinnung angeht. Dies hängt wesentlich vom Markt ab, in dem man sich bewegt.
Ein/e erfolgreiche/r Unternehmer/in hat Spaß an dem, was er oder sie tut.
Man muss Risiken und Unsicherheit aushalten können und vor allem auch mal schlechte und weniger erfolgreiche Phasen durchtauchen können.
Aus den schwierigeren Zeiten kann man oft die meisten und wichtigsten Erfahrungswerte mitnehmen.
Work-Life-Balance ist auch für Unternehmer ein Schlüssel zum Erfolg.
Man muss den Markt und die Kundenbedürfnisse kennen, um erfolgreich sein zu können. Denn was man selbst für wichtig und gut erachtet, muss noch lange nicht das sein, wofür der Markt Geld bezahlt.
Ein Unternehmer muss seine Finanzen im Griff haben und auch vorausschauend planen. (Oder man muss zumindest jemanden im Team haben, der das kann.)
Ein weiterer Erfolgsfaktor: Die richtigen Leute mit ins Boot holen. Die Mitarbeiter/innen und Partner/innen müssen vor allem auch die Grundwerte des Unternehmens teilen.

Und was hat Entrepreneurship mit Projektmanagement zu tun?

Einerseits kann und sollte man die Gründung und die verschiedenen Wachstumsstufen eines Unternehmens als Projekt/e organisieren.
Viel wichtiger ist aber noch, dass gute Unternehmer oft auch gute Projektmanager sind – und umgekehrt.

Mein persönlicher Erfolgsfaktor Nr. 1:

Just do it! Be proactive!

Das heißt aber nicht, dass man ohne Planung, Strategie oder Konzept in die Umsetzung geht. Andererseits kann man sich auch zu Tode Planen. Lernen und Erfahren kann man schlussendlich nur in der Praxis – sprich beim TUN.

Projekte erfolgreich managen (die Dritte)

PixelQuelle.de

Kommunikation ist ein (wenn nicht der) Schlüssel zum Projekterfolg. Was aber bedeutet das für die Praxis? Hier einige FAQ’s zu diesem Thema:

Kann man auch zu viel kommunizieren?

Ja, indem man die Teammitglieder mit (unnützen und schlecht organisierten) Meetings, e-Mails, Statusberichten, Dokumenten u.Ä. eindeckt. Dies kommt in der Praxis aber selten vor. Der Regelfall ist eher, dass viel zu wenig kommuniziert und informiert wird.

Wie sieht die perfekte Projektkommunikation aus?

Diese Frage kann so nicht beantwortet werden. Es gibt keine Patentrezepte. Mein Tipp: Versuchen Sie, sich als Projektleiter/in in die Lage der verschiedenen Stakeholder zu versetzen. Fragen Sie sich, welche Informationen für Sie relevant und wichtig wären, wenn Sie in dieser Position wären? Dann erkennen Sie meistens recht schnell, welcher Informations- und Kommunikationsbedarf besteht.

Wie kann man gezielt und professionell kommunizieren?

Das Kapitel „Project Communications Management“ im PMBOK liefert einige gute und praktikable Ansatzpunkte:

Communications Planning: Informations- und Kommunikationsbedürfnisse der Anspruchsgruppen (Stakeholders) werden identifiziert.
Information Distribution: Informationen werden gezielt und zeitgerecht an die verschiedenen Anspruchsgruppen verteilt (schriftlich, persönlich, Meetings etc.).
Performance Reporting: Sammlung und Verteilung von Leistungsdaten und -informationen zum Projektstatus. Hierzu gehören Statusberichte, Fortschrittsmessung anhand konkreter Kennzahlen sowie Prognosen.
Manage Stakeholders: Die Anspruchsgruppen sollen so frühzeitig wie möglich informiert werden, insbesondere über Planänderungen, eingetretene Risiken etc. Persönliche Gespräche sind oft ein effektiver und vertrauensbildender Weg zur Kommunikation, aber auch Telefonate, e-Mails oder andere technikgestützte Kommunikationswege können zielführend sein.

Fazit: Eine zentrale Aufgabe des Projektmanagers / der Projektmanagerin muss es sein, die Projektanspruchsgruppen (Stakeholders) mit Informationen zu versorgen und Informationen systematisch einzuholen und einzufordern. Etliche Konflikte, Missverständnisse und sogar Rechtsstreitigkeiten (z.B. bei Kundenprojekten) entstehen aufgrund mangelhafter oder schlechter Kommunikation. Diesem Thema kann man in der Praxis kaum genug beimessen.